科技期刊采编系统功能及其优化措施探析.pdf

85 2023 年 10 月第 50 卷 第 10 期2023 年 10 月Vol.50 No.10Oct.2023天 津 科 技 TIANJIN SCIENCE&TECHNOLOGY收稿日期：2023-10-08在21世纪，利用计算机降低“人力、物力、财力”成本的例子不胜枚举，互联网的发展与普及缩短了人与人、人与物之间的距离，让沟通更便捷、有效。与此同时，运用计算机技术和平台实现学术期刊组稿、收稿、审稿、编辑加工到发排全过程的系统也日趋成熟1。目前国内比较成熟的采编系统有勤云稿件处理系统、“腾云”期刊协同采编系统、三才期刊采编系统等；国外比较流行的是Elsevier Editorial System（EES）和Scholar One Manuscripts（SOM）两大采编系统2。基于采编系统的功能和优越性逐渐被关注，且期刊社、编辑部需求不断增加，越来越多的学术期刊开始使用采编系统，也为采编系统的优化带来了驱动力。简而言之，采编系统和学术期刊具有相互推动作用；采编系统有助于提高学术期刊的出版效率与影响力；学术期刊为采编系统提供了市场与建议，给采编系统的优化带来了智慧与经济的双资助。采编系统使用率的提升引起了期刊界对采编系统的重视。不少学者对采编系统设计、实践、优势等进行了研究，且研究热点随着时间不断变化。20 世纪 90 年代，冯黎1探讨了期刊编辑部计算机采编系统的配置与管理，提出了对期刊硬件配置、软件配置的认识。20002010 年，一些期刊发布了关于使用采编系统的公告，如气候变化研究进展 华西口腔医学杂志等，与此同时，基于采编系统的实践与使用经验积累开始分析采编系统的功能和简单优化等2-5。在此之后，越来越多的期刊开始使用采编系统，学者们也开始根据采编系统的特点及使用经验对其应用效果进行研究：如鲁立等6结合编辑部应用在线采编系统的经验和体会，提出了进一步优化采编系统、提高管理效能的措施；张瑞麟等7通过国内外期 科技编辑科技期刊采编系统功能及其优化措施探析秦 雪1，王少朋1，王 巍2，杨 益1，袁泽轶1（1.国家海洋信息中心 天津 300171；2.中国石油集团工程技术研究有限公司 天津 300451）摘 要：以作者、编辑、审稿专家 3 个视角，通过汇总个人经验与问卷调研结果，深入分析，全面总结了采编系统的功能与作用，发现采编系统在投稿流程、编辑流程、审稿流程中皆发挥着重要作用。以提升学术期刊研究影响力为导向，以提升系统适用性、突出系统优势、开拓系统新优势为目的，提出了调整旧模块、增加新模块等采编系统优化建议，以期为采编系统的进一步完善提供借鉴。关键词：采编系统 编辑流程 采编流程中图分类号：G258.6 文献标志码：A 文章编号：1006-8945（2023）10-0085-06Analysis on Functions and Optimization Measures of Editorial System QIN Xue1，WANG Shaopeng1，WANG Wei2，YANG Yi1，YUAN Zeyi1（1.National Marine Data and Information Service，Tianjin 300171，China；2.China Petroleum Engineering Technology Research Co.，Ltd.