岗位分析与岗位说明书编写培训PPT课件.pptx

人力资源专家华恒智信第 1 页华恒智信版权所有华恒智信版恒智信版权所有所有岗岗位分析与位分析与位分析与位分析与岗岗位位位位说说明明明明书编书编写培写培写培写培训训1人力资源专家华恒智信第 2 页华恒智信版权所有内容提要内容提要一、一、岗位分析与位分析与岗位位说明明书的意的意义与作用与作用二、二、岗位分析流程和方法位分析流程和方法三、三、岗位位说明明书编写流程和方法写流程和方法 四、本四、本项目目岗位分析与位分析与岗位位说明明书编写工作介写工作介绍人力资源专家华恒智信第 3 页华恒智信版权所有岗位分析与位分析与岗位位说明明书的含的含义岗位分析：岗位信息的收集、分析及综合，以便确认岗位整体概况，对其作出正确、详尽的描述。岗位位说明明书：整理岗位分析结果的工作描述的书面文件，包括：工作基本信息、岗位设置目的、主要职责、工作环境等，以及任职资格要求（如技能、学历、训练、经验、体能等）人力资源专家华恒智信第 4 页华恒智信版权所有什么样的战略(如产品/服务的选择、目标消费者、市场定位等)引导我们走向愿景？VISION愿景愿景STRATEGY战略略我们公司存在的目的和长期目标是什么？怎样的组织结构设计?怎样的业务流程及管理流程能使我们实施战略？CRITICALSUCCESS FACTORS 关关键成功要素成功要素顺利地实施战略需要什么样的核心能力、流程和体系？岗位分析及岗位说明书能够把组织实现战略的职责落落实到到具体具体组织成成员，确保组织正常运转，支持组织目标的实现。岗位分析与位分析与岗位位说明明书的意的意义：落：落实组织职责，支持，支持实现组织目目标人力资源专家华恒智信第 5 页华恒智信版权所有岗位分析与位分析与岗位位说明明书的意的意义：奠定人力：奠定人力资源管理体系的基源管理体系的基础在人力资源管理系统中，岗位分析和位分析和岗位位评估是最基估是最基础的工作的工作，提供了建立其他各人力资源子系统的平台。只有把这项工作做扎实，其他各项工作才有依据。岗位分析员工招聘员工培训薪酬福利绩效管理职业生涯规划长期激励能力模型岗位继任计划岗位评估人员规划人力资源战略人力资源战略人力资源专家华恒智信第 6 页华恒智信版权所有内容提要内容提要一、一、岗位分析与位分析与岗位位说明明书的意的意义与作用与作用二、二、岗位分析流程和方法位分析流程和方法三、三、岗位位说明明书编写流程和方法写流程和方法 四、本四、本项目目岗位分析与位分析与岗位位说明明书编写工作介写工作介绍6人力资源专家华恒智信第 7 页华恒智信版权所有岗位岗位岗位分析四条基本原位分析四条基本原则n紧盯组织战略及目略及目标设置岗位的目的是为了落实岗位职责，实现组织战略目标，因此，岗位分析必须紧盯组织战略及目标。进行岗位分析时，必须思考该岗位为实现组织战略贡献了什么价值，需要达到什么目标，而不是从事某些活动。n“对岗不不对人人”，岗位服位服务于特定于特定顾客客组织设置岗位不是为了安排某个人，而是要从企业战略出发，因事设岗。岗位设置应满足于特定的内部顾客和外部顾客需求。n着眼于着眼于该岗位全部位全部职责进行岗位分析，应该从该岗位的全部职责出发，看有没有漏掉的项目或重复性工作，而不是眼前正在做的工作。n客客观条件与主条件与主观条件相符条件相符该岗位要履行岗位职责，需要什么样的客观条件（对知识、技能、心理和特殊要求），需要什么样主观条件（对人、财、物的要求）。人力资源专家华恒智信第 8 页华恒智信版权所有岗位分析流程位分析流程岗位分析流程比位分析流程比较简单，但工作繁但工作繁琐，工作量也，工作量也较大，工作大，工作时需要耐心和需要耐心和细心。心。8准备工作收集资料分析资料123人力资源专家华恒智信第 9 页华恒智信版权所有岗位分析位分析-准准备工作工作9选择被分析部门及岗位为了保证分析结果，应选择有代表性、典型性的部门及岗位。