技术研发中心档案管理制度.doc

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技术研发中心档案管理制度

编辑日期：十月

技术研发中心档案管理制度

一、合用范围
本制度规定了技术研发中心档案管理人员的职责,以及技术档案的建立、维护规定，规定了公司技术挡案的审查、批准、复审、借阅及消毁的程序与规则。
本制度合用于技术研发中心关于技术档案管理工作。
二、档案管理岗位责任制
1、分管领导(技术研发中心)职责
1.1、组织宣传、贯彻、执行《中华人民共和国档案法》和公司关于档案工作各项规章制度。
1.2、加强对公司档案工作的领导，将档案工作纳入整体发展计划，列入议事日程，督促各相关技术研发项目组按规定做好应做的工作。
1.3、关心档案工作和档案(室)的建设与发展，及时解决工作中的重大问题和困难，改善工作条件，使档案工作与公司各项工作协调发展。
2、档案员职责
2.1、贯彻实行《档案法》等档案工作的法律、法规，贯彻公司档案管理制度。
2.2、对技术研发中心工作过程形成的各种挡案材料,负责收集、整理、立卷和归档,同时负责进行指导和监督。
2.3、负责维护档案的完整、准确与安全，并为技术研发中心的各项工作需要提供服务。
2.4、按年度向公司挡案部门报送完整且备于查询的各类档案记录材料。
3、技术研发项目（小组）分管领导职责
3.1、 技术研发项目拟定后，负责配备兼职档案管理人员，用于技术研发执行过程中，各类档案的收集、整理与立卷工作。
3.2、帮助兼职档案人员解决工作中的实际困难,并不定期进行抽查。
3.3、 组织项目小组人员学习档案法规，执行公司档案工作的规章制度。
3.4、积极配合兼职档案人员做好项目档案的归档工作,对归挡材料的完整性、对的性与及时性负责。
3.5、协同兼职档案人员监督、检查项目执行过程各类文献材料的立卷、整理组卷与归档验收等工作。
3.6、负责检查本项项兼职档案人员履行档案岗位职责。
4、技术研发项目兼职档案人员职责
4.1、根据项目不同种类文献材料的形成特性，制定案卷类目，合理分类存放，同时便于平常应用,坚持平常整理。
4.2、负责项目文献材料的形成、积累、保管和整理归档工作，保证归档文献材料完整、准确、系统。
4.3、需要归档的项目案卷，做到组卷合理，页号编写准确，案卷目录清楚，案卷标题简明扼要。
4.4、保管好项目应归档的案卷，注意文献材料的安全和保密。
4.5、积极接受公司档案人员对项目挡案的业务指导和督促检查，按规定期间向公司档案室移交相关档案材料。
4.6、积极参与业务学习，不断提高档案工作水平。
4.7、按公司档案室的规定，对项目档案归挡时再次整理，并编制检索工具。
三、 档案文献材料收集与归档制度
收集归档范围:本公司在技术研发过程中,形成的具有保存价值的，与本公司关系密切的各类文献材料(涉及公文、书信、会议记录、图纸、登记表、奖品(奖状)、照片、录音带与录像资料等),都属于技术研发中心工作过程应收集归档的材料范围。
1、项目研发中心文献材料
1.1、各种技术研发项目的专业会议记录或会议纪要。
1.2、技术研发项目工作计划、规定、方案、总结与报告材料。
1.3、针对技术研发工作形成的各种调查、检查、考察报告。
1.4、向公司请示工作形成的文书。
1.5、各项决定、决议、规定、标准、规范、制度、守则等。
1.6、科研设备、技术/工艺原图、蓝图及文字材料。
1.7、技术研发过程中重要活动的照片、录音/录像资料。
1.8、上级针对公司技术研发而颁发的奖状、奖旗及奖品等。
1.9、电报与重要的研发工作日记。

