文秘必备日常工作会议流程 .doc

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文秘必备日常工作会议流程
　　组织日常工作会议也是文秘的主要工作之一，日常工作会议也是一门大学问，下面一起来学习日常工作会议主要流程吧。

　　日常工作会议主要流程：

　　会后工作。提到了会中工作所要注意的几个事项，详情请阅读本文。

　　1.会议文件资料的立卷归档

　　1)会议文件的收集整理工作

　　(1)确定会议文件的收集范围。

　　(2)选择收集会议文件的渠道。

　　(3)运用收集文件的不同方法。

　　2)会议文件的立卷归档

　　把会议过程中的一整套材料，包括通知、领导报告和讲话、会议记录或纪要、会议简报、会议报道等，进行分类立卷归档。

　　2.会议经费结算工作

　　(1)收款的方法和时机。有些会议要由与会代表向主办方支付一些必要的费用(如资料费、培训费、住宿费、餐饮费等)。

　　①应在会议通知或预订表格中详细注明收费的标准和方法。

　　②应注明与会人员可采用的支付方式(如现金、支票、信用卡等)。

　　③如用信用卡收费，应问清姓名、卡号、有效期等。

　　④开具发票的工作人员事先要与财务部门确定正确的收费开票程序，不能出任何差错。如果有些项目无法开具正式发票时，应与会议代表协商，开具收据或证明。

　　(2)在订购各种设备和享受服务时应掌握付款的方法和时间。

　　3.安排与会人员返程

　　案例

　　天地公司邀请全国的客户到新疆乌鲁木齐参加风韵公司新开发的系列化妆品的洽谈订货会。秘书初萌负责安排与会人员的返程工作，初萌想先解决容易预订的近处与会者的车票问题，再慢慢解决北京等远地难以解决的车票预订问题，而且她想当然地认为，只要为大家尽可能预订火车硬卧票就行了。结果，部分代表因不能及时拿到返程的车、机票而对主办方十分不满。有些代表拿到票后，又要求更换车票或退票，结果闹得大家不欢而散，使洽谈订货会的工作成果大打折扣。

　　分析

　　会议结束并不意味着会议工作就结束了，有外部人员参加的会议应根据会议的长短、外部与会人数多少等情况及早安排好与会人员的返程事宜。做好与会人员的返程工作，主要包括以下两点

　　1.提早做好与会者的票务登记预订工作

　　(1)应根据会期长短、外地与会人数多少等实际情况和人员的返程事宜，及早安排好外地与会者的行程。

　　(2)要事先了解外地与会人员对时间安排、交通工具的要求，尊重他们的意愿。

　　(3)一般情况下，要按先远后近的次序安排返程机票、车票的预订事宜，要掌握交通工具的航班、车次等情况，尽早与民航、铁路、公路、港口等部门沟通联系，提前预订好飞机、火车、汽车、轮船票。

　　(4)届时应编制与会者离开的时间表，安排好送行车辆，派人将外地与会人员送到机场、车站、港口，待他们乘坐的交通工具起程后再返回，如有必要，还应安排有关领导同志为与会人员送行。

　　2.帮助与会者提前做好返程准备

　　(1)提醒与会者及时归还向主办方或会议驻地单位借用的各种物品。

　　(2)提醒与会者及时与会务组结清各种账目，开好发票收据。

　　(3)帮助与会者检查、清退房间，避免遗忘各种物品。

　　(4)准备一些装资料的塑料袋和捆东西的绳子等物品，以备急需。

　　(5)帮助部分与会者托运大件物品。

　　4.会议总结

　　总结工作要以科学的绩效考评标准为指导。绩效考评标准是指对会议工作人员绩效的数量和质量进行评价的准则，它应具有完整性、协调性和比例性。

　　(1)会议工作总结要根据岗位责任制和工作任务书的内容逐条对照检查。总结工作的方法如下。

　　①检查会议目标的实现情况。

　　②检查各个小组的分工执行情况。

　　③将员工自我总结和集体总结相结合。

　　④以总结经验、激励下属、提高工作水平为目的。

　　(2)决定会议效果的主要因素有以下几个。

　　①是否具有召开会议的必要。

　　②会议准备得是否充分。

　　③议程是否科学合理。

　　④主持人的能力水平。

　　⑤是否严格控制了会议人数。

　　⑥与会人数是否达到了有效交流信息并形成有效决议的最低限度。

　　会议流程及服务安排

　　一会前准备

　　1、办公室人员收到会议通知，首先需问清楚会议服务要求，然后将具体安排转告会务工作人员，由会务工作人员准备会议前工作，了解与会人员的相关资料，并做好会务登记，保持良好的信息沟通，促进会议的顺利进行。

