时间管理与工作统筹技巧技巧张栋.pptx

,#,#,主讲：张栋,乌鲁木齐东福嘉业商贸有限公司,时间管理与工作统筹技巧,时间管理与工作统筹技巧,名人名言,盛年不重来，一日难再晨，,及时当勉励，岁月不待人。,陶渊明,凡是在事业上有所成就的人，无,一不是利用时间的能手。,华罗庚,放弃时间的人，时间也会放弃他。,莎士比亚,你热爱生命吗？那么别浪费时间，因为时间是构成生命的材料。,富兰克林,时间是最为宝贵的资源，如果我们不能管理时间，便什么都不能管理。,彼得,杜拉克,名人名言,1,、什么是时间,牛顿力学中的时间,是作为度量物质运动变化过程流程的一种参照，,通过我们所定义的标准的时间单位，去衡量物质,运动变化本身的变化规律。,时间的目的,就是描述物质运动变化的参照，并提供一种事件,运动变化的标准流程的计量模式，同时它又是事,件进程描述的一个基本的物理量。,一、时间管理的基本概念,一、时间管理的基本概念,1,、什么是时间,科学上的时间概念,1956,年国际计量委员会将秒规定为,1900,年,1,月,0,日,12,时正回归年长度的,1/31556925.9747,。这种以地,球公转为基础的时间标准称为*历书秒。,1967,年第十三届国际计量大会又采用以原子内部,辐射频率为基准的时间计量系统，成为*原子时。,按新规定，,“,秒是铯,-133,原子基态的两个超精细能级之间的跃迁所对应辐射的,9,，,192,，,631,，,770,个周期的持续时间,”,。,2,、时间是怎样产生的,日常的时间概念,年、月、日、时、分、秒,地球自转、公转与月球公转,一、时间管理的基本概念,太阳,地球,地球公转轨道,月球,3,、时间的基本特性,一、时间管理的基本概念,时间,恒久性,时 间,特 性,客观,公正性,时间,的刚性,不可,逆转性,时间,一维性,5,4,3,2,1,4,、什么是时间管理,概念,由于时间所具备的基本特性，所以时间管,理的对象并不是时间本身，而是指面对时间而,进行的,“,自管理者的管理,”,。所探索的是如何减,少时间浪费，以便有效地完成既定目标。,结论,通过计划统筹而相对合理利用和节约时间。,一、时间管理的基本概念,2,、个体生命的有限性,每一个生命只有一次机会,时间与生命年轮,成就大事业的黄金时代,童年、少年、,青年、中年、壮年,、老年,为什么许多人一生平淡，毫无见树,二、时间管理的重要意义,鲁迅先生说：,时间是组成生命的材料，,浪费别人的时间是无异于谋财害命的。,4,、个人和组织的机会成本,成本的类别,容易重视的有形成本,容易忽视的无形成本,无形成本中的时间成本,大小企业的区别,成本外延的扩大化,由时间特性而导致的机会成本,“,过了这个村,”,与,“,机不可失,”,二、时间管理的重要意义,1,、员工职业生涯与时间管理,生命的有限性,人最宝贵和稀缺的是什么,生命的价值观,生命的价值和人生的意义,追求成功人生是每个人的梦想,成功的原动力来自心灵,实现理想取决于行动力,个人职业设计与操作中的时间管理,三、员工个人的职业生涯规划,人生的时间表,020,岁：,20-40,岁：,40-60,岁：,60-80,岁：,2,、人生的四个职业发展阶段,66,岁以上，当退休临近的时候,下降,阶段,45,岁,-65,岁,维持,阶段,30,多岁和,40,多岁之间的,某个时段上,职业中期危机阶段,30-40,岁之间,稳定子阶段,25-30,岁之间,尝试子阶段,24-44,岁,之 间,确立,阶段,15,岁,-24,岁之间,探索,阶段,具体说明,不同,阶段,三、员工个人的职业生涯规划,3,、人生定位与选择最佳职业,性格,/,爱好,/,能力,/,市场,准确定位提高人生价值是另一种时间节约,三、员工个人的职业生涯规划,性格线,爱好线,能力线,市场线,个人职业选择的范围,4,、企业为员工设计发展规划,栽下梧桐树，引来金凤凰,提供了广阔的舞台,指明了发展方向,确立了奋斗的目标,提供了向上发展的空间,员工与企业的三个共同体,三、员工个人的职业生涯规划,共同体,利 益,事 业,情 感,企业为员工,4,、企业为员工设计发展规划,寻求三方面的平衡,事业发展,社会交往,家庭生活,三、员工个人的职业生涯规划,1,、我们的问题在哪里,时间的浪费,电话干扰，陪同煲粥,会而不议，议而不决,不速之客，礼节陪聊,回复信件，斟字酌句,外部客观的低效率，如：,A,、公共交通（班次少、道路拥堵、晚点等）,B,、餐饮服务,C,、社会化程度,四、团队组织的时间管理,1,、我们的问题在哪里,时间的浪费,某项调查数据结果,（天）,四、团队组织的时间管理,睡 