办公用品管理制度.doc

办公用品管理制度一、总则（一） 为加强办公用品管理，规范办公用品领用程序，提高利用效率，降低办公经费，特制定本制度。（二） 规定中的办公用品分为固定资产和一般办公用品。1、固定资产主要指：桌椅、公文柜、电脑、电话机、打印机、复印机等。固定资产需要遵守固定资产管理制度。2、一般办公用品包括剪刀、胶条、胶棒、橡皮擦、回形针、直尺、订书器、涂改液、裁纸刀、签字笔、铅笔、信笺、信封、打印纸、复印纸、复写纸、印刷品、印泥、钉书针、大头针、夹子、图钉、名片、账册、卷宗、档案袋（盒）、标签、纸杯、计算器、电池等。3、员工应对办公用品应本着勤俭节约、杜绝浪费的原则。对于消耗品第二次发放起，必须实行以旧换新。4、每名员工须建立个人领用台账。4、办公用品应为办公所用，不得据为己有，挪作私用。5、不得用办公设备干私活，谋私利。不许将办公用品随意丢弃废置。精心使用办公设备，认真遵守操作规程。二、办公用品计划 （一） 各部门根据本部门办公用品消耗和使用情况，每月25日前编制并提报下月办公用品领用计划，部门负责人审批签字后报行政管理中心。经行政总监审核后方交办公用品管理员进行登记申领。（附件：表1部门办公用品申领单）（二） 管理员核对办公用品领用申请表单与办公用品台账库存后，编制办公用品申请购置计划表，经行政总监、董事长/总裁审批签字后，将采购计划单交由采购中心进行采购。（附件：表2办公用品申请购置计划表）三、办公用品购置（一） 采购中心根据审批签字后的办公用品申请购置计划表实施购买，并于月底完成。（二） 采购员须经常调查办公用品供应商及市场价格，保证最优性价比和质量。（三） 临时急需的办公用品，由部门办公用品负责人提出申请，经部门总监确认，总裁批准后购置。四、办公用品的发放及领用（一） 个人办公用品的发放1、新员工入职每人按标准配备签字笔一支、笔记本一本、文件双夹一个、电话机一部。2、个人领用办公用品应据实填写个人办公用品申领单，经部门总监审核并签字后，交行政管理中心总监审批同意，由管理员负责办公用品的发放。（附件： 表3个人办公用品申领单）3、管理员根据个人领取情况做出详实登记，负责建立个人用品领取档案，根据申请单对应详实填写个人物品领取登记表。（附件：表4个人物品领取登记表）（二） 部门办公用品的发放1、剪刀、胶条、胶棒、橡皮擦、回形针、直尺、订书器、涂改液、裁纸刀按区域分配，每办公区分配一套（至少两人一套）。2、计算器除必备部门配备外同样按区域分配。3、管理员根据各部门已编制签批的部门办公用品申领单建立档案，制部门办公用品领取登记表，据表单如实发放所列物品，部门负责人领取后需签字确认。（附件：表5部门办公用品领取登记表）（三） 会议期间办公用品管理规定1、公司会议期间会务组按需填写会务组用品申领单，由会务组负责人审核签字后交行政总监审批同意后方可进行领用。（附件：表6会务组用品申领单）2、管理人员认真核实申领单后方可发放物品，同时要做好会议期间物品领取登记表，注明会议主题、时间、各会务组名称、负责人、所领物品品名等等。以备核查。（附件：表7会议期间物品领取登记表）（四） 电话、计算器、订书机、文件栏、文件夹、笔筒、打孔机、剪刀、裁纸刀、直尺、起钉器、鼠标、键盘等耐用办公用品，已于员工入职时按标准发放，原则上不再增补，如重复申领，应说明原因或凭损毁原物以旧换新，杜绝虚报冒领。如人为损坏或遗失由个人负责赔偿。五、管理员职责1、管理员须建立和登记办公用品台账，定期核查所领物品登记表，做好办公用品的购置、发放和库存管理。2、管理员须定期或不定期盘点，查对台账与实物，保证账实相符。3、管理员须防止办公用品受潮、虫蛀、损坏或丢失，保证办公用品的功用和性能。4、管理员须根据办公用品的消耗或领用情况，确定和保持合理的库存种类和数量，以减少资金占用和保证正常使用。