　　2、确定会议的出席人数，根据与会人员情况及会议规格适时调整会议场地，并对会场的各项设施进行认真检查。

　　3、草拟会议议程，经上级领导批准后分发所有与会人员。会议议程是会议内容的概略安排，议程中应涵盖主题、时间、地点，参加人员及议题安排等具体事项，开会之前要将会议议程传达给与会人员。

　　4、合理安排相关会务工作人员，其工作人员要做到以下几点：

　　(一)仪容仪表

　　(1) 着装统一整洁，不穿拖鞋、响钉鞋。

　　(2) 接待人员短发不遮眼，长发后梳成马尾或盘髻。要求化淡妆，不浓妆艳抹，不佩戴首饰。

　　(3) 坐站姿势规范端庄，不翘腿。

　　(二)语言

　　(1) 语调温和亲切，音量适中，普通话规范。

　　(2) 语言文明礼貌，适时运用“您好”、“您请用”、“请”、“谢谢”、“对不起”、“没关系”等礼貌用语。

　　(3) 对服务对象主动打招呼，不漫不经心，不粗言粗语，不大声喧哗。

　　(三)态度

　　(1) 敬业、勤业、乐业，精神饱满，彬彬有礼。

　　(2) 微笑服务，态度诚恳、热情、周到。

　　(3) 工作差错失误及时纠正并当面赔礼道歉。

　　(4) 解释问题有礼有节。

　　(四)纪律

　　(1) 会议服务前不吃异味食品。

　　(2) 不在会议期间使用电话。

　　(3) 服务过程中不打哈欠、喷嚏、挖耳鼻。

　　(4) 严格遵守职业道德。

　　5、办公室应在会议召开前一天，以文件、邮件、电话等形式通知与会人员会议的时间、地点及其他具体注意事项。

　　6、重要会议的召开，应提前做好必要的彩排工作，会议期间的演讲稿件和电子演示文档需要统一规范，并测试投影仪等电子设备是否能正常使用。

　　7、会场招待的水果及饮品采购要在前一天准备好，并按照与会人员的数量及会议规格进行合理购买;如会议结束后有安排宴会的要求，应确定宴会时间，选好宴请场所，并根据公司接待预算的金额确定菜单;宴会中所需饮用的酒水也应提早预订。

　　8、参照与会人员的名单制作名牌，名牌以红底纸张打印，上面分别注明单位名称，名字及职位，注意文字大小适当，清楚易识。纸张裁剪规格为8.5*15.11cm,并使用两面三角名牌架摆放。

　　9、会场的座次安排要分清主次，特别是有贵宾参加会议的情况下，更要安排妥当。座椅的数量应按出席人数摆放，并多预留两到四位。

　　10、会务工作人员进行会场布置：

　　(1)检查会议室卫生情况(桌面、桌洞、椅子、地面、地毯、 杯具、水壶等)，确保会议室整洁及会议用品的清洁。根据与会人员的人数摆放好演讲台、桌椅、横幅(会标)、桌牌、花草、签到桌、指示牌、果盘、笔、本、会议议程及其他会议所需要的文件。

　　(2)采用拉线的方式，确保桌椅、杯具等会议用品的整齐摆放。摆放花卉时，如椭圆长桌中间空地、会议室角落，另外会议桌上也可订做鲜花花束，但要把握好尺寸，不可过大过高，花卉颜色可视会议主题而定。

　　(3)根据会议议程，合理安排与会人员的座位、座牌、发言人、领导人讲话顺序、其它会议物品以及是否需要音乐、是否需要投影仪等，及时检查确保所需物品的齐全，做好会议前的准备工作。

　　(4)根据发言人位置摆放话筒，并调试(话筒位置的高低、效果及接口等)，确保话筒及音量正常，如需要音乐，要提前试播，确保正常播放;如需要投影仪，则根据会议实际需要确定投影仪、幕布的摆放位置，由工作人员进行调试。准备并调试好备用话筒，以备会议过程中话筒突发情况，及时更换。

　　(5)会议所需的备品要按以下要求摆放：

　　座位的正前方摆放座次牌，右手正前方杯垫及水杯(杯把向右侧转45度)，靠近水杯位置摆放消毒湿巾(也可不备)，左手前方可放置水果或瓶装纯净水(以防领导不喝茶水)，正中放置笔记本、会议议程、会议资料及其他与会议相关的纸质文件，文件右侧则摆放签字笔。其他物品，如激光笔、抽取式纸巾等可随机摆放，注意桌面整齐划一，不可过于拥挤、杂乱。

