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Office Outlook 使用技巧
1、使用同一个邮箱发送信件
   用户给一个陌生地址回复E-mail，依据的是来信中的发件邮箱地址。
   在许多情况下，你给不同用户发E-mail时要使用某个特定的邮箱。在多数邮件程序中要想临时改变发件邮箱比较麻烦。如果你使用是Outlook Express，那就方便多了。你只须运行Outlook Express“工具”菜单中的“帐号”命令，打开“Internet帐号”对话框。
   在“邮件”选项卡中选中你发E-mail时要使用的那个邮箱帐号，然后单击对话框中的“设置为默认值”按钮。此后，你发出的所有E-mail均带有这个邮箱的地址。
2使用不同的邮箱进行发送
   Outlook Express可以使用你拥有的所有邮箱中的任意一个来发E-mail。
具体操作方法是：在“新邮件”窗口中撰写信件结束后，打开窗口中的“文件”菜单。
   如果你成批发送邮件，可单击菜单中的“以后发送方式”命令，在子菜单中选中你需要的发件邮箱。以后发送邮件时，E-mail就带有你选择的邮箱地址。如果是立即发送邮件，可单击菜单中的“发送邮件方式”命令，在子菜单中选中你需要的发件邮箱，则E-mail就立即从这个邮箱发出。
3、自动添加E-mail地址
   Outlook Express通讯簿可大大提高撰写信件时输入E-mail地址的速度和准确性，为此它提供了E-mail地址自动添加功能。
   如果你要有选择地进行添加，可在打开收到的邮件后，用鼠标右键单击要添加的发信人名称，然后单击快捷菜单中的“添加到通讯簿”命令即可。
   如果你要对所有回信的E-mail地址进行添加，可单击Outlook Express“工具”菜单上的“选项”命令，打开“常规”选项卡，选中其中的“自动将回复邮件时的目标用户添加到通讯簿”项，此后所有通讯簿中没有的E-mail地址均被加到通讯簿。
4、让Outlook按组显示你的邮件
   打开Outlook 2003，然后在左侧常规任务窗格中单击“邮件”项，找到并单击选中“收件箱”文件夹，再勾选工具菜单“视图/排列方式/按组排列”即可。
   同样在默认设置下，每个“今天”、“昨天”分组标题栏都是为灰色的常规窗口模式，如果大家和笔者一样看腻了，想以一种更加直观的方式分组邮件，这时就可以通过设置相关参数来达到该目的。在Outlook 2003的主窗口单击“视图/排列方式/当前视图/自定义当前视图”，打开的窗口中单击“其他设置”，然后在“网格线和组标题”区域中，勾选“组标题带阴影显示”复选框，再单击“确定”保存设置即可。“组标题带阴影显示”选项与所选的Windows XP 配色方案相对应。例如，如果使用的是“橄榄绿”配色方案，则“组标题带阴影显示”功能将使用和橄榄绿配色方案一致的颜色。
   有的时候，我们需要将一个组(如“两周以前”)中所有邮件复制或移动到其他文件夹中(例如移到“已发送邮件”等)，只需直接用鼠标选中这个组的标题并用鼠标拖放到目标位置上即可完成移动操作，如果邮件数目比较多，在操作组时，就会牵涉到组的展开与折叠操作，可以直接通过鼠标点击组旁边的“＋”与“-”即可展开和折叠组。
5、Outlook清除垃圾邮件小技巧
   虽然可以通过“OutlookExpress”菜单中“邮件/阻止发件人”，将来自不符合发件地址要求的邮件删除到“已删除邮件”里，可那不是真正意义上的永久删除，就像放入系统的回收站一样，那些病毒依然还保留在本地磁盘。
   其实我们可以利用“OutlookExpress”的邮件规则就可以，依次打开菜单“工具/邮件规则/邮件”，点击“新建”按钮，新建一个邮件规则，在打开的窗口第一栏中勾选“若发件人包含用户”项，然后在第三栏中点击带下划线的值进行编辑。例如我们不信任来自的所有邮件，就可在其中填入这个域名，单击“添加”将其加入，在第二栏中勾选 “从服务器上删除”，最后按“确定”完成规则制定。这样以后在收取邮件时就可直接清除那些垃圾邮件，不会再保留到本地硬盘中去了。
6、收发HTTP类邮件
   Outlook XP可以收发HTTP类(例如Hotmail)邮件，现在你不必打开浏览器连接到Web邮件服务器就可以收发HTTP类邮件了，只要将 HTTP邮件服务器(例如Hotmail)账户添加到Outlook XP中，就可以用它来收发、管理这类邮件。方法是：
