利用邮件合并功能批量处理教学信息.pdf

利用利用邮件合并功能邮件合并功能批量批量处理教学信息处理教学信息 在实际工作中,经常会遇到这种情况：需要处理的文件主要内容基本相同，只是某些数据有所变化。比如学生的录取通知书、成绩报告单、获奖证书、信封中的收件人姓名、单位、地址等等。如果是一份份的进行编辑打印，虽然每份文件只需修改个别数据，但是当份数很多的时候，效率就会很低。当然也可以留出空儿来，打印完成后用手工填写，那就更没有效率了。有没有什么办法来减少重复工作，提高效率呢？其实，借助 Word 提供的一项功能强大的数据管理功能邮件合并，就完全可以轻松、准确、快速地完成这些任务。下面就一起来领略 Word 邮件合并的风采吧！1.什么是邮件合并？什么是邮件合并？邮件合并邮件合并这个名称最初是在批量处理“邮件文档”时提出的。具体地说就是在邮件文档（主文档）的固定内容中，合并与发送信息相关的一组通信资料（数据源：如 Excel 表、Access 数据表等），从而批量生成需要的邮件文档，提高工作的效率，邮件合并邮件合并因此而得名。2.什么时候使用邮件合并什么时候使用邮件合并 我们可以通过分析一些运用邮件合并邮件合并完成的任务，从而得到答案。比如我们最常用的需要批量处理的监考安排表、成绩单等文档，它们通常都具备两个规律：一是需要制作的数量繁多；二是文档内容分为固定不变的内容和变化的内容，比如成绩单中的考试科目是固定不变的，考试的学生姓名和每门科目的成绩是变化的。其中变化的部分可由数据表中含有标题行的数据记录表来表示。什么是含有标题行的数据记录表呢？通常是指这样的数据表：它由字段列和记录行构成，字段列规定该列存储的信息，每条记录行存储着一个对象的相应信息，如图 1 所示，其中包含的字段为学生姓名和各学科科目名称。接下来的每条记录，存储着每位学生相应的成绩信息。图 1 数据记录表 3.邮件合并的三个基本过程邮件合并的三个基本过程 前面介绍了邮件合并的使用情况，现在需要学习邮件合并的基本过程。理解了这三个基本过程，就抓住了邮件合并邮件合并的“纲”，以后就可以有条不紊地运用邮件合并邮件合并功能解决实际任务。（1）建立主文档 “主文档”就是前面提到的固定不变的主体内容，比如一个年级成绩单中的科目名称。使用邮件合并邮件合并之前先建立主文档，是一个很好的习惯。一方面可以考查预计中的工作是否适合使用邮件合并邮件合并，另一方面是主文档的建立，为数据源的建立或选择提供了标准和思路。（2）准备好数据源 数据源就是前面提到的含有标题行的数据记录表，其中包含着相关的字段和记录内容。数据源表格可以是 Word、Excel、Access 或 Outlook 中的联系人记录表。（3）把数据源合并到主文档中 主文档和数据源设计完毕，就可以将数据源中的相应字段合并到主文档之中，表格中的记录行数，决定着主文件生成的份数。整个合并过程可以利用邮件合并邮件合并分步分步向导向导或者邮件合邮件合并并工具栏进行，操作轻松便捷。4.邮件合并实例邮件合并实例 说明：说明：期末考试之后，各班主任要给所有的同学家长发送邮件，告知各同学期末考试情况以及暑假注意事项，其中考试科目和暑假注意事项是统一的。请利用 Word 的邮件合并功能迅速完成此项工作。并将通过电子邮件的方式发送给各位家长。（1）设计主文档“告家长书”，参考效果如图 2。图 2 建立主文档（2）准备数据源，参考效果如图 1 所示。（3）把数据合并到主文档中。开始邮件合并邮件合并：进入邮件邮件菜单，选择开始邮件合并开始邮件合并选项，如图 3 所示。在弹出的菜单中选择电子邮件电子邮件。这时会发现创建的主文档中的文件格式会发生相应的变化。图 3word 中的邮件菜单 选择收件人：点击选择收件人选择收件人选项，在弹出的列表中选择使用现有列表使用现有列表，找到数据源文件并打开，同时选择存有数据的数据表。如图 4、5、6 所示。图 4 选择收件人列表 图 5 选取数据源 图 6 选择表格 插入合并域：在选择好数据源后，图 14 中的插入合并域插入合并域变为可选状态，先选中主文档中的学生姓名“*”，单击插入合并域插入合并域选项，选中“姓名”，如图 7所示。数据源中该字段就合并到了主文档中，同样方法将其他字段也合并到主文档中，合并完成后效果如图 8 所示。图 7 插入合并域 图 8 主文档中插入合并域后的效果 预览结果。主文档与数据源合并后，就可以单击邮件菜单中的预览结果预览结果，可以看到刚才主文档中的带有“”符号的字段，变成数据源表中的第一条记录中信息的具体内容，效果如图 9 所示，单击工具栏中的按钮可以浏览批量生成的其它记录。图 9 数据合并后的预览效果 合并到电子邮件。确认正确无误之后，选择工具栏中完成并合并完成并合并下拉菜单中的发送电子邮件发送电子邮件标签，弹出合并到电子邮件合并到电子邮件对话框，收件人选中家长邮件家长邮件字段，设定主题行如“告家长书”，选择邮件格式，如图 10 所示，单击确认确认即可群发邮件至各家长邮箱（需要使用 outlook 发送邮件）。图 10 合并到电子邮件