总裁办公室工作职责.docx

总裁办公室工作职责总裁办公室工作职责总裁办公室工作职责1目的：建立科学的“三定”方案（定岗、定编和定员），明确总裁办公室的部门组织结构、岗位名称、人员编制以及各岗位的工作职责。2范围：适用于总裁办公室各岗位的工作职责描述，包括办公室主任、预算管理副主任（兼职）、绩效管理副主任（兼职）、绩效管理专员、系统工程师、文控管理员、预算管理专员、成本管理专员、内审专员和秘书共十个岗位。3定义无。4相关文件4.1总裁办公室各岗位职务说明书（系列）5内容：5.1总裁办公室组织结构图5.1.1总裁办公室为公司一级部门，隶属于公司总裁领导，其下设四个功能组和一个虚拟组，分别是绩效管理组、系统管理组、预算管理组、内部稽核组、秘书管理组和项目管理组（虚拟组）。5.1.2总裁办公室设一名专职的办公室主任和两名兼职的办公室副主任（其中一名分管预算管理、一名分管绩效管理），其下四个功能组共定编八人，项目管理组（虚拟组）不设定编人员。5.2总裁办公室的岗位工作职责5.2.1总裁办公室主任工作职责在公司总裁的领导下，总裁办公室主任的主要工作职责如下：1)组织召开公司年度战略会议，协助公司总裁及经营管理团队确定公司整体战略目标、部门战略目标，以及重大（公司级）的绩效改进行动计划；2）协助公司总裁及经营管理团队确定各部门的发展目标，包括：各部门的使命、工作职责、关键绩效指标和组织结构图等；3）负责组织战略实施步骤和路径的分解，及战略实施过程中的部门协调，以保证战略正确实施；4）组织分解年度经营目标、会同各部门确立年度关键绩效指标和目标值，形成各部门年度业绩合同和考核方案，经批准后跟踪执行情况；5）组织公司全面预算管理体系的建立，按照经营管理的需要，建立预算指标体系，设置预算控制台账，编制年度经营管理预算，并保证预算编制质量；6）组织公司重大绩效改进项目的立项评审，指导各部门编制项目实施方案，协调解决项目实施中存在的问题，确保项目实施能够实现预期目标；7）组织公司各部门组织架构的设计、核心流程的确立和各部门职能的划分、并定期进行审视和完善，以确保公司运作的顺畅和高效；8）指导、督促、推动并协助运营、财务、人力资源、质量、采购、资讯等关键部门，以及其他相关部门进行业务规划，以保证其部门规划与公司规划的一致性；9）组织建立基于ISO31000和企业内部控制基本规范的内部控制与风险管理体系，并定期开展内部控制评价，以保证公司的各类风险控制在合理水平；10）组织建立公司级绩效数据库，定期召开战略回顾会议，向管理层报告战略目标及实施方案的实现状况，为管理层的战略决策或调整提供决策支持；11）组织开展各类各项专项审计工作（例如：质量审计、工程审计以及重大项目审计等），以有效监控公司业务活动中的各类高风险事项；12）组织公司层面的年度绩效考核工作，开展年度绩效审计，系统评价各部门年度经营管理成效，协助管理层开展中高层管理人员的绩效评价工作。5.2.2办公室（预算管理）副主任工作职责在公司总裁领导下，作为总裁办同财务部之间的纽带，协助总裁办主任、并指导财务部建立健全公司全面预算管理体系，具体工作职责如下：1)建立健全公司及部门级的预算管理网络体系，包括建立预算管理的领导小组、工作小组和业务小组以及各小组之间定期的沟通与协调机制；2)建立健全公司预算管理制度，包括预算管理政策、规则、流程及作业指导书，提升公司预算管理工作的专业质量；3)合理划分预算责任单位，根据公司经营战略以及绩效考核的要求，将公司所有部门按照职能的不同进行利润中心、费用中心、资金中心或投资中心的划分；4)建立预算指标体系，形成各部门的预算甚至是个人预算，确保各项预算指标能够细化分解到各预算责任部门甚至个人；5)建立预算控制台账。