公司印鉴使用管理办法.doc

上海丽婴房婴童用品有限公司机 密 等 级印鉴使用管理办法编 号LS2013-02一般 机密 极机密 上海丽婴房婴童用品有限公司 文件编号： LS2013-02 文件名称： 印鉴使用管理办法 制定日期： 二O一三年六月一日 修定日期： 页 数： 共10页制定2013年 6月 1 日总 经 理发 行法务部页 数修定10-1上海丽婴房婴童用品有限公司机 密 等 级印鉴使用管理办法编 号LS2013-02一般 机密 极机密上海丽婴房婴童用品有限公司印鉴使用管理办法一、目的-3二、适用范围-3三、作业准则-31、印鉴之种类及用途-32、印鉴之篆刻-43、印鉴之保管-44、印鉴之使用-45、印鉴之报销-5四、责任追究-6五、常用表单-6六、附则-6 附件一 印鉴刻印申请书-7附件二 印鉴保管声明书-8附件三 印鉴报销申请书-9附件四 印鉴用途与保管清册-10制定2013年 6 月 1 日总 经 理发 行法务部页 数修定10-02上海丽婴房婴童用品有限公司机 密 等 级印鉴使用管理办法编 号LS2013-02一般 机密 极机密上海丽婴房婴童用品有限公司印鉴使用管理办法第一条：目的 为进一步加强印鉴管理工作，规范印鉴使用程序，保证印鉴使用的合规性、严肃性和可靠性，有效维护企业利益，杜绝各类违规现象和不法行为的发生，现结合企业实际，制定本办法。第二条：适用范围 本公司印鉴之刻印、保管、使用及报废，悉依本办法之规定办理。第三条：作业准则1、印鉴之种类及用途 第一类：公章及法人章。代表公司身份，在金融机构帐款往来、政府机构或其他机构办理登记备案及对外函件之用。例如，工商登记备案等，财务相关票据的开立等。第二类：依业务需要而使用的各式专用章。合同专用章，用于单位对外签订合同、协议等。财务专用章，用于单位收付款、与银行业务往来、财政预决算等。人事专用章，用于签订劳动合同、发布人事令等。法务专用章，用于合同复印件与原件的核实，以及各部门之间法律事项的确认等。零售/加盟/业务专用章，用于与商场或者经销商及加盟商客户之间的相关业务活动。报关/报检专用章、区办章等，只能用于对应的专项业务活动。 第三类：用于公司内部业务沟通、流转的印鉴。如编号章、传阅章、三栏章、作废章、收讫章、付讫章等各式印鉴，仅在公司内部有效。（此类印鉴各单位可根据实际需要自行印刻） 制定2013年6月 1 日总 经 理发 行法务部页 数修定10-03上海丽婴房婴童用品有限公司机 密 等 级印鉴使用管理办法编 号LS2013-02一般 机密 极机密 上海丽婴房婴童用品有限公司印鉴使用管理办法2、印鉴之篆刻（1）凡本公司第一类、第二类等印鉴须经总经理核准权限核准，其他印鉴需经部门主管核准。 本公司各单位如需申请篆刻印鉴时，应填具“印鉴刻印申请书”（如附件一），经法务部审核后，统一刻印。 （2）法务部接到申请书后，根据实际情况至公安或工商等相关政府单位备案，获得准刻证后，交于印社篆刻。（3）核发印鉴时，各印鉴保管人员需于签收时签署保管申明书（如附件二）。（4）印鉴之篆刻字体应明显易辨，篆刻后之印鉴，如不合理想，须重新篆刻时，得依印鉴报销规定之办理之。3、印鉴之保管（1）公章、法人章、合同专用章、资质印鉴等由总经理室保管、用印。（2）部门专用章、业务章等，由各使用部门负责人保管、监督、用印。（3）各保管人应填写印鉴保管声明书，以明确相应的责任。（4）各部门负责人需不定时的盘点印鉴，如有异常向法务部报备，保管人异动或离职时，应将所保管之印鉴列入移交，并由人资单位监交。（5）法务部将根据丽婴房所属分公司、子公司或关联公司分别制作“印鉴用途与保管清册”，将各公司的印鉴列入监管，并保留相应的“刻印申请书、保管声明书、报销申请书”等。4、印鉴之使用（1）印鉴均由总经理指定专人保管，各印鉴之保管人得在总经理授权之范围内用印。 凡有关公司权益之对外行文、合同订定等业务申请时，经办人员须填具“合同审批表”或“签呈”，依核决权限核准后，送印鉴保管人员处用印，“签呈”须妥善保管，以便稽核人员随时抽查。制定2013年6月 1 日总 经 理发 行法务部页 数修定10-04上海丽婴房婴童用品有限公司机 密 等 级印鉴使用管理办法编 号LS2013-02一般 机密 极机密上海丽婴房婴童用品有限公司印鉴使用管理办法（2）监印人员在用印前必须认真审核用印件内容。