第八章-秘书的人际交往.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第八章 秘书的人际交往,学习目标,思考练习,主要内容,视野拓展,本章导言,了解人际交往的基本概念；,理解人际交往对于秘书工作的重要影响；,掌握认知偏差对人际交往活动的影响方式。,知道心理障碍对秘书工作的不良影响；,会用人际交往的基本原则指导自己开展人际交往,活动；,掌握秘书人员开展人际交往的艺术和技巧。,待人接物是秘书工作的重要组成部分。,秘书要了解自身进行人际交往的特点，,克服人际交往的心理障碍，掌握人际交往的,原则和方法，才能处理好各个方面的关系，,建立起和谐融洽的工作环境，为顺利开展各,项工作活动创造必要的条件。,第一节 秘书人际交往的类型及意义,第二节 秘书交往活动中,的社会认知,第三节 秘书交往活动中,的心理障碍,第四节 秘书人际交往的,艺术和技巧,第一节 秘书人际交往的类型及意义,一、什么是人际交往,三、人际交往对秘书,工作的重要意义,二、秘书人际交往的,类型及特点,本节点睛,人生活在社会上，需要从他人那里获取,衣食住行的必需物品，获取理解、信任和友,谊。这一切都是通过人的交往活动实现的。,秘书的人际交往有着比较广泛的领域，,秘书必须不断提高自己的社交水平。,一、什么是人际交往,人际交往，是指在社会活动中人与人之间,传递信息、沟通思想、交流感情等个体间相互,作用和相互知觉的联系过程。,人际交往是人们共同进行社会活动的特殊,形式。在交往活动中，人们不仅交流社会上的,各种消息、情报，也交流各自的思想、感情、,态度和观点。,按照马斯洛的需要层次论来理解，人们,进行社会交往活动，是个,体需要系统中一个较高,层次的需要，是人的,社会性的一种重要,体现，也是人长,期社会化的必,然结果。,二、秘书人际交往的类型及特点,秘书的人际交往的领域比较广泛，可以分,成许多种类，每一种类均有其独特的功能。,下面我们根据秘书工作实践，参照一般社,会心理学的分类标准，作一些初步的探讨。,（一）从交往的性质来分，可分为 公务交往和私人交往,公务交往活动是秘书作为特定角色的一种,交往方式，私人交往则是属于非角色的活动。,公务交往活动是指那种交往双方都以角色,面貌出现的工作联系活动。,私人交往也是指非正式的交往，双方不受,组织纪律等约束，带有明显的感情色彩。,（二）从交往的对象来分，可分为 与领导的交往和与群众的交往,秘书是领导与群众之间沟通联系的纽带。,秘书与领导的交往是秘书交往活动最重要的,部分，是一种角色的规定。,秘书与群众的交往是秘书交往活动中一个广,泛的领域。秘书在与群众交往时要以平等的、诚,恳的态度待人，不能居高临下，更不能借领导之,势，摆长官气派。,（三）从交往的方向来分，可分为,上行交往、平行交往与下行交往,上行交往，是指秘书与本单位领导及上级有关部,门中人们的交往活动；,平行交往，是指秘书之间的交往及秘书与各同级,部门中人们的交往；,下行交往，是指秘书与一般群众及下级各部门中,人们的交往。,秘书应该注意这种角色地位的变化及对交往的影,响，恰当地处理好同各方面的关系。,（四）从交往的方式来分，可分为,语言的交往和非语言的交往,语言的交往,语言的交往是借助于语言符号来实现的，是人,们在交往中使用最多、最方便的一种交往方式。,语言交往又可分为口头的和书面的两种，都是,利用语言符号来达到传递信息目的的交往活动。,秘书人员要想获取比较满意的交往效果，最好,是将口头和书面两种方式结合起来。,非语言的交往,非语言的交往活动分为四种方式，都是直接接触,时所采用的辅助交际手段（见图,8-1,）。