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公司费用管理规定操作说明

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2020年6月23日
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XX公司费用管理规定操作说明

第一部分 费用预算管理
第二部分 归口管理制度
第三部分 费用项目支出及审批程序
一、 总公司各管理部门
1、 各部门自行管理的费用项目
业务招待费
会议费
差旅费
公杂费
咨询费
2、 归口管理的费用项目
二、 分公司( 及所辖机构)
1、 固定费用审批基本原则
2、 各项固定费用上报审批要求及程序
3、 审批时间安排
4、 审批方式

第一部分 费用预算管理
作为公司全面预算管理的重要部分, 费用预算管理以”综合成本最小化”作为预算管理的总目标, 围绕降低费用水平, 对费用支出进行事前、 事中、 事后控制, 将费用管理融合到公司经营的各个方面, 以提高公司的经济效益。
费用预算管理的基本内涵在于: 以降低综合费用为主线, 将公司预算管理与费用管理进行有机结合, 强调科学合理规划公司的目标费用支出水平, 然后分解到涉及费用发生的所有责任部门; 经过预算控制, 对公司日常经营活动中影响费用的各种因素加以管理, 发现与预定的目标费用之间产生的差异, 采取有效的措施加以纠正; 最终以预算为标准, 科学考核责任部门和负责人的业绩。经过费用预算管理, 控制和改进业务流和资金流, 使预算控制成为公司管理控制系统中不可或缺的一部分, 最大限度的降低公司费用水平, 更好地发挥竞争优势。

第二部分 归口管理制度

为保障以降低综合费用为目标的费用预算管理模式得以良好运行, 公司经过归口管理, 实现统一协调和交叉控制, 提高管理控制的力度。即在计财部和责任部门之间设立一个中间环节——归口管理部门, 其职权由相关职能管理部门承担。
各归口管理部门负责对该部门负有归口管理职能费用项目预算的编制、 控制及跟踪考核管理。并由计财部对归口部门实行总量控制, 归口部门根据预算定额指标分部门项目对各责任部门进行归口控制, 各责任部门制定具体的预算使用和实施措施。在计财部及归口管理部门的指导下, 各责任部门负责本责任中心各项费用预算的实施, 其主要负责人对责任中心预算执行结果承担责任。
根据公司费用管理规定, 率先在总公司管理部门实行费用归口管理制度。总公司办公室、 组织人事部、 内控部、 信息部、 业务管理中心、 营销管理中心、 教育培训中心、 投资管理中心等作为归口管理部门, 负责协助总公司计财部, 进行总公司各部门、 分公司( 及所辖各级机构) 相关费用项目的年度、 月度的事先预算汇总、 事中控制和事后分析工作。
1、 年初, 总公司各部门均须编制本部门年度、 月度付现费用支出预算, 报总公司计财部; 各归口管理部门还须根据其它部门的费用支出预算编制其所管理的各项费用的年度、 月度预算;

2、 预算执行过程中, 各归口管理部门就其所管理的费用项目协助总公司计财部进行事中管控。具体流程如下:
总公司各部门费用项目预算
有归口管理部门的费用预算
报相应归口管理部门审核
自行管理的费用项目预算
报总公司计财部审核

3、 每季度末,各归口管理部门须对所管理的费用项目支出情况进行总结,并分析预算差异。
各分公司须参照总公司归口管理的原则, 结合机构的管理部门架构和管理水平情况, 合理安排机构费用项目的归口管理部门及其职能, 制定具体费用管理规定, 加强费用控制意识, 促进经营管理水平的全面提高。

第三部分 费用项目支出及审批程序
根据公司费用管理规定的相关内容, 公司各项费用支出实行预算控制、 权限审批、 归口管理、 核算到人、 厉行节约的原则。
一、 总公司各管理部门
1、 各部门自行管理的费用项目
总公司各部门的业务招待费、 差旅费、 会议费、 公杂费等支出由部门自行管理, 须严格遵照公司相关支出及审批流程执行。

