微软解决方案 - 电子表单和审批 v10.docx

微软解决方案 – 电子表单和审批(E-Form )
电子化表单和审批帮助企业提高数据的准确性、提升企业日常工作和管理效率
n 问题和挑战
一、 企业管理需要大量的数据收集和汇总的工作，整个过程复杂而且效率低

随着企业规模的不断壮大和内部组织机构的发展，为了更好的进行管理工作，需要进行大量的数据上报、统计和分析。各种各样的数据来源于日常工作中的纸张文件和应用系统，如何有效的收集这些数据、如何简化数据收集过程，是很多企业内部的组织机构在日常工作中面临的问题。

二、 企业各种上报数据手工重复录入，工作效率低而且不准确

企业中存在各种各样的后台应用系统（如财务系统、客户信息系统人员信息系统等），在很多情况下，企业总部的管理人员需要将收集来的同一组数据录入不同的系统中，如果为每个系统的数据录入提供一套录入界面，那么不仅仅会浪费大量的工作时间，更重要的是会产生手工的数据录入不一致（同一数据在不同的系统中数值不同），在这种情况下，为了校验数据，企业往往需要投入大量的人力物力进行数据核对或加派录入工作人员的工作。如何利用先进的解决方案提高企业数据录入整理的工作效率，成为企业中的关键问题。

三、 人工进行数据收集和汇总的过程中，由于各种原因造成数据不及时不准确，出现数据保密和安全性的问题

数据是企业运营、管理、发展的核心部分，如何保证数据的安全和准确性，是企业关心的另一个问题。在日常的工作中，企业经常会通过表单的形式收集企业数据，这一过程包括了数据的填写、系统数据的录入等。为了充分利用收集的数据信息，首先企业要保证填写数据的有效性（即不允许非法数据的出现）；其次，在数据传输的过程中，处于安全的考虑，数据需要有一定的保护措施（如加入数字签名，保证数据的不可抵赖性等），在数据录入系统的时候也需要保证数据的一致性等。

四、 人工数据审批流程缓慢，数据不能及时获取，对数据审核过程缺乏监督

企业中的表单审批触及到很多流程方面的问题，如流程的设置、流程查询、流程的修改等。传统的手工提交的审批流程在流程设置、数据保密性、流程监控以及及时性方面都有所欠缺现代企业更注重将自动化审批流程引入日常的业务处理，从而提高审批及时率，增强数据的保密性，提升企业核心竞争力。
n 解决方案概述
微软的电子表单(E-Form )解决方案，充分利用客户熟悉的Microsoft Office System环境，为用户提供客户化的、易用的审批流程，帮助企业提高协作透明度和工作效率，提升数据采集的准确度。

应用微软电子表单(E-Form )解决方案，客户可以：

ü 使用电子化的方式收集数据，提高工作效率
Ø 电子表单(E-Form )解决方案为用户提供了统一的电子录入界面，使用户可以在熟悉的环境中填写数据。同时，由于该电子表单可以根据企业的流程需要将数据传递给多个后台应用系统，所以在这种情况下，即便是需要将同一数据录入不同后台应用系统，对于用户来说，也只需要做一次操作，大大提高了数据收集的效率。
Ø 使用电子表单的另一个好处是，减少人为的录入错误，防止出现同一信息多种数据的局面，提高了企业数据的有效性。

ü 应用智能电子表单，提高数据收集的有效性与准确度
电子表单(E-Form )解决方案为用户提供了智能电子表单录入、显示界面。
Ø 使用智能表单录入界面，用户可以：
o 在客户端校验数据的有效性（如单项报销数目必须小于3000元等），保证有效的数据进入系统中，参与审批。
o 得到辅助信息。电子表单(E-Form )解决方案为用户提供了友好的帮助信息，使得用户在填写或审批表单的时候可以参考相应的文档信息（如公司政策及规定），或者获取后台辅助数据（如剩余预算金额等）
Ø 使用智能表单显示后台数据信息。管理者可以随时通过熟悉的Word、Excel工具获得后台的业务数据，通过丰富的展示工具进行分析或者形成公司报告。大量节省重复工作。

