物业公司岗位职责与权限.doc

物业公司岗位职责与权限

18
2020年4月19日
文档仅供参考
深圳市万科物业管理有限公司质量/环境管理手册
编号
VKWY-Q/EM
名称
职责和权限
章节
09
页版本
C/1
第1页共8页
编制
吴全宏
更改
张 隽
审核
冯霞
批准
喻 斌
生效期
9月15日
09.职责和权限
09.0总经理职责
A. 负责制定公司中长期发展的经营管理目标和经济效益指标,负责评审公司管理体系,制定公司方针、目标,审批管理手册。
B. 负责根据公司中长期发展的经营管理目标,研究和制定公司当年度的经营管理目标指导公司各部门制定相应的经营管理目标。
C. 对公司各项经营管理工作之最终结果负责,对外加强公司与政府职能部门的沟通和联系,对内培养和开发公司高级经营管理人才,负责任免公司部门主管以上人员并对结果负责。
D. 检查、监督、考核副总经理及总经理助理的工作,协调各部门之间高效有序的运作,确保公司可持续发展。
E. 对公司各级管理人员及各项经营管理工作有建议和最终评审权。
F. 负责公司固定资产购置的审批、报批,严格按上级公司各项管理制度执行,并为最终结果责任人。
G. 贯彻执行集团财务管理制度,严格控制经营成本,监督各项应收账款、保证公司资金安全,严格做好各项费用支出的审批工作。
H 负责按时、保质完成上级公司授权、交办的其它各项工作任务。
I. 负责分管公司财务管理部、业务督导小组(非常设组织,根据公司业务发展需要,阶段性成立)。

09.1副总经理职责
A. 分管总经理办公室、人力资源部、品质管理部、
B. 负责公司职能管理的指导与监督。
C. 负责履行09.3总经理助理职责及总经理交办的其它任务。

09.2管理者代表职责
A. 确保公司依照ISO9001: 和ISO14001:1996标准要求建立、实施和保持质量/环境管理体系。
B. 负责管理手册的审核、程序文件的批准。
C. 负责审批年度内部审核计划,并组织和协调内、外部审核。
D. 负责提高全员品质/环境意识,营造以顾客为关注焦点的服务理念。
E. 负责与管理活动有关的沟通与联络。
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F. 向最高管理者汇报管理体系的运行情况和改进措施。
G. 协调处理管理体系运行中的争议性问题。
H. 负责定期组织管理评审。
I. 负责公司品质业务管理的指导与监督。

09.3总经理助理职责:
A. 由公司总经理根据公司业务发展需要,授权相关总经理助理履行以下职责:
B. 负责与政府相关职能部门、上级主管部门以及社会各界的沟通、联系和保持。
C. 负责根据公司财务制度规定的权限审批经营性开支,合理控制费用支出,不断开展开源节流活动,对所审批费用的最终结果负责。
D. 负责协调、处理与深圳万科地产的有关业务工作,并负责向其报告有关在物业管理中涉及需深圳万科地产协调解决之事宜。
E. 负责分管业务的指导、监督,并对分管部门的最终经营管理成效负责。
F. 控制各部门职员活动经费。
G. 负责总经理交办的其它任务。

09.4总经理办公室职责
A. 负责拟订公司中长期发展规划和年度工作计划,建立和不断完善公司的运营管理体系,协助公司领导层对公司重大计划目标的实施动态进行监控。
B. 负责公司的信息管理,记录公司的重要会议及事件,编撰公司的重要文稿,保持公司信息渠道的畅通,保证公司内、外部各类信息传递的及时性与准确性。持续加强公司的信息化建设,包括公司的网络系统及内、外网维护、办公电脑管理、办公自动化应用等。
C. 负责公司级社区文化活动的统筹、组织工作及指导各部门开展社区文化活动。
D. 负责公司的合同管理,以及公司合法经营凭证如公章、证照、法人委托书、法人证明书、介绍信等的保管与使用管理。
E. 负责公司的品牌管理,包括公司企业形象宣传、公司CI工程的监督、推广应用。并建立与保持公司良好的社会公共关系。