3、上级文献材料
3.1、有关单位与本公司针对技术研发共同进行工作、联合召开会议等共同署名的文献材料。
3.2、有关单位与本公司针对技术研发而签订的协议、合约与协议。
3.3、有关单位与本公司涉及技术研发形成的重要来往文书。
3.4、有关单位针对技术研发下达的方针、政策性文献。
4、下级文献材料
4.1、技术研发项目执行过程中年/季度工作总结、重要的专题工作总结。
4.2、重要的调查/检查报告、典型材料、重要的请示等文献。
4.3、重要的技术/工艺原图、蓝图及文字材料等。
四、归档份数
文字类档案一式两份，其中:正文与原签发稿件各一份作为存档使用，一份用于文献的汇编。
五、归档方法和时间
1、凡技术研发过程各研发项目形成的各类文献，由各项目专职人员负责收集，交由综合档案室归档。
2、一项工作完毕时(涉及一个项目/一个会议/一个问题的解决等)，由各项目专职人员负责收集，交由综合档案室归档。
3、外出开会、考察、学习、参观形成或带回应归档的文献材料，在该项活动结束时,应即时交档案员归档。
4、每年一月底前,由技术研发中心负责人负责对全年形成的各类文献，进行全面、彻底的归档检查，把上年度应归档的所有文献材料移交公司档案室。
六、归档规定
1、应归档的文献材料应由各项目负责人或兼职档案员收集。
2、正文与底稿(签发稿),主件或附件、请示与批复均一起归档。
3、归档文献材料检查注意事项与规定：检查应盖公章/检查应有（责任）签字/文献的标题、内容/文献签.收.发日期等。
4、归档的文献材料应是原稿/原件，不得使用复制件替存。
5、归档的照片、录音/录像材料要有文字说明。
6、凡是归档的文献材料,必须通过初步整理，把同一个具体问题的文献材料,集中在一起，按文献的先后顺序, 排列形成好完整的文挡。
六、档案鉴定
1、技术研发项目完毕后形成的各类档案,归挡前的鉴定工作由技术研发中心配合公司档案室共同进行。
2、经拟定“存毁”的档案,由技术研发中心与公司档案室负责人共同签字记录,现场予以“存毁”。
3、凡是通过认真的鉴定，鉴定为保存或销毁的档案，必须按照规定的程序，办好鉴定手续。
七、档案借阅管理
档案的借阅,应遵守以下规定:
1、公司各相关部门借阅技术研发中心档案，按照公司制定的档案借阅管理标准办理借阅手续。
2、外单位来人查阅技术研发中心档案，需公司总经理签发意见，否则不得抄录或借出。
3、机密、绝密档案借阅一律需公司总经理签发。
4、现场查阅各门类档案,严禁查阅人在档案文献材料上划道/涂改/折卷/裁剪/拍照/撕毁等。
5、经批准借阅的档案材料，借出时间不得超过一周，并不得转借别人。需继续使用时,借阅人要办续借手续，并保证档案的完整与安全。
6、公司珍贵的实物档案、重要的照片、底片、缩微胶片等一律不借出。
7、凡私自抄录、摄/描绘、折散、删刮、撕毁公司档案等行为者,公司将严格按照国家《档案法》/《保密法》予以追究法律责任。
8、按期返还借阅的档案材料，归挡时要认真检查核对，发现问题及时追查。
9、绝密、机密档案以及引进技术资料、科研成果、发明发明、专利、新产品、新工艺等技术文献材料，须严格履行审批手续，未经批准的，严禁提供运用。
10、发现有泄密挡案的事件，应立即报告，及时追查。
11、严禁将机密档案文献带回家中或在领导办公室随意翻阅档案文献。
八、现场（室）档案管理
1、按专业类别对档案材料进行保管，做到档案存放条理化、系统化、科学化，以利于档案的完全性保护。
2、坚持防治结合方针，切实做好档案的防盗/防水/防火/防潮/防鼠/防虫/防泄密等工作，保证档案完整安全。
3、保持清洁干净，做到无尘、无虫、无鼠、无有害气体污染。
4、挡案管理人员要做到天天打扫卫生，天天上/下班各检查一次档案的周边环境，每月清理二次档案柜，发现有纸张破损的案卷，及时进行抢救。
5、接受的新档案，要认真清点，履行签字接交手续。
6、档案外借，要认真清点，履行批准手续，并保证按期督还。
7、借阅/查阅黄档案时严禁吸烟,严禁水源物（如茶水、饮料等）接近档案材料以防意外。