超市商场零售业管理和培训采购系统培训.pptx

Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,*,*,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,我们只会“,零售业,”专业,张弘工作室,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,我们只会“,零售业,”专业,张弘工作室,采购系统培训,第1页,1,、序言,2,、,系统架构,3,、,基,础,信息创建及信息字段说明,4,、,日常,交易,作业程序及报表管理,5,、批处理,6,、,异常管理报表,7,、期初上线及信息搜集,8,、,测验及问卷,第2页,一,、教育训练课程,目标,二,、系统功效及效益,序言,第3页,、了,解系统,效益及功效。,、了,解信息搜集及整理重点。,、,熟悉系统,操作方式。,、了,解系统例行作业程序。,、了,解系统上线步骤及导入程序。,一、教育训练课程目标,第4页,、,供给厂商价格管理。,、,提供料件,请购、采购、进退货管理。,、,提供四种采,购,预计进货报表。,、,供给厂商进货评核。,二、,系统功效及效益介绍,第5页,、提高料件采购流程效率与正确性。,、降低生产停工待料异常发生。,、加强供给厂商评核管理提升采购质量。,、采购异常管理有利于降低成本。,(,二,),、系统效益,第6页,1,、序言,2,、,系统架构,3,、基础,信息创建及信息字段说明,4,、,日常,交易,作业程序及报表管理,5,、批处理,6,、,异常管理报表,7,、期初上线及信息搜集,8,、,测验及问卷,第7页,一、,系统主画面,二、系统功效图,三、系统主作业程序概述,四、采购系统与其它系统关联,系统架构,第8页,(,一,),、系统主画面,采购管理子系统,第9页,基本信息,录入,采购人员,，供给商,创建与列表.,采购单据性质,厂商料件,管理 品号厂商信息及,交易,信息,录入,价格,交易,管理,录入核价单,日常,交易,处理,录入,采购单,，,采购变更.进货及退货作业,采购进度管理 预计进货表,，,采购,明细,表,收料验退管理 进货明细表,，,进货统计表,，料件,历史,进货,统计表,，,验,退,件退回,细表,交易,管理 采购价格,调幅,表,，供给商供,货,明细,表,厂商评核,供给商,交货,，,质量评等,，供给商,ABC分析表,批处理,重新计算,采购已交量,，更新供给商月统计信息。结束采,购单。,厂商信息查询 应付帐款,，,应付票据,，,采购明细,，,进退货明细,，,商品计,价,，,进货统计,，,每个月统计,(,二,),、系统功效图,第10页,基本信息规划,日常,交易,登录,应付票据管理,信息创建与查对,期初余额导入,应付帐款管理,采购人员、厂商、单据性质,未结案采购单,.,品号厂商信息输入,基本信息列表,录入,请购单,录入,采购单,进货,.,验收单,退回验退件,录入,退货单,请购单凭证,采购单凭证,进货单凭证,验退单凭证,退货单凭证,(三)、系 统 主 作 业 程 序,第11页,采购系统,存货管理系统,物料需求计划,工单管理系统,应付账款系统,自动分录系统,批次需求计划,产品结构系统,基本信息系统,进口管理系统,（四）与其它系统关联性,第12页,1,、序言,2,、,系统架构,3,、,基,础,信息创建及信息字段说明,4,、,日常,交易,作业程序及报表管理,5,、批处理,6,、,异常管理报表,7,、期初上线及信息搜集,8,、,测验及问卷,第13页,1,、前序作业,2、采购管理系统基础信息创建,基本信息创建及信息字段说明,第14页,1,、,录入工厂信息,2,、,录入仓库信息,3,、录入部门信息,4,、,录入币种汇率,5,、,设置编码标准,6,、,录入职务类别,7,、,录入交易对象分类,8,、,录入页脚/签核,9,、,录入程序页脚/签核,前序作业,基本信息管理信息系统,第15页,1,、前序作业,2、采购管理系统基础信息创建,基础信息创建及信息字段说明,第16页,一、供给厂商信息字段说明,二、,品号厂商价格管理,三、,设置采购单据性质,提议及信息字段说明,采购管理系统基础信息创建,第17页,一、,供给厂商信息字段说明,、采购厂商、托工厂商、生产线编,码原则应分开设定。