关于修订-日常费用报销与核销制度-有关条款的通知.doc

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关于制定《日常费用报销与核销制度》通知

根据公司经营管理工作需要，公司制定《日常费用报销与核销制度》。请各单位遵照执行。
第二条 请款报销的审批权限及审核、付款一般手续的规定
（一）经办人或报销人将因公支出的报销单据提交（各部门兼职财务助理或财务会计：标识生产部生产助理、采购部助理、销售项目部助理、人事部助理、快印部采购员、财务部会计）按如下规定初审：
1、审核票据粘贴是否符合公司制定票据粘贴标准；
2、审核原始单据载明的内容是否与报销单据填写的内容一致；
3、外单位提供的正式发票，需要根据《北京市发票管理办法》，粘贴其后；
4、根据支出的种类，填写相应的公司内部凭单，如：支出凭单、借款单等等。5、报销的原始票据是否已经过期无效。
注、总经理、常务副总的单据由行政人事部助理初审。
（二本部门兼职财务助理将上述初审报销单据，提交部门经理审批：（部门经理对报销单据所载的业务真实性、合理性负责）、财务人员直接办理的报销支付业务单据由经办人交公司主管会计审批。
（三）会计审核
由各部门兼职财务助理将部门经理签字生效后的报销单据，提交公司主管会计审核：会计根据国家规定、税法要求、公司财务管理制度对提交的单据审核；
（四）各部门兼职财务助理将经部门经理审批、会计审核后的单据提交常务副总经理最终审批生效。
（五）各部门兼职财务助理将经常务副总经理签批生效的单据提交出纳付款：
1、出纳通知各部门兼职财务助理，安排经办人在约定的时间内领款；
2、各部门兼职财务助理通知经办人或报销人，去财务出纳领款 。
注：所有内部单据及外来票据，不得有涂改现象，字迹清晰完整，不得潦草不清。
注：生产物资采购业务、施工现场物资采购业务、外委安装（施工）业务、办公后勤生活用物资用品采购业务支出报销及请款单据，经部门经理审批，会计审核，直接交常务副总签批，常务副总认为有必要总经理事前知晓或需双方商定方可支付的单据，常务副总会在报销单据上签署“同意，须提交总经理签署最终意见”字样后，由经办人员提交总经理签署支付意见，总经理签批“同意”字样后，财务方可据此支付或报销。
注：上述业务的报销及请款单据，经部门经理审批，会计审核，直接交常务副总签批，常务副总在单据上注明“同意支付”字样后，即为最终生效单据，财务据此办理支付或报销。
第八条、经营管理费用报销及请款手续的规定
（一）一般性规定
1、经营管理费用支出指非采购业务支出，主要有交通差旅费，邮寄通信水电费，招待应酬费、租赁费，佣金，税金等没有实物取得的费用性质的开支（不包括工程施工劳务支出）。
2、上述支出按本制度第二条，请款报销的审批权限及审核、付款一般手续的规定办理报销报账即可；会计可依据国家会计法、税法、会计准则、财务通则、发票管理办法及公司相关财务制度的有关规定酌情予以审核手续的合法性及规范性，基本原则是公司对外部支出，属于对公的必须取得发票或国家税务财政统一票据方可纳入费用报销前的会计审核范围。没有发票的一律属于对外个人支出性质，公司按税法规定代扣个人所得税。
3、报销的原始单据载明的日期与提交会计审核的日期相隔不得超过7天，否则属过期无效单据，不予报销；特殊情况需事前报常务副总书面申请，经常务副总同意方可延期，但最多可延期20天。
注：上述经营管理费用报销及请款，经部门经理审批，会计审核，直接提交常务副总签批，生效，常务副总在单据上注明“同意支付”字样后，即为最终生效单据，财务据此办理支付或报销。
北京yyYYY广告制作有限公司（尧鼎集团）
北京yyYYY建筑工程有限公司(集团所属快印部）
2012年7月6日

