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第三章秘书与会务工作1 会务工作会务工作1234会务工作机构会务工作机构秘书在会议中的作用秘书办会须具备的条件第三章秘书与会务工作2第一节秘书在会议中的作用一、会务工作“会务”是会议事务的简称。这种事务性、辅助性的会议活动的具体策划、筹备、组织、服务、保障工作的总和，统称为“会务工作”。3二、会务工作的基本要求会前准备充分会中服务周到会后落实到位4第二节秘书在会议中的作用（一）策划者和筹备者（二）组织者和服务者（三）善后者和落实者5会议会务工作计划表（制表人：办公室主任）时间任务内容实施人4月10日 印发会议通知A秘书4月11日 统计、确认与会人员名单、人数，编排座序4月12日 预订客房、餐厅B秘书4月12日 对会议用车编号，对参会乘车人员编组C秘书4月13日 起草领导讲话稿、领导主持词D秘书、文件组4月14日上午打印、分装会议文件（日程表分组名单、注意事项）B秘书、文件组4月15日上午布置会场（主席台、名签、座区标识、桌椅、设备、水杯），安排会场服务人员A秘书、会务组4月16日上午设置报到处B秘书、会务组4月16日上午核对接站时间和地点，落实接站车辆和司机C秘书64月17日 机场、车站接与会人员C秘书、后勤4月17日8:00报到处接待报到人员（发放会议文件、登记并预订返程票）B秘书、会务组4月17日上午检查会场（布置、设备），落实会场服务人员，检查录音笔办公室主任、A秘书4月1819日8:00，下午2:30会议记录 A秘书、D秘书4月18日 落实与会人员返程票B秘书4月18日 落实送站车辆和司机C秘书、后勤组4月19日下午5:30清理会场A秘书、后勤组4月20日 送站C秘书、后勤组7第三节秘书办会须具备的条件一、秘书办会须具备的条件(一)良好的职业素养(二)精钻的业务技能(三)良好的心理素质8第三节秘书办会须具备的条件（一）良好的职业素养大局意识责任意识保密意识9(二)精钻的业务技能较强的组织能力出色的协调能力灵活的应变能力较好的表达能力综合的知识能力10(三)良好的心理素质积极乐观自我调节沉着冷静11【链接】会务辛苦乐在其中每天早晨时，王鑫帅就要准时起床准备工作。作为政协会议的一名小组秘书，他必须先于委员赶到会场，协助宾馆服务员调整座位，准备纸笔茶水等，为开会做好先期工作。王鑫帅已经做了年的政协会议小组秘书。他所服务的界别是农工民主党，和他一起为委员服务的小组秘书团队一共有个人。这次，会前他们做了简单分工，有的负责整理简报，有的负责做记录。王鑫帅的任务是接待记者和照顾委员的生活。小组秘书的工作很杂，经常要帮委员打印、复印材料，有的委员没有带电脑，手写的提案还要请他们输入电脑。每天开会时，还要做记录、整理材料，样样都不能马虎。每天，小组秘书都比委员起得早，却常常要比委员睡得晚。今年月日正好是元宵节，当天，农工界别的委员进行了重要的联组讨论。小组秘书们忙着整理材料到很晚，大家谁也没能与家人一起过节。小组秘书张宗伟和王鑫帅在会上是同屋。在他看来，王鑫帅的心特别细，准备工作做得很到位，会前会做好纸张、墨盒、剪刀、胶水等常用办公用品的配备，小组的电脑搬到宾馆后的安装、调试等通常也由他们自己完成。12月日时分，忙了一天，王鑫帅刚要睡下，电话响了一位委员正在接受记者采访，想提供一份自己的提案，但提案原稿已经上交。这位委员希望王鑫帅帮助到秘书组打印一份电子版。王鑫帅二话没说，跑上跑下解决了问题。今年“两会”期间，有位委员病了，拉肚子。晚上，王鑫帅放心不下，来到这位委员的房间，照顾了他一宿。不过，当小组秘书虽然辛苦，但在王鑫帅看来，倒也乐在其中。和委员们一起生活的十多个日夜里，他亲眼看见委员们为国为民建言献策所付出的辛劳。这次，农工界别的位委员共提出了多份提案，还有几十篇大会发言。委员们准备的每份提案都很用心，经常是改来改去，直到完全满意了才上交。有一位多岁的江苏籍委员，为了准备一段七八分钟关于农村环保问题的小组发言，前前后后在秘书组的电脑上改了两三天。每次讨论会，委员们都发言热烈，讨论到很晚才散场，有的还把话题带到餐桌上。还有的委员非常勤奋好学，农工组有一位委员已经多岁了，是一位专家型学者。有一次，王鑫帅给他送材料，看见他正在拿着复读机学英语，这场景让王鑫帅感动不已。年的小组秘书做下来，王鑫帅感慨颇多，他说：“会务工作虽然很辛苦，但我们乐在其中13二、提高秘书办会能力的途径（一）树立“终身学习”理念（二）坚持参加专业进修（三）注重总结经验14第四节会务工作机构一、成立会务工作机构的基本原则（一）规格设置上因会制宜（二）成员选择上精尖组合（三）组织分工上均衡明确15二、会务工作机构的主要职责（一）会议召开之前1确定会议目标和议题，搜集信息，提供建议和参考。2起草筹备方案，拟定会议的议程、日程、程序，拟定与会人员范围，做出会议的经费预算，呈请领导审批。3发送会议通知。4拟写会议文件草案（报告、讲话等），审查与会单位或与会者提交的会议相关材料。165安排会议场地，布置会场。6反复检查，排除各种隐患。7做好会议的报到工作，确认到会人员，为会议领导提供准确的出席和缺席情况统计。8按照会议规定安排与会人员食宿。17（二）会议进行之中1.