，Tianjin 300451，China）Abstract：From the perspectives of authors，editors and reviewers，the functions and roles of the editorial system are analyzed by summarizing personal experience and questionnaire survey results.It is concluded that the editorial system plays an important role in the submission process，editing process and review process.Guided by enhancing the research influence of academic journals，with the aim of enhancing system applicability，highlighting system advantages and exploring new system advantages，suggestions for optimization of the editorial system，such as adjusting old modules and adding new modules，are made to provide reference for further optimization of the editorial system.Key words：editorial system；editing process；collection and editing process 86 天 津 科 技第 50 卷 第 10 期刊广泛使用的网络采编系统种类及其功能的比较和分析，发现了现有采编系统存在的问题和不足；冯黎等通过查阅资料研究期刊稿件采编系统的发展现状，揭示了其优势与劣势；库学非等8通过分析采编系统的构成部分，指出了其运行中存在的优势与弊端。当前大多数学者关注同行评议制度，忽略了采编系统也可作为论文同行评议的实践平台。基于此，笔者希望通过对采编系统的研究分析激发学术期刊编辑部与学者对采编系统更深一层次的重视。笔者在分析前人研究成果的基础上，结合自身使用经验与问卷调研结果（使用问卷星进行问卷调研，收回问卷 160 份，其中作者身份 140 人次，编辑身份25 人次，审稿专家身份 40 人次，同一份问卷的身份可能有重合），总结作者、编辑、审稿专家 3 个人群对采编系统的应用体会，探究采编系统的作用，并以提升学术期刊影响力为目的，为系统优化提出意见与建议。1 系统框架目前国内学术期刊使用较多的采编系统包括勤云稿件处理系统、“腾云”期刊协同采编系统等，由于整体流程大致相似，所以笔者不再一一介绍。笔者以腾云系统为主，参考勤云系统，介绍作者、编辑、审稿专家 3 个身份的使用流程，并以流程图的形式表现出来，最终形成采编系统的基础框架。1.1 作者身份作者首次使用需要注册、填写个人信息、选择投稿稿件、填写稿件信息等，投稿后会经历退修、录用、版权保密协议上传等流程，具体流程见图 1。图 1 作者通过采编系统提交论文的流程Fig.1 Process for authors to submit their papers througheditorial system1.2 编辑身份编辑流程相对复杂，不但有“三审三校”等基本流程，还包括开审稿会、收版面费、发稿费等其他流程。鉴于三校、收版面费、发稿费等操作现多采用人工模式，流程图中不予体现，具体流程见图 2。图 2 编辑通过采编系统审稿流程Fig.2 Review process for editors through editing system1.3 审稿专家专家审稿流程相对简单，包括拒绝审稿与同意审稿，同意审稿又包含提出意见与建议、复审等，具体流程图见图 3。图 3 审稿专家通过采编系统审稿流程Fig.3 Review process for review experts through editing system2 系统作用本节基于笔者经验与问卷结果，从作者、编辑、审稿专家 3 个视角统计分析采编系统的作用。2.1 作者视角2.1.1 投稿方式邮寄投稿通常对稿件格式要求较少，加之当前物流业发展成熟，投稿方式相对简单；邮箱投稿对稿件的格式有一定要求，只要符合稿件格式，论文就可直接发送邮箱，发达的网络技术也为邮箱投稿提供了便利；系统投稿通常对稿件格式要求较高，登录之后需要填写论文中英文摘要、中英文关键词等，投稿方式略显复杂。