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领导讲话记录整理五步法
收藏人：成牧87
领导在现场办公、深入基层调研、召开一般性工作会议等情况下不会书面讲话，而是根据大政方针和工作实际，有针对性地即兴讲话。然而，这些讲话对工作具有极强的针对性和指导性，很有必要进行整理后印发相关领导和部门，以指导工作实践。譬如邓小平同志《在武昌、深圳、珠海、上海等地的谈话要点》，不仅是一篇马克思主义理论的光辉著作，也是一篇领导讲话记录整理的典范例文。如何整理好领导讲话记录。根据实践，笔者认为必须紧紧抓住五个环节。
第一步，常常有备无患，做好整理准备。
作为秘书，跟随领导下去，或者参加会议，都要做好整理领导讲话的准备。准备工作主要包括两个方面。
一方面是器材的准备。工欲善其事，必先利其器。有条件的，最好准备一台袖珍录放机及空白录音磁带、两对新的高能电池。现在市场上有新款笔型电子式袖珍录音机，没有磁带式那样累赘，也便于在计算机上播放整理。要熟练录音机的操作，并时常检查磁带、电池等是否备置妥当，不要到用时变成“哑巴”机子。同时，要准备好记录本和笔。记录本最好用大32开、两栏式内页，也可以自己用白书写纸制作。还要有一至两支备用笔。
另一方面，要在思想意识上有所准备。一是学一点速记方法。尤其是基层办公条件相对较差的同志，更要学点速记。专业速记如果不行，可以自己创立，如用拼音“d”代替“的、地、得”及所有谐音字，用行、草书符号代字，用简省符号“马――”代表“马克思主义”等等，只要自己认识就行。二是注意熟悉领导讲话特点和了解相关情况。领导下去调研的目的是什么，要解决哪些实际问题。领导到会指导讲话，会议主题是什么。秘书平时要熟悉领导讲话风格，尤其是语言风格，并提前了解一些相关的方针政策、实际情况和外地经验教训。当自己对相关问题有了较为深入的了解，就容易领会讲话意图，整理也会快一些。
第二步，保持原汁原味，如实记录讲话。
有了录音机，只是为了我们复制领导讲话原稿、补充漏记、记录遗忘部分提供了方便。要使讲话整理更加快捷、优质、高效，还必须做好“听、记、录”三项工作。
听，就是聚精会神聆听讲话。要像学生听讲那样，自始自终认真听领导讲话，深刻领会领导讲话的意图。要边听边记边思考。
记，就是认认真真做好笔记。不管是否有录音机，尽可能地记下领导的原话。记录时记一行空一行，右边空一小半。空白处留作重复听录音以及补记内容用。
录，就是完整准确地记录原话。由于领导讲话语速快于记的速度，加之记录时其实也不可能做到注意力长时间地集中，肯定会有漏记和没听清记不下来的现象，会后要及时把笔记与听录音结合起来，在笔记空白处进行记录。没有录音设备的，就只好根据记忆进一步补记了。
第三步，领会讲话精神，提炼思想观点。
记下领导的讲话，为我们整理提供了一个“毛坯子”。为了使整理工作传神达意，首先要反复听录音或看记录，深刻领会领导讲话的精神实质，提炼主题思想。对于专题性讲话，一般来说主题鲜明、集中，只要在文字提炼上做到精辟、深刻、准确就行了。如某领导在优化经济发展环境上的讲话，讲了优化环境要做到认识到位、措施到位、处理到位，就可以《坚持三个到位，优化经济环境》为主题进行整理，把这一思想贯彻全篇。对于工作性讲话，大多是安排性的，应以主要措施、要求和工作目标作为主题。
