基于Oracle+UCM搭建企业内容管理和知识管理平台.doc

基于Oracle UCM搭建企业内容管理和知识管理平台

· 提交人: Oracle 售前顾问
· 提交日期: 七月 8, 2010
· 版本号: v1.0

文档控制

变更记录
· 2
日期
作者
版本号
变更参考文件

March 17, 2010
Eric Qian
V1.0

·

审阅
·
姓名
职位

·

发行

拷贝号
姓名
地址

1

2

3

4

Note:
Note:
Note:
Note:
Note:
Note:
Note: The copy numbers referenced above should be written into the Copy Number space on the cover of each distributed copy. If the document is not controlled, you can delete this table and the Copy Number label from the cover page.

第 11 页
Copyright @ 2010 Oracle Corporation
All rights reserved.
目 录
1 基于ORACLE UCM的企业内容管理和知识管理内容管理平台核心功能 1
1.1 内容的收集和录入 1
1.2 内容的元数据管理 2
1.3 内容的分类管理 2
1.4 内容的版本控制 4
1.5 内容审批流程 4
1.6 内容访问权限控制 4
1.7 自动格式转换 4
1.8 图片和音视频等数字资产管理 5
1.9 通过与Oracle AutoVue的无缝集成，实现对图纸的在线浏览、标注和管理 6
1.10 内容访问统计报告 7
1.11 基于IRM模块，实现在文档分发和使用过程中的安全管控 7
1.12 内容管理平台与外部系统的集成 7
1.12.1 与桌面文件夹、Email和Office的集成 7
1.12.2 提供开放的网站内容管理机制(Open WCM)与企业门户或网站实现内容发布 9
1.12.3 提供Java和WebService等API与应用系统进行集成 10
2 ORACLE方案优势分析 11

1 基于Oracle UCM的企业内容管理和知识管理内容管理平台核心功能

1.1 内容的收集和录入
当今很多企业的现状是，未经管理的文档通常散落在企业的各个角落，包括个人电脑，部门文档服务器，个人邮件，部门/企业邮件库，纸面资料、应用系统等，有些资料可能具有权限的基本控制，比如纸面资料可能有专门的档案管理人员进行管理，部门共享文件夹通过利用windows的权限控制实现最基本的控制-部门内用户可以修改和添加文档，其他部门用户受限访问文档，无权修改文档。也有很多资料没有基本的权限控制，更没有手段保证文档的完备性，安全性等。
这些文档是知识管理中称为显性知识的部分。他们已经显式存在于企业中，并且会继续增加，所需要做的工作仅仅是找到这些文档，建立一个内容服务管理平台把这些文档统一集中存储管理，统一安全授权。
本方案设计的系统可以支持以下多种录入方式：
l 通过知识门户进行录入。内容管理平台为用户提供了易于使用的界面和简单的访问方式，对于业务用户提供了基于IE浏览器的界面方式上传文档，标引文档。用户可以选择上传单个或多个文档，内容服务管理平台能够自动识别多种格式，包括常见的150多种文档格式，例如Office文档，PDF文档，HTML文件，文本文件等。
l 通过桌面文件夹或邮件客户端。另一方面，为了方便地收集Office文档和邮件信息，平台还提供了针对MS Office和邮件客户端(MS outlook, Lotus Notes)的整合工具,用户无需通过IE浏览器访问系统，只需要在office工作界面中或者邮件客户端就可以快速从内容管理平台打开文档/提交文档或者邮件到内容管理平台中。
l 批量录入。对于历史累积的大量文档资料，Oracle提供了批量入库的工具，管理员可以通过这个工具快速倒入大量文档，同时完成文档的标引和授权。
l 企业应用系统通过内容服务器集成接口进行内容录入。Oracle UCM提供了完善的应用集成接口，例如WebDAV、CIS(J2EE)、WebService等等。以便其他应用系统能够进行内容访问和内容录入/更新。

Oracle文档管理平台可以设计多种知识提交流程，并且定义流程相关的角色和职责。一旦业务用户提交文档后，通过预先设定的自动化流程，经过相关审批和知识专家的修订，随后再存储入库。

1.2 内容的元数据管理
文档元数据存储了文档的重要的属性信息。在导入文档的时候，Oracle可以自动识别文档类型，并读取文档元数据信息。另外，在导入的时候，用户还可以通过手工录入元数据信息。在项目中，根据用户的业务需要，一般都可以利用产品提供的接口开发应用，实现更多元数据的自动导入，这样就减少了用户的手工干预，提高了效率。
为了方便组织文档和用户搜索，我们有必要对企业的文档元数据进行定制。标准的文档元数据通常仅仅包括：
l 文档名称
l 文档描述
l 文档格式
l 文档大小
l 文档创建日期
l 文档作者
l 文档备注
这些元数据远远不能满足业务的需要，我们需要根据企业的业务需要对元数据进行重新的定义和扩充。Oracle的文档管理系统支持对元数据进行完全的重定义，例如增加文档分类，文档来源，文档审批日期等。
当系统上线后，发现原有元数据定义仍然需要扩充的时候，Oracle文档管理系统可以支持持续扩充定义而不会影响已有的数据。
1.3 内容的分类管理
Oracle内容管理提供强大的多维分类管理能力， 可以根据业务需求制定企业分类树。
如下图所示：

