办公用品领用管理制度.doc

公司办公用品领用管理制度办公用品领用管理规定 办公用品作为公司的必须开支，在公司的运营费用中占用一定的比例。加强和规范对办公用品的采购、发放、领用、回收等环节的管理规定，可以达成使公司压缩开支，树立形象，强化管理的目的。办公用品虽小，但积少成多，因此办公用品的发放必须有严格的制度规定保障，一般情况下办公用品的领用可按照以下流程进行。办公用品领用管理注意事项 办公用品的领用、更换要依照办公用品使用期限一览表，办公用品更换按规定解决，特殊情况要有书面报告。 根据工作需要情况，拟定各岗位办公用品配备规格一览表，作为办公用品发放的依据。 员工离开本单位，应退回领用的办公用品。 办公用品申领使用管理方式 行政部门不仅要负责办公用品的收发，还要负责申请、采购，如此琐碎、繁杂，要做好就得要理清各环节之运作，并作好计划、预算工作。并且，此类工作的管理还要视公司规模大小而制定不同的管理方法。对于小型公司来说：行政人员应将一些使用频率较高，如圆珠笔、纸巾等，稍作一些保存，占的地方不大，用一个柜子就可以。 文具领用可采用以旧换新的方式，但是更改前，各部门(单位)还得 填写申领单，经公司主管签字后，加以记录，叫供应商送来后，便可发放。 对于可缴交的用品，如钉书机、打孔机等用品，人员离职后可收回，发给下一任同事使用。 对于大中型公司则不同，由于人多、部门多，上述作法应付不了需求，还会遭到不少同事抱怨，可行的方法是：行政部根据各部门的工作需要，为公司各部门做好办公用品领用预算，可以根据往年的用量及费用，作出年度计划及预算，这种预算作业通常在年终进行。 员工领用办公用品需通过部门经理及行政经理的核算审批，到行政部填写办公用品领用情况登记表。 设立办公用品保管室，依公司大小，用品多少设保管员1名或2名，保管员既要做好收发工作，还要根据业务需要做好账本登记，定期对文具进行盘点。行政部可以安排公司的前台人员或保洁员担当办公用品的保管员。 采购人员应选择好供应商，并控制好价格及品质。 行政人员应拟订好办公用品收发一览表，使办公用品在收发过程中有条有序。办公用品管理办法 一目的 为规范公司办公用品管理，使之即满足员工工作需要又杜绝铺张浪费，特制定本办法。二合用范围 公司内所有部门及分公司办公用品的采购、领用及报废等管理。三办公用品请购 各部门应于每月25日至30日根据工作需要编制下月的办公用品需求计划，由部门主管填写办公用品采购申请单交行政人力资源部。 行政人力资源部统一汇总、整理各部门的采购申请，并经核查库存状况后填写办公用品采购计划表，呈报总经理审核批准后实行采购任务。 各部门若需采购临时急需的办公用品，由部门主管填写办公用品采购申请单，并在备注栏内注明急需采购的因素，报总经理批准后由行政人力资源部负责实行采购任务。 四办公用品采购 为有效完毕采购任务，原则上由行政人力资源部统一负责实行采购任务。 对专业性办公用品的采购，由所需部门协助行政人力资源部共同进行采购。 临时急需办公用品可经行政人力资源部批准后由使用部门自行采购。 对单价大于500元以上办公用品的采购，应先进行询价、比价、议价，并将最终议定价格呈报总经理批准后，方可实行采购任务。 五办公用品入库 办公用品入库前须进行验收，对于符合规定规定的，由行政人力资源部办公用品管理人员登记入库；对不符合规定的，由采购人员负责办理调换或退货手续。 办公用品采购发票应由行政人力资源部办公用品管理人员签字确认入库后，方可报销。 六办公用品领用 员工领用办公办公用品应填写办公用品领用登记表。 员工领用单价在人民币100元以上的办公用品，须经部门主管核准批准。 七办公用品使用 严禁员工将办公用品带出公司挪作私用。 员工离职时应依办公用品领用登记表所领办公用品一并退回(消耗品除外)。 凡属各部门或部门内员工共用的办公用品应指定专人负责保管。 公司员工应本着节约的原则使用办公用品。 办公用品若被人为损坏，应由负责人照价补偿。 八办公用品报废 非消耗性办公用品因使用时间过长需要报废注销时，使用人应提出办公用品报废申请，经部门主管审核，并报总经理批准后，到行政人力资源部办理报废注销手续。