前台(兼行政内勤).docx

前台(兼行政内勤)
前台(兼行政内勤)
岗位说明书
前台（兼行政内勤）
基本信息岗位工作关系职位概要岗位名称直接上级直接下属内部关系外部关系公司各部门客户前台汽修厂厂长无岗位等级薪酬标准间接下属暂无暂无无与公司各部门紧密配合通过良好、及时、全方位的服务，掌握全方位的信息，努力提高客户满意度保持接待台的干净整洁，不堆放文件；负责公司各类文件、报刊的收发工作；及时转接电话，并礼貌问候和报出公司名称（电话铃响3声内）；记录来电客户信息，每日做来店/来电汇总表；负责客户的迎接及接待工作；督促销售人员登记“来店登记表”监督销售顾问接待情况，合理进行调配；负责试乘试驾和工作车辆的登记工作；负责每天车辆维修日报工作；负责每天车辆进厂后，突发事件的汇报和解决工作；负责监督接车员接车单据传递工作；负责与各部门协调工作；负责维修信息反馈并分析原因工作；负责服务信息保密工作；负责完成对本部档案资料的整理、归档和保管工作；负责各类营业活动的信息传递、反馈及总结工作；做好修理厂的行政后勤工作；领导交办的其他工作。工作职责对部门日常业务活动的安排有建议权对本职工作的改进有建议权对公司所服务项目有解释权工作权限岗位说明书
善于协调、沟通，责任心和事业心强具有严谨、细致、耐心的工作作风高尚的职业道德素养个人素质具良好的组织沟通能力；很强的客户服务意识；熟悉前台工作流程；掌握汽车基本性能和结构；并持有驾驶证C牌；熟练操作OFFICE办公软件及汽车服务相关软件；任职资格知识技能教育背景工作经验培训方向/经历工作态度工作场所环境状况工作环境危险性使用设备汽车维修、市场营销等相关专业二年以上汽修厂工作经验或同等职位管理工作经验接受过市场营销、汽车贸易、礼仪接待等方面的培训工作积极热情、细致认真、耐心敏锐，有强烈的责任心前台办公场所舒适基本无危险电脑、电话、网络绩效考核主要内容职业道德素养、协调沟通能力、计划与执行能力、工作态度、工作效率、客户调查满意度、客户档案完整清晰度、前台卫生情况
行政内勤
一、入职
1.经面试通过后符合员工入职表，确认信息准确无误后，复合人签字（符合人××××年×月×日
2.登记指纹考勤、并发放办公用品（制作工牌、发放工作日志、客户拜访本、笔、订购新员工服装）。
3.及时将新员工信息登记电子表格、为了家网络管理平台、入职档案扫描至系统指定文档存档。二、离职
1.提供离职申请表填写，经部门经理、总经理签字同意后办理离职手续，检查其工作岗位是否交接完毕、工作日志、客户拜访表、工牌、名片是否上交。
2.将离职员工考勤导出，符合本月实际出勤天数、事假天数。3.离职手续办理完毕后，将离职员工在为了家网络管理平台、QQ群、短信平台、员工扫描档案中删除，在电子花名册中，需将离职员工基本信息登记在离职花名册中后方可删除。
4.离职员工的离职申请表、员工入职表需合并后存入档案。5.离职的员工的客户资料（客户拜访本）交由在职所属的业务部经理。
6.次月结算本月离职员工工资时需及时通知其工资已发放到位。
三、出团1.出团报备：当天下午5：00前总各分公司和业务部需将次日看铺人数（客户+业务员）和上车地点报备至万秀娟处，及时安排车次，并将各部报备看铺人数登记入看铺报备表。
2.出团后：督促各分公司将案场报备及时上交至万秀娟处，将案场报备单信息录入电子绩效统计表，案场报备单上交总经理室（行政内勤留底一份）
3.业绩：所属部门业务经理、主管或出团领队于回来后第二天上午10：00上交业绩信息报表，下定业绩报表需附上订单（商铺预约书）、成交业绩报表需附上签约合同、收据。行政内勤需及时登记电子业绩表、为了家网络管理平台。如有退单，需及时通知行政内勤，行政内勤及时删除已退订单。
四、工资与提成佣金