,、有类别厂商评核需求者，同类厂商,编号应归纳同区间。,、厂商有加工亦有采购供货者，为区,分应付帐款科目标管理应区别编号。,(,一,),、厂商编号注意事项,第18页,X,X,XX,1.,供给商,2.,国外厂商,3.,托外厂商,1.五金,2.,电子,3.包材,4.印刷,9.其它,序号,：,01-99,厂商编号范例參考,(10,码,),第19页,1,、,核准情况:已核准.尚待核准.不准交易允许分批交货:如“Y”,一张采购单可分多笔进货单进货,2,、随货附发票：,如“Y”,进货单输入时，发票号码不可空白,3,、,最近交易日期:由最近一次进货单回写,4,、,单价管制:可设置“单价超限率”,以控管采购之单价,(,二,),、供给厂商信息字段说明,第20页,1,、,ABC等级可,经过供给商,ABC分析表更新,2,、,交货评等可,经过供给商评级,作业更新,3,、,质量评等可,经过供给商评级,作业更新,以上三字段亦可由人工自行输入与维护,4,、,加工费用:加工费用,明细科目(自动分录系统使用),5,、,应付帐款:应付帐款,明细科目(自动分录系统使用),6,、,应付票据应付票据,明细科目(自动分录系统使用),第21页,7,、付款条件,:,可开窗选择在基本信息管理,系统中建立付款条件,8,、结帐日,:,验收后,1,个月逢,30,日,以上两个字段均为,票据管理,系统,资金预估,及,应付系统,所需求信息,比如,:,验收日期为,/07/05,则结帐日期,为,/08/30,第22页,结帐,应付凭单,进货单,退货单,结帐作业概念,整批结帐,第23页,进货单,退货单,应付凭单,一对一,进货单,应付凭单,应付凭单,结帐作业概念,直接结帐,第24页,品号厂商信息,甲厂商,=,A,品号,100,元,B,品号,200,元,采购单,进货单,1,2,(,一,),、单价默认起源,二、品号厂商,价格管理,第25页,品号厂商信息,采购单,进货单,更新核价,Y,当单据核按时，该单,据之新单价将保留于,品号厂商档中,(,二,),、更新商品计价,(,现行单价制,),第26页,优点：,保留变更统计,统一议价,单价权限,Y,优点：,采购权限弹性化,未来可追加比较差异分析表,品号厂商档,采购单,进货单,输入及更改权限管制,核价单,(,三,),、标准单价制,第27页,报价日期,/,生效日期失效日期,核价日期 4/1 4/25 6/10,生效日期 4/1 5/1 7/1,失效日期 6/30 5/31,单价 元 100 99 105,采购日期 采购单价,4/10,5/20,8/10,100,元,99,元,105,元,第28页,分量计价,数量 PC 单价,0-100 5 元,101-500PCS 4.8元,501-以上 4.5元,单头信息,单身信息,101,以上,单身信息,501,以上,1,、,由,“,录入供给商料件价格,”,中直接输入及维护,2,、,由更新核价核价单更新,第29页,：厂别区分,：系统性质代码,(2,碼,),：序号,:,三、单据性质设置提议及信息字段说明,第30页,1,、,单别代号：,不可重复,，,请以数字组合编码,。,2,、,单据性质:,请购单,进货单,核价单,退货单,采购单,第31页,3,、,编码方式：,码号共有11码,年码数及流水数位,数可自行设置,(1).日 编:YYMMDD99999,(2).月 编:YYMM9999999,(3).流水号:99999999999,(4).手动编号:在异动作业中自行输入编号,第32页,4,、,自动确认：,单据凭证输入完成后，是否马上进行库存帐,务之更新(库存,增减)或者认可单据生效性.,单据假如输入完成还须第二人审查核准后，,才可更新库存者，应设为【N】,确认,=,凭证核准 交易异动时点,第33页,5,、,自动打印：,凭证每输完一张是否马上打印出来。