公司接待流程及标准.doc

公司对外接待流程管理规定（一）、目的为树立公司良好形象，扩大公司对外联系和交流，规范对外接待的管理秩序，提高接待管理水平，展示公司礼仪形象，特制定本管理规定。（二）、范围及流程图本标准合用于公司各种接待工作和相关部门。1、了解来宾情况；2、拟定接待级别；3、拟定陪同人员；4、拟定用车、宴请、住宿标准；5、根据接待需要准备鲜花、条幅，预定会议室；6、联系相关部门做好摄影、录相等宣传工作。各部门接受告知，了解来访意图、来访规定等基本情况，报备行政人事部报总经理审批行政人事部安排，做好接待准备工作台宴请会议欢送住宿一、拟定参与欢送人员名单、车辆，需要馈赠礼品，按照接待等级提前准备一、拟定人员宴请接待等级，报备总经理审批，相关人员承办。一、根据接待级别拟定住宿标准；二、做好提前预约工作。一、拟定会议议程、准备文字材料；二、摆放文献、席位卡等设立；三、准备茶杯、茶水、水果。（三）、管理行政人事部为公司接待工作的归口管理部门，负责接待工作的安排和管理，拟定重要来宾的接待计划，协调相关部门贯彻接待任务，提供后勤保障。公司各部门在接到重要来访预约后，须报行政人事部，并协助拟定接待计划，相关部门配合接待工作。接到工作需报总经理审批并至少提前3天告知行政人事部。（四）、计划和准备 1、行政人事部在接到公司领导告知或相关部门来访预约时，了解来宾基本情况：来宾职务、来访具体时间、人数、本地逗留日期、目的和规定等；拟定接待级别；拟定陪同人员；拟定用车、宴请、住宿标准等，在这基础上拟定接待计划，排出日程安排表，酌情安排接待标准。 2、行政人事部根据来宾情况按计划告知参与会晤的领导、陪同人员、贯彻会晤时间及场合。3、行政人事部根据需要准备横幅、制作欢迎牌、指示牌，准备电脑、音响设备、投影等设备，并保证良好运转。根据需要，准备会场花卉、水果、香烟、饮料以及领导席签。市场部根据需要安排礼仪人员，邀请新闻媒体和草拟新闻通稿，安排摄影摄像等事务。4、如需宴请，行政人事部提前按接待标准预定好宴请来宾的酒店，酌情安排酒水、香烟、用餐标准；酒水和香烟需各部门负责人到行政人事部办理手续领取。 5、如需留宿，行政人事部提前按接待标准预约好来宾下榻酒店。6、如需接送，行政人事部根据情况安排接待所需车辆，保证车辆清洁，安全性能良好。7、如需订票，行政人事部协助提前购买车票及机票。（五）、接待标准接待登记一级标准二级标准三级标准接待对象厂家重要领导、区域重要领导、其他重要来访人员厂家、区域领导，其他重要来访人员厂家或区域一般性来访人员、其他一般性来访陪同人员（如有需求）总经理、总经理助理、相关部门总监总经理助理、相关部门人员部门经理及相关人员住宿标准（如有需求）700元 人/天400元 人/天200元 人/天用车标准（如有需求）奥迪车辆丰田小霸王福特或丰田小霸王宴请标准（如有需求）3000元2023元800元一级接待标准：陪同人员：总经理、总经理助理、相关部门总监1、迎接：注意把握迎候时间，提前等候于迎接地点，接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序。2、参观：总经理、副总经理陪同，由相关人员介绍基本情况以及到达项目地后具体介绍相关信息。3、座谈：由所需座谈部门配合，行政人事部人员保证公司环境、楼道、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适，将相关资料、纸笔、茶水杯、水果、香烟摆放于接待室。根据需要制作领导席签、横幅、欢迎牌、指示牌，调试好投影设备、摄影摄像设备。二级接待标准：陪同人员：总经理助理、相关部门人员1、迎接：由相关部门人员进行迎接，引导来宾。