对于用印件存在内容有误，或因字迹不清、书写潦草、涂改、错别字等易产生岐义的，监印人员必须要求用印申请单位重新履行审批手续方可用印。（3）合同类文件页内修改处应加盖印鉴，两页以上的必须加盖骑缝章，加盖位置必须符合要求，印鉴要与用印件的落款保持一致。（4）各类印鉴不得带离印鉴管理部门，如因特殊情况需带离印鉴管理部门的，必须经印鉴管理部门负责人或总经理的批准。（5）按本办法规定必须履行审批手续而未履行的，监印人员不得用印。不需要履行审批手续的，必须经总经理授权批准，监印人员方可用印。经检查或抽查，监印人未经审批用印和用印后不履行登记手续的，印鉴管理部门必须要求监印人立即改正错误，责令其按审批用印。5、印鉴之报销 （1）印鉴如有下列情况之一时，得准予报销：使用年限届满时。保管遗失时。使用次数多而损毁时。字迹不明或脱落时。因业务需要须换新时。（2）印鉴因前述原因须报销时，得由保管人填具“印鉴报销申请书”（如附件三），经法务部备案，依核决权限核准后进行销毁或向主管政府机关申报印鉴注销事宜。（4）凡印鉴报销之理由不充实或有虚假及伪造情事，经察觉后应依有关规定处理。其情节严重致损及公司利益及信誉者并追究其法律责任。（5）凡因报销须重新刻发印鉴时，依本办法规定办理。制定2013年 6月 1日总 经 理发 行法务部页 数修定10-05上海丽婴房婴童用品有限公司机 密 等 级印鉴使用管理办法编 号LS2013-02一般 机密 极机密 上海丽婴房婴童用品有限公司印鉴使用管理办法第四条：责任追究1、监印人未按规定履行审批手续或私自加盖印鉴的，不论是否给单位造成损失或不良影响，都将追究监印人和部门负责人的全部经济责任、行政责任或法律责任。2、 作废或停用的印鉴原管理部门不及时交回报销的，法务部应当及时催交，印鉴管理部门在规定时间内不交回或继续使用该印鉴的，所造成的不良影响和经济损失由监印人和该部门负责人负全部责任。第五条：常用表单 1、印鉴刻印申请书（见附件一） 2、印鉴保管声明书（见附件二）3、印鉴报销申请书（见附件三）4、各类印鉴用途及保管人（见附件四）第六条：附则1、本办法经总经理核准后实施，修订时亦同。2、本办法实施前由原印鉴管理部门管理时发生印鉴违规、违纪使用而给单位造成不良影响和经济损失的，按本办法规定进行处罚。3、本办法异动记录：版本制（修）订日期修订内容说明第一版二O一三年六月一日制定2013年 6月1 日总 经 理发 行法务部页 数修定10-06 上海丽婴房婴童用品有限公司 附件一印鉴刻印申请书 日期： 年 月 日申 请 单 位申 请 人 姓 名印 鉴 名 称数 量需 用 时 间保 管 单 位申 请 原 因 损毁重刻 年限届满 机构撤销 遗失 增设、指定保管人 其他印 鉴 样 式用 途印 鉴 材 料印 鉴 字 体 橡皮 木质 象牙 玉石 塑胶 其他 楷书 隶书 篆书 艺术字 宋体 其他核 准复 核部 门 主 管申 请 人总 经 理分公司负责人副总经理处级主管主 管上海丽婴房婴童用品有限公司 附件二印鉴保管声明书 日期： 年 月 日印 鉴 名 称保 管 单 位保 管 人 员数 量启 用 保 管 时 间年/ 月 / 日印 鉴 样 式印 鉴 材 料印 鉴 字 体 橡皮 原子章 象牙 光敏章 塑胶 其他 中英文 隶书 篆书 艺术字 宋体 其他授权范围（仅代为保管者需填写）被代理人签字确认保管人充分了解，基于职务需要，保管上揭印鉴并同意除业务之需用（保管人职务上自行盖用或凭用印申请书）使用外，不擅行盖用于它用途，倘因而致损害于公司者，将自负相关法律责任。保 管 人： 年 月 日 上海丽婴房婴童用品有限公司 附件三印鉴报销申请书 日期： 年 月 日印 鉴 名 称保 管 单 位保 管 人 员数 量报 销年 月 日印 鉴 样 式报 销 原 因报 备 机 关核 准复 核部 门 主 管总 经 理分公司负责人副 总 经 理处级主管主 管印 鉴 交 接交出人接受人总公司 上海丽婴房婴童用品有限公司 附件四_ _ _分公司 印鉴用途与保管清册印鉴种类印鉴名称用途保管人用印方式10