ü 自动化审批流程
Ø 电子表单(E-Form )解决方案将企业中手工进行的审批流程升级为自动化的审批流程。提高了审批的效率。通过自动化的审批流程，管理者可以随时进行表单审批，也可以在外出的时候将审批工作“委托”给相关人员。
Ø 微软的电子表单(E-Form )解决方案的另一个优点在于工作流的灵活性，维护人员可以根据企业管理层的需要而方便快速的修改审批流程，减少了因组织变动或人员更换而带来的流程修改时间。
Ø 自动化审批流程还可以根据企业需要，为管理者定制个性化的提醒方式，包括邮件、短信及标示。

该解决方案的典型应用场景为企业中的预算申请、费用报销、采购订单及休假管理等与表单审批相关的部分。客户可利用该解决方案，对企业中的原有系统进行改进和升级，保留原有的业务逻辑及流程信息，利用Microsoft Office System及开发工具，根据用户的使用习惯及业务需求，迅速定制新的审批系统。相对于原有系统，新的系统构建在Microsoft Office System平台之上，使用及维护、更新更加方便有效。
n 方案优势和业务收益
基于Microsoft Office System的电子表单(E-Form )解决方案为用户提供了一个智能的表单填写、审批处理流程自动化的协同工作的平台，帮助用户提高申请和审批的效率，规范流程处理，提高数据安全性，降低管理和运营成本。该解决方案的优势在于：

1. 用户界面友好、熟悉：增强用户体验，减少培训成本。
电子表单(E-Form )解决方案应用用户熟知的Microsoft Office System，使员工可以高效的建立审批文档，提高数据录入准确率，同时方便职能部门执行审批及汇总功能，降低公司培训成本。具体包括：
ü 统一的审批表单录入界面
ü 使用用户熟悉的Microsoft Office System，如Word、Excel等

2. 智能表单：数据交验保证数据的不可抵赖性；数据的自动生成，简化表单填写。
电子表单(E-Form )解决方案引入了数字签名，防止数据被他人篡改，同时引入了智能表单的概念，简化填写流程。具体包括：
ü 集成的数字签名功能，保证数据的不可抵赖性，防止篡改；
ü 表单内数据的自动汇总、逻辑运算，简化操作；
ü 多视图录入界面，多角色划分，使表单更加人性化；
ü 自动获取当前用户信息，简化填写内容；

3. 智能预算报告：上下文相关信息的提示及后台数据的提取，提高用户的生产力。
电子表单(E-Form )解决方案充分利用用户熟知的Office任务窗格，可根据用户需要，设计显示相应帮助信息，帮助用户规范表单填写，为审批者提供参考信息。具体包括：
ü 获取后台应用系统数据，帮助审批者做出判断；
ü 表单模版附加帮助信息，提高填写者的工作效率；
ü 提供查询系统，快速完成文档写作；

4. 审批流程透明：随时获知申请表的审批状况，缩短审批周期。
电子表单(E-Form )解决方案使用工作流工具，将审批过程流程化，提高用户的工作效率。具体包括：
ü 审批过程流程化，规范审批流程；
ü 提交者可随时查询表单审批状况；
ü 图形化操作界面，简化流程设计及维护工作；
ü 使用工作流，将提交的表单数据与后台应用系统结合起来；

5. 邮件提醒及即时消息：增强团队合作的能力，提高用户的生产力。
电子表单(E-Form )解决方案提供邮件通知及提醒功能，增强申请者与审批者之间、审批者与审批者之间的沟通，有效提高了企业用户的协作能力，增强企业竞争力。具体表现为：
ü 通过邮件提示审批信息；
ü 审批结果可由邮件获得；
ü 审批者之间或审批者与提交者之间可通过即时消息进行沟通；
ü 提高企业用户工作效率，节约时间，保证审批及时；
n 总体架构和主要功能模块特色
整个方案的总体架构图如下：

