设计成绩自动统计Excel模板.doc

设计成绩自动统计Excel模板
在教学管理工作中，学期期末成绩统计是学校重要且枯燥烦琐的工作，设计成绩自动统计Excel模板成为实际需要。本人经过摸索，利用Excel函数功能，能够实现成绩自动统计要求。接下来本人就将自动统计功能的实现过程进行简单的陈述，以期望抛砖引玉，与众多朋友一起学习和探讨。
一、学校教学成绩统计的需求分析
在进行成绩自动统计模板设计前，正确进行学校教学成绩统计的需求分析是必要的，就以我校情况简述如下：每年级现有教学班10个，考虑到学校的发展，因此设模板每年级上限班级为20个。现每个教学班具有50至60人，因此设模板每个教学班上限人数为75人，每级学生总人数上限为1500人。根据学校教学成绩评估的需求，成绩统计表格如下：

表1-1
二、成绩自动统计模板的总体设计
新建空白Excel工作簿，将自动建立的Sheet1和Sheet2工作表重命名为Tstat和Tscore，并将Sheet3工作表删除。如图 ，其中Tscore工作表用于记录成绩数据，Tstat工作表用于记录成绩统计数据。
1、定制Tscore工作表
在Tscore工作表第一行中从A1单元格开始顺序输入记录字段名：学号、姓名、班级、语文、数学、外语、物理、化学、生物、政治、历史和地理。
2、定制Tstat工作表
对Tstat工作表的定制多而复杂，下面就以语文科统计表定制为例进行陈述，其它科的统计类比操作。
（一）定制语文科统计表基本框架
将单元格A1:T1合并。并在合并单元格中输入“=IF(MONTH(TODAY())>6,"第" & (YEAR(TODAY())-1) & "-" & YEAR(TODAY()) &"学年度第二学期期末","第" & (YEAR(TODAY())-2) & "-" & (YEAR(TODAY())-1)&"学年度第一学期期末") &TScore!D1 &"科统计表一览" ”，其中MONTH（TODAY（））得到统计时的月份数，YEAR(TODAY())得到统计时的年份数，TScore!D1得到统计科目，即“语文”。通过函数IF对数值和公式进行条件检测，使得单元格能够自动获得学年度信息和学期信息。
参照前面表1-1，定制单元格区域A2：S3，并从A4单元格至A23单元格中顺序输入1至20，A24输入“级”。
(二)求语文科各班参考人数
首先在B4单元格中输入“=COUNTIF(TScore!$C$2:TScore!$C$1501,"=" & A4)”，其中COUNTIF函数用于计算给定区域内满足特定条件的单元格的数目，通过COUNTIF函数求出1班的参考人数。然后选中B4单元格，拖动B4单元格右下角的小“十”字图标至B23单元格（这种操作本文统称为向下自动填充操作），这样，就能自动得到B5至B23单元格的公式。最后在B24单元格中输入“=SUM(B4:B23)”
(三) 求语文科各班平均分
首先在C4单元格中输入“=IF(B4=0,0,SUMIF(TScore!$C$2:TScore!$C$1501,"=" & A4,TScore!$D$2:TScore!$D$1501)/B4) ”，其中SUMIF函数功能是根据指定条件对若干单元格求和。为了避免分母为0的错误产生，单元格中用到了IF函数。该单元格公式可理解为：若1班参考人数不为0，则把1班语文科总分除以参考人员得到平均分。然后对C4至C23单元格进行向下自动填充操作，就可以自动得到C5至C23单元格的公式。最后在C25单元格中输入“=IF(B24=00,SUM(TScore!$D$2:TScore!$D$1501)/B24)”，求出全级平均分。
(四)求语文科各班合格人数
在求各班合格人数时，利用COUNTIF函数功能比较难满足设计要求，为了解决这种多条件的计算功能，本人使用了数组公式进行多重标准单元计算。首先在D4单元格中输入“=SUM((TScore!$C$2:TScore!$C$1501=A4)*(TScore!$D$2:TScore!$D$1501>=60))”，按下SHIFT＋CTRL键敲回车(这是生成数组公式的关键环节)，Excel会自动在公式两侧加上大括号,生成数组公式。然后对D4至D23单元格进行向下自动填充操作。最后在D25中输入“=SUM(D4:D23)”，求出全级及格人数。
(五)求语文科各班合格率
首先在E4单元格中输入“=IF(B4=0,0,D4/B4)*100”，为避免分母为O的错误，用了IF函数。公式可以理解为：若1班参考人数不为0，则合格率为合格人数除以参考人数后乘以100。然后对E4至E24单元格进行向下自动填充操作。
(六) 求语文科各班差生人数