,图,8-1,非语言的交往活动的四种方式,方式,动态无声的交际方式,静态无声的交际方式,目光接触的交际方式,辅助语言和类语言的交际方式,利用手势、面部表情、体态变化、拍打、点头、拥抱等,包括站、立、蹲、倚等；双方的距离也反映交往的程度,能够有效地、准确地传递某些微妙的信息,辅助语言：音调、音量、节奏、停顿等；,类语言：叹息、呻吟、叫喊等,三、人际交往对秘书工作的重要意义,秘书工作是一个与人打交道的工作，人际交往活,动的开展，对秘书工作有着重要意义（见图,8-2,）。,图,8-2,人际交往对秘书工作的重要意义,重要意义,有利于提高工作效率,帮助秘书扩大视野,树立自我形象的有效途径,有利于秘书身心健康,第二节 秘书交往活动中的社会认知,本节点睛,一、什么是社会认知,二、认知偏差对秘书交往,的影响,三、人际交往的空间距离,人们在交往中，会对交往对象产生初步的印象。,初步印象的好坏，将影响人们参与交往活动的态度，,决定人们的交往行为。,秘书人员在交往活动中，要努力增进相互之间的,了解、认知，通过研究影响秘书交往活动中对人印象,形成的因素，更好地进行人际交往。,一、什么是社会认知,社会认知又称社会知觉或人际知觉，是,指个人在与他人交往接触时，根据他人的外,观行为，推测与判断他人的心理状态、动机,和意向的过程。,社会认知是对人的初步的认识过程，即,对人形成初步印象的过程，是交往活动中对,人认识的第一步。,二、认知偏差对秘书交往的影响,认知偏差，是指影响人们在交往活动中,对他人形成印象的心理倾向。,秘书人员在广泛的交往活动中，必须注,意调整自己的认知活动，尽可能利用或消除,各种认知偏差的影响，以积极主动地开展并,扩大自己的交往范围。,三、人际交往的空间距离,人与人之间需要保持一定的空间距离。一,般而言，交往双方的人际关系以及所处情境决,定着相互间自我空间的范围。,人们交往时，选择正确的距离是至关重要,的。人际交往的空间距离不是固定不变的，它,具有一定的伸缩性，这依赖于具体的情境，比,如交谈双方关系、社会地位、文化背景、性格,特征、心境等。,美国人类学家爱德华,霍尔博士将距离划分成了,四种（见表,8-1,）表,8-1,四种区域与交往双方的关系,距离,关系,近范围,表现,远范围,表现,注意,亲,密,距,离,人际交往中的最小间隔，,“,亲密无间,”,近范围在,15,厘米之内,彼此可能肌肤相触，能相互感受对方的体温、气味和气息,远范围在,15,44,厘米之间,挽臂执手或促膝谈心，体现亲密友好,属于亲密距离圈子，外人不能随意闯入,个,人,距,离,人际间隔稍有分寸感的距离,近范围在,46,76,厘米之间,相互亲切地握手，友好地进行交谈,远范围在,76,122,厘米之间,任何朋友和熟人都可以自由地进入,适合非正式社交情境中使用,距离,关系,近范围,表现,远范围,表现,注意,社,交,距,离,一种社交性或礼节上的较正式的关系,近范围在,1.2,2.1,米之间,没有直接的身体接触,远范围为,2.1,3.7,米,表现为一种更加正式的交往关系,一般在工作环境和社交聚会上,，说话要适当提高声音，需要目光接触,公,众,距,离,公开演说时，演说者与听众之间保持的距离,近范围在,3.7,7.6,米之间,比如当众演讲之类,远范围在,7.6,米之外,容纳一切人的“门户开放”空间,与特定听众谈话时，缩短为个人距离或社交距离,续 表,第三节 秘书交往活动中的心理障碍,本节点睛,延伸阅读,秘书交往心理障碍的几种情况,全面地认识和了解他人，是人际交往的基,础。交往活动中存在着诸多心理障碍。如果不,克服这些心理障碍，就难以顺利地开展各种社,交活动。,生活中，有一些人孤芳自赏、形只影单，,到处不受欢迎。秘书人员应该注意这些现象，,引以为戒。,秘书交往心理障碍 的几种情况,交往不能顺利展开，有时候是由于外部,条件不具备，有时候是因为交往的技巧不娴,熟，但更为重要的原因还是在交往活动中存,在着诸多心理障碍。如果不克服这些心理障,碍，就难以顺利地开展各种社交活动。,孙子说：,“知己知彼，百战不殆。”