日常费用报销与核销制度

第一条 为了加强公司的财务管理，合理调度资金，提高资金使用效益，根据国家有关法律、法规和各项财政政策，结合本公司的具体情况制定本制度。
第二条 请款报销的审批权限及审核、付款一般手续的规定
（一）经办人或报销人将因公支出的报销单据提交，由各单位（部门）领导按如下规定初审：
1、审核票据粘贴是否符合公司制定票据粘贴标准；
2、审核原始单据载明的内容是否与报销单据填写的内容一致；
3、外单位提供的正式发票，需要根据《发票管理办法》，粘贴其后；
4、根据支出的种类，填写相应的公司内部凭单，如：支出凭单、借款单等等。5、报销的原始票据是否已经过期无效。
（二）本部门兼职财务助理将上述初审报销单据，提交审批人审批：
1、各部门兼职财务助理、按上述规定对报销单据认真初审后，交部门经理审批（部门经理对报销单据所载的业务真实性、合理性负责）
2、各部门兼职财务助理将部门经理审批后的单据交总经理审批。
（三）会计审核
1、由各部门兼职财务助理将总经理签字生效后的报销单据，提交会计审核：
2、会计根据国家规定、税法要求、公司财务管理制度对提交的单据审核；
（四）会计将审核无误的单据提交出纳付款：
1、出纳通知各部门兼职财务助理，安排经办人在约定的时间内领款；
2、各部门兼职财务助理通知经办人或报销人，去财务出纳领款 。
注：所有内部单据及外来票据，不得有涂改现象，字迹清晰完整，不得潦草不清。
第三条 生产物资采购业务支出报销及请款手续的规定
注；生产物资采购业务是指生产用材料、（带料或不带料）外委加工品、工器具、劳保消耗材料等采购；不包括办公后勤生活用物资用品采购及施工现场进行的物资采购。
采购业务支出报销及请款手续的经办人（以下简称采购经办人）为：采购部助理或快印部采购员，其他人员不得办理采购业务支出报销及请款手续。
情况一：先借款后报销
（一）采购经办人必须按ERP系统操作流程及公司采购制度的规定，办理采购手续及系统录入无误后，方可办理借款手续；采购经办人执《借款单》（后附系统生成的《请购单》、《采购订单》），到总经理处审批；
（二）采购经办人将审批后的《借款单》及上述附件，送至会计审核；
（三）会计审核无误后，直接交单出纳；出纳与经办人预约时间付款。
（四） 采购经办人以系统生成的《采购开单》为依据，通知库房办理货物验收入库；
（五） 采购经办人必须于3日内上报经部门经理签批的财务报销单据（后附购货发票、外单位提货单、公司库房签章的《采购开单》（采购员联、会计联、供货商联缺一不可）），经会计审核核销前购货预借款；无发票或无公司库房签章的《采购开单》的报销单据不予核销前购货预借款，货物验收入库后3日内仍不报销或手续不全无法报销，每超过1日处罚责任人20元。

（六） 采购经办人在采购业务完成后要及时报销，原则是前账不清，后账不借；报销时必须携带发票及公司库房入库单，否则不予冲账，预借款从未发工资中扣回。
情况二：供货商货物送达同时结款（现结）
（一）采购员必须按ERP系统操作流程及公司采购制度的规定，办理采购手续及系统录入无误后，方可安排供货商送货或自行提货；
（二）采购经办人以系统生成的《采购开单》为依据，通知库房办理货物验收入库；
（三）采购经办人与供货商对账核单后，采购经办人上报经部门经理及总经理签批的财务报销单据（后附购货发票、外单位提货单、公司库房签章的《采购开单》（采购员联、会计联、供货商联缺一不可）），经会计审核无误；直接交单出纳付款。无发票或无公司库房入库单的报销单据不予付款。
情况三：赊购（供货商先送货后结款）
（一）采购员必须按ERP系统操作流程及公司采购制度的规定，办理采购手续及系统录入无误后，方可安排供货商送货或自行提货；
（二）采购经办人以系统生成的《采购开单》为依据，通知供货商及库房办理货物验收入库；
（三）；货物验收入库1周内，库房将供货商提单及库房签章的《采购开单》（采购员联、会计联），一联交采购经办人，一联连同提单交会计记账；
（四）月末或供货商要求结帐时，采购员应当先行依据自己留存的库房签章的《采购开单》与供应商对账无误后，填写报销凭证（后附发票及《采购开单》采购员联，经部门经理、总经理签批后，交予会计审核；
（四）经会计核对账目签单审核无误后，加入公司付款计划并转交出纳；
（五）采购经办人接到出纳预约付款通知后，通知供应商按预约时间办理付款手续；
（六）供应商按预约时间办理付款手续时，出纳收回《采购开单》供货商联，与付款凭证后附《采购开单》采购员联核对无误后付款。无发票或无公司库房签章的《采购开单》的报销单据不予付款。
注：供货商自行遗失我公司开具的《采购开单》供货商联：财务不予付款；采购经办人不得为其办理付款手续；库房不得为其补办入库手续，如违纪相关经办人每次处罚500元或予以开除。
注：有技术和质量要求的生产物资采购业务报销或记账单据，在交会计时必须一并提交《质量检验报告》。
注：在公司设立成本控制部后，采购合同或订单及上述报销或记账单据（在提交财务之前）还必须经成本控制部经理签批方为有效。
注：在未设立成本控制部前，（带料或不带料）外委加工品的定制合同或订单及上述报销或记账单据（在提交财务之前）必须经技术设计部经理签批方为有效。

