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备品配件管理办法

备品配件管理办法
为了提高集团公司管理工作质量、工作效率和经济效益，降低集团公司生产运行成本，规范集团公司在各类备品配件计划拟定、审批程序、采购审批程序、非标件的测绘、配件加工图纸及资料保管、备件出入库的审批程序、入库验收、库房保管和存放、库房安全及消防等各项工作，特制订本办法，以便相关部门遵照执行。
1、本办法适用范围：北京中油洁能环保科技有限责任公司（以下简称北京总部）。各子公司及分公司（以下简称项目公司）、北京总部生产保障部、采购部、北京总部配件库房及项目公司二级库房。
2、工作职责分工：
2.1　生产保障部：负责收集汇总各项目公司设备运行所需备品配件的信息以及大、中、小修和日常维修所需备品配件的信息；拟定年度月度配件需求计划；临时紧急采购配件的审批；非标件及进口机配件国产化的测绘；配件加工图纸资料的保管；更换件损坏情况的鉴定；失效件的功能恢复；备品配件的入库验收；确定配件加工供应商；为采购部提供签订采购和加工备品配件供应合同的技术要求；配合采购部与配件加工供应商签订相关技术协议及技术交流工作；负责国外机配件国产化的试用信息的收集、整理及试用定型验收工作；国产化配件加工图纸中加工数据的最终确定。
2.2　采购部工作职责：负责与配件供应商进行商务谈判；签订备品配件商务合同或商务协议；负责办理备品配件采购入库手续；组织相关部门对新入库备品配件的验收工作；负责配件库房的日常管理工作；负责经检验被鉴定为不合格配件与供应商协调和索赔的工作；收集和整理备品配件在使用过程中产品质量信息的反馈工作。
2.3北京总部库房和项目公司二级库房的工作职责：
负责备品配件的入库检查工作；负责办理经检验合格备品配件的入库手续；零件的存放保管；库房的安全、消防工作；配件的出库手续；配件发货包装、配件的运货工作；负责备品配件上、下台账管理工作。项目公司二级库对集团公司总库发来的配件只做外观损坏检查和数量检查即可。若项目公司二级库房检查出不合格可与北京公司采购部联系，按本办法中不合格产品处理办法执行。
3、配件计划购买审批程序及管理：
3.1备品配件计划制定（见附表，北京总部采购申请单）
3.1.1各项目公司根据在运行设备状态和累计运行时间拟大、中、小修配件需求计划经项目公司总经理批准后并在实施前一个月报北京总部生产保障部，北京总部批交时间为五天。
3.1.2日常维护需要采购配件计划经项目公司总经理或主管副总批准后报北京总部生产保障部，北京总部批交时间为五天。
3.1.3项目公司紧急采购程序：若遇设备在运行中突然出现故障或事故，或维修中因计划漏项；恢复生产又急需购买的；非项目公司自采权限的配件，项目公司可报北京总部生产保障部经其部长请示主管副总裁或总裁同意后项目公司可在当地或异地购买，但事后三天内必须按正常配件采购审批程序补办手续。
3.1.4工艺整改所需配件计划的制定：各项目公司因为生产或安全问题需要对工艺流程和设备进行整改，按北京总部加气站事业部的设计图纸和材料明细表,提出所需配件及相关材料明细经项目公司总经理批准后报北京公司生产保障部。
3.2 备品配件的采购审批程序：
主管副总批准
项目公司总经理批准

主管副总批准
备品配件需求计划 北京公司生产保障部
采购部 总裁批准（详见备品配件采购审批单）
3.3备品配件的采购准备工作和部门分工：
根据总裁批准的采购审批单，采购部和生产保障部应立即进入相应的工作程序，两个部门的具体分工为：生产保障部按配件材料明细准备相应的技术要求（指配件或材料的主要性能参数、名称、规格）确定生产加工厂家或供应商，经主管副总批准后提交给采购部（提供两个以上的供应商或生产厂家）；采购部按生产保障部提供的技术要求与生产供应商进行商务谈判或签订供货合同，合同总额超过20万元以上的配件合同应征求生产保障部对其中配件最终价格的意见。