,心理学研究表明：,牢固的人际关系的形成，取决于三个方面：,交往双方的政治态度、宗教信仰的一致；,交往双方价值观、人生观、道德观、审美观、生,活方式的一致；,交往双方心理特征是否相融，即要看双方态度、,兴趣、气质、性格是否接近或互补。,（一）不了解他人,害羞是常见的交往障碍之一。它指在交往过程中，,过多地约束自己的言行，以致无法充分地表达自己的思,想感情，阻碍了人际关系的正常发展（见图,8-3,）。,（二）害羞,图,8-3,害羞的类型,害羞的类型,气质性害羞,认识性害羞,挫折性害羞,性格内向，说话低声细语，见到生人面红胆怯，举足投步思前想后、顾虑重重,过分注重自我，怕被人耻笑，不敢冒风险，受环境和别人言行支配，缺乏主动,连遭挫折，变得胆怯害怕、消极被动,刚走上工作岗位的年轻秘书，要注意克,服害羞这种心理障碍（见图,8-4,）。,图,8-4,克服害羞心理的步骤,要放下思想包袱,要鼓起勇气，敢于迈出第一步,要有信心相信自己的力量,要学会观察 生活和交往的技巧,孤僻就是不随和，不合群，孤芳自赏，自,命清高。孤僻的性格不仅严重影响人际交往活,动的开展，而且与秘书的工作要求相违背。,要克服孤僻这一心理障碍，关键是要从思,想上消除自命清高、孤芳自赏。,先哲庄子曾说：,水至清则无鱼，,人至洁则无朋。,（三）孤僻,自卑就是缺乏自信，在交往活动中表现为想象成功,的体验少，想象失败的体验多。这种心理在与权威、长,者、名人交往时，表现得尤为突出。,造成自卑心理的原因主要有三个（见图,8-5,）。,（四）自卑,图,8-5,造成自卑心理的原因,自卑心理,1.,自己期望不高，或期望过高，不切实际,2.,别人的评价，尤其是权威人士的评价,3.,交往活动中没有得到积极反馈，得到的都是消极反馈，挫伤了交往锐气,图,8-6,秘书人员树立自信心的方法,作为秘书人员，一定要战胜自卑心理，树立自,信心（见图,8-6,）。,如果一个人不知变通，固守一个角色，就,是角色固着。秘书人员因为工作涉及面广，接,触人多，尤其要注意角色的转变。,在与不同的人打交道时，秘书人员要注意,选择适合自己身份、地位的方式，按特定的角,色要求与他人进行交往。,（五）角色固着,在交往中，尤其是在与陌生人交往时，持,有适当的戒备心理是应该的，但如果对天下人,都加以提防，就会严重阻碍交往的发展。,过虑的另一种表现是求知交，而不愿广泛,结友，这样就会局限交往活动的范围。,秘书应当注意把握过虑和慎重的界限，不,能从一个极端走到另一个极端，要按照外松内,紧的交往原则去开展人际交往活动。,（六）过虑,当然，在交往中,冒险是要掌握分寸的，反对过虑,绝不是主张轻信。,如果对对方一无所知，,只听对方的花言巧语便信,以为真，那是切切不可的，,许多人上当受骗也正是过,于轻信的缘故。,在交往中，封闭的人总是想尽量与人隔离，把自,己的交往圈子缩小在最小的范围内。,有些人为了隐藏自己的缺点、弱点，怕别人了解,这些后会疏远或歧视自己，有意识地实行自我保护，,也是一种自我封闭。,秘书人员处在开放的交往环境中，如果不能主动,卸掉自己封闭的外套，就很难使自己真正拥有这个广,阔的交往空间，也就难以建立起良好的人际环境。,（七）封闭,干涉癖是指一些人专爱打听、传播和干预,别人的私事和秘密。如偷听别人谈话、私拆别,人信件等。,秘书人员必须克服这一心理障碍，提高自,身的文明水平，培养高尚的道德情操。在人际,交往中严格遵守保密原则。,（八）干涉癖,强迫癖是指将自己的思想、观点、意志强,加于人的行为。,秘书人员要克服强迫癖的心理障碍，应做,到真正懂得了解和把握他人的需要和情感，不,能以己度人，要善于理解别人情绪的变化。还,要注意区别一般人际交往与工作任务安排之间,的区别。,（九）强迫癖,（十）嫉妒,嫉妒是人类普遍存在的一种情绪。严重时会影响,正常的交往，破坏已建立起来的良好的人际关系。