   在Outlook XP中点击“工具/电子邮件账户”，选择“查看或更改现有电子邮件账户”，在电子邮件账户窗口中按“添加”按钮，然后选择“HTTP”连接到HTTP电子邮件服务器，在弹出的窗口中设置用户名、密码、HTTP服务器地址等。
7、快速接收邮件
   Outlook XP 与Foxmail类似，能够让你先下载邮件标题，了解邮件的大致内容，然后再决定是否把信全部收下来，如果你的网速比较慢，利用该功能即可快速地接收邮件。
   快速接收邮件的方法是：先接收所有邮件的标题，然后为每个邮件添加下载标记，最后按照标记进行处理，下载邮件的全部内容，或者从账户中删除邮件。
   接收所有邮件的标题：单击“工具/发送与接收/处理标题/下载标题”，如果选择“所有账户”则把所有账户的邮件标题接收下来，如果选择某个账户则只下载该账户中的邮件标题。
添加/取消邮件下载标记：下载了邮件标题之后，在“添加/取消邮件下载标记”子菜单中，可以为每个邮件添加拟下载、拟下载邮件副本、删除标记，或者取消标记。其中拟下载标记是指要从账户中下载该邮件，并把该邮件从账户中删除；拟下载邮件副本是指下载该邮件，并在账户中保留之；删除标记是指从账户中删除该邮件。
按照标记进行处理：在子菜单“处理标记的标题”中，如选择“所有账户”则对所有账户的邮件标记进行处理、下载或删除邮件，如选择某个账户则只处理该账户中的邮件标记、下载或删除邮件。
8、轻松接收IMAP邮件
Outlook XP能够接收IMAP邮件，方法是：单击“工具/发送和接收/更新文件夹列表”，下载IMAP文件列表；然后点击“工具/发送和接收/处理标题/下载标题”，单击列表中的 IMAP 账户，手动下载IMAP 文件夹中的标题；在“收件箱”中右击“标题”，单击快捷菜单上的“标记为下载邮件”，或者按 Delete打上删除邮件的标记，给每个邮件打上下载或删除的标记；最后根据标记对邮件进行处理：单击“工具/发送/接收设置/定义发送/接收组”，单击某个包含 IMAP 账户的组，再单击“编辑/账户/您的 IMAP 账户”，在列表中，选中检查邮件时要包括的每个文件夹旁的复选框，选择了每个文件夹后，单击“下载包含附件在内的整个项目”。
9、撤回已发送的邮件
   如果邮件的收件人尚未阅读邮件或将邮件从其“收件箱”中移出，就可以撤回已发送的邮件。方法是：在“已发送的邮件”文件夹中，打开要撤回的邮件，在“动作”菜单上，单击“撤回该邮件”，然后选择“删除该邮件的未读副本”，若要接收有关对每个收件人的撤回是否成功的通知，请选中“告诉我对每个收件人的撤回操作是成功还是失败”复选框。
10、邮件送达或阅读后获得通知
   要对所有邮件都获得通知，可以这样做：在“工具”菜单上，单击“选项”，单击“电子邮件选项”，单击“跟踪选项”，选中“已读回执”或“送达回执”复选框。
对单个邮件获得通知：在邮件中，单击“选项”，在“投票和跟踪选项”之下，选中“请在送达此邮件后给出‘送达’回执”或“请在阅读此邮件后给出‘已读’回执”复选框。
11、发送邮件而不显示收件人名称
当你向某人发送邮件时，如果希望邮件的其他收件人看不见该收件人的姓名，可以这样：在邮件中单击“收件人”，在“键入名称或直接从列表中选择”框中，键入名称或单击“查找”，在“名称”列表中单击姓名，再单击“密件抄送”，单击“发送”。
12、给邮件添加提醒
   双击邮件，单击“后续标志”按钮，在“标志”框中，选择所需的标记(例如“请答复”等)或键入个人标记，在“到期时间”框中，输入日期和时间。以后到期后，该邮件的后续标志将变成红色，提醒你要进行后续工作。
13、自动处理垃圾邮件
(1)引导垃圾和成人内容邮件
在Outlook主面板上，单击“收信箱”文件夹，选择常用工具栏中“组织”按钮，打开“组织收件箱”窗口，单击“垃圾邮件”选项，第一行选为“将垃圾邮件自动‘移动’到垃圾邮件”。为垃圾邮件和成人内容邮件着色，在第一个下拉列表框中选择“着色”，在第二个下拉列表框中选择该类邮件的颜色；然后单击“请单击此处”链接，可修改垃圾邮件规则以及下载更新的筛选程序，单击“打开”按钮，可将邮件移动到选中的文件夹。如果没有“垃圾邮件文件夹”Outlook会询问是否创建，根据需要选择是或否。“垃圾邮件”文件夹将被自动添加到面板上。最后关闭对话框即可。
(2)管理垃圾和成人内容发件人列表