我校对分数低于30分的学生称为差生。首先在F4单元格中输入“=SUM((TScore!$C$2:TScore!$C$1501=A4)*(TScore!$D$2:TScore!$D$1501<30))”，按下SHIFT＋CTRL键敲回车这是生成数组公式的关键环节)，Excel会自动在公式两侧加上大括号,生成数组公式。然后对F4至F23单元格进行向下自动填充操作。最后在F24单元格中输入“=SUM(F4:F23)”，以求得全级差生人数。
(七) 求语文科各班差生率
首先在G4单元格中输入“=IF(B4=0,0,F4/B4)*100”，为避免分母为O的错误，用了IF函数。该单元格公式可以理解为：若1班参考人数不为0，则差生率为差生人数除以参考人数后乘以100。然后对G4至G24单元格进行向下自动填充操作。
(八）求语文科各班优生人数
我校对分数高于或等于80分的学生称为优生。首先在H4单元格中输入“=SUM((TScore!$C$2:TScore!$C$1501=A4)*(TScore!$D$2:TScore!$D$1501>=80))”，按下SHIFT＋CTRL键敲回车(这是生成数组公式的关键环节)，Excel会自动在公式两侧加上大括号,生成数组公式。然后对H4至H23单元格进行向下自动填充操作。最后在H24单元格中输入“=SUM(H4:H23)”，以求得全级优生人数。
(九) 求语文科各班优生率
首先在I4单元格中输入“=IF(B4=0,0,H4/B4)*100”，为避免分母为O的错误，用了IF函数。公式可以理解为：若1班参考人数不为0，则优生率为优生人数除以参考人数后乘以100。然后对I4至I24单元格进行向下自动填充操作。
(十) 求语文科各班0-10分数段人数
0-10分数段即可理解为小于10分的分数段。首先在J4单元格中输入“=SUM((TScore!$C$2:TScore!$C$1501=A4)*(TScore!$D$2:TScore!$D$1501<10))”，按下SHIFT＋CTRL键敲回车(这是生成数组公式的关键环节)，Excel会自动在公式两侧加上大括号,生成数组公式。然后对J4至J23单元格进行向下自动填充操作。，然后在J24单元格中输入“=SUM(J4:J23)”，以求得全级0-10分数段人数。
(十一）求语文科各班10-20分数段人数
求语文科各班10-20分数段人数，将用到三个条件进行标准单元计算。首先在K4单元格中输入“=SUM((TScore!$C$2:TScore!$C$1501=A4)*(TScore!$D$2:TScore!$D$1501<20)*(TScore!$D$2:TScore!$D$1501>=10))”，按下SHIFT＋CTRL键敲回车，生成数组公式。然后对K4至K23单元格进行向下自动填充操作。最后在K25单元格中输入“=SUM(K4:K23)”，求出全级10-20分数段人数。
同样的道理，可以分别统计各班语文科共它各分数段人数，在此不再多述。
(十二）求语文科各班最高分
在T4单元格中输入“=MAX(IF(TScore!$C$2:TScore!$C$1501=A4,TScore!$D$2:TScore!$D$1501))”
按下SHIFT＋CTRL键敲回车，生成数组公式。然后对T4至T23单元格进行向下自动填充操作。最后在T25单元格中输入“=MAX(T4:T23)”，求出全级最高分。
三、成绩自动统计Excel模板的密码加强
为了维护数据的安全性，防止非法用户善自有意或无意更改成绩数据，加强成绩自动统计Excel模板的密码功能成为实际需要。虽然Excel应用软件提供了加密功能，但针对Excel的加密而开发的解密软件已经出现，因此，本人利用VBA接口，加强了学校成绩统计Excel模板打开要求
同时按住Alt键和F11键，激活VBE（即VB编辑器），在“工程”窗口中双击“ThisWorkbook”后，在代码窗口中输入下列语句：
Private Sub Workbook_Open()
Dim Password
Password = InputBox("请输入合法密码：", "提示")
If Password <> "111" Then
MsgBox "密码错误，你是非法用户", vbOKOnly, "提示"
Me.Close (1)
End If
End Sub
上述代码可理解为：将输入密码内容赋值给Password，若Password内容不为验证密码“111”，则提示用户为非法用户，然后文档自动关闭。当然，可以根据自己的爱好，将验证密码进行更改。
四、保存学校成绩统计Excel模板
单击菜单“文件→保存（或另存为）”，出现“另存为”的对话框，选择“保存类型”中的“模板”，在文件名输入栏中输入“成绩自动统计Excel模板”。
通过上述操作，当我们要进行学校成绩统计时，只要打开“成绩自动统计Excel模板.XLT”，然后在TScore工作表中输入成绩，而成绩对应的各种统计则默默地自动执行，不需要人的参与。