001食品经营公司食品安全质量管理体系文件管理制度.docx

文件名称食品平安质量管理体系文件管理制度文件编号*-SPZD-001-00起草人起草日期审核人审核日期批准人批准日期执行日期颁发部门版本号分发部门1制定目的：确保企业食品平安质量管理体系文件的编制在文件编号、体例、格 式和内容上一致，规范体系文件起草、审核、批准、印制、颁发、修订、收回以及销毁的操作，保证食品平安质量管理体系文件的有 效管理，特制定本管理制度。2制定依据：中华人民共和国食品平安法、中华人民共和国食品平安法实施条例、食品生产经营监督检查管理方法等相关法律、法规。适用范：本制度适用于本公司全部食品平安质量管理体系文件的编制、修订与管理。4职责部门：本公司所有部门负责本制度的执行，质量部对本制度实施负责。5制度内容：5.1 食品平安质量管理体系文件的分类食品平安质量管理体系文件分为法规性文件和见证性文件两类。5.1.1 法规性文件指用以规定食品平安质量管理工作的原那么，阐述质量管理体系 的构成，明确有关组织、部门和人员的质量职责，规定各项食品平安质量 活动的目的、要求、内容、方法和途径的文件，包括国家有关食品平安质 量管理的法律法规以及食品平安国家标准，具体为部门及岗位质量职责、 管理制度、规程等。5.1.2 见证性文件指用以说明本公司实施食品平安质量管理体系运行情况和证实 其有效性的文件，如各种食品平安质量活动的记录、台账、档案、报告、 凭证等，记载食品的采购、入库储存、出库运输、销售等各个环节食品安 全质量活动、质量状况，是食品平安质量管理体系运行情况的证明文件。5.2 食品平安质量管理体系文件编制的文件编号、体例、格式和内容的管理5. 2.1体系文件的文件编号所有质量职责、管理制度、规程文件的编号应是唯一的，应按下述例如 规那么进行编号：内容编号：xxxxxxxxO91OO版本号文件序号文件分类代号公司代号记录、台账内容编号：.TL-QO1-QO版本号文件序号文件分类代号5. 2. 1.2体系文件分类代号：SPZZ：质量职责文件代号SPZD：管理制度文件代号SPGC：管理规程文件代号JL：记录、台账文件代号法规性体系文件的体例5. 2. 2. 1部门质量职责文件一般可设置以下各章：部门职责、食品平安质量职责、 部门人员编制等。5. 2. 2. 2人员质量职责文件一般可设置以下各章：岗位职责、食品平安质量职责、 领导责任、主要权利、任职资格等。5.2. 2.3管理制度、规程文件一般可设置以下各章：制定目的、制定依据、适用 范围、职责部门和制度、规程内容等。5. 2. 2. 4文件按章、节、条、款、项的顺序编排，如：1 （章）1. 1 （节）1. 1. 1 （条）1. 1. 1. 1 或 A （款）（a）（项）5. 2. 3法规性体系文件的格式5. 2, 3. 1文件编号标注：在文件的页眉右侧列出文件编号。5. 2. 3. 2文头：在文件的第一页设置表格列出文件名称、文件编号、起草人、起 草日期、审核人、审核日期、批准人、批准日期、执行日期、颁发部门、 版本号、分发部门。5.2. 3.3正文：按文件体例要求表达文件的内容。5. 2. 3.4页码：在文件的页脚居中列出文件页码。5. 2.4法规性体系文件的内容4.1制定目的：阐述该要素活动欲实现的管理目标。5.2. 4.2制定依据：明确指出该文件的参考依据和标准。5. 2. 4. 3适用范围：说明该文件涉及的管理范围。职责部门：说明执行和落实该文件的责任部门。5. 2. 4. 5制度内容：阐述该要素活动欲实现的具体执行内容和程序。见证性体系文件的格式和内容5. 2. 5. 1在文件的页眉右侧列出文件编号。5. 2. 5. 2在文件文头处突出文件名称。5. 2, 5. 3文件内容可由各部门按法律、法规、食品平安国家标准以及公司制定的 管理制度、规程的具体要求自行起草，基本以表格形式呈现。5.3食品平安质量管理体系文件起草、审核、批准、印制、颁发、修订、收回以 及销毁的操作管理5. 3. 1法规性体系文件的起草由主要使用部门依据有关规定和实际工作的需要，进行文件起草、修订 的申请，并报质量部。5. 3.1. 2质量部接到各部门文件起草、修订的申请后，应对文件的题目进行审核, 并确定文件编号，申请经质量负责人批准后，指定有关人员负责起草。