87 2023 年 10 月2.1.2 投稿成功率邮寄投稿可能会因为地址错误导致邮件被退回，进而引发投稿失败；邮箱投稿通常会收到投稿成功的自动回复邮件，但是由于期刊邮件通常较多，一个邮箱又由多个编辑共同使用，所以邮件的误击可能会导致邮件从未读到已读，进而导致投稿失败，除此之外，论文邮件被误认为垃圾邮件等问题也会使投稿失败；采编系统投稿后，论文会直接存于系统，新到稿件会有专门的分组，投稿失败率相对较低。但 3 种投稿方式都可能因为虚假官网的虚假信息造成投稿失败，最终导致论文泄露。2.1.3 跟进论文状态及互动邮寄投稿大多只能通过电话与编辑部联系，作者碍于担心频繁联系编辑会对自己论文的录用造成不利影响，所以通常只在论文很久没有消息的情况下才会去联系，互动较差。邮箱投稿则可以通过电话、邮箱 2 种方式与编辑部进行联系，但若类似邮件过多，编辑部通常不予理睬，而电话联系同邮寄投稿，互动一般。系统投稿则可以随时跟进论文状态，能减少不必要的咨询，除了电话联系和邮箱投稿 2 种方式外，作者还可以通过系统发送消息进行咨询，互动更好，且更有效率。2.1.4 作者心理邮寄投稿通常无法短期内收到投稿成功的信息，邮箱投稿则大多会收到含有类似“2 个月后如仍未收到回音，请自行转投他刊”的自动回复邮件，这些行为会带给作者“投稿此类学术期刊是一种鸡肋行为”的心理，从而让作者潜意识将此类学术期刊划为“躺尸版”学术期刊。由于投稿方式简单，所以作者投稿其他学术期刊时也会给“躺尸版”学术期刊投稿，而且并不认为这种行为属于“一稿多投”。此外，首次投稿的作者尤其是学生，遇到这种“躺尸版”学术期刊会让他们惴惴不安，甚至产生与退稿相似的挫败感。而在采编系统投稿后，可以通过系统查看稿件动态，让投稿作者感觉心安并产生期待。另外，一些采编系统在作者投稿过程中会显示正确的参考文献格式甚至论文查重率，作者正式投稿前可根据系统提示修改论文，以进一步贴合学术期刊需求，给予作者一种期待感与收获感。虽然采编系统第一次投稿需要繁琐的信息注册，但是只要投过一次，个人信息就会被系统记录，再次投稿的个人信息填写则相对简单。基于心安感、期待感、收获感等作者心理，即便论文最后没有被录用，作者再次投稿也会倾向于选择拥有采编系统的学术期刊。2.2 编辑视角2.2.1 监测学术不端学术不端在损害科学求真精神的同时也损害了科学工作者的形象，对学术期刊发展非常不利。陈志凌9指出学术不端是指在科研立项、方案实施、报道或评议研究结果等过程中伪造或篡改实验数据，或剽窃、抄袭他人成果等舞弊行为。刘春明10认为学术不端常见抄袭与剽窃、捏造与篡改、重复发表3种形式。王雁等11提出学术不端包括代写、代投论文。笔者参考学者们的研究将学术不端分为论文剽窃、一稿多投、数据捏造、论文代写 4 种行为。纸质投稿无法自动检测论文剽窃；邮箱投稿能通过购买的查重系统检测论文剽窃；采编系统能自动检测论文剽窃比率（如腾云系统选用的是知网检测，勤云系统会显示相似文献）。此外，系统对论文在同种采编系统投稿会有警示标识，编辑可以通过查看分析论文具体信息判断是否为“一稿多投”。数据捏造行为需要审稿专家、编辑判断，而论文代写检测仍是当前学术界的难题。相比而言，采编系统在检测学术不端上更具优势且能够更大程度上节省物力与人力。2.2.2 建立学术期刊“三支队伍”“三支队伍”指作者队伍、审稿专家队伍和约稿专家队伍，主要用于支撑学术期刊的成果产出、成果评价、学术期刊发展等。作者在注册时已经填报了专业、研究方向等信息，系统基于此类信息形成一个初期作者队伍，同时，系统保存了作者的所有投稿记录，编辑可以依据作者的职称、学历、投稿成功率、学术不端等判定是否将其纳入作者队伍。初期，审稿专家队伍的建立是由学术期刊根据自身需求选定并在系统中录用专家信息而成的，后期审稿专家的增加与淘汰则可以参考系统提供的数据。如可以将一些投稿率高、研究深入的作者纳入审稿专家队伍，也可以将作者推荐的资深审稿人纳入审稿专家队伍。