物业小区接管流程.doc

物业社区接管流程物业社区接管流程一、成立接管小组组长： 全面负责成员： 负责设备运营负责客户服务负责保安消防负责财务二、交接内容物业项目交接协议一般涉及：物业项目名称、交接主体、交接时间、权利和责任分界点、交接内容、交接查验方法和标准、相关债权债务的解决、争议解决方式等。原物业应先做资料交接：将物业的产权资料、工程竣工验收资料、工程技术资料、工程经济资料和其它有关资料移交给新物业。资料移交完毕后，移交和接受双方须签字认可；若有未移交部分，由双方列出未移交部分的清单，拟定移交时间并签字认可。资料交接完毕后是现场交接：新物业应对物业管理区域内共用设施设备进行逐项验收，注明设备现状及接管时间。业主委员会应对查验接管过程进行记录，并存档备查。交接证明应由交接双方、相关单位盖章及现场参与人员签字。业主大会授权的业主委员会及原物业公司应当配合新物业公司依法接管保安、消防、等安全防范岗位，维护物业管理区域的正常秩序。(一)资料的交接资料的交接重要涉及以下一些内容:1、物业规划图;2、竣工图(涉及总平面、单体竣工图);3、建筑施工图;4、工程验收的各种签证、记录、证明;5、房地产权属关系的有关资料;6、机电设备使用说明书;7、消防系统验收证明;8、公共设施检查验收证明;9、水、电、气表校验报告;10、有关工程项目的其他重要技术决定和文献。11、 “用户手册”是使用户全面了解物业管理的有关规定及服务的说明书。(二)物业接管验收物业接管验收不同于竣工验收,它是在竣工验收的基础上,以主体结构安全和满足使用功能为重要内容的再检查。一般来说物业接管验收涉及以下内容:交接双方应当制作物业查验记录。物业查验记录一般涉及房屋质量查验记录、设施设备查验记录和环境工程查验记录，双方可以根据物业的具体情况设计查验登记表。查验登记表应当涉及查验项目名称、查验时间、查验内容、查验人签字、查验结论、存在问题、返修意见、跟踪结果等。工程、保安、环卫、客服设施设备及使用工具、维护保养记录、维保电话号码。原物业公司应将预收的物业管理服务费、代管的各种能源费、押金、共用设施设备的专项维修资金、物业共用部位、共用设施设备的经营收益以及收支账目一并移交给新物业公司。 除了钱以外，原物业公司应将属于全体业主共有的物业管理用房、公共用房、设备用房、生产作业工具及办公用品等移交给新物业公司。(三)核算原始资料在现场验收检查的同时,应核算原始资料,逐项查明,发现有与实际不相符之处,应及时做出记录,并经双方共同签字存档。(四)用户情况调查用户是物业管理机构的服务对象,物业管理公司在交接物业时,应及时准确地了解用户的特性、产权情况、经营情况、业务范围等等一些问题,以便顺利地开展物业管理,并有针对性地提供一系列综合服务项目。(五)建立档案物业管理中的资料档案,是便于物业管理公司日后管理的一项重要工作。管理过程中,应将资料分类、装订成册,或存入电脑随时调用。资料档案的内容重要有:1.物业开发可行性研究报告;2.物业开发建设时的有关图纸、记录等资料;3.房地产权属关系的有关资料;4.物业用户的有关资料。三、交接时间四、交接注意事项交接前的准备工作：前物业向业主所收取的物业费、水、电费等其他费用，前任物业公司有无已经多收取的费用，如有，索要回逾收的各项费用，或者对此解决方案有三方签字认可的书面约定。各类能源费。前任物业有无拖欠自来水公司、供电局及燃气公司等各项费用，如有，敦促其交接前缴清。各类遗留问题。前任物业有无承诺给业主在物业费、或者其他形式的解决承诺，进行摸底调查，避免接手之后，导致业主费用已交，但承诺的问题尚未解决。业主有个别特殊问题的，前任物业给业主承诺并未兑现的，摸清情况，由前任物业进行解决，避免业主日后将其承诺转嫁到新任物业。例如：个别业主减免物业费等情况。工程遗留问题，要进行摸底调查，掌握装修或业主的工程遗留问题的类别、开发及施工方的维修情况、目前遗留问题的解决情况等。其他准备工作：物业用房的拟定，各工作岗位人员的准备是否到位的情况，办公用品、员工工服等各类物资准备情况，工程、保洁的工具到位情况，正常办公所需的各类表格等文献，垃圾清运、等外包服务的考虑。保障交接当天的物业服务正常的开展，其他准备工作交接当天工作注意事项：一、物业承接查验按照下列程序进行：1、拟定物业承接查验方案；2、移交有关图纸资料；3、查验共用部位、共用设施设备；4、解决查验发现的问题；5、确认现场查验结果；6、签订物业承接查验协议；7、办理物业交接手续。二、现场查验前，建设单位应当向物业服务公司移交下列资料：1、竣工总平面图，单体建筑、结构、设备竣工图，配套设施、地下管网工程竣工图等竣工验收资料；2、共用设施设备清单及其安装、使用和维护保养等技术资料；3、供水、供电、供气、供热、通信、有线电视等准许使用文献；4、物业质量保修文献和物业使用说明文献；5、承接查验所必需的其他资料。未能所有移交前款所列资料的，建设单位应当列出未移交资料的具体清单并书面承诺补交的具体时限。三、物业服务公司应当对下列物业共用部位、共用设施设备进行现场检查和验收：1、共用部位：一般涉及建筑物的基础、承重墙体、柱、梁、楼板、屋顶以及外墙、门厅、楼梯间、走廊、楼道、扶手、护栏、架空层及设备间等；2、共用设备：一般涉及水泵、水箱、避雷设施、消防设备、楼道灯、电视天线、发电机、变配电设备、给排水管线、电线、供暖及空调设备等；3、共用设施：一般涉及大门、信报箱、宣传栏、排水沟、渠、池、污水井、化粪池、垃圾容器、污水解决设施、消防设施、安防监控设施、人防设施、垃圾转运设施以及物业服务用房等。四、水、电表进行抄底记录将公共区域所有的涉及物业的水表、电表的表底进行抄底记录，以交接时点为据，之前的由前任物业缴纳，之后由新进驻物业公司缴纳。物业费以交接时点为据，之后的各项费用由新任物业开始计收，如有业主所欠前任物业费用，该物业必须依法依约进行收取，不能干扰新任物业的收费工作。六、对自来水公司、供电局及燃气公司办理相应的用户变更名称手续，将社区能源使用用户变更为新任物业公司名称。七、外包服务项目协议及其他协议的交接或重新签订相关协议。八、交接当天工作可按照“部门对部门”的方式进行交接，即可考虑先进行保安的交接，由秩序部安排好各岗位人员在交接当天陆续接下各个岗位，随后可分别进行客服、工程、保洁、绿化等相应交接，均可采用交接方部门相应接替方的部门进行交接，双方相应交接部门均有负责人，由第三方进行监督，交接完毕要有三方签字确认的交接资料。