　　具体细节：

　　①茶杯：茶杯定位。拇指和食指拿杯把，杯把要求对齐椅子的右侧扶手，摆放成一条直线，茶杯盖上的花竖与杯把垂直，茶杯上的标记一致对准客人，摆放统一。

　　②杯垫、玻璃杯：拇指与食指拿起杯垫放在茶杯的左侧，杯垫上两个花瓣的夹角对准客人，与茶杯的距离约为1CM，手指握住玻璃杯的底部摆放在杯垫上，切勿用手指碰杯壁，杯底的花纹要以竖条纹对准客人。

　　③矿泉水：摆放时，拇指与食指握住矿泉水的两个红标摆在杯具的左侧，与其旁边的玻璃杯一指之隔，汉字标志一面对准客人。

　　④毛巾托：毛巾托竖着放在杯与玻璃杯中间的正前方约2CM处。 ⑤笔记本、会议资料等文件：对齐桌子外沿，对准椅子正中。 ⑥笔：放在笔记本、会议资料的右侧，注意笔的标志朝上方放置。

　　11、会议开始前一个小时要准备好充足热水，会议进行中注意始终保持倒水的壶满，以备及时的加水。

　　12、准备工作的检查

　　会务工作人员应提前一个小时进入会场，检查会场整体效果，确保各项准备工作到位，在所有物品摆放完毕后分别检查桌子两侧的茶杯、玻璃杯、矿泉水是否在一条直线上(如不在一条直线上做适当的调整)，同时检查所有物品是否符合摆放要求(如不符合的按照摆放标准摆好)。打开电子设备，打开照明灯及通道门，做好引导工作。如需使用空调，应提前半小时开启。

　　13、准备工作完成后

　　会场外应设有与会人员签到处，签到处最好设在入口通道较明显的地方。如与会者涉及公司外部人员，可视具体需求摆设“请赐名片”名牌于签到处。然后，会前15分钟站在会议室门口两侧，双手自然交叠在腹前，面带微笑恭候与会人员的光临。在与会人员距会议室门2米处主动拉门让其进入，同时根据不同的身份和年龄使用敬语问候(如早上好、下午好等文明用语)。

　　二、会议过程中

　　1、会议开始后工作人员迅速斟倒茶水，如果需要毛巾，工作人员应先备毛巾(上毛巾的时候注意用夹子，不能用手直接拿)，再斟倒茶水。

　　首次倒茶后应在15分钟左右再次续水，以后每隔15分钟或20分钟续一次水，如客人杯中有茶水应征询客人意见，并礼貌地小声对客人说：“对不起，请问需要加水吗?”或做个手势，待客人同意时方可进行。可根据实际情况(领导杯中水的水量)来灵活掌握倒水时间。倒水时，右手拿暖瓶，左手的小拇指和无名指夹起杯盖，用大拇指、食指和中指握住杯把，将茶杯端起，侧身，在领导的身后缓缓倒水后放回茶杯，一切行为应在客人右手方完成。

　　通常会议室内不许吸烟，如特殊情况需摆放烟缸，烟缸内烟头不得超过三支应及时更换，会场中均使用托盘服务。

　　2、工作人员在音控室时随时注意音响监听，发现问题及时查找问题所在，并迅速解决。(及时检查话筒、调音台、功放机、协调器、音响等设备的连接情况)。

　　3、根据会议议程，及时关注下一位发言人的话筒开关及位置，如遇到话筒突然失常，应迅速更换备用话筒。

　　4、会议中要注意观察主席台，察觉领导如有需要帮助时，及时上前询问。

　　5、如果会议过程中使用国歌、国际歌，播放过程中所有工作人 员要站立行注目礼，不准随意走动。

　　6、在会议过程中，遇到参会人员有特殊的要求，应尽量给予解决，如不能及时解决，请其稍等，然后立即向上一级报告，并尽快给予答复。

　　7、会议中间休息时，工作人员要尽快整理会场，补充和更换各种用品。

　　8、在会议进行中，工作人员不允许随便进出会场，要保持并维持会场秩序，使会议能够在安静的环境中顺利进行。

　　三、会议结束阶段

　　1、会议结束时，工作人员应及时打开通道门，站立两侧，礼貌相送，微笑点头，并说“慢走、再见”。

　　2、会后及时做好会场清理工作。检查会场内有无与会人员遗留的物品，若发现有遗留物品应迅速做好记录并及时归还。

　　3、会后严格做好保密工作，工作人员应不询问、议论、外传会议内容，不带无关人员进入会议室。

　　4、如单位外部与会人员有参观单位环境的意愿，在不影响单位正常办公的情况下，工作人员应做好指引和陪同工作。

　　5、配合拍摄人员工作，并组织与会人员在指定地点进行合影留念。如会议结束后有安排宴会，应提前与饭店工作人员确定到场时间，并通知与会人员及做好陪同和接待工作。

　　6、组织会场的后期整理和清洁工作。与会人员所用茶杯、毛巾等物品洗刷干净，分别消毒，桌椅擦净并摆放整齐，以备下次会议时使用，地板、地毯清理干净。(如会议室超过两天没有使用，需及时的检查会议用品的清洁、桌椅的整洁，确保会议室随时可以使用。)