负责指导财务部在账务设计和改造中，以预算管理为核心设置账务，每月提供各部门预算执行完成情况的数据，作为分析和考核的依据；6)建立预算执行分析制度。负责每月对预算执行情况进行统计，分析预算执行差异，找出原因，提出解决方案，形成综合分析报告，报公司总裁和董事会；7)建立预算例会制度。负责组织各预算责任部门每季召开一次预算分析检讨会议，年末进行全面报告总结分析和检讨。5.2.3办公室（绩效管理）副主任工作职责在公司总裁领导下，作为总裁办同人力资源部之间的纽带，协助总裁办主任、并指导人力资源部建立公司基于战略的绩效管理体系，具体工作职责如下：1)建立健全公司绩效管理的组织保障体系，包括建立绩效管理的领导小组、工作小组和业务小组以及各小组之间定期的沟通与协调机制；2)建立健全公司绩效管理制度，包括绩效管理政策、规则、流程及作业指导书，提升公司绩效管理工作的专业质量；3)建立基于战略的绩效目标体系，按照“公司战略组织KPI部门（或团队）KPI岗位KPI”的路径进行目标分解，形成各部门及个人的KPI；4)建立健全公司绩效管理过程体系，实现从绩效计划、到绩效实施与辅导、绩效评价和绩效反馈的全过程闭环管理；5)建立战略性人力资源数据库，定期向管理层提交比较性人力资源数据，包括员工薪酬信息、人员流失率、劳动生产率等，为管理层决策提供依据。5.2.4绩效管理组绩效专员工作职责在公司总裁办主任的领导以及绩效管理副主任的指导下，具体负责如下工作：1)根据公司年度战略目标，起草各一级部门负责人年度绩效合同和考核方案，组织各部门负责人审议，并报总裁批准；2)在一级部门年度绩效考核方案框架下，指导人力资源部、各部门制订二级部门负责人绩效合同和考核方案，并进行逐级分解；3)指导各部门编制公司级绩效改进项目的项目实施方案，协调解决仙姑实施中存在的问题，跟进项目实施进展，组织项目结案验收；4)定期（每季度）组织公司层面的绩效回顾会议，组织开展一级部门负责人年度绩效评价工作，并为二级部门负责人的年度绩效评价提供指导；5)组织建立公司级关键绩效数据库，完善数据收集分析系统，提高数据的准确性、及时性和有效性，为管理层决策提供有效依据。5.2.5系统管理组系统工程师工作职责在公司总裁办主任领导下，具体负责如下工作：1)负责公司基于ISO31000的风险管理体系的建立、维护和持续改进，包括文件管理、内部审核、管理评审等；并对现有ISO17025等质量、环境和安全管理体系进行有效整合；2)负责制订公司风险评价准则，组织各部门开展风险识别和评价，指导各部门针对重大风险制订风险控制计划，并跟踪实施；3)负责组织各部门依据内部控制基本规范及配套指引开展对标诊断，识别管理“真空”和“盲点”，指导各部门建立健全相关规章制度；4)负责公司各类重大（或核心）流程的建立、梳理或优化，例如研发管理流程、供应商管理流程、分包流程等，并确保流程运作顺畅、高效；5)组织各部门编制部门工作职责，确定各部门组织结构图，落实各部门“三定”方案，编制“职责与权限分配表”。5.2.6系统管理组文控管理员工作职责在系统管理组工程师的直接领导下，具体负责如下工作：1)负责制订文件管理制度，对需要受控管理的各类规章、制度、程序、操作细则、以及通知、公告等文件和资料制订统一的规则和程序，并对各分/子公司及各部门文件的管理工作进行监督、指导和检查；2)负责制订档案管理制度，对需要建档保存的各类资料规定相应的保密等级、保存部门和保存期限，并对各部门档案的管理工作进行监督、指导和检查；3)负责公司级管理制度标准化审查和发布工作，并维护公司文件管理系统，及时上传、更新各类管理文件或技术文件，确保各使用部门及时获得最新版本；4)负责总裁办公室有关资料的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保护一级统计等工作，严格执行保密制度，做好文件资料密级划控和守密、解密工作。