2、参观：总经理助理、相关部门人员陪同，介绍展示基本情况以及相关信息。3、座谈：由所需会谈部门配合，行政人事部人员保证公司环境、楼道、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适，将相关资料、纸笔、茶水杯、水果、香烟摆放于接待室。三级接待标准：陪同人员：部门经理及相关人员1、参观：部门经理及相关人员陪同，介绍基本情况以及相关信息。2、座谈：由所需会谈部门配合，行政人事部人员保证公司环境、楼道、室内、洗手间清洁，将相关资料、纸笔、茶水杯摆放于接待室。 (六)、接待路线公司来客到店 - 相关领导办公室 - 会议室（七）、注意事项接待中涉及机要事务、秘密文献、重要会议先关内容，要特别注意保密，接待中既要纯熟介绍公司情况，又要内外有别，严守本公司商业机密，对不宜摄影摄像的场合，应向参观人员说明。（八）、信息反馈接待人员应及时撰写重要来访信息，将与来访者交流中取得的信息汇总整理，提取其中对公司有价值的信息交有部门领导。 （九）、附件一、会议室准备规范二、来宾接待登记表三、接待礼仪规范会议室准备规范一、会议室不布置程 序标 准准备用品根据会议预定单规定将所需的各种用品和设备准备好。拟定台型根据会议预定单上的人数和规定，拟定出会议的台型。摆 台1一方面摆好桌椅，距离相等对称，前看侧看都在一条直线上；2铺好椅套（无污渍、干净），椅套要干净，平整，包好椅角；3摆放好茶杯和纸笔摆放其它设备按来宾规定将所需设备摆放就位（会议前一小时），并调试好，按照需区域挂好横幅，横幅规定提前一天到位。检 查检查台型是否符合规定；台面是否整洁；各种用品是否干净、齐全，摆放符合规定。二、会议主会场服务 程 序标 准准备工作1会议开始前半小时，根据会议预定单规定备好相关饮品和开水；2将会议室门打开，调节好室温（夏季：2224度，冬季：1824度）；3调试好为会议提供的设备，涉及灯光，投影设备等。4根据来宾规定将指示牌放在指定位置。会议服务1. 来宾入座前将茶沏好，并注意倒水顺序:先宾后主， 先女后男，从左至右。每隔20分钟续水一次。 2. 拿暖瓶倒水时，走路要稳，步子要轻，动作协调，与来宾保持尺外距离，倒水以七八成满为宜，斟完后，上前一步将茶放回原处，面带微笑，伸手示意，或说：“请用茶”，然后进行下一位；3从会议桌前倒水时左右手的动作相反。4.会议正式开始前5分钟一切工作就绪（具体情况可灵活掌握）；5. 会议中间休息时，行政人事部必须及时清理台面；6. 会议进行期间，不得离岗，发现问题，要及时采用补救措施；7. 无论给来宾上茶，换烟缸还是上水果等，服务时必须要有手势示意。清理睬场1. 散会后，行政人事部人员要先对会场进行仔细查巡，发现来宾是否有遗忘物品和文献，会议室设备有无破损，丢失，并能及时将所拾物品交还给来宾或上交，发现问题及时报告； 2. 待来宾走完后方可撤台，并将桌椅恢复原型，摆放整齐；3将会议用设备归位锁好，电脑归还相关部门； 4彻底检查会议场合内外有无烟头等隐患，拉断电源、锁好门窗并填写好会议室使用登记表；5积极与主办单位负责人联系，征求意见，保持良好的服务关系。来宾接待登记表来访客户 来访日期时间 客户人数 离开日期时间 客户背景、爱好 及来访目的 公司接待人员 公司出席 谈判人员 参观安排 会议室安排 笔记本、投影仪（是否用） 入住安排（人员姓名、日期、酒店、结算方式） 订餐 订车 费用申请 直接上级签字 其他规定 接待礼仪细则一、迎接礼仪 （一）对前来访问、洽谈业务、参与会议的外国、外地来宾，应一方面了解对方到达的车次、航班，安排与来宾身份、职务相称的人员前往迎接。