多人或多机共用打印机时应设置为批次打印。,第34页,6,、,更新核价：,针对料件厂商,交易,单据，如采购单、收,料单及料件厂商,交易,单,性质单别才有,效用。,7,、,查对采购：,针对收料单是否一定要输入采购单才可,办理收料，目标乃防止无采单,收料发,生。,第35页,3101,核价单,N N N Y N,3201,请购单,N N N N N,3301,采购单,N N N N N,3302,服务性采购,N N N N N,3401,进货单,(,采,)N N Y N N,3402,紧急进货单,N Y N N N,3403,服务进货单,N N N N N,3405,赠品进货单,N N N N N,3501,退货单,N N N N,N,单别 单据名称 自动 自动 查对 更新 直接,确认 打印 采单 核价 结帐,单别示范,第36页,为配合信息管理请将采购单,编码方式设为自动编号,1,、,紧急进货单：为紧急采购,需求，还未有正式采,购,单，但已经有非正式,通知收料者。,2,、,服务进货单:费用类进货(请款时统计)若服务性商品必须要采购行为，可另辟服务采购单.若进货商品赠品部份不计费，另外仓库管理数量，则可设赠品进货单，或从库存系統做其它入库。,说明：,第37页,1.,序言,2.系统架构,3.基,础,信息创建及信息字段说明,4.日常,交易,作业程序及报表管理,5.,批处理,6.异常管理报表,7.,期初上线及信息搜集,8测验及问卷,第38页,一、采购核价作业程序,二、请购作业程序及信息字段说明,三、采购作业程序及信息字段说明,四、采购变更作业程序及信息字段说明,五、进货验收作业程序及信息字段说明,六、验退件退回作业程序及信息字段说明,七、退货单作业程序及信息字段说明,日常异动作业程序及报表管理,第39页,书面核准或计算机核准,一、采购核价作业程序,品号厂商异动,核价单,核价单确认,更新,供给商料件,信息,核准,第40页,录入核价单作业,1,、单据若为更新核价者将更新供给商料件信息。,2,、若采购商品有分量计价需求,，,则直接由核价,单来更新供给商料件。,第41页,1,、,内部需求,凭证,2,、,审查内容为,.品号、数量及需求日期,合理性,.需求起源正确性,(MRP,LRP,再补货提议表,BOM,自动请购,其它),二、,请购作业程序及信息字段说明,(,一,),、请购作业目标,第42页,1、计划,采购时所遗漏需求。,2、,超耗用料,额外零星,需求。,3、,非正常需求,其它需求，如客户,额,外订单或代购品。,(,二,),、普通请购作业时机,第43页,录入请购单,主管核准请购单,请购单,采购询价确认,请购单生成采购,录入采购单,书面核准或,计算机确认,1.请购明细表,2.请购情况表,3.料,件,已请未购明细表,4.,供给商,已请未购列表,(,三,),、请购作业程序,第44页,1,、,需求部门：于基本信息管理系统进行,录,入,2,、,需求日期：系统默认，由,录入品号信息,前置天数推算而得,3,、,采购单别单号：由请购更新后生成,Q:想一想！前置时间在,哪个,系统,设,定呢?,(,四,),、录入请购单字段说明,第45页,1,、,采购人员:由品号信息中设置,2,、,供给厂商:即主要供给厂商,3,、,采购单价:即品号,供给商,单价,4,、,采购码:该请购已生成采购单则系统自,动,更新,(,五,),、录入请购信息字段说明,第46页,5,、,锁定码,意义:,当采购人员收到请购信息时，必须针对,此请购信息进行审查，选择厂商、确定,单价、数量及交期，当信息确定后表示,即将要发出采购单，如此步骤完成采购,人员必须将锁定码,锁定,。,第47页,将完成,请购信息依,供给,商,分,别产生采购单，更新后请:,1,、,查询,录入采购单,作业，您将可看到采购单,据,完整信息。,2,、,请查询,录入请购单作业,将会看到采购单号。