文件一般应由主要使用部门起草，如有特殊情况可指定熟悉食品经营法 律、法规以及食品平安国家标准的人员起草。应依据文件的合法性、适用性、合理性、可操作性等方面进行文件的起草。5. 3.2法规性体系文件的审核5. 3. 2.1质量部对已经起草的文件进行审核。5. 3. 2. 2审核的要点：a是否与现行的法律、法规、食品平安国家标准相矛盾。b是否符合公司实际情况。c是否与现行的其他管理文件保持一致。d文件的内容是否具有可操作性，表述是否简练、确切、易懂，是否会引起理解 的困难或误解。e文件的形式是否规范，语句是否通畅，是否有错别字。审核后的文件，如需进一步修改，返回原文件起草人修改。修改后仍需 进行审核，直至符合要求。5. 3.3法规性体系文件的批准5. 3. 3. 1经起草、修订、审核后确定的文件，由质量部按标准的格式打印，经起 草人、审核人签名后由质量负责人批准，并确定执行日期。5. 3. 3. 2质量负责人批准后，在规定的空格内签署姓名、批准日期以及执行日期。5. 3.4法规性体系文件的印制与颁发5. 3. 4.1正式批准执行的文件应由质量部统一印制与颁发。5. 3. 4. 2质量部按分发部门进行计数，统一印制文件后进行颁发，质量部保存签 字原版文件。5. 3. 4. 3印制文件必须格式一致，内容清晰、易识读。5. 3. 4. 4质量部颁发文件时，应做好文件发放记录。内容包括：文件名称、文件 编号、发放数量、分发人员签名、接收人员签名、发放日期以及接收日 期。5. 3. 4. 5质量部将印制文件分送至有关部门，收到印制文件的各部门应在文件发 放记录上签署签名以及接收日期。在文件执行之前，各有关部门应协助人力资源部组织文件的培训与学习, 保证有关执行或操作人员明确文件的目的、适用范围、工作内容、程序 或相关要求。5. 3. 4. 7自文件执行之日起，各部门应立即执行文件有关规定，质量部负责指导和监督文件的执行与落实。5. 3. 5法规性体系文件的修订5. 3. 5. 1文件的修订是指文件的题目不变，仅对其内容进行修订。5. 3. 5. 2在公司所处内、外环境发生较大变化，如有关法律、法规、食品平安国 家标准和公司组织机构、经营结构发生变化时，应对文件进行相应的修 订，以确保其适用性和可操作性。5. 3. 5. 3文件的修订一般由主要使用部门提出文件起草、修订申请，报质量部和 质量负责人审核批准后，由文件原编制部门对文件进行修订。5. 3. 5.4文件编制部门对文件进行修订后，按以上文件审核、批准、印制以及颁 发的管理要求进行操作。5. 3. 5. 5文件自修订后的执行之日起实施，质量部存档签字原版文件。5. 3. 6法规性体系文件的收回与销毁5. 3. 6. 1修订后的新文件颁发执行时，旧版文件应同时收回。5. 3. 6. 2除质量部存档的签字原版已废止文件外，不得在工作管理现场出现任何 已废止的印制文件。5. 3. 6. 3已废止的印制文件由质量部在经质量负责人批准后方可进行销毁，并建 立文件销毁记录。5. 3. 7见证性体系文件各部门按法律、法规、食品平安国家标准以及公司制定的管理制度、规程的 具体要求自行起草后，交由质量部进行审核，审核通过后即可执行使用。5.4食品平安质量管理体系文件执行情况的监督检查4.1质量部负责指导、监督质量管理体系文件的执行与落实，定期对质量管理 体系文件的执行情况进行检查。1. 4. 1.1各部门执行的质量管理体系文件是否为现行有效版本，各岗位工作管理 现场是否有与其工作内容相对应的必要质量管理体系文件，已废止的文 件是否出现在工作管理现场。5. 见证性文件中记录、台账等是否及时填写，内容是否准确、完整、真实、 规范。5.4. 1.3见证性文件是否按规定进行归档，并按规定的年限进行保存。5.4. 1.4各部门、各岗位是否严格按照质量管理体系文件规定开展工作。5. 4.2各部门应对质量管理体系文件在本部门的执行情况进行自查，对文件执行有偏差的，应及时予以纠正。5. 5食品平安质量管理体系文件的保管5. 5.1质量部应编制质量管理体系文件目录，受控文件应加盖受控章。5. 5.2各部门应妥善保管本部门质量管理体系文件，未经批准不得私自将文件带 出公司。5. 5.3各部门应将本部门的见证性文件按规定进行整理、装订，并按规定进行保 存。各类见证性文件保存期限应符合法律、法规以及公司制定的具体管理制度 的要求。