第四条、办公后勤生活用物资用品采购业务支出报销及请款手续的规定
采购业务支出报销及请款手续的经办人（以下简称采购经办人）为：行政人事部部助理，其他人员不得办理采购业务支出报销及请款手续。
情况一：先借款后报销
（一）采购经办人执部门经理签批的《借款单》（后附纸制《请购单》或《采购订单》），到总经理处审批；
（二）采购经办人将审批后的《借款单》及上述附件，送至会计审核；
（三）会计审核无误后，直接交单出纳；出纳与经办人预约时间付款。
（四）采购经办人以《请购单》或《采购订单》为依据，通知使用部门使用人验收或自行办理货物验收入库；
（五）采购经办人必须于3日内上报经部门经理签批的财务报销单据（后附购货发票、外单位提货单、办公后勤生活用物资用品验收单），经会计审核核销前购货预借款；无发票或无公司验收单的报销单据不予核销前购货预借款，货物验收后3日内仍不报销或手续不全无法报销，每超过1日处罚责任人20元。
（六）采购经办人在采购业务完成后要及时报销，原则是前账不清，后账不借；报销时必须携带发票及公司验收单，否则不予冲账，预借款从未发工资中扣回。
情况二：供货商货物送达同时结款（现结）：比照前款规定办理
情况三：赊购（供货商先送货后结款）：比照前款规定办理
注：有技术和质量要求的采购业务报销或记账单据，在交会计时必须一并提交《质量检验报告》。

第五条、施工现场物资采购业务支出报销及请款手续的规定
采购业务支出报销及请款手续的经办人（以下简称采购经办人）为：采购部助理，其他人员不得办理采购业务支出报销及请款手续。
施工现场物资采购业务是指无法事前在北京采购，因现场施工需要必须在当地选择供货商采购且只能由现场施工负责人验收的施工用材料物资（不包含施工用工器具的采购）；必须经由采购部与供应商直接商洽，由采购部经理主签采购合同；同时由工程部经理和技术设计部经理一同会签合同，方为有效合同；起点2000元以上：有以下两种情况：
情况一：先借款后报销
（一）采购经办人执采购部经理签批的《工程施工专项用款审批单》（后附纸制《请购单》或《采购订单》及采购合同或报价单和发票），到总经理处审批；
（二）采购经办人将审批后的《专用用款单》及上述附件，送至会计审核；
（三）会计审核无误后，直接交单出纳；出纳与收款人预约时间付款。
注：上述收款人为供应商，出纳必须直付供应商（会计记入供货商名下预付帐款），且付款前供应商必须提供全额或等额发票；项目经理直接用现款自行零星采购的一律不予事前借款。
（四）项目经理必须于货物验收的3日内寄达或传真供货商提单或验收报告致采购经办人。
（五）采购经办人必须于收到上述提单或验收报告的次日内上报经本部门经理签批的报销单（后附供货商提单或验收报告）到财务会计处核销预付帐款。
（六）货物验收后5日内仍不报销或手续不全无法报销，每超过1日处罚责任人20元。
（七）采购经办人或项目经理在采购业务完成后要及时报销，否则预借款从责任人未发工资中扣回。
情况二：赊购（供货商先送货后结款）：审批和报销手续，比照前款（情况一）的规定办理。