,(,六,),、从请购单生成采购单,第48页,1,、,请购明细表,2,、,请购情况表,3,、,品号,供给商,已请,购,未,采购,明细表,4,、,厂商别已请未购列表,(,七,),、请购管理报表说明,第49页,录入,采购单,采购单进度追踪,采购单,采购单确认,需求确认,核准,供给商,预计进,货,表,料件,预计进,货,表,工单,预计进,货,表,采购预计进,货,表,供给商料件交货排程表,采购需求,书面或计算机,1.,现有库存可用量,2.,品号库存情况表,三、采购作业程序,第50页,1,、,参考单别.参考单号.参考序号.起源单号:输入时可为订单、工,单,单号或其它备注之有意义单号。,2,、,已交数量：由进货单及退货单所更新,，,无须输入。,3,、,采购单价：1.,供给商料件价格,2.最近进价3.标准进价。,(,一,),、,录入采购单,字段说明,第51页,4,、结束采购单作业,：应定时运行本作业,对于,过,期未交,采购件采购人员应定时检视交,货,需求性，,过,期未交者确定要交货时，应以,变更交期方式更改采购单据，假如确定不交货,时，应要指定结案，防止收料单位又进行收料,作业，您可透过采购预计进料表帮助进行指定,结,束,作业。,第52页,Q:,想一想这些作业在哪些系统,?,(,二,),、采购单信息起源,采购计划发放,从请购单生成采购单,MRP,采购发放,录入采购单,从订单自动转成采购单,第53页,四、采购变更作业程序,录入,采购变更,单,采单进度追踪,采购变更单,采购变更确认,变更,CFM,变更核准,采购单,供给商,预计进,货,表,料件,预计进,货,表,工,单,预计进,货,表,采购预计进,货,表,供给商,供货统计表,第54页,1、直接更改采购单。,2、经过录入采购变更单处理。,3、将原采购单指定结案,另开一张新采购单。,(,一,),、采单变更处理方式,第55页,1,、,采购变更单,单据特征同原采购单别。,2,、,未确认,采单直接从采单更改，无须新,增采购变更单。,3,、,已确定,采购单且已经发出采购者，应,保留变更信息且藉由采购变更通知单通,知相关单位处理变更事宜。,(,二,),、采购单变更处理特征,第56页,五、进货作业程序,录入,进货单,进货统计,进货单,进货单确认,到货检验,进料检验货,供给商供货统计表,料件历史进货统计,供给商,进,货,明细表,供给商,进,货,汇总表,采购单,取回,验退,验退件未退,明细表,发票与送货文件,N,Y,N,Y,第57页,(1),、,到货登记,(2),、,质量检验,(3),、,货款输入,资材收料,IQC,采购或会计单位,权,责,(,一,),、,录入进货单字,段说明,第58页,(1),、,到货日期预交日,过,期码=Y,(2),、,运行验退件退回 验退码=Y,(3),、,结帐单确认 结帐码=Y,(,一,),、,录入进货单,字段说明,第59页,(,1),、,将纳入存货价值,(2),、,不纳入厂商之应付帐款,(3),、,如:运费.,扣款金额,(1),、,不纳入存货价值,(2),、,将纳入厂商之应付帐款,(3),、,如:损坏扣款.,第60页,此收料单,应付帐款将无限期冻结,第61页,1,、,依,供给厂商基础信息设置能够管制是否,分批交货。,2,、,可设置料件,允超收率，超额数量禁止到货。,3,、,可设置收料单是否一定要有采购信息。,4,、,提供提前交货之预警。,5,、,依,供给厂商基础信息,設置能够管制是否,随,货,附发票。,(,二,),、录入进货单主要功效,第62页,(,三,),、进货单确认后对信息有何影响,?,进货统计,采购单,进货单,库存数量,批号信息,已交数量,?,第63页,、,供给商供货统计表,、,供给商供货明细表,、,料件历史进货统计表,、,料件历史进货汇总表,进料统计管理报表,第64页,、,名词定义：,验退：验收前退货,退货：验收后退货,、退货单,信息,字段,说明,、,验退件退回明细表,、,验退件未退明细表,六、退回验退件作业,第65页,七、退货单作业程序,录入,退货单,采购进度追踪,退货单,退货单确认,核准,不良检验,退货单,供给商,采购进货表,料件历史进货统计,供给商,进货明细表,供给商,进货汇总表,1.,决定是否冲销已交货,2.,是否要指定结案,Y,第66页,(,一,),、销货单录入字段说明,1,、,进货单如进行查对采购管理者，采购单号务必输入。