在进行收集之前，应与有关这一工作的员工介绍岗位分析意义、目的及过程，希望他们提供怎样的配合。了解企业战略、组织、流程岗位分析及岗位说明书的编写源于企业战略、业务流程、管理流程及组织设计，最终把实施战略的责任分解落实到员工个人。因此，参与岗位分析的人员需要对它们有很好的理解。收集和分析相关的资料:从宏观的工作视角，不应该局限于具体岗位的信息收集，有些能够收集到国家、行业背景资料对开展工作分析也是有价值的。准备工作建立岗位分析项目小组：建立岗位分析小组，分配进行分析活动的责任和权限，明确分析活动的流程、方法及安排，以保证分析活动的协调和顺利完成。分析人员应具有一定的经验，同时要保证他们进行活动的独立性。9选择信息来源信息来源:信息来源有：组织设计、业务流程说明书、管理流程等书面文件，岗位任职者、管理监督者、内外部客户、岗位分析人员等的反馈，相似工作分析汇编、职业名称辞典等参考资料。人力资源专家华恒智信第 10 页华恒智信版权所有岗位分析位分析-收集收集资料料岗位基本信息：如位基本信息：如岗位名称、位名称、职衔等是什么？等是什么？上下上下级汇报情况？情况？岗位存在的基本目的是什么？存在的意位存在的基本目的是什么？存在的意义是什么？是什么？为达到达到这一目的，一目的，该岗位的主要位的主要职责？（什么，怎？（什么，怎样，为什么？）什么？）什么是什么是该岗位独有的位独有的职责？（？（这个个问题使分析者能使分析者能够从更宏从更宏观的角度看待的角度看待该岗位）位）什么是什么是该岗位最关位最关键（必不可少）的（必不可少）的职责和和负责的核心的核心领域？（域？（这个个问题能帮分析者搞清楚公司能帮分析者搞清楚公司对该岗位的核心位的核心定位是什么）定位是什么）该岗位任位任职者需要者需要负责并被考核的具体工作成果是什么？并被考核的具体工作成果是什么？该岗位的工作如何与位的工作如何与组织的其它工作的其它工作协调？组织的内部和外部需要有哪些接触？（怎的内部和外部需要有哪些接触？（怎样，为什么，何什么，何时）怎怎样把工作分配把工作分配给该岗位位员工，如何工，如何检查和和审批工作？批工作？有怎有怎样的决策的决策权？该岗位工作的其它特点：如出差，非社交位工作的其它特点：如出差，非社交时间，灵活性要求，特殊的工作，灵活性要求，特殊的工作环境？境？要要获得所期望的工作成果，得所期望的工作成果，该岗位任位任职人人员需要有什么行需要有什么行为、技能、知、技能、知识和和经验？（？（这个个问题帮分析者找出能帮分析者找出能胜任任该岗位的人位的人员所必需的能力和个人素所必需的能力和个人素质）收集收集资料料是岗位分析工作中最重要的一环。需要收集的资料包括岗位名称、工作内容及职责、工作环境、任职资格等。收集的资料应该能够回答下列问题：人力资源专家华恒智信第 11 页华恒智信版权所有岗位分析位分析-收集收集资料料岗位位A岗位位B岗位位C职责清清单q分发信件q打字q维修打印机q方法方法1 1：从从组织、流程入手、流程入手方法方法2 2：从：从现岗位入手位入手职责清清单q分发信件q打字q维修打印机q人力资源专家华恒智信第 12 页华恒智信版权所有岗位分析位分析-收集收集资料料-某公司参考某公司参考样板板人力资源专家华恒智信第 13 页华恒智信版权所有岗位分析位分析-收集收集资料料岗位位A岗位位B岗位位C职责清清单q分发信件q打字q维修打印机q个个别面面谈集体面集体面谈直接直接观察察 员工日工日记/记录调查问卷卷主要主要主要主要方法方法方法方法工作工作实践践 从从现有有岗位入手，可以采用的方法位入手，可以采用的方法 人力资源专家华恒智信第 14 页华恒智信版权所有岗位分析位分析-收集收集资料料如何从如何从现岗位收集位收集资料料工作工作实践法践法工作工作实践是指践是指岗位分析人位分析人员实际从事从事该项工作，在工作工作，在工作过程中程中掌握有关工作的第一手掌握有关工作的第一手资料。