4、备品配件的采购程序：
提交：技术要求、生产和供应商名单单

按技术要求、进行商务谈判、合同签订
按总裁批准的采购审批单：生产保障部
采购部 供应生产厂商
电话或传真
紧急采购程序：
电话或传真
项目公司配件需求申请 生产保障部
　　　　 主管副总裁和总裁批准后 项目公司进行采购
要求：紧急采购程序是为了尽快解决恢复生产的问题，项目公司在三天内按正常配件需求计划审批程序补办手续。
5、备品配件入库验收：
　 外购备品配件都必须经检验才能办理入库手续，验收工作由采购部负责，生产保障部配合。（详见入库验收单附后）
验收人员组成：采购部、生产保障部、库房各安排一人到现场共同开箱。
配件入库验收要求及部门分工：
51.1 采购部负责：查入库备品配件是否按照合同按期交付；是否符合合同规定的数量；零件的标识是否清楚；型号规格是否符合合同要求；有无腐蚀损坏。
5.1.2 生产保障部负责：检验入库零件或材料的技术性能和参数要求是否符合合同规定，加工零件必须按加工图纸对主要尺寸进行测量，批量大的按品种30%进行抽查，关键件必须每件检查。
5.1.3 库房管理人员负责：零件或材料的开箱和数量的清点，零件外观的检查及入库配件的上架摆放和标识牌的填写。
采购部、生产保障部、库房管理员三方检验合格，签字确认后由库房管理人员办理入库手续。
6、 不合格产品的处理：
不合格产品配件或材料严禁入库，临时摆放时库房管理人员应列出不合格产品标识牌，避免因误发而造成事故，待验收三方写出不合格意见书后由采购部负责向供应商进行交涉和索赔工作。
7、备品配件的库房管理：
北京总部采购部负责北京备品配件库房的日常管理工作，项目公司负责本公司二级备品配件库房的日常管理工作。
7.1北京配件库房和项目公司的二级库房必须建立《设备备品库存配件发放台账》应详细记录备品配件的名称、规格、生产厂家、入库时间、入库数量、每种规格出库时间及数量、每种规格品种的现存量。
7.2北京总部库房和项目公司二级库房都要实行库存备品配件定位管理，要做到“三清”（即品种清楚、数量清楚、规格材质清楚），“三相符”（即帐、卡、物），“四号位”（即取号、架号、层号、位号）
7.3精密仪表配件、贵重备件、重要设备的关键备件，要采取措施精心保管；小型备件、塑料备件需密封包装保管；需要油封的备件要油封保管并定期检查油封情况。
7.4合理利用仓库面积，货架的高度、距离、摆放都要整齐并标注牌号以便查找备件。
7.5备品配件库要做好防火、防盗、防潮、防锈、防鼠虫等工作，并配齐相应的消防设施。
7.6库房管理员对库存备件每月进行盘点对账工作，发现帐物有盈亏和锈蚀损坏情况，要及时报告给北京总部采购部，库存报表应每月底报北京总部采购部。
7.7原则上规定各项目公司二级库房只负责库存设备的常用易损配件，大型配件如气缸、连杆曲轴、十字头、活塞体、活塞杆、电气主件如：电脑主板、显示器、软启动、变频器、主电机接触器等主要件由北京总部生产保障部统一调拨，统一存放在北京库房。
