资料员岗位职责及流程图.doc

资料员岗位职责一负责工程项目资料、图纸等档案的收集、管理。1.负责工程项目的所有图纸的接受、清点、登记、发放、归档、管理工作：在收到工程图纸并进行登记以后，按规定向有关单位和人员签发，由收件方签字确认。负责收存所有工程项目图纸，且每一项目应收存不少于两套正式图纸，其中至少一套图纸有设计单位图纸专用章。竣工图采用散装方式折叠，按资料目录的顺序，对建筑平面图、立面图、剖面图、建筑详图、结构施工图等建筑工程图纸进行分类管理。2.收集整理施工过程中所有技术变更、洽商记录、会议纪要等资料并归档：负责对每日收到的管理文献、技术文献进行分类、登录、归档。负责项目文献资料的登记、受控、分办、催办、签收、用印、传递、立卷、归档和销毁等工作。负责做好各类资料积累、整理、解决、保管和归档立卷等工作，注意保密的原则。来往文献资料收发应及时登记台帐，视文献资料的内容和性质准确及时递交项目经理批阅，并及时送有关部门办理。保证设计变更、洽商的完整性，规定各方严格执行接罢手续，所接受到的设计变更、洽商，须经各方签字确认，并加盖公章。设计变更（涉及图纸会审纪要）原件存档。所收存的技术资料须为原件，无法取得原件的，具体背书，并加盖公章。作好信息收集、汇编工作，保证管理目的的全面实现。二参与分部分项工程的验收工作1.负责备案资料的填写、会签、整理、报送、归档：负责工程备案管理，实现对竣工验收相关指标(涉及质量资料审查记录、单位工程综合验收记录)作备案解决。对桩基工程、基础工程、主体工程、结构工程备案资料核查。严格遵守资料整编规定，符合分类方案、编码规则，资料份数应满足资料存档的需要。2.监督检查施工单位施工资料的编制、管理，做到完整、及时，与工程进度同步：对施工单位形成的管理资料、技术资料、物资资料及验收资料，按施工顺序进行全程督查，保证施工资料的真实性、完整性、有效性。3.准时向公司档案室移交：在工程竣工后，负责将文献资料、工程资料立卷移交公司。文献材料移交与归档时，应有“归档文献材料交接表”，交接双方必须根据移交目录清点核对，履行签字手续。移交目录一式二份，双方各持一份。4.负责向市城建档案馆的档案移交工作：提请城建档案馆对列入城建档案馆接受范围的工程档案进行预验收，取得建设工程竣工档案预验收意见，在竣工验收后将工程档案移交城建档案馆。5.指导工程技术人员对施工技术资料（涉及设备进场开箱资料）的保管：指导工程技术人员对施工组织设计及施工方案、技术交底记录、图纸会审记录、设计变更告知单、工程洽商记录等技术资料分类保管交资料室。指导工程技术人员对工作活动中形成的，通过办理完毕的，具有保存价值的文献材料；一项基建工程进行鉴定验收时归档的科技文献材料；已竣工验收的工程项目的工程资料分级保管交资料室。三负责计划、记录的管理工作1.负责对施工部位、产值完毕情况的汇总、申报，按月编制施工记录报表：在平时记录资料基础上，编制整个项目当月进度记录报表和其他信息记录资料。编报的记录报表要按现场实际完毕情况严格审查核对,不得多报,早报,重报,漏报。2.负责与项目有关的各类协议的档案管理：负责对签订完毕的协议进行收编归档，并开列编制目录。作好借阅登记，不得擅自抽取、复制、涂改，不得遗失，不得在案卷上随意划线、抽拆。3.负责向销售策划提供工程重要形象进度信息：向各专业工程师了解工程进度、随时关注工程进展情况，为销售策划提供的确、可靠的工程信息。四负责工程项目的内业管理工作1.协助项目经理做好对外协调、接待工作：协助项目经理对内协调公司、部门间，对外协调施工单位间的工作。做好与有关部门及外来人员的联络接待工作，树立公司形象。2.负责工程项目的内业管理工作：汇总各种内业资料，及时准确记录，登记台帐，报表按规定上报。