建立社区宠物电子档案.doc

浅谈电子档案的服务性应用
——建立社区宠物电子档案

作者姓名：闫萌

【摘要】　电子档案，作为虚拟档案，是用来区别于一些客观存在的档案实体，是将实体档案信息以字节、比特方式表示并使之在电脑网络上流动，只有引入正确的软件，硬件与足够的背景细节，这些字节与比特方可随机定位到用户所在的网络终端，以可被理解的文字、数字、图像、图表、符号等到显示用户所需求的档案实体的真实信息。基于它这些特点，电子档案在服务性上会有更广泛、更方便快捷的应用。在实际应用“建立社区宠物电子档案”中能够尽善尽美的发挥其良好功效，把宠物扰民、袭民、引起的邻里纠纷以及社区卫生这些问题构成完整系统，运用宠物的电子档案，解决这些平日里毫无头绪的疑难问题。

【关键词】 电子档案，宠物档案，服务性应用

前言
在现实生活中，我们常被宠物难题所困，如宠物咬人导致狂犬病的潜在，宠物厮打导致邻里纠纷，宠物抛弃导致动物得不到关爱也加重了对社区安全的威胁以及流浪宠物安置问题，同时宠物随地大小便也带来了社区卫生环境差的影响。面对这些难题，怎样才是一个合理而又简便的解决之道？本文阐述的就是为了解决这些难题，为宠物们建立一个社区电子档案。
当然，构建和谐社会，推动社区安全、卫生建设，实现宠物电子档案的数据共享，确保宠物电子档案在实际生活中得到良好利用，解决宠物给市民生活带来各项问题，是宠物电子档案存在的前提。虽然这会涉及较多的人力投入以及信息化系统技术，但都是可以克服的。相对技术难题而言，激励使用者参与以提升宠物电子档案的价值，“做活”档案、共享数据，是更为复杂的难题，也是宠物电子档案能否实现预期效果、达到服务性应用的关键所在。

一、 如何创建宠物电子档案

在社区中创建宠物电子档案不是一件易事，居民多且复杂导致了宠物的多种多样，在此我提议进行社区联网打造一个共属的宠物网站，其中建立社区宠物电子档案应从以下几方面着手：

1. 建立完备宠物电子档案库。
建立完备宠物档案库，即将大众常养和非常养宠物种类建立一个总的数据库，包括这些宠物的物种、外貌、性格特点、生活习性以及此宠物图片信息，除了这些之外，还要把社区周边有关宠物服务机构建立在内，如动物防疫站、小动物保护协会、各类宠物医院、美容院。
与此同时，几个社区之间联合完成一个完善的宠物信息档案，这样既省时省力，还避免了信息重复。将此档案库作为网络资源分享给社区居民，这样做的目的一是方便人们了解自家宠物各项特点，可以更好的去完善文明养宠物的意识，二是方便居民了解周边提供宠物服务的场所，减少宠物疾病传播、宠物丢弃问题的发生。

2. 建立居民宠物电子档案
要求每个社区对每户的宠物进行信息调查统计，其中包括记录业主姓名、地址、宠物名、宠物类别、宠物性别、宠物年龄、宠物照片、《犬类免疫证》号码、免疫牌号码、检疫记录等内容，还要统计出每个社区共计宠物多少只，其中每类又是多少只。
档案内容具体分类：
（1）建立每户宠物基本信息电子档案
这类档案主要记录每户以及其宠物最基本的信息资料，主要内容如下表格：
宠 物 档 案
业主姓名

地址

宠物名

宠物类别

宠物相片
《犬类免疫证》号码

免疫牌号码

检疫记录

业主签名： 日期：

宠 物 豢 养 承 诺 书
本人 是 的业主，并为上述登记宠物之合法监管人。本人承诺遵守xxx的《小区宠物豢养规定》的一切条款及有关修订，并配合小区管理部门做好对本人所豢养之宠物的监管。若因本人监管不善，所造成的宠物扰民或伤人事故，由本人承担一切责任，并按规定妥善处理宠物。
特此确认
业主签名：
日 期：
业主将表格及承诺书签好后，有社区管理人扫描至计算机，生成电子档案予以保留。在未来有情况发生时运用计算机查找业主及其宠物，会更加快捷、方便且准确性较高。