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09.5人力资源部职责
A. 根据劳动力市场的变化、政府及总部薪酬政策和企业实际经营管理的需要,制订公司各类人员的薪酬福利制度和方案,有效激励和保有人才。
B. 负责公司人力资源的考核和评估,科学、客观地为公司选拔、任免、激励合格人才,并为人才的个人发展提供绩效指导依据。
C. 根据公司发展目标,制订人力资源规划及人才培养开发计划,聘用、储备并不断培养各类专业及层阶管理人才,以适应公司发展需要。
D. 负责公司各类岗位的职务分析工作,科学设置岗位,有效控制公司整体的人员编制,不断提升人力投入产出效能。
E. 负责公司员工关系管理及企业文化建设,提升职员对公司理念的认同和公司整体的团队凝聚力,促进职员与公司的协同发展。
F. 负责公司学习型组织的建设及培训工作的统筹和开展,并监督各部门培训工作的实施,为公司层阶人才梯队提供有力的学习氛围及培训支持。
G. 负责公司计划生育管理工作。

09.6品质管理部职责
(一)负责公司质量/环境管理体系运作之监督、检查、维护和完善。
A. 协助管理者代表组织管理评审工作;并对提出的各类措施进行跟踪、验证。
B. 负责第三方审核的协调和后续的完善工作;
C. 指导、协助各部门制定质量/环境计划,并进行监督。
D. 审批各类作业指导书及表格。
E. 进行体系文件、品质知识方面的专项培训。
F. 负责公司供方服务质量的管理;
G. 组织进行公司初始环境评估,协助部门环境因素识别及重要环境因素的评价工作。
H. 组织、监督和检查各部门环境监测和环境治理工作的实施。。
(二)、对部门业务开展进行指导、监督并提供相应的支持
A. 策划、推广、组织实施QCC等各类品质活动,提高公司全员品质意识。
B. 行业新技术的引进推广。
C. 对具有代表性或重要的突发事件进行分析,及时向相关部门通报,并每半年对各类突发事件进行统计分析,提交管理评审。
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D. 公司新服务项目的策划、推行、跟踪。
E. 前期介入相关工作的组织协调;
F. 组织制订新建项目物业管理方案,在新建项目管理处成立后、物业入伙前,指导、协助管理处前期有关工作的开展。
G. 指导、协助各物业创立各种文明小区评比、物业管理考评等工作。
H. 对安全管理专业委员会工作统一管理和协调。
I. 负责组织业务督导小组具体工作的实施、协调和跟进;
J. 负责公司法律事务的协调处理,并协助各部门经过法律途径追缴各类拖欠款;协助法律知识培训工作。
(三)、负责公司客户关系系统的建立、管理和维护;协调和处理客户服务相关事务,提高客户满意。

9.7安全管理专业委员会职责
A. 负责各部门治安防范、消防、职业安全等安全工作的统一监督与指导。
B. 积极配合公司各部门的工作,从专业角度提出合理化建议。
C. 协助安全管理相关业务的培训,及协助指导、监督、考核工作。
D. 负责组织召集安全管理的专项评审、专业研讨、演习、评估等活动,定期分析、评审工作现状,研究改进方案。
E. 每半年至少组织一次对各部门安全管理业务的全面巡查,对巡查中的问题进行确认和分析,从专业角度提出改进意见或方案,并监督、检查、验证有关纠正、预防措施的落实情况。
F. 组织公司专业人员代表公司与外界同行交流,提交交流报告,从多方面获取专业化信息,吸收、消化先进经验、技术及方法,在公司内予以推广。
G. 指导配合各部门就政府有关部门对诸如停车场、电梯、消防等安全检查工作。