,作为秘书，要完全避免,嫉妒是比较困难的，关键,在于怎样去对待和克服嫉妒心理（见图,8-7,）,。,图,8-7,如何对待和克服嫉妒心理,延伸阅读,交往中不受欢迎的人,喋喋不休的人 喜好争辩的人,传播隐私的人 说三道四的人,随便许诺的人 背信弃义的人,耍小聪明的人 吝啬小气的人,不拘小节的人 刨根问底的人,得寸进尺的人惟我独尊的人,挑肥拣瘦的人 高深莫测的人,虚伪做作的人,以上十五种类型的人虽不多，却也不乏其人。,秘书人员应该注意这些现象，引以为戒。,第四节 秘书人际交往的艺术和技巧,本节点睛,一、把握人际交往的,原则,二、秘书人员要注意,优化个人形象,三、掌握交往的语言,艺术,四、培养交往风度,良好的人际关系的产生取决于交往双方，,双方的平等、尊重、真诚、互助、信用和宽容,都是很重要的。,作为秘书人员，要注意优化个人形象，掌,握交往的语言艺术，培养良好的交往风度。,一、把握人际交往的原则,平等交往尊重他人,真诚待人互助互利,讲究信用宽容大度,二、秘书人员要注意优化个人形象,秘书人员要注意塑造好个人在别人心目,中的形象，使别人乐于接受自己，这样才能,促进人际交往的发展。,（一）要正确认识自己,开展交往活动，仅仅了解别人是不够的，,还必须对自己有充分的了解。,其一，可以从他人的态度中了解自己。根,据多数人对自己的态度来获取自我的印象。,其二，在与别人的比较中认识自己。,其三，通过工作成果认识自己。,（二）进行积极的印象整饰,人们在交往中总是要选择一定的装束、言,辞、表情或动作，以给他人留下独特的印象。,这种有意地控制别人对自己形成各种印象的过,程就是印象整饰。,一个人的个性发展越成熟，他进行自我印,象整饰的能力就越强。,印象整饰只是一种交往手段，关键在于运,用这种手段去达到什么样的目的。,三、掌握交往的语言艺术,语言艺术运用得好，就能优化人际交,往；如果不注意语言艺术，往往会在无意,间出口伤人，产生矛盾。,（一）要熟悉各种交往用语,交往用语要根据交往对象、特定环境选择：,掌握各种称呼用语,注意避讳语,学会问候与寒暄,（二）要熟悉和掌握谈话的艺术,谈话是一门技巧，更是一门艺术。,要学会选择谈话的话题,要注意转换话题,要做及时的应答活动,（三）学会倾听,用十秒钟的时间讲，用十分钟的时间听。,倾听：,是一门艺术,是尊重别人的表现,是搞好人际关系的需要,四、培养交往风度,良好的交往风度是成功交往的基本条件。,人的交往风度是其各种心理素质和修养的,外部体现，能反映出一个人的道德品格、思想,感情、性格气质、学识教养、处世态度乃至交,往诚意。,交往风度是人在交往活动中一切言行举止的概,括的总称（见图,8-8,）。,图,8-8,良好的交往风度,人际交往对秘书工作有何重要意义？秘书,人际交往有哪些类型？,什么是认知偏差？认知偏差对秘书交往有,何影响？,秘书人际交往中有哪些常见的心理障碍？,怎样克服这些心理障碍？,结合自己的实践经验，谈谈如何提高人际,交往水平。,1,2,3,4,心理小测验,人际关系中找你的敌人,题目：如果有人假公济私，无意间被你发现，,要求你保守秘密，你会怎么办呢？,1.,劝对方改邪归正，及时回头,2.,假装不知道，明哲保身,3.,义无反顾，坚持揭发对方,4.,见者有份，跟对方同流合污,1.,选“劝对方改邪归正，及时回头”,你是一个情理兼顾，懂得人情世故，又不罔顾义理的,人。你的人际关系真正圆滑，不会得罪任何人。,2.,选“假装不知道，明哲保身”,你是一个懂得保护自己的人，懂得趋吉避凶。以维持,和人的良好关系为第一，但妥协，往往导致两面不讨好。,3.,选“义无反顾，坚持揭发对方”,你是一个正义感十足的人，求理对事不对人，往往会,得罪许多人,。,4.,选“见者有份，跟对方同流合污”,你的人际关系建立在利益上。一旦利益冲突，就会翻,脸，敌人就会大量增加。,