眠,8.05,小时,用 餐,1.31,小时,琐 事,0.55,小时,工 作,7.34,小时,交 际,0.39,小时,休 息,0.45,小时,娱 乐,0.31,小时,上下班交通,0.73,小时,读书报杂志,0.42,小时,处理家务事,0.26,小时,兴趣的工作,0.37,小时,音乐或电视,2.51,小时,与朋友聊天,1.11,小时,1,、我们企业的问题在哪里,时间陷井,情不自禁,事必躬亲,过分客套,例行公事,犹豫不决,漫不经心,碌碌无为,四、团队组织的时间管理,国外学者对某跨国公司总部人员,的,跟踪调查显示：,管理人员平均每,8,分钟被打扰一次；,业务系统的管理人员平均每周花在,会议上的时间不少于,10,小时；,行政管理人员每周会议,20,小时。,心理学家指出：,恢复思路平均时间为分钟,日本学者关于时间浪费的调查,“,人们一般每,8,分钟会收到,1,次打扰，每小时大约,7,次，,即每天,50,60,次。平均每次打扰大约是,5,分钟，总共每天,大约,4,小时，也就是,50%,。其中约,3,小时的打扰是没有意义,或者极少有价值的。同时 人被打扰后重拾原来的思路至,少需要,3,分钟，每天就是,2.5,小时。,”,根据以上的统计数据，可以发现，每天因打扰而产生的,时间损失约为,5.5,小时，按,8,小时工作制算，这占了工作时,间的,68.7%,。,四、团队组织的时间管理,2,、团队时间管理的原则,时间进度表制定原则,实际花费的时间总比预计的长,突发性事件应付原则,为突发事件预留处理时间,日常性事务维护原则,做好数据库清理与更新等基础工作,时间被占用说不原则,过度热心肠者的良药,四、团队组织的时间管理,3,、走出观念上的误区,“,缺我不可,”,的潜理念,事必躬亲的诸葛亮,导致操劳过度的高管人员,推迟决策会提高决策质量,借口,“,需要更多的事实,”,只要授权就可节约时间,相关人员能力不足,无效授权或授权失控,四、团队组织的时间管理,3,、走出观念上的误区,高效率就是高效益,快就一定好吗？,方向错误和方法不当,鉴别问题比进一步解决问题容易,想明白了再行动,找到管理捷径是节约时间的因素,管理上有捷径可走吗？,四、团队组织的时间管理,四、团队组织的时间管理,4,、时间管理的八大法宝,树立时间价值观,理念变革,结构流程优化,组织前提,工作环境,“,”,准备工作,工作的计划性,目标管理,分清工作轻重缓急,优先级,并行串行的兼顾性,统筹学,工作任务转移,授权与借力,学会说,“,不,”,拒绝的学问,2,、应该记住的,20,条实用方法,准备之二：临时准备（,5,）,明天的工作前晚进行优先级排序,将相关的工作列在一起,把工作计划放到随时可见的地方,每天早晨比规定时间起早十分钟,做好正式工作前的准备工作,五、时间管理的基本策略,、,树立时间价值观,首先解决思想认识问题,人的行动是受思想支配的,思想方法决定行为模式,牢固树立时间的价值观,时间就是效益,时间就是金钱,时间就是生命,六、基础工作与有备无患,牢记鲁迅先生的话：,时间是组成生命,的材料，浪费别人的,时间，其实是无异于,谋财害命的。,、,组织结构流程优化,众多国企浪费时间的根源,为什么会有内耗（窝里斗）？,组织的体制障碍,组织设计的原则,精简、高效、弹性,管理幅度与跨度,部门岗位设置与职责明确化,价值链管理与流程优化,六、基础工作与有备无患,、,日常价值法控制时间,工作中的现象,我们每天都要面对各式各样的人和事，这些,人和事都需要你耗费时间来处理。,你将如何应对？,是坚持一贯的做法，还是依据本能的反应？,通常的表现,有明确标准的，快速决断,没明确标准的，依据直觉感受,六、基础工作与有备无患,、浪费时间的大敌,工作目标不明确,你为什么工作,你要达到什么目的,工作没有计划性,工作千头万绪,眉毛胡子一把抓,被动工作和生活,跟着感觉走,七、工作目标及其计划性,2,、时间管理第一法则,目标管理与工作的计划性,工作方法三段论,七、工作目标及其计划性,目标,方法,行动,计划,计划是从目标到方法的桥梁,3,、明确工作目标,建立目标体系,组织,群体,个人,战略目标,工作规划,个人计划,按一定时,间范围把,目标分解,七、工作目标及其计划性,4,、目标体系的,SMART,原则,S,-Specific,具体，不能笼统；,M,-Measurable,可度量，,A,-Attainable,可实现，指付出努力的情况下,可以实现，避免过高或过低的目标。