Excel常用快捷键整理.docx

Excel常用快捷键整理熟练使用快捷键是提高Excel操作效率的必要条件，网上关于这个话题已经有许多帖子，但是这一类帖子往往只是快捷键的罗列，内容庞杂而繁复，对阅读者而言并不友好。在此我特将自己常用的一些快捷键整理如下，力图做到超越简单的列举，以有组织的形式介绍一些非常有用的快捷键，以帮助读者提升操作效率为目的，而不贪多求全。在使用Excel进行数据分析时，其步骤可以概括为以下三步：搭建框架、输入数据和公式计算。由于不少分析者在进行数据分析时是以原始数据的结构为基础进行分析和处理的，所以第一步往往为人所忽略，尤其是在进行较为简单的统计分析时，但是在进行较为复杂的数据分析或者构建模型时，这一步对于后续分析的顺利进行有极其重要的意义。下面便以这三个步骤为流程来把一些常用的快捷键串联起来进行介绍。注意特别重要的快捷键将加粗显示。一、搭建框架搭建框架是在Excel中设定数据结构的过程，目的是为之后的分析运算提供便利，因此所涉及的操作主要是光标移动、单元格输入编辑和单元格格式设置。光标移动。最常用的光标移动快捷键自然便是键盘上的方向键了，但除此之外还有一些快捷键可以实现一些特殊的移动。1. CTRL+HOME：使光标回到最左上角的单元格，可以实现快速跳转到工作表头部的功能，而且在完成工作表之后常规的做法便是按下CTRL+HOME使光标回到头部，以便利其他阅读者和使用者。与之类似的还有CTRL+END快捷键，则是跳转到已使用的部分的最后一个单元格，即已使用的部分的右下角单元格。2. CTRL+方向键：跳过方向键所指方向的空白单元格，而跳转到下一非空单元格，表面上看这个功能似乎并不是特别有用，但是如果在某些场合下这一快捷键组合可以实现非常方便的跳转，例如：上面的工作表具有特别的设计，第一列（称为导航列）的列宽非常狭窄，“资产”和“负债和股东权益”等项目的名称都位于第一列，而其子项目均位于第二列，这种设计除了美观之外，还有非常实用的功能：使用CTRL+方向键可以非常方便地实现在不同项目之间的跳转，而跳过中间的子项目。CTRL+方向键还有另外一个功能，就是跳转到连续行/列的最后一个单元格，也非常实用。3. CTRL+PAGE DOWN/PAGE UP：实现在工作表之间的跳转，是非常常用的快捷键组合。单元格输入编辑。1. F2。进入/离开单元格编辑模式，如果在选中某个单元格时键入内容，输入的内容将直接覆盖原有内容，如果我们要对原有内容进行编辑，则可以按下F2快捷键进入单元格编辑模式，效果等同于鼠标双击。单元格编辑模式有一个特点，就是可以使用方向键来实现单元格内部字符之间的移动，如果在输入公式时出现不能移动光标实现引用的情况，就是因为进入了编辑模式，按下F2退出即可。2. ALT+ENTER。单元格内开始新的一行。3. SHIFT+F2。编辑单元格批注。单元格批注类似于程序中的注释，可以便利以后的阅读和使用，按下SHIFT+F2会弹出批注编辑框，输入完毕之后按下两次ESC即可退出，有批注的单元格右上角有红色的三角形标记。4. ALT+E I S：打开“序列”对话框，如下图所示。通过“序列”对话框可以生成具有规律的序列。注意按下ALT+I之后松开，然后顺次按下I和S。5. CTRL+SHIFT+：即CTRL与加号的组合，用于打开“插入”对话框，如下图所示：6. CTRL+-：即CTRL与减号的组合，用于打开“删除”对话框，如下图所示：单元格格式调整。以下快捷键不涉及与输入数据关系较为紧密的部分。1. CTRL+B/I/U：加粗/倾斜/下划线，最常见的格式设置。2. CTRL+SHIFT+7：即CTRL与&号的组合，单元格加边框。