料。采用这种方法可以了解工作的实际任务以及在体力、环境、社会方面的要求。这种方法适用于短期内可以掌握的工作，但是对那些需要进行大量训练才能掌握或有危险工作，不适宜采用此法。观察法察法职务分析者通分析者通过对特定特定对象的象的观察，把有关工作各部分的内容、察，把有关工作各部分的内容、原因、方法、程序、目的等信息原因、方法、程序、目的等信息记录下来，最后把取得的下来，最后把取得的职务信息信息归纳整理整理为适合的文字适合的文字资料。料。这种方法取得的信息比较广泛、客观、正确，但要求观察者有足够的实际操作经验且使用结构性问题清单。这种方法不适宜于循环周期长的工作和主要为脑力的工作；得不到有关任职资格要求的信息人力资源专家华恒智信第 15 页华恒智信版权所有岗位分析位分析-收集收集资料料如何从如何从现岗位收集位收集资料料问卷法卷法通通过结构化构化问卷来收集并整理信息的方法，具体包括：卷来收集并整理信息的方法，具体包括：问卷卷调查表法、核表法、核对法。法。该类方法要求公司有方法要求公司有较好的人力好的人力资源管理基源管理基础。问卷卷调查表法表法即根据职务分析的目的、内容等编写结构性问卷调查表，由岗位任职者填写后回收整理，提取出岗位信息。核核对法法是根据事先拟定的工作清单对实际工作活动的情况进行核对，从而获得有关工作信息的方法。访谈法法通通过岗位分析人位分析人员与任与任职人人员面面对面的面的谈话来收集信息来收集信息资料，料，包括包括单独面独面谈和和团体面体面谈。此法较适于行政管理、专业技术等难以从外部直接观察到的岗位。此法需要岗位分析人员掌握较好的面谈技巧。员工日工日记/记录根据根据岗位任位任职者按者按时间顺序序记录的工作内容和的工作内容和过程，程，经过归纳提提炼，取得所需工作信息。，取得所需工作信息。人力资源专家华恒智信第 16 页华恒智信版权所有标题问卷卷调查表法和核表法和核对法的法的样本本人力资源专家华恒智信第 17 页华恒智信版权所有标题岗位分析位分析-收集收集资料料在在这次次岗位分析工作中，我位分析工作中，我们将将综合运用合运用调查问卷法卷法和和访谈法法，具体做法如下：，具体做法如下：1）对于通用性于通用性岗位，我位，我们主要采用主要采用访谈法法，我们通过与任职者进行个别访谈，挖掘更多的事实依据，以确认岗位分析所需相关材料是否完整、客观、准确2）对于于专业性比性比较强的的岗位位：我们一方面通过问卷调查岗位信息，另一方面，通过与任职者本人及其直接上级的访谈，确认岗位的具体信息。17人力资源专家华恒智信第 18 页华恒智信版权所有标题岗位分析位分析-收集收集资料料面面谈准准备获得得应答答面面谈开开头澄清澄清结束面束面谈反反馈工工作作面面谈步步骤面面谈准准备获得得应答答面面谈开开头澄清澄清结束面束面谈工工作作面面谈步步骤人力资源专家华恒智信第 19 页华恒智信版权所有岗位分析位分析-收集收集资料料工作分析面工作分析面谈是一种是一种事事实挖掘的面挖掘的面谈，切，切记其目的是其目的是获得事得事实而非而非观点或偏点或偏见要引要引导整个面整个面谈过程程把把对方方带回主回主题让对方有方有时间思考思考面面面面谈谈开开开开头头面面面面谈谈准准准准备备获获得得得得应应答答答答时间约定定地点安排地点安排-不受干不受干扰之之处明确明确规定面定面谈目目标事先准事先准备有关有关资料料让面面谈者做好准者做好准备采用采用较友好的方式友好的方式营造一个造一个较为宽松的松的环境境去除偏去除偏见保持目光接触保持目光接触解解释面面谈的目的的目的告告诉对方你要方你要记一些笔一些笔记获得得对该工作的工作的总体体认知知人力资源专家华恒智信第 20 