通过实时跟踪、反馈监督、信息查询、经验积累等多种方式，保证汇总的内业资料反映施工过程中的各种状态和责任，可以真实地再现施工时的情况，从而找到施工过程中的问题所在。对产生的资料进行及时的收集和整理，保证工程项目的顺利进行。有效地运用内业资料记录、参考、积累，为公司发挥它们的潜在作用。3.负责工程项目的后勤保障工作：负责做好文献收发、归档工作。负责部门成员考勤管理和平常行政管理等经费报销工作。负责对竣工工程档案整理、归档、保管、便于有关部门查阅调用。负责公司文字及有关表格等打印。保管工程印章，对工程盖章登记，并留存备案。五完毕工程部经理交办的其他任务六、收集工程资料的原则 1）及时参与原则。施工单位文献资源的收集、管理工作必需纳入整个工程项目管理的全过程，资料员应当参与有关工程的技术、质量、安全、协调等各方面的会议，并应经常进一步施工工程现场，了解施工动态，及时准确地掌握工程施工管理方面全面信息，便于施工资源的及时收集、整理和核对。 2）保持同步原则。资源的收集工作与工程施工的每一道工序密切相关，必须与工程的施工同步进行，以保证文献资源的准确性和时效性。 3）认真把关原则。与项目经理、施工技术负责人密切配合，严把文献资源的质量关。无论是对公司内部，还是对相关单位之间往来的文献资源都应认真核查、校对，发现问题，及时纠正。七文献资料的管理分类1）整理分类。施工资源必须及时整理、分类，清楚明了，便于查找。（1）按资料的来源不同。如分为属于建设单位的、勘察单位、设计单位、监理单位的、材料设备供应单位的、施工总包单位的、分包单位的、有关部门的等等。（2）按资料归档的对象不同分类。如属于建设单位的、施工单位的、城建档案馆的等等。（3）按资料的专业性质不同分类。如属于建筑结构工程的、建筑装饰装修工程的、建筑给水排水及采暖工程的、通风与空调工程的、建筑电气工程的、建筑智能工程的、电梯工程的等等。（4）按资料的内容不同分类。如属于施工管理资料的、施工技术资料的、施工物质资料的、施工测量记录的、施工记录的、隐蔽工程检查验收记录的、施工检测资料的、施工质量验收记录的、工程竣工验收资料的等（5）按资料形成先后顺序分类。对同一类型的资料应其形成时间的先后顺序进行排序。2）存放保管。施工单位及项目经理部应配置适当的房间、器具（如文献筐、文献夹、文献盒、文献柜）等来存放文献资料。并加强管理和增强防范意识，做好“防火、防盗、防露、防虫、防光、防尘”等工作。3）对于不易保存的。不易保存的文献或资料（如传真件）要复印或者扫描，以便查询。4）严格履行借阅手续。应建立建健全完善的关于文献及资料的收集、分类、整理、保存、传阅、借阅、查阅等制度，严格按照规定的程序办理，避免文献资料的丢失和损坏。在工作中，收文应记录文献名、文献摘要、发放部门、文献编号、收文日期、收文人员应签字；借阅或传阅应注明借阅或传阅的日期，借阅人名，传阅负责人，传阅范围及期限，借阅或传阅人应当签字认可，到期应及时归还；借阅或传阅文献借（传）出后，应在文献夹的内附目录中做上标记。5）及时组卷、保管、移交、归档。整理后的文献应及时组卷，编好页码，按照协议和有关规定，及时把需要建设单位、施工单位、城建档案馆保存收藏的竣工资料，分别进行移交，完好归档。八解决好各种公共关系 1）解决好与项目经理之间责任承包关系。 2）解决好与技术负责人之间的业务直接领导与被领导关系。 3）解决好与技术员、施工员、材料员、质量员、安全员、造价员等之间的关系。 4）解决好与与项目经理部及公司主管部门之间的局部与整体之间的关系。 5）解决好与勘察单位、设计单位、之间的业务往来关系。 6）解决好与监理单位之间的监理与被监理的关系。 7）解决好与城建档案管理部门之间的监督、指导与被监督、指导的关系。 图一 工程技术报审资料的管理流程图二 工程物资进场报验资料管理流程图三 检查批报验资料的管理流程图四 分部工程施工报验资料的管理流程