,R,-Realistic,现实性，指目标是实实在在的。,T,-Time bound,时限，完成目标的期限。,七、工作目标及其计划性,1,、,“,80,、,20,”,法则,运用,先做最重要的事情,你知道圆的面积占正方形面积的多少吗？,你知道去掉圆的面积正方形面积还剩下多少吗？,结论：,做重要的少数事情,八、分清工作的轻重缓急,请运用,“,80,、,20,”,法则，找出自己日常工作任务中重要的,20%,。,个人模式：,自发回忆法,团队模式：,头脑风暴法,现场思考：,八、分清工作的轻重缓急,、工作优先级综合分析,四象限坐标图,重要度,紧迫性,A,重要而且紧迫,紧迫但不重要,D,不重要不紧迫,重要但不紧迫,八、分清工作的轻重缓急,请运用四象限方法排列你的工作：,紧急,不紧急,重,要,A,（碎石型的事务）,危机,急迫的问题,有期限压力的计划,B,（石块型的事务）,发掘新机会,规划,改进产能,建立伙伴关系,防患于未然,不,重,要,C,（细沙型的事务）,不速之客的接待,某些信件、文件、电话的处理,某些会议的出席,某些必要而不重要的会议、活动,D,（水型的事务）,一些可做可不做的杂事,一些不必要的应酬,有趣的活动,八、分清工作的轻重缓急,案例分析,一天下午，,TY,公司的,KA,业务某某正在公司内核对账款开税票，由于晚上要给他女朋友过生日，心理在盘算这件事。突然收到手机短信，两个同学从外地出差来此，约李华晚上参加校友聚会。这时财务告知，由于税票缺少需下午才能开具税票。刚一出公司，就接到电话告知，好家福超市里,KF,业务今夜要去调整陈列。,假如你是此业务，此时此刻你该怎么办？,案例分析,M,公司是一家生产快速消费品的大型企业，由于市场竞争加剧，近来业绩严重下滑，员工士气低落，今天上午竟有两名业务骨干提出辞职申请。为稳定员工队伍，李三已约定今晚同这两人谈话。但下午接到在北京出差的总经理的紧急电话，一位西安的经销商今天来本市，晚上六点到机场，因为这是一个很重要的大客户，总经理特别强调要李三经理代表他亲自去机场迎接并配合办公室搞好接待。其实，李三的月报尚未完成，这两天也到了最后的期限，他曾想让助理帮忙，助理未能达到其要求，这样的事便搅得他十分着急。刚过五点钟李三就急匆匆地找到司机，开车前往机场。还没走出市区，突然手机响了，里面传来老婆的声音：“李三吗？今天我要加班，下午,7,点你去把孩子从幼儿园接回家。”,假如你是李三，从接到总经理指示到此时此刻，该怎么办？,4,、,工作任务转移,学会授权与借力,依据企业管理的组织原则,遵照公司岗位职责和权限,合理分权为授权的前提,非指挥权限关系的借力,依靠个人非职务影响力,注意事项,授权有度，控权有方,借力要适当，注重实效,九、时间管理的统筹技巧,承诺今天,今天是我新生命的开始，,我呼吸着新鲜空气，,我沐浴着灿烂阳光，,我对今天充满信心，,我无法预料未来，,但我要牢牢把握今天!,十、时间管理技巧的具体应用,时间的特性决定了人永远无法直接管理时间,根本手段是通过合理利用时间提高工作效率，,相对节约时间和完成更多的任务,时间管理的八大法宝（理念、原则、方法）,20,条应该掌握的具体实用方法（四类）,时间管理方法的应用实践,（经理人员、秘书人员，会议、应酬）,简单实用方法和养成良好的习惯,（记住下页的顺口溜）,课程总结,时间管理的原则,1,、应有一张思考的床，不要穷忙、瞎忙、,无心的忙。,2,、对不可控制的时间先行控制，并订定,处理原则,3,、养成事先规划时间的习惯，依事情的,轻重缓急优先顺序妥善安排,4,、,定期研讨工作内容与时间安排，如何,改进并提升效率,5,、心无旁骛地在一段时间内解决一件事,情,6,、有效运用每天的黄金时间,时间管理,顺口溜,凡事明确目标，提前做好准备；,制定工作计划，分清轻重缓急；,操作统筹兼顾，学会说不借力；,注意劳逸结合，一切注重效率！,课程总结,1,、请按下表类型列出你日常的工作任务：,课后作业：,紧急,不紧急,重,要,A,（碎石型的事务）,B,（石块型的事务）,不,重,要,C,（细沙型的事务）,D,（水型的事务）,真诚是最佳的公关模式,用心是最好的工作方法,谢 谢 大 家！,张栋,