页华恒智信版权所有标题使用提使用提问和和倾听技巧听技巧及及时澄清任何不清楚的方面澄清任何不清楚的方面核核查一下是否已一下是否已获得了所有的信息得了所有的信息询问对方是否方是否还有有话说总结关关键信息并告知下一步行信息并告知下一步行动感感谢对方所投入的方所投入的时间和努力和努力趁你趁你还比比较记得得细节时写出写出岗位位说明明书如果有什么如果有什么还不不够清楚再去清楚再去询问向向该岗位任位任职人人员或其上或其上级领导反反馈讨论和修改和修改结结束面束面束面束面谈谈澄清澄清澄清澄清反反反反馈馈岗位分析位分析-收集收集资料料使用提使用提问和和倾听技巧听技巧及及时澄清任何不清楚的方面澄清任何不清楚的方面核核查一下是否已一下是否已获得了所有的信息得了所有的信息询问对方是否方是否还有有话说总结关关键信息并告知下一步行信息并告知下一步行动感感谢对方所投入的方所投入的时间和努力和努力趁你趁你还比比较记得得细节时写出写出岗位位说明明书如果有什么如果有什么还不不够清楚再去清楚再去询问向向该岗位任位任职人人员或其上或其上级领导反反馈讨论和修改和修改人力资源专家华恒智信第 21 页华恒智信版权所有岗位分析位分析-收集收集资料料在在访谈时可以采取以下提可以采取以下提问方法方法根据要求方式的不同可以分根据要求方式的不同可以分为：提问式：提出问题要求回答陈述式：直接要求被访人就某一方面问题进行陈述根据提根据提问问题的性的性质可以分可以分为：开放式：对回答内容完全不限制，给被访者自由发挥的空间封闭式：回答通常是“是”或“否”，或者其他给定的选项根据提根据提问内容和内容和时机可以分机可以分为：探究式：对同一个问题进行追问，以获得全面、透彻的了解连接式：对一个问题上下游的、或有关联的其他问题进行追问澄清式：对有疑问的问题进行复述以确认自己准确地理解了被访者想表达的意思总结式：在被访人基本完成陈述后，总结其陈述内容，予以确认并追问是否有遗漏问题举例：例：v在什么样的情况下你需要去获得上级的批准？v请告诉我v你的日常工作主要包括哪些内容？v你是否负有人员管理职责？v在组织用户活动中具体包括那几个环节？v在完成了用户小站现场安装后，还需要做什么后续工作吗？v你的意思是你只有权审批300元以下的费用报销单，是吗？v你刚才介绍了这个岗位的主要工作包括，还有其他需要补充的吗？人力资源专家华恒智信第 22 页华恒智信版权所有标题岗位分析位分析-收集收集资料料问题举例：例：v我觉得你不喜欢督导你的员工，是吧？v你的日常工作是哪些，你每周要接触多少客户，下多少个订单，有没有权限审批费用？v仓保员常常没什么事干v你是每周，每月还是每两月与客户见面吗？在在访谈时应注意避免以下提注意避免以下提问方式：方式：诱导性问题连珠炮式问题偏见式陈述多选式问题人力资源专家华恒智信第 23 页华恒智信版权所有标题岗位分析位分析-分析分析资料料分析分析资料料:对获得的资料进行汇总、整理、分类、总结，并进行必要的判断，从而得出对岗位的全面、准确和有条理性的认识。分析分析资料料岗位名称分析工作职责分析工作环境分析任职资格分析岗位名称标准化，以便于了解工作性质和内容工作内容、工作职责、工作关系物理环境、安全与健康环境、社会环境知识、技能、经验、体能人力资源专家华恒智信第 24 页华恒智信版权所有标题内容提要内容提要一、一、岗位分析与位分析与岗位位说明明书的意的意义与作用与作用二、二、岗位分析流程和方法位分析流程和方法三、三、岗位位说明明书编写流程和方法写流程和方法 四、本四、本项目目岗位分析与位分析与岗位位说明明书编写工作介写工作介绍人力资源专家华恒智信第 25 页华恒智信版权所有岗位描述的位描述的书面面结果是果是岗位位说明明书确定确定岗位位说明明书的格式的格式岗位描述是在岗位分析的基础上，把整理好的岗位分析资料按规定的文件形式表达出来，形成岗位说明书的过程。