建筑施工企业物资采购风险管理及控制措施.pdf

理财周刊MONEYWEEKLY133Aug 08/2023随着人们生活水平提高，对建筑行业的要求提高。物资采购是施工项目物资管理的重要环节，而采购成本又是项目建设成本的一个重要组成部分，正确、客观地分析物资采购特点和明确物资采购中存在的问题，对施工成本的控制起到至关重要的作用。物资一直以来都是建筑工程成本构成中非常重要的一部分，占比也相对较大。对相关数据统计以及计算结果进行分析，物资采购成本在总成本中的占比达到60%以上，再加上运杂费等，很有可能会超过70%。由此可以看出，企业日常的生产经营活动中物资管理占比非常大，如果无法保证物资管理水平的有效提升，会导致企业的成本、经济效益等各个环节受到不同程度的影响。在对物资成本进行控制时，由于建筑工程本身涉及的施工环节、管理文/王超建筑施工企业物资采购风险管理及控制措施领域比较多，所以很多方面都会对工程的物资管理水平产生影响。物资集中采购的原则、方式及目录管理物资集中采购应按照供应管理科学化、规范化和阳光采购要求，执行统一的物资供应规章制度、流程，使用统一的供应资源管理、电子商务和招标平台，推行企业采购集约化、平台化和电子化。建筑企业的物资集中采购工作涵盖工程材料、机械设备、辅助技术资源等要素，需要将物资采购责任制度落到实处，强化物资采购环节的评价力度，将建筑主要材料等采购要素归类到管理信息系统中。物资集中采购管理遵循一品类一对策、一区域一对策、保障供应、供应链总成本最优、高效协同、持续改进的原则。物资集中采购主要有招标、合作谈判两种采购方式，应在集中采购前，根据集中采购物资需求情况、市场调查情况，综合选定适宜的采购方式。物资集中采购目录实行分级管理，按照公司管理需要制定发布一、二级集中采购目录。另外，应对物资集中采购目录实行动态管理，根据集中采购工作推进情况，由供应链管理部进行动态调整。建筑施工企业物资采购风险采购手续较为繁琐类似于中国中铁、中国铁建等大型工程企业规模庞大，其下属工程单位数量众多，不同单位、同一单位的不同项目所需要的产品都不尽相同，一些种类相同的物资又划分为不同的型号，即便型号相同，各个单位和项目所需要的数量也存在较大差异，除此之外，还存在一些相对特殊的物资产品，以上种种都为物资采购中心的信息收集与汇总增加了难度，同时总部进行计划编制也需要更多的资源投入。面对瞬息万变的市场，物资采购与供应计划也必须作出相应调整，否则市场变化可能会严重影响采购成本的投入，甚至可能延误工期。另一方面，集中采购大多是与生产企业的供应商沟通，其产品可能是在订单确定之后才开始赶制，以补充其库存数量上的不足，相比采购成品，时间投入较多。相关的建筑工程物资采购成本与经营控制管理意识淡薄结合建筑工程的具体发展，大多数企业并没有意识到物资采购成本控制与对应的经营管理的重要性。意识淡薄的深层原因在于物资采购管理是通过减少采购成本的方式为企业节流的，由于建筑工程具有单件性的特征，再加上物资采购本身存在正常的市场波动，导致节约成本的对比对象难以进行合理选择，节约效果不易用数字具体量化，不像投标工作中的中标额那样直观。所以很多企业高层管理者仍把物企业成长Business Growth134Aug 08/2023资采购管理当成材料保障供应，至于采购成本高低被认为完全是市场价格正常波动造成的。所以在实施采购过程中仍采取传统采购模式，重供应及时性、轻单价合理性，没有意识到采购管理背后巨大的可挖掘利润源，成本控制意识淡薄，这对于企业的发展是极为不利的。管理内耗使采购成本上升采购的过程需要多个职能部门来共同协作完成，但在实际工作中，各个部门为了自己部门的利益和工作的方便，并不能及时有效地配合采购部门完成工作，这就需要花费大量的时间和精力来协调公司的内部矛盾和关系，进而导致采购工作不仅没有提高效率，反而处于一种低效率的状态。