业务招待费

事先请示分管领导
报销时, 凭正式有效发票及清单报计财部, 进行预算额度以及财务真实性和有效性的审核
年度/月度业务招待费预算内
当月业务招待费预算外, 年度预算内
当月不予支出, 可列入次月费用预算内并于次月支出
单笔金额小于1500元, 报分管领导审批
单笔金额超过1500元( 含) , 报分管领导审核, 董事长审批

会议费
为寻求公司资源的有效配置, 总公司办公室负责对总公司各部门召开会议进行备案, 并利用其专业职能, 协助召开会议的部门开展会务工作。总公司各部门系统内会议费支出及审批流程如下:
年度会议费预算额度外
单次会议预算金额10000元内
单次会议预算金额超过10000元
报办公室进行业务审核, 报计材部进行预算额度审核度
报计财部进行预算额度审核

年度/月度会议费预算额度内
申请召开会议的签报须附《会议费预算明细》( 表一)
会议签报须附追加预算申请
报办公室进行业务审核, 报计财部进行预算额度审核
报分管领导、 总经理、 董事长审批会议签报及预算
审批同意后, 报办公室备案

差旅费
报销时, 凭正式有效发票, 及经审批的《出差计划审批表》
由计财部进行合规性及财务审核
实际支出在3000元以内的, 报分管领导审批

超过3000元的( 含) , 报分管领导审核, 董事长审批

预算金额不超过3000元
填写《每周重要活动安排上报表》、 《出差计划审批表》( 表二)
预算金额超过3000元( 含)
报分管领导审批
报分管领导审核, 董事长审批
总公司管理员工出差应严格按照公司费用管理规定的相关标准, 在限额标准内凭有效发票据实报销, 超额部分自理。差旅费用支出及审批流程如下:

总公司各部门正、 副经理( 正、 副主任) 、 总经理助理( 主任助理) 出差, 填写《主要领导外出审批单》( 表三) 报分管领导、 总经理及董事长审批; 分公司( 及所辖各级机构) 班子成员出差( 离开所辖地区) , 填写《主要领导外出审批单》报总公司办公室审批。
2、 归口管理的费用
年初, 各管理部门在制定本部门年度及季度各项费用支出的明细预算时, 将相关费用项目的预算报各费用归口管理部门进行初步审核。
每月底, 各管理部门将次月归口管理费用预算报相关归口管理部门, 由各归口管理部门进行初审并汇总, 再报总公司计财部。
月末/年末, 总公司计财部汇总各部门的费用支出情况, 并将汇总的各项归口管理的费用支出提供给各归口管理部门, 以供参考。