情况三：项目经理直接用现款自行零星采购的（现结），起点2000以下：
（一）项目经理申请采购：寄达或传真纸制《请购单》或《采购订单》及采购合同或报价单与采购经办人；
（二）采购经办人将上述单证交项目部经理及采购部经理签批，录入ERP系统后，通知项目经理可以按批准的内容数量金额自行采购。
（三）由项目经理自行垫支采购后，将发票及供货商提单或验收报告寄回或带回交与采购经办人；
（四）采购经办人代其办理报销手续（后附《请购单》或《采购订单》及采购合同或报价单及发票及供货商提单或验收报告），经会计审核，出纳将款项付与项目经理。
注：因施工现场物资采购后无法经过公司库房入库，故除必须由采购经办人系统录入《请购单》或《采购订单》，采购经办人不必ERP系统录入《采购开单》。
注：有技术和质量要求的采购业务报销或记账单据，在交会计时必须一并提交《质量检验报告》。
情况四：原则上不允许项目经理在施工现场随意采购施工用工器具及其他办公生活用品，如有所需应在出发前自行带齐或有施工人员带齐；因突发事件或不可抗力必须采购的，如下方式办理：
1、属于施工用工器具要事前向本部门经理申请，由本部门助理填写申购单，交采购部经理签批，采购部助理录入系统后方可自行垫款采购，返回时携发票及货物清单交采购部助理办理系统《采购开单》及库房入库手续后，由采购部助理按相关规定办理报销手续。
2、属于办公生活用品要事前向本部门经理申请，由本部门助理填写申购单，交行政人事部经理签批，行政人事部助理收存后方可自行垫款采购，返回时携发票及货物清单交行政人事部助理办理验收手续后，由行政人事部助理按相关规定办理报销手续。
3、项目经理及公司施工人员未按上述流程的规定擅自采购上述物品，相关采购主管部门助理不得与其补办手续，公司财务不予报销。
第六条、外委安装（施工）业务支出报销及请款手续的规定
必须经由采购部与安装商直接商洽，由采购部经理主签外委安装（施工）合同；同时由工程部经理和技术设计部经理一同会签合同，方为有效合同；
（一）采购经办人执采购部经理签批的《工程施工专项用款审批单》（后附外委安装（施工）合同及报价单、合同全额或付款等额发票），到总经理处审批；
（二）采购经办人将审批后的《专项用款审批单》及上述附件，送至会计审核；
（三）会计审核无误后，直接交单出纳；出纳与收款人预约时间付款。
注：上述收款人为安装商，出纳必须直付安装商（会计记入安装商名下预付帐款），且付款前供应商必须提供全额或等额发票。
（四）项目经理必须于安装竣工验收的3日内寄达或传真《安装竣工验收报告》致采购经办人。
（五）采购经办人必须于收到上述验收报告的次日内上报（经采购部经理签批的）报销单（后附上述验收报告）到财务会计处核销预付帐款。
（六）竣工验收后5日内仍不报销或手续不全无法报销，每超过1日处罚责任人20元。
（七）采购经办人或项目经理在采购业务完成后要及时交单报销，否则预借款从责任人未发工资中扣回。

注：快印部采购经办人由快印部经理指定专人代理，一经确定不得随意改变；快印部库管员由快印部经理指定专人代理，但不能是采购经办人或生产人员，一经确定不得随意改变；快印部经理行使本部门生产性物资采购的采购经理职责，不得兼任采购经办人及库管员。
注：快印部所需生产性物资由本部门采购，业务流程及采购经理、采购经办人及库管员涉及采购业务的工作职责和标准，基本比照上述相关规定办理；主要不同处有：1、纸质申购单、采购合同或订单不必录入系统，可据上述纸质单证办理相关采购手续，但《采购开单》入库环节必须erp录入系统；2、不必生产领料时填制领料单，可以用领料登记簿的方式办理现场领料手续，之后定期汇总erp录入领料单。

第七条、采购和安装业务支出凭单及发票填写标准的规定
1、支出凭单上应注明付款单位名称、所办事由和用途，工程合同号、采购或安装合同号、并附原始单据（包括系统生成的《请购单》、对方单位的提货单及发票、本单位ERP系统生成《采购开单》、质检报告或竣工报告等)，经采购部经理或行政人事部经理审核签字，总经理签批后方可到财务部报账或报销。
2、 发票抬头：北京尧鼎广告制作有限公司
北京尧鼎伟业建筑工程有限公司
发票项目与所支出相符 有疑问，问财务室。若不相符，则需要重新开具发票。