此外，每个审稿专家审稿结束后，编辑可以依据审稿专家的审稿质量、速度、态度等给审稿专家打分，学术期刊可以依据专家评分，定期淘汰分值低的审稿专家，进而形成优质的审稿专家队伍。此外，编辑可以利用采编系统设定约稿专家队伍。约稿专家的初步注册可由编辑根据约稿专家的基本信息完成，之后需要约稿时，采编系统会通过邮件把网址、账号和密码发给约稿专家，专家可以自行修改个人信息，对于多次或明确拒绝约稿的专家，可以将其从约稿专家队伍淘汰。此外，部分系统会提供学者库或专家库，为“三支队伍”的建立贡献资源。利用这“三支队伍”，编辑可以 秦雪等：科技期刊采编系统功能及其优化措施探析 88 天 津 科 技第 50 卷 第 10 期邀请优秀作者写稿、选择优秀审稿专家审稿、向资深专家约稿，能够实现学术期刊论文数量与质量双提升。2.2.3 优化编辑流程在学术期刊编辑工作中，基于对时效性、准确性和公正性的考虑，形成了一系列的编辑流程，这些流程有一定的次序、安排、标准和要求12。2020 年5 月 28 日，新闻出版署印发报纸期刊质量管理规定，明确报纸、期刊出版单位应当落实“三审三校”等管理制度，加强业务培训，保证出版质量13。“三审三校”制度的严格落实体现了编辑流程的复杂性，流程中一旦出现疏漏，将可能导致整个流程的混乱。因此，编辑通常会将大量的精力投入编辑流程运行中，尤其是编审环节。由于采编系统能够将编审环节系统化、明晰化、高效化、规范化，所以编辑可以通过系统查看每一篇文章的进度，从而保障学术期刊编审工作有序进行，减少流程中常见问题，如新稿未分稿、专家未审稿、作者未回稿等，在降低人力资源成本的同时提高编审效率，进而控制学术期刊发文时滞和缩短论文发表周期。笔者对其中一些具有重要作用的细节具体阐述如下。提供有效数据。系统统计来稿数量、退稿率、基金占比、作者职称分类、作者研究领域、编辑部人员工作量、各个阶段退稿率等，这些数据有助于分析当年研究热点来稿处理能力、来稿质量等，进而为学术期刊下一步发展提供借鉴。提升交接速度。采编系统可以加快工作交接速度、保障交接质量，可在人员调配中极大程度地保障学术期刊正常运行。提高审稿质量。手动分稿时，主管编辑可以根据编辑的专业方向、能力与工作量等因素为稿件选择合适的编辑负责整体流程，编辑也可以根据审稿专家研究方向、分值与在审稿件数量等条件选择审稿专家，进而提升审稿质量。完善管理制度。管理制度分为 2 个方面，即编辑管理制度和审稿专家管理制度。编辑管理制度方面，学术期刊可以依据采编系统总结分析编辑审稿量、退稿率、审稿时长和互动性等，判断编辑的工作态度，并依据编辑工作态度设定编辑奖罚制度，进而提升编辑的工作积极性和学习主动性。审稿专家管理制度方面，编辑可以根据审稿专家评分、审稿数量、拒绝率等因素设定奖励淘汰机制，提升审稿专家的工作效率与责任心，最终完善审稿专家队伍。提升审稿速度。编辑可以通过采编系统查看审稿专家在审稿件数量，错开在审篇数多的审稿专家，从而缩短审稿时间。此外，采编系统会显示审稿专家是否同意审稿、是否按时回馈审稿意见，以便及时更换专家或催审专家，进而提升审稿速度。2.3 审稿专家视角灵活性。主要体现在审稿专家是否接受审稿方面。审稿系统在为审稿专家推送审稿文章的同时也限定了截止日期，审稿专家可以通过论文研究方向、截止日期和自身工作规划决定是否接受审稿，且无需说明拒审原因。便利性。采编系统会为审稿专家提供选题、设计方法、数据真实性、文章价值等论文基础评定的勾选，如数据的判定分为数据可靠、有待验证、处理不当等，内容分为有创新、有经验、无创新有参考价值、无参考价值等，专家可以通过判定进行勾选，无需写在评审意见中，以便将更多的精力用于撰写具体细节的建议。可保留。审稿专家在不退稿的情况下通常会选择修改后再审。采编系统会保留专家每一次审稿意见，再审时，审稿专家可以查看之前的审稿意见与作者的修改说明，在对修改后的稿件质量进行评判的同时也可以提出新的审稿建议，从而避免提出不必要的重复意见。少遗漏。