二、 分公司( 及所辖机构)
各分公司的综合费用分为固定费用、 变动费用和奖励费用。其中, 变动费用的支出必须根据费用管理相关规定执行, 在总公司营管中心核定的比率范围内使用。奖励费用的使用由各机构自行安排, 仅限于奖励个人和业务招待费用支出。固定费用的使用在总公司每月初核定的费用资金额度内, 分公司应结合机构实际情况, 合理安排下属各机构及分公司各管理部门的费用支出。
对分公司各项固定费用支出均有一定要求, 超过一定限额的费用支出须由分公司相关部门( 及所辖机构) 提出申请, 分公司计财部汇总后上报至总公司计财部, 由总公司计财部统一安排审批, 并在必要时由总公司各归口管理部门协助管控。
1、 固定费用审批基本原则
1） 总额控制
对固定费用的管理按照绝对额控制与比率控制相结合的方式, 即对租赁费、 税金、 工资性支出等实行绝对额的控制, 对其余固定费用实行比率控制。
各项支出的审批以不超出月初核定的各分公司月度资金可用额度为限。固定费用总额及报批的项目单项均未超标的, 由总公司计财部负责审批各项费用支出。
如分公司固定费用支出总额超支, 则须首先进行月度固定费用预算额度的追加( 须按要求列明各项费用预算明细) 。总公司计财部将以经审批经过的追加预算额度安排为依据对分公司追加的固定费用各项目支出情况进行审批。追加资金中各项按比率控制的费用资金额度将视具体情况在以后月份从严审批。
2) 单项限制
月初统计上月资金使用情况时, 对于上月单项固定费用支出已超过限制额度, 但固定费用支出总额未超标的, 分公司须在编制次月费用资金预算的同时, 针对超限额的单项固定费用每两周上报一次预算明细( 列明支出笔数, 单笔金额等) ,直至该项目月度支出控制在限额内。
2、 各项固定费用上报审批要求及程序
结合各项费用的支出性质及实际情况, 各固定费用项目上报审批要求及程序如下:
( 1) 税金( 营业费用中) 、 银行结算费等费用应据实列支, 不须上报审批;
( 2) 按公司相关规定, 各机构应将租赁费相关信息上报总公司办公室, 尚未上报的须及时补报。总公司计财部在月底核定次月租赁费的额度标准时, 以总公司办公室提供的统计信息为依据。
其它企业财产保险等当前按照合同支出的, 分公司须按实际情况填列《固定费用( 合同类) 统计表》, 报总公司计财部备案。经审核同意后, 分公司可在当月核定的预算总额内据实支出。
( 3) 同业工会会费、 学会会费、 开发转让费、 外事费、 咨询费、 印刷费、 业务宣传费等均须事先填列《固定费用支出申请表》, 上报总公司计财部, 经总公司办公室、 内控部等归口管理部门会审同意后方可支付;
( 4) 业务招待费: 单笔超过4000元的业务招待费, 须由支出部门填列《业务招待费审批表》,经部门负责人确认, 并经本级财务部门审核报销单据并确认金额后, 由分公司计财部负责人、 分公司总经理签署意见, 报总公司计财部审核, 总公司领导审批。
( 5) 会议费:
单笔不超过10000元的
由分公司自行管理支出
若累计金额超过10000元的
若当月会议费累计金额也不超过10000元的

填列《会议费用支出审批表》, 报总公司计财部、 总公司办公室会审
报总公司办公室备案

单笔超过10000元( 含) 的
填列《会议费用支出审批表》, 报总公司计财部、 总公司办公室会审
总公司领导审批

( 6) 差旅费: 单笔超过4000元的差旅费, 须由支出部门填列《差旅费支出审批表》,经部门负责人确认, 并经本级财务部门审核报销单据并确认金额后, 由分公司计财部负责人、 分公司总经理签署意见, 报总公司计财部审核, 总公司领导审批。
( 7) 水、 电、 煤气等公共事业机构直接向我司机构提供发票的, 各级机构可按有效发票( 付款人为我司各级机构) 据实列支, 不须上报审批。
( 8) 其余各项固定费用如: 公杂费、 修理费、 车船使用费等单笔超过4000元( 含) 的, 须填列《固定费用支出审批表》, 上报总公司计财部审批。
总公司计财部将定期或不定期地要求各分公司提供相关付款凭证、 银行付款通知单等, 对可由分公司自行支付的各项费用的支出真实性进行考察。
3、 审批时间安排
为提高审批效率, 合理安排有关工作, 现对各分公司的审批申请日期作如下安排( 若有特殊情况, 可特别处理) :

分公司
上报审批时间
总公司
回复审批结果时间
机构安排
周一
周三

周二
周四

周三
周五

周四
次周一

周五
次周二

4、 审批方式
当前情况下, 各分公司可在规定上报日经过邮件形式将扫描文件上报总公司计财部邮箱( 或以传真方式上报) 。总公司计财部将在规定时间以邮件形式回复审批结果, 审批原件将于当月月底寄送至各分公司。各分公司须将审批同意的原件装订在相关财务凭证中, 以便日后审查。