1.4 内容的版本控制
Oracle UCM提供了完善的版本控制能力.当文档捡入和更新时,可以自动、手动或由程序设定新的版本号，多个版本共存。用户访问时，可设定访问最新版本或任意版本。

1.5 内容审批流程
Oracle UCM提供了文档审批流程功能。包括了标准流程和即时流程。可以完成一般审批流程、多专家会签等等功能。
Oracle文档管理平台可以设计多种知识提交流程，并且定义流程相关的角色和职责。一旦业务用户提交文档后，通过预先设定的自动化流程，经过相关审批和知识专家的修订，随后再发布。
1.6 内容访问权限控制
在知识库中，根据业务需要，可以限制用户对于不同文档的访问权限，使用不同的角色分配用户（即工程师、设计人员）包括：
l 是否可以察看
l 是否可以修改
l 是否可以删除
l 是否可以管理结构
另一方面，通常我们可以限定部门用户仅仅可以察看本部门知识库和公司知识库部分内容。
管理者可以察看所有知识。某些特定用户可以访问某些特定的分类下的文档。

1.7 自动格式转换
Oracle内容管理内置自动格式转换引擎，可以将各种文档，甚至图片、音视频进行格式转换。

1.8 图片和音视频等数字资产管理
Oracle统一内容管理平台不仅可以统一管理影像和各种文档，还可以统一管理各种图片、音频、和视频资产。可以管理的格式超过300种，基本涵盖了目前市面上所能可到的主流格式。
对图片、音频和视频这类数字资产，平台对其提供除了与一般文档相同的录入、元数据、版本控制、安全控制、共享等方面的功能外，还有许多针对性地扩展功能。
例如，对于图片，Oracle内容管理平台提供了格式转换的统一框架。用户可以根据需要将原始图片转换成各种格式、各种大小和像素的图片。

又例如，对于视频文件，Oracle内容管理平台提供了格式转换的统一框架。用户可以根据需要将原始图片转换成各种格式、各种大小和像素的视频；同时还可以按照要求生成故事版，以方便用户浏览。

1.9 通过与Oracle AutoVue的无缝集成，实现对图纸的在线浏览、标注和管理
通过与Oracle AutoVue的无缝产品集成，Oracle UCM支持对CAD等工程设计图档的有效管理。用户可以直接浏览CAD文件，或者为其进行标注。这些标注也会存入Oracle UCM，可以为后续用户检索访问。

1.10 内容访问统计报告
Oracle UCM提供了详细的访问报告，能够直观地显示各类监控和统计信息。例如某个内容被哪些用户在什么时间阅读过；某个用户在某段时间内阅读了哪些内容； 哪些内容是热门的、经常被访问的；哪些内容是一段时间内从来没人访问的……

1.11 基于IRM模块，实现在文档分发和使用过程中的安全管控
Oracle UCM与IRM模块紧密结合，提供了在文档分发和使用过程中的安全管控。对企业安全文档进行加密分发，文档阅读人打开文档时进行使用权限确认，从而保证无论文档存储在任何地方或在任何地方使用时，文档的安全性，防止非法查看、复制、打印、更改、另存文档；加密文档使用过程可以进行跟踪，并提供详细的使用审计查询。
1.12 内容管理平台与外部系统的集成
1.12.1 与桌面文件夹、Email和Office的集成
Oracle UCM另提供了与windows资源浏览器整合在一起的客户端(Desktop Integration Suite)，使客户能够无需进入到文档管理系统就可以访问到里面的数据。如图所示，还能显示出所选文档和图片的详细元数据，以便文档的查找和归类。

Desktop Integration Suite 还提供了与MS outlook和lotus notes邮件客户端的集成，如下图所示：

Desktop Integration Suite 还提供了与Office的强大集成能力。用户可以无需通过浏览器访问Oracle UCM，直接使用WORD、PPT等Office软件对Oracle UCM平台进行操作，包括签入、签出文件、查找文档、插入链接和内容、文档差异比对等等。这样，企业内部用户可以很方便地完成文档编辑和保存到协同工作平台的工作。最大程度地方便了用户的使用。

1.12.2 提供开放的网站内容管理机制(Open WCM)与企业门户或网站实现内容发布
Oracle的内容管理提供了所见即所得的在线编辑和发布工具，可以与企业门户平台或一般网站实现网站内容管理。如下图所示：

1.12.3 提供Java和WebService等API与应用系统进行集成
Oracle UCM提供了丰富的集成开发接口，包括：
l Java
l WebService
l 与BPEL集成，实现与SOA的对接
l 提供JSR 168 portlet
l 命令行脚本
l URL直接服务调用
l …
2 Oracle方案优势分析
l Oracle UCM (Universal Content management) 是全球内容管理业界唯一基于统一的整体平台而架构的解决方案。在此平台上延伸出全面而强大的企业级内容管理功能，包括文档管理、 网站内容管理、数字资产管理、图纸管理、信息版权管理等。
l 具有强大的系统集成能力，能够使内容管理平台成为各应用的内容管理中心。
l 全方位的安全机制。
l 系统扩展性好。
l 经济实用。