打印复印传真机使用管理制度.doc

公司打印复印传真机使用管理制度
一、制定目的：
为有效对公司复印传真打印扫描进行规范管理，同时防止内部商业机密泄露，合理正确的使用设备，合理节约办公经费，特制定本制度。
二、适用范围：
本公司所有需要使用办公设备进行打印、复印、传真、扫描、装订的员工。位置挪动、大规模复印打印（份数超过20份，单份页数超过50张），需要经过校办批准，方可使用。
三、负责部门：
校办负责本方案的制定、修改、废止、解释工作。
人事行政部负责本方案制定、修改、分发传达、执行监督，并且负责控制大规模打印复印的登记和耗材的管理、采购工作。
网络部负责设备故障时的诊断、定位和维修公司联系。
四管理办法：
4.1、打印复印传真机由人事行政部保管使用，其他部门未经许可不得擅自关机、拆开机器、更换或者添加耗材。
4.2、复印文件资料、打印文件资料需要登记，记录：使用者、使用日期、内容、张数、用途。不允许多印私流，内部文件外流。
4.3、禁止私自复印公司机密资料和非公司资料，重要原始凭证、公司公文、公司资质材料等，需要部门主管核准才可复印扫描或发送传真，并且需要复印机管理人员核对无误后方可进行操作。
4.4、复印打印登记表使用者需要认真填写，人事行政部负责监督表格的填写。每张登记表填写充满后，需要交回人事行政部进行检查和统计，以便对公司耗材、资料复印、打印、传真等进行统一综合管理
4.5、打印复印传真数量巨大的（超过200页），需要首先填写打印复印申请表，走审批流程，在校办同意后方可开始操作。
4.6、为防止机器卡纸、禁止使用非复印纸、已褶皱复印纸、带订书针纸张。
4.7、注意保持机器周围清洁卫生，在每次使用后，请使用者自行清理产生的废纸、脏纸。商业机密相关的废页、残页需要用碎纸机粉碎销毁，不得随意丢弃。
4.8、大量打印复印时，需要先打印复印一份，检查无误后，方可继续进行后续份数的操作，以避免大量纸张和耗材的浪费。如果发现不按此规定，造成使用设备大量输出：排板错误、文字错误、格式错误稿件的情况，将按照耗材浪费程度，进行同等耗材价格的惩罚性罚款，缴纳罚金，不缴纳者从当月工资中扣除。
4.9、设备原则上只对公司内部开放使用，外部人员如需使用，需向公司财务部缴纳相关使用费用，由人事行政部进行监督执行。
五、维护和保养：
5.1、打印复印传真机日常清洁工作，12楼由人事行政部进行日常维护、6楼由机构部进行日常维护、7楼由肆大会计进行日常维护，保持机器外观清洁。
5.2、定期（每月一次）请专业公司进行内部清洁、维护、耗材添加等工作，日常使用出现问题，第一时间联系网络部诊断故障原因，避免将小故障扩大化，影响使用。

六、附件1：

序号
日期
原稿页数
份数
使用部门
使用者
备注
A3
A4
合计

制表日期： 制表人： 统计人：

七、附件2：
打印\复印资料申请表

申请日期：
申请人

所在部门

项目名称

资料名称

制作类别
讲义 □ 书籍 □ 项目建议书 □ 证书 □ 手册 □ 标书 □
制作用途

制作要求

复印\打印：一般复印 □ 彩色纸张复印 黑白打印 □ 彩色打印 □
纸张克数： 内页 70G □ 80G □ 封面 ______________
是否有印刷封面：有 □ 无 □
装订要求：胶状装订 □ 订书钉装订 □ 圈孔装订 □
扫描要求：需要 □ 不需要 □

附件：

其他备注：

制作份数

制作报价

需要完成时间

使用周期

校稿确认

校稿时间

部门审批确认

签字：
日期：
校办审批确认

签字：
日期：
人事行政部确认

签字：
日期：

5-5