文控知识培训.ppt

单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,2015,年福建省文物保护工程培训,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,2015,年福建省文物保护工程培训,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,2015,年福建省文物保护工程培训,文控员的岗位职责,1,、外来文件的分发、核查与管理；,2,、外发文件的监控；,3,、受控文件的会签、评审、编号、分发的监督和实施；,4,、文件更改时更改记录、会签、评审、分发、回收、销毁与作废；,5,、文件的保存、整理、保存期限的监控；,6,、定期对文件进行检查、评审；（使用状态、适宜性、是否按规定执行等）；,7,、协助完成内部审核工作；,8,、记录的归档、分类储存、按保存期限定期销毁；,9,、协助完成内部体系审核工作；,10,、相关的环境因素控制的遵守。,体系文件编码规则,手册：,SPT-A/Q,（,E,）,程序文件：,SPT-B/Q/PD-01,（,E,、,C,）,三级文件：,SPT-C/Q/PD/A-01,表单：,SPT-D/Q/PD-01-01-R0,QMS,质量管理体系,EMS,环境管理体系,CQMS+EMS,文件的分类,体系文件分类：,1.,质量,/,环境手册,2.,程序文件,3.,作业指导书,4.,质量,/,环境记录,作业指导书分类：,1.,产品图、,2.,工艺流程图、3.,样品、,4.CP,、,5.FMEA,、,6.,检验指导书、,7.,操作指导书、,8,各类指导书等,外来文件分类：,1.,法律法规,2.,客户图纸或要求,3.,标准（体系标准、国家标准、行业标准等）,文件编写,手册：一般由管理者代表组织编写。,（目录、方针、目标、组织结构、职责和权限描述、与体系条款的描述,/,程序文件的引用、职责分配表、程序文件清单等）,程序文件：一般由部门主管编制。,（依据手册中的定义，详细描述标准中指出的程序文件和组织自己决定的程序文件。根据过程来编写是最基本的方法。）,作业指导书：一般由了解过程操作的技术人员或中层领导者编写,。（是程序文件中某个环节的细化，主要针对关键的过程或没有形成文件就易引起出错的过程。）,记录：了解过程的人员编写最合理。,（空表单是三阶文件，一旦填写就成为记录。一份好的表单通常需要相关人员的评审，会随时间的推移而变化。）,文件评审、审批,手册：管理者代表审核，总经理批准。,程序文件：管理者代表审核，总经理批准（一般的组织为：部门经理审核，管代批准。）,作业指导书：部门经理审核，管理者代表批准。,文件评审：由文件中涉及的部门参与评审。,文件更改评审：原文件评审参与部门评审。,文件发放,按文件首页的分发流向复印、分发。,填写“文件分发管制表”。,原稿作为文控中心的存档文件。,擅自复印为无效文件。,补发：填写“文件补发申请单”,外发：填写“文件外发管制表”，供方的需通知更换版本，顾客处的不再通知。,文件更改,体系文件：,文件会签意见表,图纸：,工程更改通知单,CP,：,工艺更改通知单,，以,工程更改通知单,通知项目小组成员,更改内容在文件更改履历中注明,发放到更改前分发的部门,文件检查、归档、保存,制定,有效文件清单,，软盘文件定期备份。,每月更新,1,次清单，检查文件的最新状态和有效性。每次分发时，督促文件接收人改动有效文件清单。,文件保存条件：干燥、防水、防火、防虫蛀等,外来文件（,QMS,）,先登记（外来文件登记表）,评审（工程部组织,5,日内完成填写“外来文件评审表：）,敲章受控（标注外来，分受控、仅供参考、不敲章分发：在“外来文件评审单”上体现。,动态管理，及时清除失效文件。,外来文件（,EMS,）管理,登记在“环境法规和其他要求清单”,管代,3,个月收集一次。,鉴定：适用性，填写“环境法规鉴定表”,受控：环境法规敲受控章，不分发。“环境法规和其他要求清单”和“环境法规鉴定表”作为三阶文件分发。,动态管理清除过期版本。,文件更改、换版、作废,换页：小部分的更改采用换页，在修改内容下划线，文件需会签、批准。可以省的只是复印的纸张数。,换版：在首页更改史中注明更改内容，评审、批准后重新发放。,销毁：按文件分发官制表收回并销毁。原版保留并加盖作废章。,原版作废文件保留,3,年，逾期填写,文件销毁清单,，批准后作废。,记录控制,1,记录包括：我们的、供方的和顾客指定的。,记录的形式：表格、图表、报告、磁盘、照片等形式。,编号规定,填写要求,保存规定：,记录清单及保存规定,定期收集与归档：每月归档，部门保留近,3,个月的记录，填写,文件,/,记录归档清单,做索引标识。,记录 控制,2,借阅：批准后借阅，填写,记录借阅登记表,。,处理：按保存规定，记录在,文件销毁清册,，,2,人以上在场方可销毁。,修改：部门负责人批准，填写,格式审批表,，原记录作废，升版本号。,