5)组织公司下属各分/子公司以及各部门文件管理员的业务学习与培训，并对其工作进行业务指导。5.2.7预算管理组预算管理专员工作职责在公司总裁办主任的领导以及预算管理副主任的指导下，具体负责如下工作：1)组织公司及各部门年度预算编制、审核及发布工作，并对预算执行的全过程进行跟踪，发现重大异常或偏离时，负责及时向管理层汇报；2)组织建立公司预算管理的各项规章制度，包括预算管理基本原则、规则、编制流程及作业指导书等，以提高各部门预算编制质量；3)组织财务部、各利润中心、费用中心建立预算指标体系，形成各部门的预算甚至是个人预算，确保各项预算指标能够满足经营管理的需求；4)组织建立预算控制台账。负责指导财务部在账务设计和改造中，以预算管理为核心设置账务；对财务部提供的P&L报表进行审核，确保各项数据的准确性和可靠性。5)开展预算执行成效分析，负责每月对预算执行情况进行统计，分析预算执行差异，找出原因，提出解决方案，形成综合分析报告，报管理层决策参考。5.2.8预算管理组成本管理专员工作职责在公司总裁办主任的领导以及预算管理副主任的指导下，具体负责如下工作：1)负责建立公司的成本核算体系，按照业务流程进行单元划分，组织编制成本核算的相关规则、制度和作业文件；2)负责检测、指导财务部及各运营部门的成本核算和成本管理工作，落实经营计划和成本管理办法的执行；3)统计、分析公司及各运营部门的全要素生产率以及各单项（如设备、人员、材料、厂租）生产率及其趋势，进行成本总和分析；4)根据核算结果，分析比较公司绩效和竞争力，定期编制“成本分析报告”，提出相应改进方案，为管理层决策提供支持；5)建立公司级成本管理数据库，完善数据收集分析系统，提高数据的准确性、及时性和有效性，为管理层决策提供有效依据。5.2.9内部稽核组内审专员工作职责在公司总裁办主任领导下，具体负责如下工作：1)配合内审部开展基于财务报表的各类审计工作（例如财务报表、募集资金、对外投资、购买或出售资产、关联交易、信息披露等），以满足证监局对上市公司的监管要求；2)开展各项专项审计工作（例如：经济合同审计、采购/分包审计、分/子公司审计、质量审计、工程审计以及重大项目审计等），以有效监控各类高风险事项；3)开展内部控制审计，针对公司各业务环节的管理制度，开展定期/不定期的检查工作，督促各部门建立健全内部控制制度，提高制度执行效果；4)配合绩效管理组开展经营绩效审计，对公司各事业部负责人、职能部门负责人绩效考核指标完成情况、财务年度经营业绩作出鉴证和评价；5)其他公司领导交办的任务，例如经济责任审计（包括任期审计、离任审计和离职审计）、反舞弊调查调查等。5.2.10秘书管理组秘书工作职责在公司总裁办主任领导下，具体负责如下工作：1)根据公司领导要求，召集总裁会议及其他专题或临时性会议，并负责会务的前期组织和准备，整理会议记录，起草会议纪要；2)负责根据各项会议纪要（决议）以及公司领导指示进行相关事项的跟踪和督办，并定期（或不定期）向公司领导反馈跟踪结果；3)负责为公司高管人员提供文秘工作支持与服务，包括起草文稿和业务函电，办理出国签证、订购机票/酒店等服务；4)负责公司总监及以上人员的行程管理，按月发布相关人员工作行程并及时更新，确保发布行程与实际行程保持一致；5)负责公司高层主管人员的考勤管理，每月十日前编制高管人员考勤表，报公司总裁审核后提交至董事长办公室。5.3总裁办公室各岗位的职位说明书总裁办公室各岗位的任职资格要求、职责与权限等规定参见相关岗位的职务说明书（另行制定）。