09.8财务管理部职责
A. 负责公司财务管理工作,并根据集团的要求,按照公司经营战略规划及管理需要,制定相应的财务制度及相应财务人员的职责,规范工作流程。
B. 负责公司总体经营状况的核算、分析、预测,正确核算经营成本、费用、利润,及时编制各种财务报表。
C. 负责合理使用资金,控制各部门成本费用开支,监督资金运行情况,保证各项收入的正常收缴,加强对资金收支的管理监督。
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D. 负责监督和控制各部门的财务收支及财务人员执行财务制度的情况,发现异常及时提醒业务部门负责人,并提出纠正、预防措施,限期进行整改。

09.9房产后勤管理部职责
A. 负责深圳万科地产筹建、新建项目在管理处成立前的环境、安全、设备维护、物资代管、饮食等管理工作。
B. 负责提供深圳万科地产各种营销活动的后勤保障。
C. 管理处成立前负责样板房、销售厅的管理及各项目样板房、销售厅、项目部等代管物资的验收、保管、发放、调拨、跟踪等管理工作。
D. 负责食堂、茶室的监督管理工作及食堂物品采购、费用结算,并采取各种措施以改进饮食质量。
E. 负责公司资产购置、调拔、报废等管理工作。
F. 负责公司车辆安排、维护、年审及专兼职驾驶员管理等工作。
G. 负责公司后勤保障体系的不断完善,监督各部门后勤工作。
H. 负责公司本部办公场所后勤、设备管理工作的具体实施。

09.10顾问经营部职责
A. 负责公司物业管理顾问业务拓展工作和业务管理;
B. 负责项目顾问服务的组织实施;
C. 负责公司顾问项目的运作管理、考核与监督,督导现场顾问人员完成顾问服务任务。
D. 负责策划、组织实施公司与顾问业务拓展相关的宣传工作。
E. 组织外接全委项目的招投标工作。

09.11智能化工程部职责
A. 负责所接管工程的智能化设备施工、安装、调试及在保修期内的售后服务。
B. 负责跟进新接工程前期的智能化规划设计、设备选型和管道预埋等有关工作,并从专业角度提出建设性意见。
C. 控制施工质量、协助甲方进行竣工验收。
D. 根据甲方要求办理项目所在地的”技防办”验收事宜。
E. 跟踪新产品、新技术的发展状况,并将适用的技术和产品应用到物业管理中,提高综合管理服务水平。
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F. 负责确保工程款的按时收回。
G. 与政府相关部门建立良好的公共关系。

09.12设备维护部职责
A. 负责所接管部门公共设备、设施的维修保养与工程改造、更新。
B. 负责新建项当前期介入中的功能规划、材料选用、设备选型、配套设施、管线布置、施工质量、竣工验收等多方面提供有益的建设性意见。
C. 负责各部门公共设备、设施的监督管理与工作指导,
D. 负责公司安防器材及检测仪器的校验和年审工作。
E. 协助跟踪新产品、新技术的发展状况,并将适用的技术和产品应用到物业管理中,以提高物业的综合管理水平。
F. 负责公司二次供水设施的清洗、水样送检工作。

09.13绿化部职责
A. 参与万科地产新开发项目景观设计的前期介入,根据项目规划,协助地产对园林绿化设计单位的设计方案提供合理化建议。
B. 参与万科地产新开发项目绿化工程的投标及中标后的履约。
C. 负责所接管部门绿化养护及改造工程。
D. 负责公司各管理处的绿化管理工作的指导,根据管理处绿化的实际情况及管理处的意见,设计绿化改造方案。
E. 协助各管理处完成所推出的绿化家政服务。