1.当月工资次月结，次月1号需将上月员工考勤表导出并核对员工的事假天数和情况计算其上月工资，2号将工资表发放员工所属业务部经理审核，经签字同意后于3号上报总经理室审核签字。2.当月签约业绩提成佣金次月结，次月19号前根据上月的业绩签约情况计算提成佣金，提成佣金表发放所属部门经理签字审核统一后上报总部。
五、报表上报
1.花名册：各分公司内勤将员工花名册更新后于周日下午5：00前上报区域公司总部行政内勤处（对应窗口：万秀娟、赵兴隆），区域公司总部需在周一上午11：00前上报区域公司员工花名册（对应窗口：总部人事经理向佳彬）
2.业绩：行政内勤在统计业绩当天上午11：00前，将业绩报备上报至总部（对应窗口：周菲菲）
3.工资与佣金提成：工资经总经理室审核签字后于本月4号的上午11:00前上报总部（对应窗口：总部人事经理向佳彬），提成佣金经业务部经理审核后于本月20号上午11：30前上报总部（对应窗口：总部人事经理向佳彬）
六、会议
1.经理例会：
2.产品说明会：行政内勤需提前三天做好酒店预定工作，确定预定信息后，以短信、群信息等形式通知各个部门、分公司（对应窗口：万秀娟）。本部行政内勤需准备嘉宾签到表、客户投资意向表、安排迎宾方案、布置会场，分公司内勤协助完成（对应窗口：赵兴隆）
3.业务启动会：提供上月各项业务数据、准备荣誉证书，提前预定酒店会议场地，并通知下达各业务部分公司（对应窗口：赵兴隆、万秀娟）。会议期间需拍照或视频记录会议过程。
4.岗前培训课程：某时段前报备参加培训学员人数名单（对应窗口：万秀娟），筹备培训课程所需物品（课程表、横幅、桌牌、奖品、投影仪、数码相机、到表）
七、公司日常管理
1.职场卫生：监督职场卫生（部门场地，公共场地），如有卫生不清洁，需通知当日负责人或部门及时清理。
2.固定资产、办公用品的管理与采购：需将采购清单或申购表上报总经理室审批。固定资产、办公用品的领用需签字后方可领用。员工办公用品每月发放一次，当月内不可再次领用，如有丢失情况，自行负责。
3.文件归档及整理：工入职、离职的资料统一存放保管、各类报表需存档留底，任何文件材料不得随意销毁处理。上级部门交待其它事情待定：
业务部
1.上班、下班按时打卡，因公临时外出需填写外出单、因公为能及时打开需填写未打卡证明，请假需填写请假单。2.早会、夕会的经营：按时经营。。。。。。。。。。。。。。。。。
3.各类文档、项目资料、文件起草需业务部人员自行拟定整理好后交由行政内勤处打印、复印。
4.公共场所、会客厅工作时间内不得随意进出聊天、不能大声喧哗。5.出团、产说会前需尽量及时的与客户协调好时间，并准时报备至行政内勤处。
6.产品说明会接待好客户，带入酒店后提醒签到后引入会场。7.员工下班后将办公用品、桌椅摆放整齐后方可离开
8.员工如有需申请离职，请到行政内勤处填写《离职申请表》，交由经理签字，同意后到总经理室面谈。做好相关事宜后，准备客户拜访本、工作日志、名片、工牌到行政内勤处办理离职。
职场纪律
1.员工谈话声音不得过大、不能干扰其它员工。不得随意动用他人办公用品。
2.不得在公司公共场所长时间逗留、攀谈3.业务部不得用公司电话于私人电话长聊。
4.员工在公司用餐后，将饭盒放入垃圾箱或用垃圾塑料袋封好放入指定位置，不得随意乱扔。
5.各负责值日卫生的业务部，务必将职场卫生清理干净，卫生用具清理后归位摆放。离开后检查设备电源是否关闭、各办公室、业务部门窗是否关好。
6.办公用品、固定资产、各种设备的丢失、损坏或运转不正常，经发现之后及时到行政内勤处申诉处理。
7.邀约客户到公司接待时，无关人员不得随意在会客厅走动、观望、大声喧哗
加班
如有需要加班的员工，请保持职场卫生环境，晚班离开后检查设备电源是否关闭、各办公室、业务部门窗是否关好。
招聘
招聘安排一个星期内的固定两天，避免面试出现没有业务经理、总经理室无人复试的情况，也可以更好的配合内勤的入职手续办理的工
作。