若因某种因素，相应身份的公司人员不能前往，前往迎接的人员应向来宾作出礼貌的解释。 （二）人员到车站、机场去迎接来宾，应提前到达，恭候来宾的到来，决不能迟到让来宾久等。来宾看到有人来迎接，内心必然感到非常快乐，若迎接来迟，必然会给来宾心里留下阴影，事后无论如何解释，都无法消除这种失职和不守信誉的印象。 （三）接到来宾后，应一方面问候“一路辛劳了”、“欢迎您来到我们这个美丽的城市”、“欢迎您来到我们公司”等等。然后向对方作自我介绍，假如有名片，可送予对方。注意送名片的礼仪： 、当你与长者、尊者互换名片时，双手递上，身体可微微前倾，说一句“请多关照”。你想得到对方名片时，可以用请求的口吻说：“假如您方便的话，能否留张名片给我？” 、作为接名片的人，双手接过名片后，应仔细地看一遍，千万不要看也不看就放入口袋，也不要顺手往桌上扔。 （四）举的牌子应当有公司名和人名，最佳有欢迎辞。来宾来了要积极接行李，并且要挑最重的，就算推辞也要接过来。 （五）迎接来宾应提前为来宾准备好交通工具，不要等到来宾到了才急忙忙忙准备交通工具，那样会因让来宾久等而误事。 （六）公司人员应提前为来宾准备好住宿，帮来宾办理好一切手续并将来宾领进房间，同时向来宾介绍住处的服务、设施，将活动的计划、日程安排交给来宾，并把准备好的地图或旅游图、名胜古迹等介绍材料送给来宾。 （七）将来宾送到住地后，公司人员不要立即拜别，应陪来宾稍作停留，热情交谈，谈话内容要让来宾感到满意，比如来宾参与活动的背景材料、本地风土人情、有特点的自然景观、特产、物价等。考虑到来宾一路旅途劳累，公司人员不宜久留，让来宾早些休息。分手时将下次联系的时间、地点、方式等告诉来宾。 二、接待礼仪 接待来宾要注意以下几点。 （一）来宾要找的负责人不在时，要明确告诉对方负责人到何处去了，以及何时回本单位。请来宾留下电话、地址，明确是由来宾再次来单位，还是我方负责人到对方单位去。 （二）来宾到来时，我方负责人由于种种因素不能立即接见，要向来宾说明等待理由与等待时间，若来宾乐意等待，应当向来宾提供饮料、杂志，并应当时常为来宾添加茶水。 （三）接待人员带领来宾到达目的地，应当有对的的引导方法和引导姿势。 1、在走廊的引导方法。接待人员在来宾二三步之前，配合步调，让来宾走在内侧。不时左侧回身，配合来宾脚步，转弯处伸右手示意，并说“这边请”。 、在楼梯的引导方法。当引导来宾上楼时，应当让来宾走在前面，接待人员走在后面，若是下楼时，应当由接待人员走在前面，来宾在后面。接待人员应当注意来宾的安全。 、在电梯的引导方法。引导来宾乘坐电梯时，接待人员先进入电梯，等来宾进入后关闭电梯门，到达时，接待人员按“开”的钮，让来宾先走出电梯。、客厅里的引导方法。当来宾走入客厅，接待人员用手指示，请来宾坐下，看到来宾坐下后，才干行点头礼后离开。如来宾错坐下座，应请来宾改坐上座（一般靠近门的一方为下座）。 （四）诚心诚意的奉茶。座谈时：来宾落座后，要以双手奉茶，先来宾，后公司人员，先领导，后同事。（五）送客时：根据身份拟定规格，若送至公司门口、汽车旁，招手待来宾远去，方可离开。三、乘车礼仪 （一）小轿车 、小轿车的座位，如有司机驾驶时，以后排右侧为首位，左侧次之，中间座位再次之，前坐右侧殿后，前排中间为末席。 、假如由公司人员亲自驾驶，以驾驶座右侧为首位，后排右侧次之，左侧再次之，而后排中间座为末席，前排中间座则不宜再安排来宾。 3、公司人员亲自驾车，坐客只有一人，应坐在公司人员旁边。若同坐多人，半途坐前座的来宾下车后，在后面坐的来宾应改坐前座，此项礼节最易疏忽。 （二）旅行车 1、旅行车以司机座后第一排即前排为尊，后排依次为小。其座位的尊卑，依每排右侧往左侧递减。