OA协同办公设计方案书.doc

格力空调(OA)自动化办公系统设计方案书 设计单位: 福州掌讯网络科技有限公司 设计日期: 2013年1月 目 录一前言31.1 系统描述31.2 需求概述41.3 系统特点41.4 系统要达到的效果41.5 系统建设的原则5二系统功能72.1主要功能模块结构图72.2功能简述7第8/8页一前言1.1 系统描述格力公司协同办公管理系统基于领先的WEB技术开发而成。除了具有传统OA的邮件、工作流、文档等功能外，更加注重了工作任务的分解、协同和监督；信息的积累、沉淀和分享，多条件的综合查询更为特色，从而有效的为企业构筑协同工作平台。 目前大部分OA系统是以办公事务的计算机自动化管理为基础的，基本内容包括文件处理、事务处理、文字处理、档案处理、日程处理、邮件收发、收文发文、文件转流、车辆管理等，实现了日常工作方方面面的管理。但一个较好的OA系统远没有这样简单，必需融入管理的思想，引进切实可行的管理技术，让OA系统服务于管理。管理是企业或单位发展的推动力，也因管理而产生了办公事务，所以OA系统一定要架构于管理基础之上，才能确保OA系统的有效性和实用性，一些企业企业或单位上了OA系统后反而办公工作更多了，主要原因是OA与管理的定位问题，本末倒置的缘故。 一个良好的OA系统，应该以计划为核心、以控制为手段，实现“以人为本”、“动态控制”、“透明延伸”的办公管理思想。一切办公活动过程归根到底是由“人通过工作”来完成的，因此，工作管理是OA系统的基本组成单元，工作管理问题解决的深度也决定了OA系统的应用水平，工作管理的成败决定了OA系统是否能促进管理、辅助管理。一个体现“以人为本”设计思想的OA系统，应该建立在个人工作管理、组织工作管理和项目工作管理三维立体的系统体系之中。n 1.1.1系统要实现的亮点 ：l 项目栏的灵活创建，实现文档与项目归档的一体化，使信息和经验有序地沉淀。l 强大而细致的多元化综合查询，提供多种图形统计图，直观展示查询信息l 通过短信、邮件、公告、消息等信息平台将沟通成本降到最低，建立快速反应机制。l 事务流转的自动化，审批的电子化，提高工作效率。l 任务的发起、协同和确认，创造协同工作的氛围。l 全文检索引擎，方便搜索信息和资料。1.2 需求概述格力公司协同办公管理系统旨在全省公司范围内实现办公管理现代化、信息资源化、传输网络化和管理科学化，充分发挥单位的通信优势，建成高质量、高效率的信息服务系统，为公司领导和单位办公提供服务。 本办公自动化系统的主要内容应该包括：公文管理(收文、发文)、上报管理、档案管理、综合查询、信息管理、系统管理等模块。1.3 系统特点l 完全基于浏览器界面，客户端只需安装IE浏览器，操作简单、方便，只要懂上网便能很快学会使用该软件。l 基于B/S结构，客户端零管理，避免了C/S系统维护的烦琐，降低维护成本。 l 细分的权限管理，可满足用户不同的权限管理要求。l 灵活的配置，可方便自定义工作表单、环节和流程。l 系统将身份认证、权限分配认证有机结合起来，保证系统运行的安全性。l 良好的系统开放性和可扩展性，为企业或单位轻松架构Internet应用。1.4 系统要达到的效果1实现扁平管理 加快信息沟通 公司的决策层可以直接获得每个区域经销商的工作情况和对各个活动的关键细节实时关注，从而完全摆脱了行政层级带来的信息闭塞和沟通不畅，真正实现扁平化管理。2实现目标管理 加强执行力度 每个经销商成员都有明确的活动任务目标，每个活动任务都有明确的执行时间节点，对于每个活动任务都可以进行明确有效地考核，完全消除了活动任务无人去做或者拖延活动的情况，真正实现目标管理。3实现分层管理 减轻领导负担 实现了两个分层：具体工作实现了分层管理，领导不需要跨级干涉下级的具体工作就可以完成整个活动项目的控制、监督和考核；文档实现了分层管理，项目文档中蕴涵的信息可以很容易地为组织成员获得、传递和继承。