采购物资种类有所限制通常情况下，大型工程企业的集中采购模式更适用于具备一定共性的产品物资，对于一些来源相对单一、地域影响因素干预较大以及施工单位使用频率不高的产品，施工单位的自行采购一定程度上更具效率，同时部分地区可以降低运输带来的风险。建筑施工企业物资采购管理优化采购申报流程大型工程单位可以通过优化采购供应平台，以缓解采购手续繁琐带来的诸多问题。首先，物资采购中心可以统一各类需采购产品物料的编码，制定格式标准统一的订单模板并上传到网络平台。这里需要注意的是，对于容易出现误解或容易被忽略的重点信息，在模板中可以将其设置为一系列选项，而非原本的自主填写详细信息，这样可以在一定程度上提高信息交换的准确度和采购效率。另一方面，平台的完善还需要人员水平的同步提高，这就要求加大对工程单位必要的培训力度，使其更加熟练地参与到采购流程中。除此之外，审批流程也需要进行分级规划，大部分产品需对应严格的审批程序，但对于不那么重要的物资可以简化程序要求，同时进一步优化线上审批程序，提高采购供应平台的运转效率。执行采购权限与物资类别分级管理模式物资供应管理是一个从源头到使用，由较多环节组成的垂直管理链条，相对于企业内部的管理机构，也是从不同层级的公司总部到各项目部的由总到分的垂直管理链条。多数企业使用二八法则进行管理，不同层级的管理机构应对应管理不同的采购阶段，设置相应管理层级的采购权限及物资类别，以便进行分阶段、分重点地科学管理。常见的采购权限划分为规定在某一采购金额之上的物资由公司总部组织采购，常见的采购物资类别划分为规定某几种重要的生产物资由公司总部组织采购，采购后阶段管理由项目经理部实施。通过分级管理采购权限与物资类别，可使企业将采购金额较大、特别重要的主要物资需求量进行汇总集中采购，由公司总部的高水平专业管理人员实施管理，以量换价，降低整体采购成本。加强采购预算管理由于物资采购在建筑工程项目的总成本中占据非常大的比重，所以建筑施工企业在物资管理工作过程中，必须构建和落实符合实际要求的采购预算管理制度。这样做的根本目的是最大限度地保证采购管理工作可以与项目的实际要求相结合，还可以将经济原则作为基础，对采购预算进行合理的编制和落实。在采购预算执行过程中，要将施工人员上报的各种需求、计划、实际情况以及采购预算管理部门提出的审批程序等进行有效结合，这样可以最大限度地保证采购预算管理制度在实践中的有效落实。除此之外，还要对采购预算、实际情况进行对比分析，这样可以对现存的问题进行客观分析，提出有针对性的解决措施，保证物资采购管理水平的有效提升。进一步加强采购预算管理能力是有效减少重复采购的关键工作措施之一，建筑工程项目的相关负责人需要重点排查工程造价管理模型与物资采购过程之间是否存在理论值偏差，并对采购凭证以及会计核算内容进行详细分类和统计分析。加强采购预算管理能力，需要间接证明建筑工程项目中物资采购环节与工程造价管理工作之间的关联性，并需要对新型财务管理模式以及会计核算方法进行严格比对以及统计分析，只有这样才能够确保建筑物资采购过程的严谨性以及资金安全性。采购监管机制的完善进一步完善建筑企业的采购监管机制，以水泥和钢筋的采购流程为例，采购小组成员需要依据物资管理部门的采购单据和工程材料的供应需求，对比分析材料市场价格，对采购价格进行统计分析，详细阐述和说明不同材料和产品的采购责任人。领导小组和工作小组成员都需要对采购环节和结果进行监管和监督，并定期编制物资采购监管报告等文件。形成物资集中采购成果文件，严格落实集中采购成果应用且禁止对外公布，共同推进集中采购成果落地。为保障区域集中采购结果应用，不纳入集中采购结果应用的例外采购的采购合同，因此采购结果必须经各单位采购管理部门审批。