　　7.关闭所有电器设备，话筒、空调等，带好会议室钥匙进行安全检查后离开会场。(会议室注意随手锁门，杜绝无人门开着的现象)。

　　四、会后服务总结

　　每次会议服务结束后，办公室工作人员要对会议全程的讲话内容、照片、影像等资料进行搜集和整理，以备单位以后纪念或是宣传时用。同时，针对每次会议出现的问题及情况撰写书面材料，以例会的形式进行内部讨论，总结每次会议服务过程中的优点及不足，不断进行修正和改进。

会议中心日常工作程序　　早班工作安排(工作时间为：08：00~17：00)

　　一﹑班前:(07：50~08：00)

　　1.开启各个会议室大门，并检查各个会议室的设施设备是否可正常运作。如：灯光、空调。

　　班前例会：1.检查该班员工的仪容仪表，符合酒店的标准。

　　讲述当天会议室预定的情况及基本要求。

　　2.安排早班工作任务，员工清楚自己的工作后，

　　进入其负责的工作岗位。

　　检查备餐间物品(08：00~08：15)

　　1. 热水，热毛巾准备是否足够供应。

　　2. 检查托盘，茶壶、工作车等所需物品是否住够用。

　　3. 检查工作间电梯是否正常运作。大堂检查(08：00~08：15)

　　1. 检查电梯、灯光、空调、等设备是否运作，如有损坏，立即通知关部门进行维修。

　　2. 检查地面卫生是否干净，无积水。

　　3. 检查指示牌、电视机、休息室茶几、沙发、等环境卫生是否干净、摆放规范。

　　4. 检查绿化是否有枯叶，是否鲜艳。

　　5. 会议中心大门外的卫生情况，横幅是否正确悬挂

　　会场内检查(08：00~08:15)

　　1. 确保场内整体清洁并符合卫生标准，无污垢，无杂物，无异味，台布，用具整洁，无破损，规范统一。

　　2. 根据EO单的要求逐一检查会场的布置需求：横幅悬挂是否规范，字体，字距，高度是否鲜明，无错字。

　　3. 确认台型是否正确，是否有更变，台布颜色，铺设是否规范。

　　4. 椅子要摆放整齐，数量与要求的人数相符

　　5. 主席台，名牌卡，讲台，讲台花等等都要逐一检查，无一遗漏的检查。

　　6. 桌面物品 摆放规范，统一。

　　7. 植物、签到台、音响设备、空调、投影、灯光等设备确保会议期间完好使用。

　　营业时间(08：30~11:30)

　　1. 站会场门口迎接客人

　　2. 帮客人存衣

　　3. 指引客人入场，如客人携带资料物品较多时，应主动上前帮助提拿、协助摆放。

　　4. 为客人沏茶(茶水七成满)上毛巾。

　　5. 会场服务、茶点服务、会休服务、等工作。

　　11：30~13：30

　　1.晚班交接，顶替用膳。

　　2.会议结束后的复原工作

　　3.结账服务，摆会等工作

　　(会场内检查)

　　14:00~17:00

　　1.下午会议进行。

　　2.会场服务。

　　17：30~下班

　　1. 班后小结会。

　　2. 倒掉垃圾筒的垃圾

　　2.工作交接。

　　晚班班工作安排(工作时间为：11：00~19：30) (11：00~17：30)

　　1.班前例会

　　2.交接工作，顶替早班用膳

　　3.检查日常消耗品是否够用。

　　4.整理会议室的摆放、卫生情况

　　5.送洗及领回布草

　　6.了解明天的会议情况，根据订单布置场地。

　　7.根据易耗品的使用情况，领取货品。

　　8.看会服务

　　8.接手早班工作并完成。

　　(17：30~19：30)

　　1. 互相顶替用餐。

　　2. 会场结束后，引领客人退场。

　　3. 收拾并布置会场。

　　4. 收拾并整理备餐间。

　　5. 检查所有会场的安全隐患。

　　6. 关掉灯光、空调、等电源及门窗并锁好。

　　7. 班后总结会议，写下交接。

　　8. 再次巡检会议中心所以位置。

　　9. 向上级汇报所有工作检查完毕。

　　10. 较移钥匙前台。
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