从岗位资料收集到分析，从岗位分析到编写岗位说明书的过程是由繁杂到简洁、从简洁再到精确的过程。岗位描述的流程如下：逐逐项进行行职责描述描述小小组讨论反反馈和和确确认人力资源专家华恒智信第 26 页华恒智信版权所有岗位描述位描述-岗位位说明明书的格式的格式例：例：根据公司人力资源发展战略及需要，研究与制订具有竞争力的人力资源策略，优化人力资源的配置，合理使用人才，组织实施人力资源管理的日常工作，为公司各项工作的正常运转提供人力资源方面的保障岗位位说明明书格式因不同格式因不同岗位分析位分析目的而不同目的而不同，可繁可，可繁可简用于记录对该岗位主要岗位职责的逐项描述用于记录该岗位对内和对外联系的主要机构和部门，以及该岗位的直接上下级人力资源专家华恒智信第 27 页华恒智信版权所有岗位描述位描述-岗位位说明明书的格式（的格式（续）用于该岗位所需的任职基本要求作出判断，该任职基本需求未必与岗位现任职者的情况相同，而应该着重考虑以下因素：从事该工作所必备的最低要求胜任该工作的新员工的资历从事该岗位所有员工的通用标准起草以及每次修订都需要签署责任人姓名和时间，最终需要由人力资源部负责人审核确认人力资源专家华恒智信第 28 页华恒智信版权所有岗位描述位描述岗位位设置目的置目的岗位位设置目的：用置目的：用简练而准确的而准确的语言来描述本言来描述本岗位在位在单位及部位及部门中存中存在的目的和作用在的目的和作用该岗位实现了公司及部门的哪些目的和作用？如果该岗位不存在，则对公司或部门造成哪些影响？格式：工作依据+工作内容+工作成果工作依据：根据工作内容：动词+工作对象工作成果：描述岗位工作达到的目的注意：注意：岗位设置目的陈述不包括如何完成结果的过程人力资源专家华恒智信第 29 页华恒智信版权所有岗位描述位描述职责描述的注意事描述的注意事项工作持有人所工作持有人所负有的有的职责以及工作所要求的以及工作所要求的最最终结果果岗位位长期期及及经常性常性的工作的工作,而不是短期或而不是短期或临时性工作性工作按照按照岗位位职责的的重要性重要性顺序填写序填写,重要的重要的职责填写在前面填写在前面职责描述字数要求：每条描述字数要求：每条职责描述不超描述不超过5050字字人力资源专家华恒智信第 30 页华恒智信版权所有岗位描述位描述职责描述的注意事描述的注意事项职责条目确定条目确定除非是特别重要的职责，每项职责占用的时间一般大于所有职责的5%。未被逐条详细描述的“其它”职责所占用的时间一般不超过该岗位完成所有职责工作时间的10%。紧密相关的（如：用于完成一项任务的几个步骤）或类似的职责可以归为一条职责来描述，除此之外，尽量避免把几个职责合并在一个小标题下做概要描述。人力资源专家华恒智信第 31 页华恒智信版权所有岗位描述位描述-职责描述的注意事描述的注意事项职责描述句式描述句式规范范一份好的岗位说明书包含了准确描述“需要做什么”的以动词开头的语句，如：可用“起草”、“审核”、“执行”、“指导”等具体动词的，尽量避免用“负责”等笼统的词。例如：每季度起草起草报告向倾听听客户的买卖指令比比较部门实际费用与预算费用的差别用动词描述岗位的具体职责时，对每一项职责尽可能提供具体的例子来描述，避免只使用“管理”、“监控”等字眼，而是描述出管理监督的具体事项。人力资源专家华恒智信第 32 页华恒智信版权所有职责描述描述语句通常包含的内容句通常包含的内容1）动词；2）宾语；3）目的描述。如下表所示：岗位描述位描述职责描述的注意事描述的注意事项人力资源专家华恒智信第 33 页华恒智信版权所有岗位描述位描述反反馈和确和确认岗位说明书的起草人在初步起草岗位说明书后，应经过岗位分析项目小组讨论确定。在讨论过程中如果有不明确的问题，还可以向相关人员进一步了解情况。小组讨论的意义在于：小组各成员对同一岗位有不同视角，他们的意见可保证该岗位说明书内容更加确切、完整，文字表达更加准确。