会议接待实施方案★.docx

会议接待方案 会议接待策划方案 为确保各项会议接待工作的顺利进行，特拟定方案如下： 一、会议主题 ：客户培训 二、会议时间：2017年8月23日24日 三、会议地点：杭州萧山瑞莱克斯酒店2楼杨歧厅 四、参会人数：110人左右 五、工作职责 （一）会务期间招待、安排及接待工作。做到态度热情，服务周到，食宿安全。 （二）会议会场布置和组织工作。 （四）做好出席会议嘉宾、客户的组织联络工作。 （四）负责组织、协调，会务的方案设计，各种票证制作和物料采购。 （五）做好宾客的迎送、住宿、乘车等具体接待事宜。 （六）组织好会务期间客房、餐厅、和会议室的食品安全、通信、设备保障工作。 六、具体工作任务 会前。会议举办场所确定后，与领导确认会议接待方案费用标准等。制定会议工作人员服务标准及会议接待流程。 （一）准备会议物料（会务组任务） 1、确定邀请嘉宾及客户名单、接待资料、会议配套的商务服务，将航班、车次及抵达时间报接待组。 2、确定领导发言稿、签到表、会议指南、会议日程等，按要求根据参会人数印刷。 3、制作票证：桌签：15cm40cm，签到处1块，签约处1块，住宿登记处1块，导引路牌3块，签到登记表2本。为宾客们订制入场证，工作人员工作证、贵宾席姓名台卡胸花、会议用餐券。 4、统计人数，提前订制嘉宾证、画册、会议指南、会议日程等统一装袋。 5、根据会议会场布置要求准备好广告牌、欢迎标语、宣传标语、喷绘、展架等设计，制作。 （二）会场布置：主席台搭建及座区安排（会务组任务）。（1）宣传推广用品的准备： 1、悬挂横幅。（酒店门口和会场内部）表示对各位参会的嘉宾和客户的热烈欢迎。 2、导引牌：（3-4个，摆放在分岔口）引导客户按照指定路线到达会场 3、易拉宝：（需要制作三种内容的：a、主讲老师介绍；b、主办方公司介绍；c、主要产品服务介绍）分别摆放在会场进口的两边（2）重点做好会场以及主席台、嘉宾席的布置。做好座区标牌、并摆放桌签。 （3）做好会议主席台鲜花摆放，摆放的形式为主席台前端一周摆放鲜花。主席台后摆放高大绿色植物。台面铺设红地毯。嘉宾桌上摆放水果、矿泉水等。 （4）根据会务组要求布置好（广告牌、会议标语、喷绘墙、灯光、音响、麦克风、多媒体、投影仪及服务员安排）按部落实到位。（5）安排好公司展示及宣传设备的摆设位置，布置好签到签约台。检查好通道畅通、消防疏散等情况，杜绝安全隐患的发生。 （6）在大堂、楼层、餐厅、会议室、电梯等处帖上会议指引路牌。 （三）会议报到安排： 成立生活服小组负责住房登记（用餐）和引导（引导至房间、餐厅、电梯、会议室） 1、据酒店提供的房况表，会务组人员要协商确定参加会议人员的房间，选定专家、门店培训人员及主要领导入住的楼层、房间类型、房号、以及客房消费品撤销等工作。 2、做好与会人员的联络和接待工作。发放相关资料、卡证、餐券等，分发房间号统一办理入住手续。 3、向嘉宾告知酒店名称、生活组负责人姓名，联系方式等。 4、对接酒店。做好接待工作，叫早服务、开会时间提醒服务。安排住宿和23日中餐、晚餐和24日早餐、中餐，负责生活安排，告知注意事项，做好食宿接待各项准备工作以及最后的退房工作。 5、成立生活服务组，具体管理就餐住宿事务，确保会议期间的生活服务。安排用餐时间人数、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。 备注。培训人员同性别的4人一个房间（双人标间），公司工作人员同样安排，各门店的老板另外单独安排房间。 会中： 1。提前检查会议室以及餐厅环境卫生，桌椅摆设、餐具的完好程度，再次落实菜单、茶点及相关服务到位情况。 2、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。杜绝工作人员大声喧哗、扎堆聊天、吸烟 3、安排司仪在会场入口处迎接来宾 4、第一时间解决来宾提出的合理建议或问题，如果客户提出的问题解决不了的向上级反映，不能隐瞒不报或越权处理。 5、确认特殊客人（含相关部门领导、老总朋友、重要客户等）的安排及接待工作。 6、协调会议期间的交通工具的安排。 7、代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。备注：（第二天同样标准执行） 会后： 1、收集整理会议剩余、可再利用物资物料等。 2、会务总结、评估、会议代表的意见反馈及处理。 3、汇总参会人员的相关资料。 4、与会议协办方的费用结算工作。备注。（第一天会议结束后，应及时召开总结会议，总结当天问题，并落实第二天会议安排。） 七、人员配置： （一）会前布置： 1、工作人员必须在活动前一天的下午13：00到达酒店，先确定嘉宾及客户的房间安排；14：00去会场开始布景布置；16：00完成布景，开始节目演练彩排；18：30结束演练彩排。 2、工作人员于23日上午08。30准时安排就位，设接待人员六名（四人负责现场接待，两人负责房卡办理手续）。 （二）会中布置。安排三名我公司员工，进行会中服务，一名工作人员将为讲师服务，配合讲师顺利完成此次培训；一名工作人员负责会场内引领疏导等工作；另一名工作人员负责相关物品的保管与礼品发放。 （三）会后布置。培训完毕后，可按两名员工，进行疏导与会人员离开会场，引领他们前往餐厅用餐，用晚餐后再重新引导回会场继续开展会议培训，晚餐也参照此流程。 （四）总结会。当日活动结束后，所有工作人员必须在指定房间参加会议，总结当天活动问题，提出建议，同时进一步落实第二天活动安排。 （五）分组安排：总指挥：章总现场协调：林老师 1、生活服务组：汤娟（组长）、吴婷、李娟、李文静、谢小钗、李统行 汤娟和谢小钗：负责和酒店对接住宿事务以及签到台签到工作。其他人：分别负责对自己服务的店家人员开展接待引领、住宿手续办理、用餐引领、服务咨询等事务。 2、会务组：吴小慈（组长）、黄春蕊、朱绍业、高彦宁、陈馨皓、王奎、章杰 吴小慈：负责会场座次摆设、餐厅餐位摆设、引领设置以及现场和酒店方对接等工作 黄春蕊：负责所有的会议物资管理王奎：负责车辆管理和现场拍照工作 朱绍业：负责宣传物品管理、会场设备对接以及现场装点布置的工作章杰：协助黄春蕊 高彦宁、陈馨皓。现场机动安排，无特殊安排时主要协助吴小慈现场舞台对接工作。 备注：（所有工作人员在活动期间必须统一穿工装） 八、接待礼仪 1、为树立公司良好形象，公司员工在接待与会人员时，还需要使用必要的礼貌用语，如：会前接待时，可说：您好，欢迎光临。请这边走等；会议结束后，可说：再见，请慢走，欢迎您下次光临我们吉祥医美总部等。 2、在接待客户时，需按照标准的商务礼仪，严格要求自己的形体以及行为举止。比如：引导客户时要面带微笑，手指并拢，手心朝上，切忌“指点江山”等 吴小慈2017.08.21第7页 共7页