第八条、经营管理费用报销及请款手续的规定
（一）一般性规定
1、经营管理费用支出指非采购业务支出，主要有交通差旅费，邮寄通信水电费，招待应酬费、租赁费，佣金，税金等没有实物取得的费用性质的开支（不包括工程施工劳务支出）。
2、上述支出按本制度第二条，请款报销的审批权限及审核、付款一般手续的规定办理报销报账即可；会计可依据国家会计法、税法、会计准则、财务通则、发票管理办法及公司相关财务制度的有关规定酌情予以审核手续的合法性及规范性，基本原则是公司对外部支出，属于对公的必须取得发票或国家税务财政统一票据方可纳入费用报销前的会计审核范围。没有发票的一律属于对外个人支出性质，公司按税法规定代扣个人所得税。
3、报销的原始单据载明的日期与提交会计审核的日期相隔不得超过7天，否则属过期无效单据，不予报销。
（二）有关差旅费支出报销及请款手续的特别规定按《公司差旅费补助标准和报销办法》的有关规定执行。
第九条、有关第三方直接代我公司付款的特别规定
一、不经过我公司出纳实际收付，第三方直接代我公司付款包括如下情况：
1、我公司的客户或债务人经我公司财务同意（视同付与我公司），直接将欠我公司的业务款或债务款直接付给我公司指定的单位和个人；
2、我公司的债权人（我公司关系单位和个人（含我公司员工））借款给我公司，经我公司财务同意（视同付与我公司），直接将款项付给我公司指定的单位和个人；
3、不经过我公司出纳实际收付，经我公司财务同意（视同付与我公司），第三方直接代我公司付给我公司指定的单位和个人的其他情形。
二、不经过我公司出纳实际收付，第三方直接代我公司付款的，事前必须经我公司财务部会计人员书面同意和授权，否则，我公司财务不予认可。
三、公司自总经理及所有员工，事前未经公司财务部书面同意或授权，不得擅自作主和安排第三方直接代我公司付款，否则，属于私自挪用公款，属于严重违纪和违法行为，一经发现一律予以除名。
四、第三方直接代我公司付款的上述情况的财务手续处理方式和方法，事前必须由公司财务部会计人员决定，必须事前直接由财务部会计人员与相关单位或个人沟通情况，我公司经办人员必须事前和事后按款项收支的性质，办理相关收支或报销报账手续。
第十条 、财务人员对外结算及对内报销时间及报销期限的规定
（一）财务人员每日工作时间安排
1、出纳：
每日9：00至11：30为出纳柜台款项支出和报销时间（无突发事件不得外出，如外出要事前公示）；每日其他时间出纳不予柜台支付任何款项；16：00至17：00为电脑网银支付时间；除上述之外的时间，出纳不对内外支付任何经常性开支，用于整理交接票据、记账、上报领导收支报表、清点或核对货币资金收支状况、外出公办等工作。
出纳收到经会计审核的付款单据后，如果没有接到公司统一的付款计划且帐户资金有保证，必须于收到付款单据的次日上午9：00前，通知相关经办人3日内前来办理款项支付。
2、会计：每日9：00至11：30为会计柜台对外办公时间，主要为办理部门员工及外单位的借款报销核销工作、相应款项支付前的会计审核工作等，16：00至17：00为电脑网银支付时间；除此之外的时间，会计不对内外用款单据进行前期审核，用于整理交接票据、借款与预付款的报账核销、赊购的记帐与核销、上报领导报表、编制凭证、记帐报税、内外对账、外出公办等工作。
会计收到部门员工及外单位的借款报销核销、相应款项支付单据，手续齐全且审核无误的必须于当日提交出纳；手续不全且审核有误，不能付款的，必须现场或当日通知相关经办人具体情况及处理建议，不得拖延放置不理。
第十一条、以上规定相关公司业务经办人、审批人及财务人员必须严格遵守，违规操作或不按规定的期限完成日常岗位工作责任，每违规一次，相关责任人处罚100元，情节严重的予以除名。
第十二条、公司所属部门制定的部门内部规章，如有条款与本制度相关条款不一致的，以本制度的规定为准。
第十三条、本制度自2011年4月1日起执行（试行）， 本制度的解释权归集团财务部。