单击“收件箱”，显示“收件箱”文件夹，单击常用工具栏上组织按钮，打开“组织收件箱”对话框，单击“垃圾邮件”，再单击“请单击此处”，单击“编辑垃圾邮件发件人”，打开“编辑垃圾邮件发件人”对话框，单击“添加”按钮即可添加一个电子邮件地址，“编辑”可对选中的地址进行编辑，最后确定即可。
14、制作个性化邮件
为了使发出的邮件更加生动，你可以使用各种信纸，或者定义自己的信纸，来制作个性化邮件。
使用信纸：单击“动作/新邮件使用”命令，选择“其它信纸”，可在后来出现“信纸”列表框中选择所需的信纸，“信纸”列表框下是“预览”框，可在其窗口中看到信纸的图案。
如果你想每次都用同样的信纸，可设置该信纸为默认信纸。具体方法为：进入“工具/选项/邮件格式”，在“信纸与字体”中“以该邮件格式发送”的列表中选择HTML格式，然后在“默认情况下使用该信纸”的下拉列表框中选择已提供的信纸。设置默认信纸后，我们可以在“动作/新邮件使用”命令里选择“无标题”选项，这样你的邮件的信纸就会变成默认的信纸了。
自定义信纸：选择“工具/选项”命令，单击“邮件格式”选项卡在“信纸与字体”栏单击“信纸选取器”按钮，单击“新建”，创建一个新的信纸文件，后面我们就可以按提示的步骤设置该信纸了。
15、在日历中安排邮件回复
如果你没有时间立即回复收到的邮件，可以方便地将其添加到日历中，安排以后来回复该邮件，当到达该邮件的回复时间时，Outlook 将自动通知你。
设置方法如下：
将该邮件从收件箱拖放到Outlook栏上的日历图标或日历文件夹中，即创建一个新约会；输入该邮件的回复日期和时间，指定需要的任意其他选项(例如邮件的正文将自动添加到约会)；单击“保存”并关闭，将该约会添加到日历中。
16、在 Outlook XP中启用即时消息
即时消息在 Outlook XP中是默认启用的，如果即时消息被禁用，可以这样操作：在“工具”菜单上，单击“选项”，再单击“其他”选项卡，在“即时消息”之下，选中“启用 Microsoft Outlook‘即时消息’”复选框。
17、在 Outlook XP中发送即时消息
当已登录到“即时消息”的用户，发来邮件时，Outlook XP信息栏就会显示该用户的联机状态。如果此人正在联机工作，就可以向对方发送即时消息，方法是：单击“信息栏”，撰写邮件，然后单击“发送”。
18、制定会议安排
   经常或定期要做的事情，只需在日历上设置一次，Outlook就会每次按时提醒你，操作方法：选择“Outlook快捷方式”中的“日历”进入日历，如果要安排某天的约会，只需在月历栏中选中日期，然后日期就会出现在左边的日期栏里，这时用鼠标左键拖动，选择约会开始和结束的时间，选定后单击右键，选择“新建约会”，在新窗口中填入主题和地点等信息即可。
   如果在菜单中选择“新定期会议”，就可以建立一个定期的会议安排“提醒”：在“约会周期”的选项里，设置会议的开始和结束时间，如果是周会则把“定期模式”设定为“按周”，再选定周期和周数即可。
19发送会议安排
   会议安排制定好以后，需要通知每个与会者，难道还是用跑的方式一个个去通知吗？就算你用邮件列表，也没有我方便：只要在会议要求窗口内选择“计划”标签，点击“添加其他人”按钮，从通讯录中提取要参加会议者的名单，最后按发送工具栏上的“发送”即可。
20、安排明天任务
   Outlook XP的任务功能，可以把今后要完成的工作项目，井井有条地安排好，到时候它会提醒你，并且帮你记录当前任务的完成进度，了解以后还有多少工作要做，方法是：
在“Outlook快捷方式”中单击“任务”，双击任务栏的空白处添加一条新的任务；输入任务的主题，估计开始和截止的时间，还有任务的概要；将“提醒”选项打钩设置“提醒”的日期和时间，单击右侧的小喇叭图标，选择“提醒”播放的声音。这样以后当任务开始时，就可以选择任务完成的状态和完成度了。
21、快捷方便的记事便笺
   便笺可以方便地让你记录任何零零碎碎的信息，并加以分类。使用方法：在Outlook XP中单击“便笺”，按下“Ctrl+N”可以建立一条便笺，在便笺上输入你要记录的信息，任何文本信息都可以；接下来给它分类，在便笺左上角的小图标上点鼠标左键，弹出便笺的属性菜单，选择“颜色”改变便笺的颜色以示区别，选择“类别”可以制定便笺的详细类别、甚至可以自己制定类别的名称；选择”联系人”可以将你的便笺发给你的同事；最后关闭便笺，它会自动存盘并以便笺的第一行作为标题，非常好找。