2）建立宠物健康电子档案
这类档案主要记录每户宠物的健康状况，有无疾病、有无接受防疫站检查、有无养宠物的证件（特别是犬类）。对于户主来说需要记录宠物的成长过程，方便在宠物生病时的就医。特别要提出的是，由于宠物电子档案是联网设计，所以对于宠物自身的成长记录可由居民自行在网络上填写，也可以为宠物建立空间、日志、相册等自由任选项目。
下面列了一些可参考的关于宠物健康档案内容：
① 基本情况：包括主人姓名、家庭住址、联系方式，宠物名、照片、品种、性别、年龄、体重、毛色、特征、携养证编号、药物过敏史等。
② 免疫情况：包括接种时间、疫苗种类、接种地点、接种人等。
③ 驱虫情况：驱虫时间、药物给药方法等。
④ 体检记录：体检时间、容态、体重、体格、性格、习性、被毛、齿、眼、鼻、耳、体温、脉搏或心率、呼吸、血液（包括血型、血象、血液寄生虫）、尿常规、粪常规、肝功能、肾功能、既往病史、下次体检时间、医嘱或建议、兽医师签名、宠物医院签章等。

3. 建立流浪宠物及其领养情况电子档案
（1） 建立流浪宠物电子档案
社区周边的流浪宠物一直是困扰居民和社区的难题，不忍心对它们置之不理，又戒于安全问题不能抱回家里饲养，从而导致流浪宠物成为了威胁居民安全、健康的严重问题。在此，如果想安置好流浪宠物，第一就先要为它们建立一个电子档案，其中具体包括：流浪宠物的种类、品种、外貌特点、有无疾病有无伤人事件、常出没地点。其次将这些宠物归类登记好后，为它们拍照留底保存，也为有人愿意领养它们做出完善准备工作。
在此同时，社区之间联网发布这些流浪宠物的资料，一是让居民做好预防工作，二是方便领养服务。

（2） 建立流浪宠物领养情况电子档案
立档对象有两大类：
1） 基金直接参与救助类（此项必须建立，理由：基金制度公开诚信包括公开具体钱物收入支出，被救助对象有始有终）；
2）个人独立救助类（此项可选择，理由：尊重爱心人士自愿，表扬鼓励善待身边动物者）
立档模式：由于救助过程可能繁琐复杂，档案只留存有价值有意义的具体记录指标。
立档内容：必填内容包括档案号，档案整理人，档案复核人，被救助宠物姓名，年龄，性格特征， 被救助时间，基金支出费用，第一救助人，第一寄养人，第二寄养人（类推），最终领养人，领养时间，健康免疫记录，每年至少一次近况反馈。
（立档内容细则：包括公开信息和非公开信息，公开信息包括参与救助人的网名，email地址或qq等任一种；非公开信息包括参与救助者真实姓名地址通讯方式工作单位有效证件号码等）
存档方式：word文档格式（含宠物照片至少一张）存入电脑，同时不定期打印和刻光盘永久保存。
保管方式：社区负责流浪宠物及其领养的管理人亲自保管

档案范例：
档案号：2004000x
档案整理人：李x
档案复核人：王x
被救助猫猫姓名：雪格格（雪猫）
年龄：一岁左右
性格特征：温柔，非常亲近人，中长毛，黄眼睛
被救助时间：200x年x月x日
基金支出费用：人民币八十元整
第一救助人：孙小美美
第一寄养人：机器猫
第二寄养人：Lily猫
最终领养人：赵x
领养时间：200x年x月x日
健康免疫记录：200x年已绝育，已驱虫，已免疫
反馈情况：待查
领养人真实姓名居住地址电话号码工作单位（必填）
有效身份证件号码（此项可选择，理由：尊重个人自愿，以互相信任为基础）
特别注意：以上信息为非公开信息，只可负责人查阅。

二、 如何应用宠物电子档案

首先宠物电子档案要由专门人员负责保管、应用其次宠物电子档案要运用网络的方式实现资源共享，但又不能公开非公开信息，注意部分保密工作；最后，最具现实意义的是宠物电子档案要切实在生活中得到服务性的应用。