人力资源专家华恒智信第 34 页华恒智信版权所有岗位描述：位描述：编写写岗位位说明明书经岗位分析小组讨论确定后的岗位说明书可返回岗位现任职人员或其直接上级，征求反馈意见并进行必要的修改。岗位说明书最终由人力资源部负责人审核批准，并进行编号，成为正式的岗位说明书档案。人力资源专家华恒智信第 35 页华恒智信版权所有岗位描述位描述职责描述的注意事描述的注意事项总的来的来说代表了代表了岗位的主要位的主要产出出描述了工作的成果而非描述了工作的成果而非过程程每一每一说明描述了明描述了单独的独的、不同的最、不同的最终结果果不是广不是广义的，含糊的的，含糊的说明明每一个每一个说明都是没有明都是没有时限的，如果限的，如果岗位没有改位没有改变，职责不会改不会改变人力资源专家华恒智信第 36 页华恒智信版权所有职责说明明动词举例例 决策或决策或设定目定目标批准指导授权建立制订规划决定准备预备发展 执行管理行管理达成增进评估建立赢得评定吸引限制确保维护评估衡量监控取得认同审核找出设定执行指明改善标准化 专业与支援与支援分析辨明界定建议提议促使建议预测协调解释支援 特定性或基特定性或基层工作工作检查检验执行履行对照提出分配处理收集汇集生产制造分发进行提供获得提交操作执行供应 一般性一般性管理联系协助控制监督协调人力资源专家华恒智信第 37 页华恒智信版权所有如何描述工作如何描述工作工作工作职责工作任工作任务工作要素工作要素董事会秘董事会秘书提供董事提供董事长所要求的速所要求的速记准准备和保存月董事会和保存月董事会记录适用于适用于岗位位说明明书董事会速董事会速记整理速整理速记记录打印董事会会打印董事会会议记录 复印会复印会议记录，分，分发给董事会成董事会成员会会议记录保管保管归档档 不适用于不适用于岗位位说明明书 在打字印机中插入打印在打字印机中插入打印纸 确定打字机的确定打字机的边距距人力资源专家华恒智信第 38 页华恒智信版权所有根据需求根据需求进行行岗位位说明明书的更新或重新起草的更新或重新起草起草起草/更新更新重新重新进行行岗位分析和描述，起草或更新位分析和描述，起草或更新岗位位说明明书的的时机：机：v 新新岗位位产生生时v 工作工作发生生变化化时 v 定期定期审核，一般至少一年核，一般至少一年审核一次核一次人力资源专家华恒智信第 39 页华恒智信版权所有内容提要内容提要一、一、岗位分析与位分析与岗位位说明明书的意的意义与作用与作用二、二、岗位分析流程和方法位分析流程和方法三、三、岗位位说明明书编写流程和方法写流程和方法 四、本四、本项目目岗位分析与位分析与岗位位说明明书编写工作介写工作介绍人力资源专家华恒智信第 40 页华恒智信版权所有项目工作目工作步步骤制定制定岗位位说明明书的格式的格式调查各部各部门现有有岗位清位清单选取取基准基准岗位位各部各部门修改、确修改、确认岗位位说明明书修改修改岗位位说明明书，并最并最终定稿定稿岗位信息收集位信息收集撰写撰写岗位位说明明书初稿初稿40人力资源专家华恒智信第 41 页华恒智信版权所有调查各部各部门现有有岗位清位清单目的目的D明晰现有岗位设置步步骤D明确部门职责D将部门职责按照业务类型分类并层层分解，细划到岗D单独设岗的前提是工作量饱和注意注意问题D岗位设置越细越好D为解决一项新的任务就设立新岗位D认为岗位数和人员数有对等关系人力资源专家华恒智信第 42 页华恒智信版权所有 挑挑选基准基准岗位位原则-任职者较多-在市场上较普遍-企业中的关键岗位-反映企业整体结构部门12345等级总经理主管科长一般员工人力资源专家华恒智信第 43 页华恒智信版权所有编写写岗位位说明明书编写岗位说明书的岗位信息来源-个人访谈结果-岗位参照信息-访谈结果-问卷调查结果人力资源专家华恒智信第 44 页华恒智信版权所有