7.8配件的更换必须注明更换理由（各种垫片除外）及产生故障的原因，重要部件更换后应及时发回北京库房，小件可以积存到一定数量后再发回北京配件库房，以便检查分析．重要部件主要指：机械部分：机身、曲轴、连杆、气缸、活塞、活塞杆、水泵、油泵、气动球阀、安全阀、调压阀、减压阀、流量计；电气部分：PLC、压力变送器、温度变送器、软启动器、变频器、模拟量模块、各种显示屏、电磁阀、设备的辅助电机、主电机的交流接触器等。
7.9对价格较高的电器件和价值较高的压缩机配件原则上规定能修复的尽量修复使用，对修复后使用正常的给予适当的奖励．（奖励办法待定）
7.10生产保障部应在月底向分管领导提供配件消耗表。
7.11备品配件发库单（附后）。
7.12项目公司二级库房凭维修更换清单核销配件台账;北京总部采购部库房凭出库单下配件台账。
7.13北京总部配件采购部分和项目公司自采配件的范围：
北京总部配件采购部分：
机械部分：机身组件、曲轴组件、连杆组件、活塞组件、气缸组件、气阀组件、活塞杆、填料组件、油泵组件、气动阀、安全阀、调压阀、减压阀、流量计、高压球阀、高压管材（组件里含相应零件）。
电气部分：电动机、PLC编程器、压力变送器、温度传感器软启动器、模拟量模块、各种显示屏、电脑主板、风机、400A空开。
项目公司自采配件范围：
除以上机械和电气部分的所有配件及辅助材料均可自行采购。
若二级库存缺件、生产又急需的，北京公司发到项目公司时间长的，超越项目公司自采权限的配件可按紧急采购程序规定执行。
8、备品配件费用结算：
8.1北京总部凡供应给项目公司的配件原则上按采购成本价结算。
8.2项目公司二级库存备品配件北京总部财务部未开具发票的，项目公司财务部门与北京总部财务部共同核对清楚后，在2009年2月1日前北京总部财务部务需对双方确认后的备品配件开具正式发票（项目公司自采部件除外）。
8.3北京总部财务部按采购部发货清单和集团公司相关财务规定为依据，以每月15日为结算日给项目公司开具发票。项目公司财务部门凭此发票办理财务付款手续，并在接到发票之日起15天之内将货款汇至北京总部。
8.4项目公司二级库房凭采购部发货清单作为上帐凭据。
9、非标件的测绘采购及试用：
9.1各类在用设备的非标准配件的测绘工作由北京总部生产保障部根据使用情况提出专项报告，经主管副总裁和总裁批准后，由加气站事业部和生产保障部及采购部共同实施。
具体分工为：
加气站事业部负责部件测绘、加工图纸审核、资料保管、生产加工现场技术服务、非标零件加工图中各种加工数据和材料代用的确定。
生产保障部负责项目公司试用设备的确定、试用现场的装配工作、试用件配合工况的记录和试用信息的收集整理和反馈。
采购部按正常采购程序与供应商签订采购合同，加气站事业部和生产保障部配合。由于此类配件需在试用，定型期前将不断修改和调整加工公差和材料代用，故原则上规定测绘件在未定型验收期间，未经主管副总和总裁的同意不得随意更换供应商。由于整个测绘工作的独特性涉及面较大，故整个测绘工作由主管副总裁统一领导和协调并直接对总裁负责。
9.2试用定型后的非标配件采购工作由北京总部采购部按正常程序采购。