通常审稿并非一个审稿专家的主业，忙碌的工作容易让审稿专家遗漏需要审读的论文。编辑可以通过采编系统提醒审稿专家审读论文，从而降低论文在审稿环节中被遗漏的可能性。3 采编系统的个性化使用本文基于海洋通报勤云系统的部分功能，结合实际工作进行稿件初审和系统专家队伍建设的个性化使用。初审时，编辑通过点击文章题目查看文章是否给其他期刊投稿（投稿结果，投稿后修改度、相似文献等），这些信息为初审提供了参考依据；此外，编辑还可以参看作者留言，对作者的问题给予回复，从而提高互动性。在选择审稿专家时，编辑可以打开审稿专家库，通过搜索论文研究方向寻找领域相近的专家，并参考专家的信誉度、审稿周期与待审稿篇数等信息选择合适的审稿专家。此外，在专家队伍建设中，也可以通过专家的信誉度、审稿周期、审稿篇数等对专家队伍进行优化，淘汰信誉度低、审稿周期长及多次拒绝审稿的专家。89 2023 年 10 月4 系统优化采编系统优化主要以适用性、创新性、信息多元化为目标，具体的执行与操作还需要技术支撑。4.1 优化已有模块，提升采编系统适用性版权保密协议提交。投稿流程中，可以要求作者先提交版权保密协议再进行下一步，以达到版权保密协议提交的硬性要求。当前大多数系统对作者提交版权保密协议并没有硬性要求，加之作者对版权保密协议不了解14和编辑对版权保密协议的忽视，学术期刊常出现见刊论文未提交版权保密协议的情况。在国内，作者一旦向学术期刊社投稿，就意味着将其作品的汇编权、（文字性）修改权、印刷版的复制权及发行权授予学术期刊社使用，这已成为约定俗成的共识15，但并不具备法律效力。签订版权保密协议有利于保护学术期刊的权益，便于学术期刊运作和制约“一稿多投”现象，能够减免连带责任16。通过采编系统强制作者上传版权保密协议，一方面，在某种程度上弥补了学术期刊版权保密方面的漏洞；另一方面，系统可以做到妥善保管版权保密协议，允许协议实时下载，以防不备之需。突出留言板块位置。互动性是采编系统的一个亮点。采编系统可以制作一个小弹窗，让编辑登录后即可一眼看到未回复的作者留言，从而进一步加强编辑与作者之间的互动。优化审稿模块。通常情况下，编辑会让专家通过系统对稿件进行审稿，而专家评审属于同行评议。现在的系统多需要提交盲审，使用双盲评审，而双盲评审只是同行评议中多种方式的一种。随着开放科学运动的兴起，系统审稿不应拘泥于盲审模块的设计，应使审稿模块更灵活，达到既可以盲审又可以开放评审的目的，以便编辑选择同行评议的方式与我国学术期刊同行评议改革趋同。4.2 加入创新模块，提升采编系统优势加入排版用户登录模块。当前多数学术期刊的排版由专业排版人员完成。相对审稿编辑，排版人员对排版后的页面评估更准确。添加排版人员登录模块可以实现排版人员对新录用论文进行实时排版，相比一次性给排版人员多篇论文的方式，这种排版方式更高效，并且能更快捷、更准确地收取版面费。增加作者对编辑、审稿专家对编辑的评分模块。这个模块主要用于评价编辑学术能力、工作能力等，同时，也可以用于研判当前的分稿是否合理。增加系统评价模块。反馈意见能直观体现系统的问题所在，能为系统的优化提供思路。因此，采编系统可建立一个系统评价模块，让作者、编辑、审稿专家等分别对采编系统进行评价并提出意见与建议。编辑可定期统计分析有价值、有操作性的意见，并将其提交给采编系统制作方，以便实时对系统进行优化，进而提升采编系统的适用性和操作性。4.3 融合期刊新媒体平台，提升采编系统的便捷性2020 年我国的 4 931 种科技期刊中：1 790 种没有官方微信公众号，占比 36.30%；3 552 种没有官方微博，占比 72.03%17。2021 年，微信月活跃用户数量已经达到 12.682 亿18，2022 年第一季度微博的月活跃用户已达 5.82 亿19。不难发现，期刊的两微使用率与两微用户量形成了鲜明对比，也体现了期刊利用“两微”实现自身转型的潜力之大。