做好会议活动的签到、引领等接待工作。2.做好会议的文字、录音、录像等记录工作。3.协调新闻单位做好会议的宣传报道工作。4搞好会场内外的综合协调，做好会议活动的安全保卫、后勤保障等工作5及时处理各种突发性事件。18（三）会议结束之后1清理会场，妥善安排与会人员离会、返程的各项事宜。2.整理会议记录，印发会议纪要。3.做好会议总结工作，分析会务工作的经验、教训。4.收集会议文件、材料，做好立卷归档工作。5做好会议各项经费的决算工作。6会同督查部门做好会议精神的传达、催办和信息反馈工作。处理好代表的提案19三、会务工作机构的基本设置(一)按机构性质分1.常设性会务工作机构2.临时性会务工作机构20(二)按分支层次分三级会务工作机构大会筹备(或组织)委员会大会筹备(或组织)委员会办公室各个职能小组（如秘书组、宣传组、外联组、保卫组、生活服务组等）二级会务工作机构大会筹备办公室各职能小组（秘书组、宣传组、外联组、保卫组、生活服务组等）一级会务工作机构只有会议秘书组（或会务组、总务组）21四、会务工作机构的具体分工组织组会务组文件组宣传组简报组提案组保卫组联络组后勤组22【链接】自治区旗第十五届人民代表大会第五次会议秘书处工作机构和职责大会秘书处下设会务组、秘书组、宣传组、议案组、总务组、组织组各组工作人员的主要职责是：会务组设组长1名,副组长3名,工作人员15名.主要职责是：1.负责大会期间会务的协调服务工作。2.搞好会场内外布置和安排好会场座次图。3.负责好大会翻译、播音和值机工作。4.保证会议的供电、供水和会场卫生。235.负责会场出席会议人数统计和缺席代表登记工作。6.完成大会秘书处临时交办的其他工作。办公地点：人大办公室联系电话：秘书组设组长1名,副组长3名,工作人员10名.主要职责是：1.起草、校印、制作、发送大会文件和各种证件。2.收集各代表团讨论记录。3.负责主席团会议记录，承办大会主席团交办的各项任务。4.负责会议中的联络任务。5.完成大会秘书处临时交办的其他工作办公地点：人大机关五楼会议室联系电话24宣传组设组长1名,副组长3名,工作人员6名,记者1名.主要职责是：.负责大会摄影、录像、采访报道工作。.做好媒体上发表新闻稿件的审定工作。3.完成大会秘书处临时交办的其他工作。办公地点：人大农牧委办公室联系电话：组织组设组长1名,副组长1名,工作人员3名.主要职责是：1.印制大会选举候选人简介、选票。2.负责大会选举计票。3.完成大会秘书处临时交办的其他工作。办公地点：旗委组织部干部室联系电话：25总务组设组长1名,副组长3名,工作人员6名,医生1名,卫生监督2名,公安干警4名.主要职责是：1.负责会议报到。2.安排好住宿、医疗、食品卫生工作。3.做好信访和安全保卫工作。4.确定各代表团的讨论地点。5.安排好接送代表车辆。6.做好会议财务预算。7.完成大会秘书处临时交办的其他工作。办公地点：宾馆联系电话：26议案组设组长1名,副组长1名,工作人员1名.主要职责是：.做好议案、建议、批评、意见收集登记工作。.做好2011年人大常委会监督议题征集工作。.提出议案处理意见报告草案。.完成大会秘书处临时交办的其他工作。办公地点：人大代表联络委办公室联系电话：27【思考与练习】一、请结合下面这则材料，谈谈在会务工作中，秘书该怎样服务才能做到让与会者满意？两会秘书组：委员满意是标准“那位委员的意思是提高房地产公司的拿地成本。”朱文明一边整理委员发言一边与其他组员推敲最恰当的表达方式，时间已经是12点半，距离委员们的发言结束已经有一个多小时。他们是农业界38组的小组秘书，一共有四个人。“今天上午的发言有多少内容？”我问道。“5千字左右吧，我们组这几天每场差不多都是这么多。”其中一位秘书告诉我，“每场发言结束后都要及时整理，遇到记得不准确的地方，还要尽快请委员核实。”在每个讨论组，都有这样的小组秘书，他们工作比较琐碎，除了每天至少提前半个小时到达会场外，还负责讨论记录、制作简报、发放材料、处理记者采访邀约，及时发布活动通知等。“够辛苦的。”我说道。“嗨，服务委员本就是我们的工作，委员满意是标准。”朱文明笑笑说。28二、案例分析在一次会议的剪彩仪式上，公司领导临时多邀请了一位老首长上台剪彩，礼仪小姐准备好的剪刀不够了，正当大家觉得手足无措时，在场的秘书小王不慌不忙从口袋里掏出一把备用剪刀，亲自送到了首长面前。事后大家好奇地问小王为什么正好会有一把剪刀，小王微微一笑，从另一个口袋里又掏出一把剪刀，“如果再多一个领导我也不怕。”你认为组织会议时秘书人员还应该考虑哪些可能发生的问题？以上案例说明会务工作人员应该具备怎样的素质?29三、阅读下文，谈谈会务工作对秘书人员的性格、能力有什么要求,其工作职责是什么?政协好“管家”记北京市政协副秘书长、办公厅主任孙聿(见教材50页)30四、实训结合班级实际，将全班分为若干作业小组，每组45人。以小组为单位，选择一家企业的办公室做一次调研，调研对象为办公室主任或专职秘书人员。通过调研了解以下情况：1.该企业召开会议的类别有哪些?其中大中型会议有哪些,会务工作程序是什么?2.会务工作一般由哪些人员承担，会务工作机构的构成及其分工是怎样的？3.小组在采访后形成一篇书面报告，在班上交流。3132