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收发文管理制度

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2020年4月19日
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收发文管理办法
1.总则
1.1 为了规范公司对收发文的管理，提高文件的利用效率，进而提高公司工作质量和工作效率，特制定本办法。
1.2公司文件是传达方针政策，发布公司规章制度、请示、指示和答复问题，指导工作，报告情况等重要工具。因此，必须认真做好收发文的管理工作，有效为公司服务。
1.3公司所有收发文件由综合部统一签收、发放、传递、保管和立卷归档。综合部指定一名文书人员负责收文和发文管理工作。综合部文书根据有关文件资料，如实填写收文登记表和发文登记表，按准确、及时、安全、统一的原则做好公司的收发文管理工作。
2收文管理
收文是指外部机关送达公司的公务文书和材料，包括文件及附件等文字资料。收文管理是指对来自公司外部的文件所实施的处理与管理。
2.1　收文分类
收到的公文分四类：各级政府发文、业务合作公司发文、公司下属子公司发文及其它。
2.2文件签收
公司收到的一切公文，均由综合部文书负责签收，将收到的文件按2.1的分类在《收文登记表》填写收文日期、收文序号、来文单位、来文字号、文件标题、份数等（见附件1）。在收文登记后，填写《收文处理传阅单》（见附件2），呈综合部经理签批，符合有关规定的，综合部应及时提出办理意见和建议，送请主要领导人批示后交相关部门办理。
公司有关部门或个人收到的涉及公司事务的公文，亦应在收到后２天内，转交综合部文书，由文书按上述程序办理。
2.3文件阅批与分转
综合部经理应及时签批，并根据公文内容、要求等确定公文的处理方式和程序，并在《收文处理传阅单》上签署意见。
综合部文书将签批的文件依据收文的处理方式和程序，送有关人员阅示、阅办及阅知。为加速文件运转，综合部文书应在综合部经理签批的当天，将文件报送有关领导或部门，如关系到两个以上部门，应按批示次序依次传阅。
2.4　文件的传阅、催办、保管
　传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不准将传阅文件转借她人阅看，不得任意取走文件内任何文件及附件。
　阅读文件应抓紧时间，当天阅完后，应在下班前将文件交回综合部文书，阅批一般不准超过2天，阅后应签名以示负责；如领导有批示，应立即将文件交有关部门和人员领导批示办理。
文件阅完后，应及时交还综合部文书，不得私自传阅。综合部文书负有催办督促的责任，承办部门接到文件应立即指定专人办理；不得将文件压放分散，如需备查，经批准后可复印或摘抄。
文件办理完毕,应在《收文登记表》注明办理日期，并简要写明办理结果，且立卷归档暂存。综合部应定期对公司收文的处理、归档情况进行检查、统计。
3发文管理
发文办理是指公司对外发出的公文，首先要拟稿，稿子写好后要送部门负责人审核，然后报请有关领导人签发签发后送印，印制好校对后发出。
3.1拟稿、核稿及会签
拟稿是指把领导人或公司的发文意图条理化、显物化，是发文处理的关键程序之一。公司公文、日常业务和事务性的文件由各涉及到的职能部门负责拟稿，拟稿要求内容要情况属实、观点明确、条理清楚。公司红头文件拟稿格式参考附件3，一般制度拟稿格式可参考附件4。
核稿是指由拟稿部门负责人对拟好的文稿进行审查、核对、修改，为签发做好准备。凡公文涉及到其它部门有关事宜，需给有关部门会签。有关部门会签后送综合部经理对公文进行复核，复核的主要内容为是否已协商、会签，文种、公文格式是否正确等。
3.2签发、发文登记及缮印
签发：一般事务性公文送分管领导签发其它文件如重要请示、报告、制度及办法等一律送总经理签发，详见附件5《发文审批表》。
发文登记是指对待发文稿进行复核，重点看审批签发手续是否完备，附件是否齐全，格式是否统一、规范，并对待发文稿进行编注发文字号、设计版面格式等，将待发公文登记造册（见附件6），以备存查。
缮印是指按已签发的文稿进行缮写或打印，并由相关人员负责校对。
3.3用印、分发及存档
用印：用印是指综合部对已缮印号的公文进行盖章。
分发：分发是指由综合部文书把用过印并登记过的公文经过适当的方式（如邮寄、传真、电子邮件、专人递送、来人签收等）传递给收文单位。
存档：在发文办理流程结束后，综合部文书按照文书档案的归档要求对所发公文进行存档（应包含底稿、正文两份，及有关电子文档，并定期将电子档备份到专门的硬盘）。
4附则
4.1本制度由综合部负责解释、修改、完善。
4.2本制度自签发之日起开始执行，各有关部门按本制度办理收发文。
附件：
1、收文登记表
2、收文处理传阅单
3、公司红头文件格式
4、一般制度格式
5、发文审批表
6、发文登记表
附件1：收文登记表

收 文 登 记 表

序号
收文日期
来文字号
来文单位
文件标题
份数/页码
处理情况
备注

附件2：收文处理传阅单

收文处理传阅单

编号：
文件标题

文件发布
单 位

收文时间
年　　　月　　　日
密 级

综合部领导
处理意见

领

导

阅

示

承办单位
处理意见

公
文
处
理
结
果

附件3、公司红头文件格式
(宋体三号字空两行)
X X X X X X X X有 限 公 司 文 件
(宋体三号字空两行)
XXXX〔 〕 号 （居中仿宋三号字）

(宋体三号字空两行)
关于××××××的通知（宋体2号字）
（宋体三号字空一行）
各有关部门： （正文包括附件、日期均为仿宋3号字）
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
××××××××××××。
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
（宋体三号字空一行）
□□附件：1.关于×××××××的通知
2.关于××××××××××××××××××××××××××的通知

（此页无正文）

单位名称（附件下两行居成文日期中）
年 月 日□□□□（右空四字，用阿拉伯数字）
（宋体三号字空一行）
□□附注

（主题词黑体三号字）
主题词：××□××□××□通知 （宋体3号字）
□报送：××，×××，××，×××，××××，××，× □××，×××。（仿宋三号字）
□抄送：××，×××，××，×××，××××，××，× □××，×××。 共印 份（存档1份）□
□编制 年 月 日印发□

编制：
编号：
审核：
制定日：
签发：
生效日：
附件4一般制度格式

XXXXXXXXXX制度
（标题：宋体，四号，加粗）

1. 总则（正文：宋体，小四，加粗，下同）
1.1 目的：
1.2 适用范围：
2. 事项一
2.1 ……

2.1.1……
a. ……
2.2 ……
3.事项二
3.1 ……
3.2 ……
4. 附则
4.1 本办法由XXXX部起草，公司总经理签发。
4.2 本办法由XXXX部负责解释说明。
4.3 本办法自生效日起执行。

附件5发文审批表
发文审批表

标 题
关于《XXX制度》
主要内容

报送单位

抄送单位

拟稿部门和拟稿人:
拟稿部门负责人:

XXX部门（发文管理部门）:

年 月 日

会签：

分管领导意见：

总经理意见：
打印 份 校对:

附件6发文登记表
发 文 登 记 表

序号
发文日期
发文字号
编制部门
文件标题
份数/页码
发放情况
备注