文件规范化管理制度.doc

文件规范化管理制度
第一章 总则
第一条 目的和宗旨
为使江苏润龙文化投资有限公司（以下简称“公司”）的文件建立与管控规范化和有序化，实现公司文件建设的系统化、标准化、一体化，特制定本制度。
第二条 适用范围
公司各类文件的起草、审查、审批、发布、备案、执行、修改、废止和备案。
第三条 定义
本制度中所指文件指由公司各职能部门依据国家法律法规及有关规定，结合公司实际制定的，具有约束力的规范性文件。包括制度、程序、规定、流程及各类工作准则、工作原则、工作方法、工作手续等，暂行版、试行版以及正式下发的文件。
第四条 职责
1.公司各部门负责本部门职责范围内文件的制订;
2.综合管理部为公司文件规范化统筹管理部门，负责公司文件立、改、废的审核（核稿）、发布、汇总；
第二章 文件分级分类
第五条 为便于文件有效管理，对公司文件按如下要求进行分级分类：
1.一级文件：公司战略规划具有长期指导性、规范组织行为的概述性文件或制度汇编类文件等的系统文件。包括但不限于公司员工手册、CIS手册、ISO9001等体系管理手册、经营管理规范等。
2.二级文件：规范各专业职能管理、服务规范管理等方面的文件及控制程序。如质量体系的各类程序文件及也之相配套的管理制度等。
3.三级文件：各职能管理、服务规范等具体实施的作业指导流程及相关技术文件、操作规定、规范、项目管理文件、公文等，包括具体的作业方法和标准。
4.四级文件：表格、表单类文件，凡记录作业结果所用的表格等。
第三章 文件格式
第六条 非流程性文件的格式要求
1.标题：公司名称XX管理制度、规定、标准，字体为方正小标宋简体二号、分一行或多行居中排布，标题排列应当使用梯形或菱形；章节标题字体为黑体三号、加粗、居中；条款标题为楷体三号、加粗、缩2个字符。
2.主送部门/单位：编排于标题下空一行位置，居左顶格，最后一个部门/单位名称后标全角冒号。
3.正文：一般用三号仿宋-GB2312（表格中的文字可用12号字），文字的颜色均为黑色，首行缩2个字符。
4.非流程性文件第一章为总则（目的、适用范围、职责为必要内容，其他视文件内容而定），最后一章为附则（文件生效及发布方式为必要内容），其他按工作程序和要求分章节描述。具体参照“非流程性文件模版”（附件1）。
5.纸型：正式文件一律用A4纸。
6.装订要求：左侧装订、不脱落、便于翻阅。
7.页边距：左边距为2.8cm；上、下、右边距皆为2.5cm。
8.公司名、成文日期：上距正文一行，如最末页空间不够，可直接跟在文件最后一行的下面，日期用阿拉伯数字如：2014年12月1日，三号仿宋-GB2312。
9.文件编号和页码：四号半角宋体阿拉伯数字，单页码居右空一字，双页码居左空一字。附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。
10.打印要求：双面印刷。
11.附件：如有附件，需在正文中用括号将“附件”二字加阿拉伯数字标注附件顺序号，并在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称及编号。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。
第七条 流程性文件的格式要求
1.标题栏内字体为黑体、小四号、居中。
2.内容分设流程图和流程管理要求两部分。
2.1流程图用visor软件编制，图表框架参照“流程性文件模版”（附件2），常用图样说明如下：
开始/结束 主流程操作步骤
判断/审批 次流程操作步骤
文档 数据
续下页
2.2流程管理要求中包括目的、适用范围、定义（如无定义则写无）、职责、工作程序和要求、相关表单六部分。
2.3如有附件需在正文中用括号将“附件”二字加阿拉伯数字标注附件顺序号。
2.4一律用小四号仿宋-GB2312（表格中的文字可用视表格大小确定）。
3.纸型：正式文件一律用A4纸。
4.装订要求：左侧装订、不脱落、便于翻阅。
5.页边距：左边距为2.5cm；上、下、右边距皆为2cm。
7.页码：四号半角宋体阿拉伯数字。
8.打印要求：单面印刷。
第八条 公文格式要求
参照《党政机关公文格式》国家标准执行。
第四章 文件编号要求
第九条 文件名称命名方式
1.一级文件命名：X···X手册
2.二级文件命名：X···X制度/程序
3.三级文件命名：X···X规定/流程/规程
第十条 文件编号和命名方式
1.文件编号格式如下：
JSRR - SOP – ZG – 001 - A0
版本号
制度顺序号