3减少信息成本 提高工作效率 该系统使信息获得的时间成本降至几乎为零，同时也无须再为获得信息做任何额外的工作，从而使成员有更多的时间和精力专注于有效的工作，大大提升其工作效率。4加速信息沉淀 降低替换成本 组织成员都有其工作任务和各自信息，该系统可以将其最大限度的保留，当发生人员更替时，新成员可以通过系统在最短的时间内完成任务的交接和信息的继承，从而大大降低了因此产生工作停滞甚至失误的风险。1.5 系统建设的原则办公自动化系统是企业或单位信息系统的重要组成部分，办公信息在管理信息系统中占相当大比重，办公信息的有效管理、控制和使用，能大大地提高办公效率，解决公司目前存在的办公效率低的状况。办公信息和业务信息之间是相互关联不可分割的，二者的有机结合能充分发挥出各方面信息的价值，有效地为各项业务及决策服务，使管理信息系统的应用效果得到充分发挥。办公自动化的发展经过以下几个发展阶段：最初是先进的办公设备的（如传真机、打字机、复印机等）使用，解放办公人员的手工劳动。随后计算机进入办公室使办公自动化技术得到迅速的提高，计算机自动排版、电子表格技术等减少了工作人员大量的排版和数字核算工作。计算机网络技术的发展给计算机在各方面的应用带来了无限的生机，同样也为办公自动化带来了新的概念，人们可以通过网络、电子邮件和其他人员进行信息交换、协同工作，这是由个人办公到协同工作的质的飞跃。Internet技术的迅猛发展使人们可以在世界任意地方进行交流、协作，彻底改变了人们对办公自动化的认识。目前，办公自动化技术的内涵及外延都发生了彻底地改变，在企业信息系统中各种综合技术的引用使办公人员可以综合处理业务和办公信息，根据业务分析形成公文文档和报告或根据办公流程中的公文信息形成或修改业务系统信息。因此，在企业信息系统的建设过程中，要改变以往以业务数据为主的管理信息系统(MIS)的观念及陈旧的办公自动化的概念，应用先进的网络计算技术，群件及工作流技术，构造一个在企业信息系统中不可或缺的高效的办公自动化系统。二系统功能2.1主要功能模块结构图格力公司协同办公OA系统公文管理综合查询档案管理用户桌面信息管理系统管理上报管理联系人管理个人设置2.2功能简述l 用户桌面（主要放置一些日常使用的功能）n 我的邮件：最新收到的邮件列表n 我的文档：最新归档的项目文档n 发文代办：待我审批的项目文档n 收文代办：还未阅读的项目文档l 联系人管理n 公司内部联系人：系统成员列表中获得n 公司外部联系人：等同于公司客户的联系人n 自定义联系人：管理私人的联系人l 公文管理n 发文管理：发文管理用于处理各级区域发文，实现拟稿、审核、核稿、签发和成文及分发、归档的过程。可对整个文件流转过程进行跟踪。并可以根据选定模版实现自动排版。n 收文管理：实现对上级来文的处理功能，包括上级电子文件的处理。完成上级来文的审阅和办理，实现基本流程：来文登记、拟办、批示、领导批阅、归档、查询等。支持动态流程，支持中途调整流程。通过接口自动接收下级单位的上报公文，并自动填写收文登记单，可对整个文件流转过程进行跟踪，实现和档案系统的接口。l 上报管理各地市经销商根据自己的上报机制，选择所需上报的文件，填写完毕后由系统提交上报到总部审核处批阅。l 综合查询有权限人员可根据不同筛选条件，对各地市、各经销商、各业务员进行多功能（各类图形展示）查询和比较。l 档案管理档案管理实现公文流转结束后电子文件的归档和纸质文件的归档，实现对归档后信息的全面管理。档案数据库中文件按照指定的条件进行归类、归档、查询功能。n 已归档：查看已归档项目文档n 档案销毁：对指定文档执行永久删除；删除需要经过审批。l 信息管理n 邮件管理收件箱：我收到的邮件，全部显示发件箱：我曾经发送的邮件，全部显示废件箱：我删除的收到过的的邮件撰写新邮件：可以有项目属性，并可归档n 在线聊天：在线选择指定人员实时传输信息l 个人设置：可进行个人信息进行修改、密码修改等操作。l 系统管理该模块为系统的核心模块，有权限的帐号可在此模块对系统的组织架构、人员信息、系统配置进行维护与修改。