将采编系统与“两微”相融合，与官网融合，与手机软件融合，将采编系统、官网、公众号、微博、手机软件一体化，实现作者可随时跟文、读者可随时看文、审稿专家可随时审文，进一步提升采编系统的便捷性与适用性，拉近期刊与读者、作者、审稿专家之间的距离，提高采编系统的使用价值。5 使用建议在使用采编系统时需要注意多种问题，本文就常见问题或易忽略问题提出以下几点建议。5.1 实时维护，防止黑客现在的采编系统看似成熟，但在这个黑客横行的时代，采编系统存在的任何漏洞都可能导致系统被攻击，因此，一定要做好系统的实时维护工作。一般情况下，国内采编系统的后期维护是免费的，但维护效率通常不高。因此，采编系统的后期维护不仅需要系统负责人付诸行动，更需要编辑付出心血，需要编辑不定时以不同身份登录系统，以保障系统正常运行。5.2 及时发布公告，避免作者上当受骗目前在搜索页面搜索期刊官网后，排在页面首位的通常不是真正的期刊官网，而是一些代投网站。同时，由于一些中介网站页面与官网页面十分相似，让作者难辨真伪。因此，学术期刊初次使用或更换采编系统后，需及时在纸质期刊上发布公告，相关公告也要在一些与本专业相关的论坛中予以发布；另外，具备网络首发资质的学术期刊可将公告作为网络首发稿件发布在知网上。5.3 切莫完全依赖采编系统无论作者、编辑还是审稿专家，切莫完全依赖采 秦雪等：科技期刊采编系统功能及其优化措施探析 90 天 津 科 技第 50 卷 第 10 期编系统，重要材料仍需做好保存，以防不时之需。作者需要保留自己的初稿、修改稿、版权保密协议等；编辑需要记录稿件流程，保存初稿、修改稿、版权保密协议及审稿专家意见等；审稿专家需要保存审稿意见、修改稿、修改说明等。5.4 培养复合型编辑人才采编系统的运用与优化需要一个会灵活使用系统、擅长解析信息的编辑。只会简单登录系统去编辑一篇文章并不能完全体现采编系统的价值，采编系统的目的是将琐碎、重复性工作所耗费的人力转移到信息的深度分析中。尤其在未来，采编系统与大数据分析软件融合后，更需要能够深度解析信息的编辑人员，通过系统提取、分析信息，总结历年稿件投稿方向、当年录用稿件研究方向、预判翌年的研究方向等，为学术期刊发展提供有力支撑。因此，需培养复合型编辑人才，以更好地利用采编系统收集分析更多有效信息，从而获得有效分析结果，趋利去弊，推动学术期刊持续发展。参考文献冯黎.期刊稿件采编系统发展现状及展望 J .采写编，2016（6）：102-103.彭建斌.谈期刊编辑部计算机采编系统的配置与管理 J .编辑学刊，1997（3）：48-50.张科，王景发.基于ASP的期刊稿件采编系统结构整合与功能优化以图书与情报网络采编系统为例 J .出版科学，2008（4）：71-75.苗秋菊.科技期刊稿件远程采编系统的应用 C /第 7届中国科技期刊青年编辑学术研讨会暨中国科技期刊的经营与发展论坛文集，2007.杨洋.科技期刊网络采编系统应用研究 J .情报科学，2011，29（6）：864-866，873.12345鲁立，闻浩，郭萍，等.基于在线采编系统的期刊管理实践 J .编辑学报，2015，27（1）：55-57.张瑞麟，吴益伟，袁醉敏.国内外期刊网络采编系统的应用分析 J .科技通报，2016，32（8）：247-250.库雪飞.学术期刊网络采编系统利弊分析 J .合作经济与科技，2017（11）：118-119.樊洪业.科研作伪行为及其辨识与防范 J .自然辩证法通讯，1994，16（1）：25-33.刘春明.防范学术不端的实践与思考 J .中国科技期刊研究，2019，30（1）：6-8.王雁，苟莉，刘丹，等.代写代投来稿的甄别及防范措施 J .编辑学报，2018，30（2）：171-173.宋先红.编辑流程优化视角下对初审环节的强化 J .肇庆学院学报，2022，43（1）：125-128.中央人民政府.新闻出版署关于印发报纸期刊质量管理规定的通知 EB/OL .（2022-05-28）2022-08-23.http:/ J 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