建设工程安全质量监督总站质量监督档案管理与评查实施细则-07-29.docx

建设工程安全质量监督站
质量监督档案管理与评查实施细则

总 则

第一条 为加强建设工程安全质量监督站建设工程质量监督档案资料管理，规范质量监督资料的收集、归档、移交、接收、评查及使用管理工作，保证质量监督档案的完整与安全，特制定本细则。
第二条 本细则适用于市监督总站监督的工业建筑、民用建筑、市政基础设施和地铁工程质量监督档案的管理。
第三条 本细则以《北京市建设工程质量监督工作规定》、《北京市建设工程质量监督档案管理规定》为依据。
第四条 工程质量监督档案（以下简称监督档案）指市监督总站所属各工程质量监督人员依据国家法律、法规、有关工程质量的设计文件、工程建设强制性标准和本市相关工程建设的规定对工程质量进行监督所形成的档案。即建设单位自办理工程质量监督注册后，由相关监督室发出质量监督通知书起，对工程项目进行过程质量巡回监督抽查、对建筑材料和实体质量进行监督抽测，以及工程项目竣工验收同步监督等工程质量监督活动中形成的，具有保存价值的文字、图表、音像、声像等形式与载体的原始记录。
第一章 管理与职责

第五条 监督档案管理实行层级管理、站长总负责制度。
第六条 质量监督管理室负责各监督室移交监督档案的接收、评查工作，并指定档案管理人员（专人）负责监督档案的登记查询和借阅使用管理等工作。
第七条 监督档案实行室主任负责制，各室设定监督档案的立卷人。由立卷人负责监督档案的收集、整理、移交工作。由监督室主任对监督档案进行审核，并对监督档案内容的真实性、监督人员填写档案资料的完整性负责。
第八条 在工程质量监督过程中，监督档案随工程监督情况及时记录和整理，归档资料要使用专用表格，做到项目填写齐全，用语规范、字迹工整、印章清晰，并按监督注册的工程名称或单位工程名称立卷。
第九条 监督档案应当真实、准确反映工程质量监督工作的实际状况。 在工程质量巡回监督抽查过程中，对抽查情况及时填写工程质量监督抽查记录表，并在3日内把质量信息上传到北京市建设工程安全质量监督管理信息平台。质量监督人员对质量巡回监督检查过程中提出的问题要有明确的处理意见，并按要求及时收集处理结果。
监督档案的归档工作应在出具监督报告之后20个工作日之内完成，并在每月10日前向质量监督管理室移送已整理归档完毕的监督档案，质量监督管理室对移送档案进行评查。
第十条 监督档案按照市监督总站在档案室划分的指定区域，由质量监督管理室进行分类保存，保存期限为：一般工程五年，重点工程十年。
第十一条 监督档案按照档案室管理要求,由专人存放。按年份、区域、存放位置码放整齐，同时要建立监督档案管理台帐，对档案的收进、移出、使用均要进行登记。档案管理人员负责监督档案的日常使用管理， 防止监督档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全。
第十二条 市监督总站所属各监督室如需借（阅）档案，均须填写文件借（调）阅单，向质量监督管理室提出申请，经质量监督管理室主任签字同意后，档案管理人员方可办理借阅手续 。
第十三条 原工程参建各方或外单位借阅档案，应持有单位介绍信，由质量监督管理室填写文件借（调）阅单向主管站长提出申请，经领导批准后方可借阅建设工程质量监督注册表、参建各方人员资格登记表、单位（子单位）工程质量竣工验收记录，且不得带离档案室，如需抄摘或复印也须各级领导同意且批准后方能带出。
第十四条 上级机关调（借）阅档案，由质量监督管理室填写文件借（调）阅单向主管站长提出申请，经领导批准后方可调阅建设工程质量监督档案如需抄摘或复印相关资料内容也须各级领导批准。
第十五条 在借（调）阅档案时，应对借（调）阅者提出对档案使用的具体要求，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、掉换、拆散或损毁，确保档案的完整性；借（调）阅期限不得超过10个工作日，到期归还，如需再借，应办理续借手续；借（调）阅档案交还时，档案管理人员须当面查看清楚，并在《档案借（调）阅登记表》上注明档案完整情况，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。
第十六条 每年对已失效的档案，认真鉴定，由质量监督管理室编写销毁请示和销毁清册，经主管站长和站长批准，方能销毁；销毁时要有二人以上监销，并在销毁清册上签字,该清册永久保存。

第二章 评查办法

第十七条 根据《北京市建设工程质量监督档案管理规定》（以下简称档案规定）的内容与要求制定评查标准(附件1)，各监督室依据评分标准由立卷人整理建档，在监督档案合格的基础上，按照本细则要求的时限上报质量监督管理室;若评查标准没有规定的，不列入评查范围。
第十八条 监督档案评查的方式是:由质量监督管理室对移交的监督档案进行评查，对评查不合格的档案,返回各监督室重新整理。
第十九条 监督档案的评查得分计算方式及考核等次。案卷得分按照得分率计算，计算方法：100-工程项目不涉及项得分合计=应得分，实得分为工程实际评分得分合计，得分率=实得分/应得分*100%；案卷依照得分率分为三个挡次：90%以上为优秀，70%至90%的为合格，70%以下为不合格。
第二十条 质量监督档案在评查过程中有下列情形之一的，为不合格档案。
（一） 不按照《档案规定》的内容要求进行归挡整理；
（二） 档案目录内容编制不正确，页码不准确、不连续，档案资料与目录不一致；
（三） 工程质量监督抽查记录表（表4）质量问题不按照要求填写的；或无整改回复的；
（四） 监督档案各种表格签字人员与参建各方项目管理人员资格登记不符，或无委托书能够证明的；
（五） 监督档案内时间填写前后矛盾，不符合事实规律的；
（六） 档案盒盒脊填写不符合要求。

第三章 责 任

第二十一条 各监督室主任对监督档案内容的真实性、资料的完整性负责，因监督档案引起的法律纠纷，由各监督室主任负主要责任。
第二十二条 监督档案在移交抽查评分中，有一份监督档案得分率在70%以下，该监督室、主要负责人、立卷人及相关专业人不参与总站各项个人和部门评功受奖活动，并对主要负责人点名批评 。
第二十三条 各监督室经过审批程序借阅档案后，在使用过程中，对档案内容损坏或遗失，且无法弥补的，借阅人应当按照规定受到行政处分。
第二十四条 质量监督管理室在评查监督档案过程中，依据评分标准对档案进行评分，采用公开、公平、公正的方式，严格进行监督档案的评查工作。
第二十五条 质量监督管理室每半年对监督档案评查结果进行通报，以促进各监督室监督档案的管理工作。
附 则
第二十六条 本规定自2009年9月1日起执行

附件：工程质量监督档案评分内容及标准