总裁办职责1、协助总裁制定公司发展方向、经营方针和经营形式。2、协助总裁召集、主持办公会议；3、协助总裁完成组织机构架设、岗位职员配置；4、负责检查、考核、督促和协调各部门的工作进展，并汇总各部门工作情况；5、负责公司公关工作，协调处理外部相关部门关系；6、负责起草、优化公司的各项管理制度和工作流程；7、负责公司证件办理、年审、变更等工作；8、负责公司车辆管理工作；9、负责公司品牌建设和企业文化宣传；10、负责审核以公司名义发出的文件，收发文件，做好档案管理工作；11、负责处理公司领导交办的其他事务。总裁办主任职责1、负责部门内部制度的建立和完善；2、负责与各相关政府管理部门或机关进行沟通，并加强与公司相关资源关系的交流与联络，拓展与维护外部的公共关系，配合公司业务发展的需要，推广树立公司的整体形象；3、负责部门内部行政文件审核、发布与管理；4、负责组织部门各类档案的管理；5、负责公司级会议的组织和管理；6、负责组织公司对外宣传和接待活动；7、负责总裁要求的文字资料的组织；8、负责秘书管理工作；9、负责监督管理文件核稿、收发、流转；负责起草重要文件及督办；10、加强公司内部文件档案的保密管理。总裁办主任职权：1、总裁办制度和流程修改的审核权；2、部门内员工录用、任免、考核、升职、降职的审核权；3、公司对外宣传材料的审批权；4、新闻媒体选择的审批权；5、授权范围内费用支出的审批权；6、授权范围外费用支出的审核权、建议权；总裁办副主任职责1、协助负责部门内部制度的建立和完善；2、负责与各相关政府管理部门或机关进行沟通，并协助主任加强与公司相关资源关系的交流与联络，拓展与维护外部的公共关系，配合公司业务发展的需要，推广树立公司的整体形象；3、协助主任负责部门行政文件审核、发布与管理；4、协助主任负责组织部门各类档案的管理；5、协助负责公司级会议的组织和管理；6、协助负责组织公司对外宣传和接待活动；7、负责总裁要求的文字资料的组织；8、负责秘书管理工作；9、负责监督管理文件核稿、收发、流转；负责起草重要文件及督办；10、加强公司内部文件档案的保密管理。总裁办副主任职权1、总裁办制度和流程修改的审核权；2、部门内员工录用、任免、考核、升职、降职的审核权；3、公司对外宣传材料的审批权；4、新闻媒体选择的审批权；5、授权范围内费用支出的审批权；6、授权范围外费用支出的审核权、建议权；总裁办执行经理职责1、监督执行决策层已审定下达的目标分解任务提高整体运行效率，制定自己的工作计划。2、整理分销渠道，确定业务人员的市场责任区域。3、制定营销公司完整的营销工作计划，检查各区域客户经理工作完成情况。4、配合终端减少环节存货风险，加强市场信息的汇总反馈。5、对整体运行费用及经常性经营费用进行有效控制。6、对客户经理及各区域业务人员、促销员（理货员）依照员工考核、奖惩办法及升降职务办法等予以考评，力求公平合理。7、对已发生办理过的业务进行总结并予以书面分析，总结得失。8、依据公司下达的经营计划、配合公司总目标组织执行公司目标及工作计划，随时予以追踪控制。9、运用各类激励机制，提高员工的士气及工作效率，并督导所属人员，依照工作标准或要求有效执行其工作，确保销售任务及工作目标的顺利完成。10、做好员工的政治思想工作，指导后勤保障员工的生活水平，为员工解除顾之忧，稳定并建设好员工队伍。11、公司总经理交办的其他任务。执行经理职权：1、总裁办制度和流程修改的审核权；2、部门内员工录用、任免、考核、升职、降职的审核权；3、公司对外宣传材料的审批权；4、新闻媒体选择的审批权；5、授权范围内费用支出的审批权；6、授权范围外费用支出的审核权、建议权；