其次，确定讲话的结构，实现“造型”与“造魂”的统一。大多数情况下，领导讲话思路清晰，论述充分，要求具体，结构上不需要作大的调整，但有时为了更好地体现主题，对讲话结构还是要作适当的调整，尤其是领导下基层指导工作、现场办公和调查研究，困为大都是即兴发话，也有必要在结构上适当调整。结构调整主要有四条基本要求：一是对领导讲话实行定性分类，区分属于“问题结构型”还是属于“事件结构型”，确定结构类型。所谓“问题结构型”，是指讲话的主题思想不是通过一件完整的事件，而是许多零散事例来体现和论证的。这种讲话的结构是按照思想脉络构成，在结构调整上，以“层层深入的递进式”，或“逐次展开的并列式”或“轻重分明的主次式”等为结构模式。所谓“事件结构型”，是指讲话反映的是一个事件完整的产生发展过程，通过对这个过程的讲述和剖析来表达主题思想。这种讲话的结构一般是“顺理成章的自然式”结构，可以时间先后顺序安排层次，或以空间位置变换顺序调整结构，或以时间为“经”空间为“纬”、时空纵横交织安排层次。还可以用“总分式”安排调整讲话结构。二是对讲话内容采取“合并同类项”的办法进行分类、分块、分段，确定成几个部分，并在整理稿上用序号明显标注出来。三是分析各部分之间的内在联系，设计先后顺序和启承转合的过渡。四是依据讲话主题思想的需要，确定内容的重点，初步安排详略。
再次，根据整理的内容制作标题。重点是小标题的提炼。提炼标题的基本方法是：一要找出讲话各部分的主要事实，作为提炼标题的基本内容；二要依据主要事实抽出主要观点，作为提炼标题的基本线索；三要协调大小标题之间的关系，联成合理的思想脉络；四要逐字推敲斟酌，锤炼标题的吸引力。提炼标题的要求是，内容实在，思想深刻，逻辑严谨，语言生动。
第四步，反复精雕细琢，完善表达效果。
玉不琢，不成器。要使整理出来的讲话至善臻美，必须精心修改，将“毛胚子”中存在的不协调的东西删去并加以改正，使其成为一个完整的精品力作。修改的要求是“增、删、改、调”，修改的范围包括调整主题、修正观点、增删材料、优化结构、润饰语言和校对标点等。由于领导讲话意图已现实存在，加上前三个步骤的工作，修改整理稿的重点应落在增删材料和润饰语言上。
对材料的增删主要有以下几种情况。一是增添材料使讲话更加完整、全面和充分地表现主题与观点。如领导平时强调的观点与本次讲话观点相似的，要以最能体现领导思想的观点为准。又如，领导讲话不完整或不全面的要充实观点、事例或数据。二是删减材料，使讲话的观点更加突出显露。要勇于对整理的讲话初稿进行“减肥”手术，根据“立言之本意”的原则，在认真分析研究的基础上，减头绪、去枝蔓、删臃肿、削事例，使讲话的观点从纷繁杂乱之中突显出来。三是调换材料，使讲话的观点更加具体准确，更加富有新意。
对语言修改润饰的主要任务是将不甚得体的语言修改成得体的语言，将含混不清的歧义语言修改成准确无误的语言，将啰嗦累赘的语言修改成简洁明了的语言，将华丽的辞章和生僻的词汇修改成文风朴实的语言，将沉闷抽象的字句修改成形象生动的语言，将轻浮的文字修改成庄严的语言。一般而言，修改润饰语言主要从行文表达、语言运用、语体和文风等几个方面进行。值得一提的是，在修改整理稿时，要将初稿中的“神采”之处、“点睛”之笔、“气韵”之体保留下来，这也是领导讲话风格的体现。
第五步，统揽全篇讲话，按序送达审定。
在对讲话进行一番精心整理后，还要统揽全篇，再作一次修改，统一全篇风格。具体要求是：要善于从整体出发，从全局着眼，以纲为目，胸怀全局，先在关系到整体和全局的大是大非问题上修改。在对主题、观点、思想等大处上统稿后，再在局部、材料、形式等小处着眼推敲、修改。讲话稿整理完后，必须按办文程序逐级送呈领导审定、签署、印发。对于领导亲自审核把关的，印发时注明“根据录音（或记录）整理，已经本人审阅”；对于未经领导亲自审定的，印发时要注明“根据录音（或记录）整理，未经本人审阅”。
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