1、会议筹备方案的拟订 （一）相关知识 1.会议筹备方案的内容 （1）确定会议的主题与议题 会议的主题是指关于会议要研究的问题、要达到的目的。 确定会议主题的要素有3点。一是要有切实的依据；二是必须要结合本单位的实际；三是要有明确的目的。 例：的会议坚决不开 a.条件不成熟b.目的不明确c.议题过多d.地点 答案：b 解析：明确的目的是开会的重点和关键 例：会议主题的确定应做到 a.有切实依据b.能结合本单位的实际c.主题尽量细化d.有明确的目的 答案：abd 解析：确定会议主题的要素有3点：一是要有切实的依据；二是必须要结合本单位的实际；三是要有明确的目的。 （2）确定会议的名称 （3）确定会议
2、的流程：根据到会的主要领导，安排会议主持人；根据会议的主题，确定会议发言人； （4）确定会议的时间和地点 会议时间包括实际进行时间和会议过程中的体会时间。会议的最佳时间要考虑主要领导是否能出席而定，确定会议的长短 会议地点选择的重点是会场大小适中、地点适中。环境适中。交通方便，会议设施齐全 （5）确定会议所需的设备和工具 （6）确定会议文件的范围并做好文件的印制工作 （7）确定会议代表的组成 （8）确定会议的经费预算 （9）确定会议住宿和餐饮安排 （10）确定会议的筹备机构，大型会议需要确定筹备机构与人员分工 例：秘书人员应根据会议筹备方案的内容，做好会前的 a.分工协作b.统筹协调c.统一汇
3、报d.综合检查 答案：abd 2.会议筹备方案的作用 （1）确保会议的周密组织 （2）确保会议服务质量和沟通协调到位 （3）确保领导意图得以贯彻执行。 3.电话会议及视频会议 （1）电话会议 电话会议是利用程控电话的“会议电话”功能召集不同地方的人员举行会议。 1）电话会议的交流的特点 a.电话会议方便灵活准备时间短，回复迅速，是电子通信会议中花费最少的。 b.电话会议缺少身体语言，难以进行互动交流，而且缺少文本，难以传递大量细节信息。 c.为了提高电话会议的效率可以搭配使用其他通信方式，增进信息的传输与交流。 d.电话会议适用于分公司不远、规模不大的企业 2）电话会议信息工作的要求 a.准确发出开会信息 b.认真分发会议书面信息材料 c.合理安排会场信息传输设备第3页 共3页
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