书写工具 签字笔 钢笔/墨水 铅笔/橡皮 圆珠笔 白板笔 电话笔 荧光/记号笔 油漆/胶片笔 文献存储 文献夹/册 文献袋/套 票据夹 报告夹 档案盒 写字板/板夹 名片册/夹 文献盘/杂志架 风琴包 纸、本 复印纸 报事贴 分类索引 传真纸 打印纸 硬皮/软皮本 万用手册 螺旋/胶装本 照片打印纸 桌上用品 涂改液 笔筒/量尺 胶带/胶带座 胶水/胶棒 图钉/图针 钉书器/机 计算器 夹子/切纸刀 起钉/打孔机 办公耗材 佳能墨盒 惠普硒鼓 墨粉 惠普墨盒 佳能硒鼓 光盘/软盘 爱普生墨盒 爱普生硒鼓 鼠标/U盘 办公用品相关 办公用品管理办法办公用品管理制度办公用品领用表办公用品领用规定办公用品采购办法办公用品批发办公用品报价办公用品管理制度 一办公用品管理总则 1. 为保证办公用品的有效使用和妥善保管，特制定本规定。2. 本规定中的办公用品涉及：公司给员工个人配置的通讯工具（手机、BP机）、办公桌椅、电话机和员工平常工作所需的办公文具。 公司给部门配置的文献柜、传真机、打印机、扫描仪等。 公司公用的办公设备，如公共区域的传真机、打印机、复印机等。 公司为部门购置的书籍、杂志和报刊。 二个人办公用品的管理 公司行政须在新员工到岗之前为其配置一套桌椅及一套办公用品。 公司员工领用办公用品须至行政部填写“办公用品领用登记”。 公司员工应当自觉爱惜公司财产；节约使用办公用品。 三部门办公用品的管理 1. 除办公文具以外的所有办公用品皆以部门为最小申请单位。2. 部门申请购买办公用品的程序：部门经理填写办公用品申请表； 交于公司行政部（分公司则交于分公司行政，由其统一传真至上海行政部）； 上海行政部核对库存或根据业务发展需要统一核准，上报董事长； 董事长签核； 上海行政部将申请结果及购买方式或地点反馈给各部门经理（分公司则反馈给分公司行政）。 部门办公用品领用之后，由部门经理分发办公用品给指定使用人，如使用人更改，则部门经理须至行政部变更记录。 四公共办公用品的管理 公司公共办公用品由行政部统一管理和维护。 公司所有员工应当爱惜公共办公用品，打印、复印避免浪费。对于公司内部文献资料，提倡使用二手纸。 员工在使用公共办公用品时，如发现机器故障应及时向行政部或公司网管报修。办公用品采购办法 为进一步加强办公用品采购管理，规范办公经费的支出行为，保证办公经费有效使用和节约，特制定本办法。一、合用范围 全单位平常办公所需的、办公用品目录规定范围内的各种文具、物品等低值易耗材料及器具，均纳入定点采供范围。二、职责分派 采供部负责组织招标、评标拟定我单位办公用品定点采购供应商(以下简称供应商)；督促供应商在我单位办公用品供应中履行协议；提供办公用品目录；受理各部门办公用品领用单备案；定期向供应商统一结算办公用品费用；组织大批量办公用品采购。 财务部负责向供应商统一支付办公用品费用，并分户扣减各部门相应的办公经费。 各部门填写并由部门领导核批本部门办公用品领用单相应栏目；向指定供应商提取并验收所需办公用品。 供应商按协议规定保证办公用品供应，按办公用品领用单供应办公用品，并填写相应栏目。 纪检部负责参与、监督拟定供应商的招标、评标工作；监督办公用品供应工作。 三、运作规程 每月需用的打印纸、复印用纸、墨盒、墨粉、墨水等通用物资的型号规格、数量，由各需用部门于前一月第4周前报采供部汇总，由采供部按办公用品采购规程组织采购，并分发相关部门。其余办公用品采购按(2-8)施行。 采供部牵头组建有相关单位领导和采供部、财务部、纪检部等部门派员参与的供应商招标评标小组。 招标评标小组于当年6月底前组织招标，并根据投标商的资质、服务承诺、让利多少从中评选拟定23家中标商。中标商与我单位签订办公用品供应协议后成为我单位办公用品定点供应商。 各部门需用办公用品时，填写统一制定的办公用品领用单相关栏目一式二份，经由本部门领导核批，加盖本部门公章后，由经办人凭该单去定点供应商处提取。 供应商按需用部门核批的办公用品领用单提供的品名、型号、规格、数量提供办公用品，并在办公用品领用单相关栏目如实填写物品市价、实际结算价、合计实际结算价，经部门经办人签字认可后一份存供应商处，一份由经办人交部门验收人验收签字后存采供部，连同供货发票作为结算对帐和办理出、入库单的凭据。 财务部根据入库单和发票向相关供应商付款；凭出库单扣减相关部门办公经费。 一年之后，原招标评标小组在收集各方意见的基础上，对各供应商履行协议情况进行评审，拟定是否续约。 供应商不能履行协议或严重违约时，依约终止协议。招标评标小组重新招、评标拟定新的供应商。供应商履行协议期满，且无违约现象发生时，可以续约。供应商不愿续约时，招标评标小组重新招、评标拟定新的供应商。 纪检部对办公用品定点采购全过程进行监督，并查处违规行为。 四、本办法由单位采购部负责解释。