部门代号
文件级别代号
公司名称代号
2.公司代号: 需报备集团行政人力事业部，确保不重号。
公司名称
代号
江苏润龙文化投资有限公司
JSRR

3.文件级别代号
文件级别
代号
文件级别
代号
一级
MM
三级
SOP
二级
MP

4.部门代号
部门名称
代号
部门名称
代号
综合管理部
ZG
市场推广部
ST
会员服务部
HF

5.制度顺序号
由3位阿拉伯数字组成，从001开始至999。
6.版本号
以版本号标识版本状态。新版本为A0,修一次为A1,二次为A2........依此类推至A9后,重新版本为B版,并依此类推至C版....Z版。
第十一条 表单编号和命名方式
1.表单编号格式如下：
JSRR – SOP – ZG – 001 -001 - A0
版本号
表单顺序号
制度顺序号
部门代号
文件级别代号
公司名称代号
2.表单顺序号：
由3位阿拉伯数字组成，从001开始至999。
第五章 文件的编制与审批
第十二条 文件的编制
1.符合国家的法律法规和方针政策及有关规定。
2.坚持从公司实际出发，注重实效，并与发展相适应。
3.观点明确，表达准确，条理清楚，文字简练，篇幅力求简短，不允许出现错字、漏字、多字现象。
4.使用国家法定计量单位。
5.文件内使用简称，一般应当先用全称，并在括号内注明简称。
6.所有文件必须有明确的标题。
7.结构层次序数可采用如下两种表示方法：
7.1非流程性文件的编制层次：第一层为“第X章”，第二层为“第X条”，第三层为“1”，第四层为“1.1” ，第五层为“1.1.1”。
7.2流程性文件的编制层次：第一层为“一”，第二层为“1”，第三层为“1.1”，第四层为“1.1.1” ，第五层为“(1)”。
第十三条 文件的审批
1.一级文件：由各部门依据职责编制，经综合管理部门负责人审核（体系质量手册需管代审核），总经理批准，并提交综合管理部存档。
2.二级文件：由各部门依据职责编制，经综合管理部门负责人审核（体系程序文件需管代审核），总经理批准，并提交综合管理部存档。
3.三级文件：由各部门编制，其部门负责人审核，总经理批准（体系作业文件需管理者代表批准），并提交综合管理部存档。
4.一级文件和二级文件在正式签核前需填写《意见征集反馈表》（附件3）发至内容涉及相关部门征求意见，采纳合理意见、建议，待收集会审修正建议后，再按公文处理流程签发
5.制度文件审核要素：
5.1是否符合宪法、法律、法规、规章和有关规定；
5.2是否符合公司发展战略；
5.3是否与现行规章制度相冲突、相重复；
5.4格式是否符合要求；
5.5 是否存在法律风险；
5.6其他应当符合的条件。
6.修改和签批文件，一律使用黑色水性笔或钢笔。
7.文件征求意见周期为2周，文件签批周期1周。相关部门应给予支持，确保文件按时下发，如有延误纳入相关部门负责人绩效考核中。
第六章 文件的发放
第十四条 文件发放
1.文件按标准发放范围发放，并前需填写《文件发放、回收记录》（附件4）。按内容及性质套用公司统一的发文格式，文本概述性制度按照公文发布程序发布；各部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下发文。
2.文件领用者在《文件发放、回收记录》上签字，文件发放时需编号，以便将来更改和追溯。
3.重要文件如有指定签收人其他任何人不得代签；其它文件，本部门人员可以代签收；收发、传递文件的责任人要对特殊文件做好保密工作。
4.当文件在使用过程中严重损坏、字迹不清晰，影响使用时，使用部门应统一收集至分发部门办理交换手续。
5.原有文件修订后发放时需将原文件收回，保证各个部门使用的为有效版本。
第七章 文件的更改
第十五条 文件更改
1.文件需要更改时，由文件更改人提出《文件更改、废止申请单》（附件5），经审批后实施。
2.文件更改采用换版的方式，更改后交由综合管理部登记进行发放，换版后文件编号不变，但需标清版次。
3.文件版本号按本规定要求进行。
第八章 文件的日常管理
第十六条 文件日常管理
1.文件经编制、审核、批准后，文件管理员进行登记，填写《受控文件/记录清单》（附件6），然后归档、贮存与保管，将文件置于适宜的环境中，防止破坏、丢失。
2.为法律或积累知识目的而保留的过期文件，登录于《作废文件登记表》（附件7），另行归档管理。
3.文件借阅时，借阅人员填写《借阅审批表》（附件8），经部门经理批准后方可借阅，借阅者应在指定的时间内归还，到期不归还者由文件管理员收回。
4.超过保存期或其它情况需销毁的文件，由相关部门填写《文件更改、废止申请单》，部门负责人签字，经管代或总经理批准后在授权人监督下销毁，并填写《文件销毁记录表》（附件9）。相关记录交综合管理部存档。
5.文件在使用一段时间后，必要时应进行评审，以确保其持续、有效、适宜性。
6.所有打印文件必须分类型按月份归类存档，做到每月一清。综合管理部每年至少一次组织接受文件的部门或人员，检查在用文件的有效性，如发现问题，及时给予纠正。
第九章 外来文件的控制
第十七条 外来文件控制
1.综合管理部对外来文件进行登记，填写《来文登记表》（附件10），对直接引用的各类外来文件（如标准），视同企业文件，按上述各条款进行管理，并加以标识。外来文件由综合管理部管控。
2.各部门负责采集、发放职责相关的外来标准（国标、行标），并不定期检查所用版本是否有效版本，对过期文件及时标识和回收。
第十章 附则
第十八条 本制度的制定或者修改由综合管理部负责，经公司总经理办公会批准后执行。
第十九条 本办法从下发之日起执行，原有文件中与本方法不一致的，以本办法为准，解释权归综合管理部。

附件： 1. 《非流程性文件模版》
附件 2. 《流程性文件模版》
附件 3. 《意见征集反馈表》JSRR-MP-ZG-001-001-A0
附件 4. 《文件发放、回收记录》 JSRR-MP-ZG-001-002-A0
附 5. 《文件更改、废止申请单》 JSRR-MP-ZG-001-003-A0
附件： 6. 《受控文件/记录清单》JSRR-MP-ZG-001-004-A0
附件： 7. 《作废文件登记表》JSRR-MP-ZG-001-005-A0
附件： 8. 《借阅审批表》JSRR-MP-ZG-001-006-A0
附件： 9. 《文件销毁记录表》JSRR-MP-ZG-001-007-A0
附件：10.《来文登记表》JSRR-MP-ZG-001-008-A0

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