,2,、,若该品号进行批号管理者，批号栏位务必输入。,第67页,1,、退,货单为应付帐款,减项。,2,、,普通退货物应输入原采购单号。假如该采购单已经结案，退货物已经确定不再进货者，采购单应指定结案。,3,、,如无采购单者，退货单价来自品号,供给商,信息。,4,、,进行批号管理者，批号一定要输入。,(,二,),、退货作业注意事项,第68页,1,、序言,2,、,系统架构,3,、,基,础,信息创建及信息字段说明,4,、,日常,交易,作业程序及报表管理,5,、批处理,6,、,异常管理报表,7,、期初上线及信息搜集,8,、,测验及问卷,第69页,一,、,重新计算采购已交量,二,、,更新供给商月统计信息,三,、,供给商评级,四,、,供给商ABC分析表,批次作业,第70页,此为信息维护,程序，无须定时运行。当您,经过厂商采购交货情况表,发觉您采购单,已交数量异常，而进货作业及退货凭证信息均正常且正确时，可运行本作业。,造成异常,原因为:机器不正常DOWN 机或关机造成数据库更新不正常所造成。,(,一,),、重新计算采购已交量,第71页,1,、,更新,时机：当该月份应付帐款已经结算完成后,2,、信息更新后,您可,于厂商信息查询作业,中查看,统计结果,(,二,),、更新供给商月统计信息,第72页,1,、,本作业应先行运行后才可运行ABC分析，因为ABC 分析表将会将此两种评等显示于报表中，方便参考。,2,、,信息统计完成将更新,供给商,基本信息之交货评等及质量评等字段,。,(,三,),、供给商评级,第73页,0%-75%-90%-,1,00%,A E F D O P H F G C L I,累计进货百分比,厂商,进货金额,%,A,级,B,级,C,级,100%,(,四,),、供给商,ABC,分析表,第74页,1,、序言,2,、,系统架构,3,、,基,础,信息创建及信息字段说明,4,、,日常,交易,作业程序及报表管理,5,、批处理,6,、,异常管理报表,7,、期初上线及信息搜集,8,、,测验及问卷,第75页,1,、,采购价格异常表,2,、供给商,收料异常表,异常管理报表,第76页,采购厂商非主要厂商(P),采购厂商不存在料件,供给商,(),采购单价不等于,料件供给商,之单价(),采购进价不等于标准进价(),周期：一个月一次,（一）、采购价格异常表,第77页,异常种类：,早交、迟交、短交、超收,溢价、低价、不良、扣款,（二）、供给商收料异常表,第78页,1,、序言,2,、,系统架构,3,、,基,础,信息创建及信息字段说明,4,、,日常,交易,作业程序及报表管理,5,、批处理,6,、,异常管理报表,7,、期初上线及信息搜集,8,、,测验及问卷,第79页,1,、未结束采购单信息录入,2,、品号厂商信息录入,期初上线及信息搜集,第80页,在系统上线时，可能手头上有许多已发采购单，但还未进货完成，必须对这些信息加以 搜集整理，然后利用“采购单录入流程”输入，如此，才能在系统上线后对这些采购单纳入进货管制。,期初上线及信息搜集,第81页,在系统上线,前,，,搜集当前,供给商商品计价信息，利用“核价单,”或,“供给商料件价格”输入，如此，才能在系统上线后对这些厂商发采购单时单价作预设。,（二）、供给商商品计价信息登入,第82页,1,、预计进货追踪信息将会有所遗漏,2,、对所产生生产计划,或,采购计划,量,将产生预估,供,给,低估。,3,、收料货单无法追溯采购单起源,。,期初余额不导入可不能够？,第83页,期初资料不导入可不能够？,3,、因无标准单价可参考,，,主管对于,单价审查必须愈加仔细与小心,。,1,、,重新,输,入,料件厂商交易单据更新,2,、采购单录入时由采购人员逐笔输入,单价后更新成标准厂商料件单价,。,第84页,1,、请全部学员参加测验,2,、测验内容有不清楚者请发问,课后测验,第85页,谢谢您参加，期待下一次与您再相逢,第86页,