六、办公用品的交接与收回员工因离职或工作岗位变动等原因需进行办公用品及固定资产的交接或收回时，应严格遵守交接回收程序。1、移交人需逐项列出物品清单，接收人在监交人的监督下，仔细点验，遇有毁损的要求移交人书面标明，视该物品金额的大小情况，是否追究移交人（保管人）的责任，另行处理。2、管理员需据清单核实后填写办公用品交接登记表，存档备查。若接收人为管理员本人时，管理员需仔细点验，并且做好登记入库工作。（附件： 表8办公用品交接登记表） 致明德国际 2010-4-2212办公用品单价表耐用品易耗品编号名称单位/型号单价编号名称单位/型号单价1装订机168全钢210.00 1笔记本黑皮大号18.00 2电话机飞利浦145.00 2大本13.00 3索瑞特45.00 3小本5.00 4键盘双飞雁50.00 4记事本仿皮7.00 5鼠标双飞雁30.00 5记事贴本2.00 6计算器1200V32.00 6账本本14.00 7AL-2820.00 7口曲纸张0.45 8插线板10m8孔75.00 8红色/包15.00 95m3孔28.00 9印油瓶16.50 103m10孔50.00 10粘桌笔支3.50 11签字文件架个30.00 11记号笔支2.80 12文件架好的15.00 12签字笔盒22.80 13普通11.00 13支2.00 14A4板夹个7.00 14专用财务用笔0.38mm5.48 15文件双夹个4.80 15水笔芯0.38mm4.30 16资料册100页15.00 16签字笔芯盒14.00 1760页10.00 17圆珠笔支0.80 1830页7.00 18铅笔支0.50 19名片册300页12.00 19旋转拉杆夹个1.80 20剪刀把3.50 20拉边袋个1.00 21裁纸刀把3.00 21拉杆夹个0.80 22打孔器个8.50 22裁纸刀片盒2.00 23订书器个8.50 23不干贴包3.50 24启订器台3.00 24修改液瓶3.00 25档案盒塑料7.00 25双面胶卷2.00 26笔筒个5.00 26胶棒15g1.90 27直尺30CM/把3.00 27小胶条卷0.50 2820CM/把2.00 28橡皮擦块1.50 29垃圾筒个7.00 29曲别针盒1.00 30大胶袋座个15.00 30钉书钉盒1.00 表1：部门办公用品申领单 申请部门： 年 月 日编号名称规格单位数量使用人备注部门领导 签字行政总监 签字注：部门人员填写部门领导审核行政管理中心签批管理员建档后如实发放表2：办公用品申请购置计划单 日期： 年 月 日申请部门预计购置时间编号品 名规格单位数量预算额度实际金额备 注总裁/董事长 签字采购部门行政管理中心 意见管理员注：管理员编制购买清单行政总监审核签字总裁/董事长签批采购部门采购。表3：个人办公用品申领单 日期： 年 月 日所在部门申请人编号申请物品规格单位数量是否领取备注部门领导 签字领取时间 注：此表填好，每周二领取。 表4：个人办公用品领取登记表所在部门领取人领取时间物品名称规格单位数量单价总金额备注 注：此表由办公用品管理员负责登记、建档。表5：部门办公用品领取登记表所在部门部门负责人领取时间物品名称规格单位数量单价总价备注/使用人注：此表由办公用品管理员负责登记、建档。表6：会务组用品申领单会议主题：会议时间：申请人：申请日期：编号物品名称规格单位数量是否领到备注部门领导 签字行政总监 签字注：会务组人员按需申请会务组负责人审核行政管理中心签批管理员发放。表7：会议期间物品领取登记表会议主题会议时间领取人/日期物品名称规格单位数量单价总价备注表8： 办公用品交接登记表 年 月 日日期物品名称单位数量移交人所在部门接收人所在部门备注 注：此表由管理员登记，如若办公用品回收，则管理员为接收人，并负责登记入库。