附件一：
备品配件采购流程图

项目公司
汇总各个加气站备件计划经总经理签字

公司总裁
签字

生产保障部
分析和汇总各个项目公司备件计划,提出采购备件明细上报领导,经审核同意;对供应商提供的产品进行检验.

分管副总
审核

Y
两个部门对入库产品进行验收

采购部
按生产保障部提供的采购明细上报经主管副总及总裁批准，与供应商签订采购合同；并对产品负责入库验收；按项目公司的计划备件，给库房下达发货通知

供应商
按质，按量按期提供合格的产品.

采购部、生产保障部上报各部分管领导以及公司总裁经批准后，进入下步工作程序

包装，发运
库房
按采购部提供的采购明细对入库产品进行验收入库
根据出库单发货到项目公司

附件二：
采购申请单
填写日期： 年 月 日 编号：
发出部门：
接收部门：
采购理由：
序号
物资名称
材质
规格
数量
单位
备注
1

2

3

经办人：

项目主管签字：
日期：
分管副总意见

分管副总签字/日期
接收部门负责人
意见及安排
意见及工作安排：

接收部门负责人签字/日期：
分管副总意见

分管副总签字/日期
总裁意见

总裁签字/日期：

附件三：
紧急采购申请单
填写日期： 年 月 日 编号：
发出部门：
接收部门：
采购理由：
序号
物资名称
材质
规格
数量
单位
备注
1

2

3

项目公司经办人：
项目公司主管签字：
日期：
北京总部生产保障部经办人：
生产保障部主管意见：
负责人签字/日期：
主管副总裁意见：
负责人签字/日期：
总裁意见

总裁签字/日期：

附件四：
入库验收单

年 月 日 编号
入库名称

型号

数量

承制厂商

验收部门

验收人员

验
收
记
录

结

果
□合 格

□不合格

入库记录
生产保障部
采购部
库房
负责人
意见

负责人签字：

负责人意见

负责人签字：
负责人意见

负责人签字：

附件五：
*****发货单
合同号

编号

仓库地址
仓库联系人及电话
收货单位：
收货地址：
收货人：
运输方式：
运费方式：
提货人信息：
提货日期：
品名型号
备注
箱子数量
件数/箱
出库数量

更换原因：
发单人（部门经理）

主管副总:

采购部：
总裁

附件六：
*****合同审批表
送审
合同
简介
供应商：
合同名称:
合同标的额:
合同编号:
上报单位： 日期：
购买理由

说 明

投资管理部审核
意见：
负责人签字： 日期：
采购部审核
意见：
负责人签字： 日期：
生产保障部审核
意见：
负责人签字： 日期：
子公司管理部审核
意见：
负责人签字： 日期：
采购部分管副总裁
合同审核
意见：
负责人签字： 日期：
生产保障部分管副总裁
合同审核
意见：
负责人签字： 日期：
总裁审核
意见：
负责人签字： 日期：

20

附件七：
备品备件出（入）库台账

序号
收货单位
出/入库日期
图号或标准
名称
现有库存量
入库量
出库量
库存结余
最低库存量
经办人
备注

库房主管： 库管人员：

附件八：
设备维修零配件更换单
项目公司名称： 加气站名称 编号：
序号
设备名称
设备型号
设备编号
更换零件图号
数量
更换人
更换原因（零件失效原因）

更换时间
鉴定人
备注

填表人： 日期：
附件九：
设备维修台帐
项目公司
郑州
加气站
通利
设备名称
压缩机
设备型号
子站压缩机
设备编号
31
调试时间

设备厂家

出厂日期

安装日期

调试人

维修日期
故障原因
更换零件名称
更换零件图号
数量
维修费用
维修结论
备注
20090111
十字头烧研，连杆小头铜套转动
十字头、
RT1828L
1

运行正常

（油过滤器堵塞、环境温度低，润滑油粘度变大、压力不稳，油量变小，连杆小头铜套转动，油孔堵塞，十字头无油，致使十字头烧研）
连杆、
2008-5-8
1

运行正常

大头瓦

1

运行正常

参与维修人员： 审核人： 填表人： 填表日期：

北
附件十：
*****备件调拨单

调拨单接收单位

编号：

接受单位地址

收单者

联系电话

传 真

主 题
因 需要，请调拨以下货物，望予核准，并尽快办理。
货物名称
规格/型号
单位
数量
单价
金额
备注

合 计

特别说明：
发运时限
以上货物希望在 年 月 日前，以 方式发运
收货单位

收货地址

收货方联系人

电话

传真

本单签发单位

采购部

经办人

电话

生产保障部

主管副总裁

总裁

其他事项

附件十一：
部门工作联络单
填写日期： 年 月 日 编号：
发出部门：
接收部门：

发出事由及意见：

经办人：

项目主管签字/日期：
分管副总意见

分管副总签字/日期：
接收部门负责人
意见及安排
意见及工作安排：

接收部门负责人签字/日期：
分管副总意见

分管副总签字/日期
总裁意见

总裁签字/日期：