检测档案管理制度.doc

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档案管理制度
检测档案是建设工程技术资料的重要组成部分，是开展检测活动的客观证据和必要条件，是追究从事建设活动各方责任主体责任的重要依据。
建筑工程检测单位的档案管理具有以下两方面的意义：①有详实的现场或一手资料证明检测的结果，保证足够的信息能“再现”已经过去的工作过程，对检测单位自身也起到强有力的保护作用；②为社会提供服务，为专业性工作提供连续性，以达到预期的工作目的。
为了规范和加强检测档案的管理工作，有效地保护和利用检测档案，制定本办法。
一 检测档案内容应包括检测业务合同、检测项目委托单、原始记录、检测报告和检测台帐、检测结果不合格项目台帐以及开展检测活动直接形成的具有保存价值的其他形式的记录。
二 检测人员应如实填写检测资料，法定代表人或其授权的签字人及技术负责人应认真审核把关，确保检测资料真实、准确。原始记录应包含足够的信息使检测过程能够再现，必要时，应包括图纸、图表、照片等资料；检测报告应经技术负责人审核、检测机构法定代表人或者其授权的签字人签署，并加盖检测机构公章或者检测专用章。
三 检测合同、委托单、原始记录、检测报告应当按年度统一编号，编号应当连续，不得随意抽撤、涂改。发生空号时，应附原废页及说明原因。
四 检测报告发出后，归档的技术资料必须及时归档并每一年度装订一次，具体装订时间一般订于第二年的春节假期后。
A归档的检测报告应与发出的检测报告完全一致。归档的资料应完整、准确、系统。
B归档的资料应包括检测业务合同、检测项目委托单、原始记录（含图纸、图表、照片、计算书等资料）、检测报告以及开展检测活动直接形成的具有保存价值的其他形式的记录。除砼试块与钢筋的原始记录与检测报告分开归档，其余检测项目的原始记录与检测报告一一对应归档。归档资料满百成一册，由办公室主任负责保管。
C成册后的年度具体装订要求：
a检测业务合同、检测项目委托独立装订。
b检测报告按检测项目分类装订，装订封面信息包括：
1)年份（如2010年）
2)检测项目（如水泥）
3)检测项目编号（如水泥为1011）
4)检测项目报告编号（如水泥：F0301011000001~F0301011000100），每一百份装订一册，不满一百份单独成册。
5)成册号（如水泥F0301011000001~F0301011000100为1号，F0301011000101~F0301011000200为2号，以此类推）
c原始记录除砼试压块与钢筋两项为电脑打印，单独装订外，其余检测项目的原始记录均附着于报告后，原始记录与报告一一对应装订。砼试压块与钢筋的原始记录按打印的先后顺序装订，装订的页码视厚度而定，原则上样品号逢百的倍数为一册。装订封面信息包括：
1)年份（如2010年）
2)检测项目（如砼试块或钢筋）
3)检测项目编号（如砼试块为1041，钢筋为1021）
4)检测项目样品编号（如砼试块为10411000001~104110xxxxx，钢筋为10211000001~102110xxxxx），如有缺号情况在装订的第一页添加补充页，一一注明所缺样品号。
5)成册号（如砼试块为10411000001~104110xxxxx为1号，104110xxxxx~104110xxxxx为2号，以此类推）
d有各别检测项目所要归档的报告及原始记录较少可装订在一起成册，但须在装订第一页添加目录，目录信息包括：
1）年份（如2010年）
2）检测项目（如后置埋件锚固承载力）
3）检测项目报告号/报告号所对应的样品号（如后置埋件锚固承载力为F03011431000001/11431000001）
4)同检测项目的报告按报告先后顺序排放，在与不同的检测项目报告之间插放空白A4纸以区分。
D 档案可以纸张和电子两种不同载体形式分别进行归档。归档的电子文件，应有相应的纸质文件材料一并归档保存。
E 凡归档的文件材料，要做到审查手续完备，制成材料优良，格式统一，字迹工整，图样清晰，装订整洁；文件书写和载体材料应能耐久保存，禁用字迹不牢固的书写工具
五 档案资料的保管。
A 成册装订后的档案按项目分门别类放入专用的档案橱，有独立专用的档案室。
B长期保管的档案资料实际保管期限不得低于15年。
C法律、法规另有规定的，依据法律法规执行。
D对保管期限已满的档案应进行鉴定。对确无保存价值的档案登记造册，经法定代表人批准后进行监销。
六 档案资料的借阅与复印。
档案资料如需借阅，需到档案管理员处填写借阅登记信息，具体内容包括：借阅日期/借阅人/所借阅报告号/借阅原因/备注。并由办公室主任或质量负责人签字许可。借阅时须由档案管理员陪同，并不得将所借阅资料带离档案室。如需复印，必需在借阅登记信息里注明。
2010年10月10日