加强集中采购工作中各类计划的管理，对集中采购全流程进行管控。公司供应链管理部组织对供应商供应保障、供应价格、预期收益等目标的实现情况进行分析，评价合作成果，对满足预期目标的供应商保持或扩大其供应规模；对因自身原因未实现预期目标的供应商限制其供应规模，直至解除合作关系。公司供应链管理部统筹组织供应商关系维护工作，定期与供应商开展交流会，共同分析采购履约执行过程中存在的偏差和问题，及时提出解决措施。公司供应链管理部系统识别物资集中采购各环节的风险，形成风险清单，对梳理出的风险进行评估和分级。对重大风险制订专门的防控措施和应急预案。建立监管体系，公司供应链管理部组织专项检查考核，对各单位的集中采购供应管理情况，包括集中采购结果应用情况、集中采购率、供应计划准确率、资金支付率等指标进行差异化考核，并对考核结果进行评价和通报。搭建智慧化管理系统，引入新技术手段近年来多数大型建筑施工企业均在探索实施数字化转型或升级，以标准化、信息化为基础，搭建可视化协作管控平台或全流程供应链管理平台。从物资采购成本控制以及经营管理方面考虑，物资管理底层业务数字化是目前对企业搭建智慧化管理系统支撑力不足的版块，一是各企业对物资编码等基础数据没有全国通用的标准库，不利于整个行业的数字化发展；二是多数建筑企业施工现场仍以人工传递纸质单据为主要形式来进行管理，管理效率低下，数字化发展进程慢。智慧化管理系统的搭建，应该是由上而下进行系统框架建立，同时由下而上进行标准化数据收集，只注重建立上层系统，不注重下层基础业理财周刊MONEYWEEKLY135Aug 08/2023务数据的标准化收集，是无法实现系统管控目标的。就物资成本控制而言，智慧化管理系统应包括市场调研、招标采购、合同管理、现场物资收放存管理、供应商管理等模块，其中现场物资收放存管理应以计划管理、采购管理、验收与发放管理、核算管理、处置与调配管理为主线展开，在实现无纸化、数字化的基础上，进一步实现主动决策等智慧化管理目标，不断提升企业核心竞争力。加强对供应商的选择和日常管理对于建筑施工企业而言，在对各种不同类型材料供应商进行选择时，要秉持着公平、公正、合理的态度，与其达成良好的合作关系。无论是在招投标环节，或者是在询价采购环节，都必须对供应商的资质、信誉度等进行提前调查和分析。这样有利于帮助企业找到最符合自身要求的供应商，保证物资采购工作的有序开展。除此之外，还要对供应商库进行合理的管理，对供应商档案进行有效的构建和落实，同时还要安排专门人员进行看管，保证供应商名单及时有效的更新，有利于为决策者提供有效的信息数据作为支持。这样不仅可以及时筛选出符合施工要求的供应商，还可以提高对供应商的管理水平。对于建筑工程项目的施工单位而言，加强对供应商的选择以及日常管理能力，可以从档案管理以及财务管理等不同层面进行深度设计和整体规划，并充分运用信息技术工具和数据库管理系统，对供应商的具体信用评价信息以及产品交易信息进行分类管理。建筑工程项目的建设单位和监理单位会定期审核各类建筑物资的采购来源和实际去向，并对建筑物资的全部使用过程进行财务审计以及监督检查，还能够协助施工单位进一步完善供应商档案信息。加强对供应商的选择和日常管理，能够有效推动建筑行业市场经济的可持续发展。建筑企业进行科学合理的物资集中采购管理，能够提高采购效率，保证施工现场的物资材料实现快捷低价、保质保量以及按地按期供应，进一步降低采购供应风险，使采购效益最大化。在实施集中采购管理工作时，应规范采购流程，在全面对比交货期、信誉、距离、价格、质量的基础上严格筛选供应商，全面监督采购工作的各个环节，全过程管控集中采购工作，保障物料供应正常，最大限度地实现降本增效，提高企业的隐形利润。L【中铁建设集团有限公司（北京市）】