1. 宠物电子档案的专员负责与应用
负责人主要是统计资料、收集信息、完善信息、立档备案、查阅历史档案、保管档案存放、备份档案资料、注意保密档案。

2. 实现网络资源共享
由于非公开档案以及宠物医疗、美容等服务信息是由社区联合又不失各自范围进行完善的，而且其中还包括宠物的健康档案、成长记录等由业主自行完善的信息，所以也就需要将这些信息发布到网络，实现资源共享，方便应用，保证其服务性的体现。

3. 服务性应用
宠物电子档案的服务性应用应体现在：宠物健康情况，宠物医疗、美容等机构信息的查阅，宠物自身物种的生活习性、性格特点的查阅，以及对居民来说的豢养注意、文明要宠物的要求、宠物各类证件办理的程序、金额、要求、地点等具体信息的查阅。

三、 宠物电子档案的储存与保管

电子档案不同于纸质档案，决定了其在保存于维护方面的复杂性。

（一）宠物电子档案存储与保管原则
1. 要保证宠物电子档案载体物理上的安全
一般情况下，电子档案是以脱机方式存储在磁、光介质上。所以要建立一个适合于磁、光介质保存的环境，并满足避光、防尘、防变形的要求，远离磁场和有害气体。

2. 要对电子档案载体进行有效的监测和维护
电子档案载体，特别是磁性载体，极易受到保存环境的影响。因此，对保存的电子档案载体，必须要进行定期监测和拷贝，以确保电子档案信息的可靠性。

（二）宠物电子档案存储的规范
1.字处理文件存储
l TXT文档可以作为电子档案直接存储
l XML文档可以作为电子档案直接存储
l Word97以上版本文档可以作为电子档案直接存储
l PDF文档可以作为电子档案直接存储
l 对于无法转换格式的文档，应按原格式存放

2.图像文件的存储
l TIFF格式图片可以作为电子档案直接存储
l JPEG格式图片可以作为电子档案直接存储
l 其它格式图片应转换为以上两种中的任意一种，有特殊压缩参数要做说明
l 对于无法转换格式的图片，应按原格式存放
l 由扫描仪获得的图像电子档案，对于普通纸质档案来说光学分辨率不得低于200pi，对于照片档案来说分辨率不得低于600pi

3. 影像文件的存储
l MPEG2格式、比特率4Mb/s以上的影像文件可以作为电子档案直接存储
l 对于无法转化格式的影像文件应按原格式存放，并将有关的软件、压缩算法和计算机系统信息一并存档。
4. 声音文件的存储
l WAV格式声音文件可以作为电子档案直接存储
l MP3格式可以作为电子档案直接存储
l 对于无法转化格式的声音文件应按原格式存放，并将有关的软件、压缩算法和计算机系统信息一并存档。

5. 多媒体文件的存储
l 多媒体文件包含多种信息形式，信息完整的多媒体文件对于无法转化格式的影像文件应按原格式存放，并将有关的软件、压缩算法和计算机系统信息一并存档。

综上这些观点，宠物电子档案的建立是必要的也是适应社会发展的，更重要的是能体现电子档案在生活中的服务性应用。以上属于个人浅短的观点，不够成熟和完善，有缺陷之处还需您的批评和指正。

参考文献：

【1】王萍，宋雪雁，《电子档案管理基础》，清华大学出版社，2006年2月第一版
【2】朱小怡，《数字档案馆建设理论与实践》，华东师范大学出版社，2007年8月第一版
【3】生活报，2004年11月26日11:29， xxsinaxx
【4】秦楚网-十堰晚报，五堰街办为辖区宠物狗建立档，2008-7-23 7:27:51 
【5】莆田广电网 ，责任编辑：吴清泉、李昉  编辑：方莉莉、卢荔红，2008年6月12日 
【6】宠物俱乐部关于建立被救助流浪猫档案征求意见稿
【7】广州市番禺金业物业管理有限公司的《小区宠物豢养规定》，物业表格—098版本B，房地产E网
【8】南昌将建立宠物狗电子档案，2008-12-19 14:52:08   来源：江南都市报  

浅谈电子档案的服务性应用
——建立社区宠物电子档案

论文x闫萌
专业：教育科学与管理学院
班级：09公共事业管理
日期：2011年12月

论文独创性声明

本人声明：本人所呈交的论文是独立进行研究工作所取得的，除论文中已经注明引用的内容外，对论文的研究做出重要贡献的个人和集体，均已在文中以明确方式标明。本论文中不包含任何未加明确注明的其他个人或集体已经公开发表的成果。