09.14租售中心职责
A. 经万科房地产公司授权委托,负责代理万科地产尾盘销售工作;
B. 负责公司各部门租售业务的管理,对租售业务活动全过程进行控制,确保租售业务的正常开展;
C. 协助各业务部门租赁业务工作的开展。并对公司各部门租赁业务开展情况定期进行专题调研分析,向分管上级提供书面工作报告;
D. 负责三级市场房产销售相关手续的办理及跟踪工作,做好转让双方相关证件的交接工作。相关资料须妥善保管,定期存档。
E. 负责与国土局、公证处、律师楼、按揭银行、行业协会等各相关部门保持密切的业务联系,确保三级市场各种相关手续的办理顺畅;
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喻 斌
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9月15日
F. 负责收集相关业务资料及行业信息,并对信息进行分析、处理,提交工作报告,在专业范围内就如何促进本职业务发展提出各项
G. 负责公司各管理处房产租售业务的管理,并负责公司所获不动产的租售等经营活动。
H. 合理化建议,为公司领导决策提供参考意见。

09.15会所公司
A. 负责地产及业主委托的酒店式公寓及会所经营管理。
B. 对委托管理模式和委托管理协议进行制订、修改和完善;
C. 与业主、客户、管理处、公安局、税务局等相关部门保持密切的联系,确保会所经营工作正常进行;
D. 经过市场化运作模式,经过营销和内部管理提高会所经营业绩;

09.16管理处职责
A. 落实公司各项规章制度,严格执行管理体系要求,确保服务质量。
B. 负责对本部门经营管理服务的风险评估,负责本部门经营管理
C. 目标的贯彻落实。
D. 负责本部门顾客信息的收集、整理及传递,及时对顾客意见、投诉及不合格服务采取纠正和预防措施,并报公司相关部门备案。
E. 负责公司与本部门及部门内各种信息的沟通、传达并贯彻落实。
F. 负责本部门与政府建立良好的公共关系。
G. 负责本部门与地产有关工作的协调、配合和处理。

09.17 片区运营组职责
A、公司文件、制度、决策的执行机构,直接对分管领导负责;
B、负责与职能部门的对接,履行职能部门相关事务性职能管理职责;
l 负责片区内招聘、培训开发、员工关系、人员调配等人力资源管理工作;
l 负责片区体系运行的监督、检查;现场服务质量的监控、督导;品质活动的推行;
l 负责片区各项信息报送及部门信息管理的指导与监控。
l 负责编制片区各种财务报表审核、监控各部门成本费用开支及财务制度执行的情况;对片区经营状况进行核算、分析;部门预算的跟踪;资产的盘点;财务工作质量的评估;

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吴全宏
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李寅峰
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冯霞
批准
喻 斌
生效期
9月15日
C、负责拟订片区年度工作计划,建立和不断完善片区的运营管理体系,协助分管领导对片区计划目标的实施动态进行监控;
D、负责对片区内相关事务及重大事项的组织、协调及跟进处理。

09.18公司职责管理
当公司各职能部门及所管项目的职责发生较大变更时,相应文件必须在三十个工作日内完成修改审批手续,文件更改后的生效日期以最后审批日期为准。

09.19部门职责管理
A. 因考虑到本公司各部门的组织结构存在差异,各岗位职责不能做出统一规定,因此各部门内部岗位职责不在本手册中予以体现,但各部门必须形成各自文件化的职务说明书。
B. 新组建的业务部门,其部门人员及职务说明书由该部门负责人编制,报公司人力资源部及分管领导审核、总经理审批;新组建的职能部门,其部门职务说明书经总经理办公会确定后由人力资源部编制,其人员岗位由该部门负责人编制,报总经理批准后实施。整个过程须自部门成立之日起三十个工作日内完成。
C. 当部门内部职务说明书发生变化时,经部门第一负责人审批后实施,整个过程必须在三十个工作日内完成。

09.20职员职责
A. 遵守法律法规及行业管理规定等有关要求;
B. 严格遵守公司质量/环境管理体系文件的规定以及各类规章制度的要求;
C. 熟知并理解公司质量和环境方针;
D. 接受服务质量、环境保护意识和提高服务质量及环境保护知识、技能的各类培训;
E. 积极参与环境保护和预防污染的活动;
F. 为顾客、社会及其它相关方提供优质服务。