基于微软平台的电子表单(E-Form )解决方案，在应用架构上，分为三层：
u 应用层
n 数据存储：数据可以以电子表单的形式存储在门户网站的表单中，同时可根据业务需要，存储到相应的后台系统、数据库中。
n 电子表单：为用户提供统一的表单模版填写数据，将数字逻辑引入模版，可实现数据的自动逻辑运算，不同的应用程序可根据需要从该模版生成的表单中获取所需数据。表单模版引入版本控制的理念，帮助管理者维护模版，同时可实现表单模版对用户的透明更新。
n 表单协作：用户可以将提交的申请表单进行表单合并，获得汇总信息。用户还可以在门户网站的表单库中随时查看表单审判状态，最终可获得审批结果的邮件提醒。表单模版的管理者也可以对表单模版的版本进行管理，包括维护、更新等操作。
n 表单数据安全：管理员或授权用户可以通过表单库级的权限设置限制用户的访问权限；同时对于表单本身，该解决方案提供了角色和数字签名，保证数据的不可抵赖性。
n 自动报告：用户可通过门户网站提供的Word、Excel模版，生成自动报告、数据汇总和分析。
u 基础服务层
n 存储服务：提供高效、稳定的存储引擎，保证表单数据存储的可靠性。
n 安全性服务：具备标准安全控制和强安全控制能力；系统管理员通过设置角色和权限模板，简化安全管理的复杂度，最大程度保证表单数据、文档的安全。
n 流程服务：流程引擎提供了图形化的流程设计界面方便表单模版管理员和系统管理员定义和修改，适应企业不断变化的管理流程，并提供了监控工具和扩展接口。
n 管理服务：对整个表单库和表单Web站点进行统一管理，提供备份和恢复的功能。
n 扩展服务：通过提供系统的对象模型、接口方法、Web Service标准对系统进行扩展，通过事件触发机制，响应外部其他相关系统的访问请求，为系统间的整合提供了灵活、良好的工具。
u 系统层
n Web服务器：功能强大、效率高、安全的Microsoft Internet Information Server。
n 数据库服务：高效、稳定、强大的Microsoft SQL Server服务器。
n 认证服务：提供多种安全认证方式，包括加密认证、证书认证等。
n 目录服务：使用微软的活动目录存储企业的组织机构和人员信息，方便的查询和检索以及统一认证。

n 解决方案微软产品实现

整个方案充分利用了微软提供的产品功能特色，产品架构如下图：

方案中各种产品的功能特色如下：
支撑方案的微软产品
主要用途和特点
客户端产品
Internet Explorer （免费）
最常使用的浏览工具，用于浏览基于Web访问方式的平台界面，不需要额外进行用户培训。
Office 2003专业版 （需购买或升级）
大多数用户熟练使用的办公套件，用于制作文档和智能文档以及文档的权限设定和使用，不需要额外用户培训。
Communicator 2005 （免费）
与MSN Messenger类似的即时消息软件，是LCS服务器的客户端，可以下载安装。
服务器端产品
Windows 2003 Server （需购买）
服务器端的系统平台，稳定可靠的操作系统平台。
SharePoint Server 2005 （需购买）
微软的门户产品，提供统一认证、个性化设置和管理、信息检索、门户布局定制和文档管理等基础功能。
Live Communications Server 2005 （需购买）
即时消息系统，支持微软的目录服务中的企业用户管理，并能够与语音、视频、邮件等通讯有段有效结合，为用户提供更好的通讯交流手段。
SQL Server 2005（需购买）
功能强大、稳定可靠的数据库平台。
BizTalk 2006（需购买）
功能强大、方便灵活的应用整合及工作流平台。