3. CTRL+SHIFT+-：即CTRL与_号的组合，去除单元格边框。4. ALT+O C A：使列宽适应单元格。二、输入数据如果我们在输入数据之前搭建了自己的Excel框架，那么在输入数据时通常涉及的操作是单元格选择、复制粘贴、引用和单元格格式设置。单元格选择。1. SHIFT+方向键：连续选择单元格，最为基本的快捷键。2. CTRL+SHIFT+方向键：将选择区域扩展至连续非空单元格，十分有用的快捷键，最为常用的场合便是选择内容连续的行或列，比起使用鼠标不仅效率更高，而且不易出错。3. CTRL+A：全选，第一次按下只选择连续区域，第二次按下才是选择全部单元格（包括空白单元格）。4. CTRL+SHIFT+HOME/END：将选择区域扩展至左上角/使用中部分右下角。5. CTRL+PAGE DOWN/PAGE UP：将选择区域向下/向下扩展一屏。复制粘贴/引用。1. CTRL+C/V：复制/粘贴。2. ALT+S（Excel 2007中与其他版本不同，为ALT+V）：选择性粘贴。3. F4：切换绝对引用及相对引用，当光标位于某个单元格引用处，按下F4可以将其切换为绝对引用，再次按下时会转为部分绝对引用（行-列），最后会切换回相对引用，从而无需自己输入$符号。单元格格式设置。1. CTRL+SHIFT+5：即CTRL与百分号的组合，设置单元格为百分比格式。2. CTRL+SHIFT+6：即CTRL与号的组合，设置单元格为科学记数格式。3. CTRL+SHIFT+：即CTRL与号的组合，设置单元格为常规格式。4. CTRL+1：打开“设置单元格格式”对话框，对于较为复杂的格式修改，通常都需要使用“设置单元格格式”对话框，因此这是非常重要的快捷键。三、公式计算分析公式计算分析的步骤是Excel应用的核心，需要灵活应用以上所提到的各种快捷键，以下所介绍的几个快捷键和这一步骤联系较为紧密，因此放在这里统一介绍。1. CTRL+R/D：公式向右/向下复制（”R”ight/”D”own）。Excel中经常需要使用复制填充公式的功能，当仅选择一个单元格时，CTRL+R/D会从左方/上方的单元格中复制公式，当选择一行或者一列数据时，CTRL+R/D会从最左侧/最上面的单元格复制公式填充选中的所有单元格，因此相对于使用鼠标的方法，CTRL+R/D快捷键不仅效率更高，而且更加不易出错，是十分好用和重要的快捷键。需要注意的是，并不存在向上和向左复制公式的快捷键。2. Alt+=：自动加总快捷键，自动生成左侧或上方所有连续数值的加总（sum）函数，如下图所示，图中的公式是Excel自动生成的，使用这一快捷键不仅可以提高效率，还可以避免出错。3. CTRL+F3：打开“名称管理器”对话框，如下图所示：给重要结果单元格创建名称是一个非常好的习惯，可以大大简化后续公式的输入，提高公式的可读性，使用“名称管理器”可以创建名称并且对其进行管理。4. CTRL+：跳转到公式第一个引用的单元格，该快捷键在涉及跨表引用中尤其有用，可以检查所引用的单元格是否正确，因此在公式中需要引用其他工作表的单元格时，应当尽可能将其放在公式前面，以便之后可以CTRL+进行快速跳转。跳转之后可以按下F5调出“定位”对话框，按下回车可以跳转回来。四、其他除了以上介绍的快捷键之外，还有一个比较常见的快捷键是F4，用于重复上一次的操作，例如在对某一个单元格加粗之后，可以在另一个单元格处按下F4实现加粗。另外需要注意的就是在对话框中可以使用ALT+字母（具体选项后面的字母，如“设置单元格格式”对话框中的“分类(C)”）的快捷键组合来代替鼠标点击，这样做可以减少鼠标使用，提高效率。