公司前台接待工作规范.docx

公司前台接待工作规范
第一章 总则
第一条 本规范制定的目的是为了前台接待工作规范化管理，充分发挥前台接待窗口的作用，从而树立良好的公司形象。
第二条 此规范适用于公司的前台工作规范。
第三条 前台工作职责：
（一）接听、转接来电；
（二）接待日常访客；
（三）收发往来函件或传真；
（四）领导安排的其它工作任务。
第二章 工作要求
第四条 前台接待日常工作要求如下：
（一）上班时须穿着职业装，化淡妆，精神饱满，仪态大方；
（二）每天提前5分钟到岗，做好上班前准备工作，包括：开走廊灯、记录笔、记录本、确保电话、传真及其它所管电子设备处于正常工作状态；
（三）前台的接待工作在前台区域，上班时间不得随便离开工作区域，确因情况特殊需离开的，必须安排临时人员值守，严禁出现上班时间无人接听电话的情况出现；
（四）接听电话或接待访客时，不得答复自己职责范围外的内容，以免公司机密外泄或导致不必要的麻烦；
（五）对待员工或客人应礼貌周到，热情大方；
（六）上班过程中不得长时间占用公司电话拨打私人电话，不得上网聊天或是浏览与工作无关的网站，不得做与本职工作不相关的工作；
（七）保持前台工作区域的干净整洁，维持前台区域的秩序，不聊天、不大声喧哗、不吃零食；
（八）对于与公司业务无关的人员应谢绝入内，对陌生来客应提高警惕，注意维护公司与员工的财产安全；
（九）遇午休时间董事长办公室有客人，需了解客人用餐情况，解决好客人餐饮，请示董事长无其他接待服务工作后方可离岗午休。
（十）遇下班时间董事长办公室仍有客人时，需在岗待命，如客人逗留时间超过半小时以上，需请示董事长无其他接待服务工作后方可下班离岗。
第五条 接听电话管理
（一）接听电话必须口齿清晰、音量适中、语气和蔼，忌态度生硬；
（二）电话铃声响三声内必须接听，首先使用礼貌用语问候对方，然后自报公司名称；
（三）应熟记常用电话号码，对方询问时能做到脱口而出；
（四）电话需要转接时，应问清对方需求后迅速按下转接键，将电话转接给被招人。若被找人不在时，应及时告知对方；若对方有信息需要传达时，应认真记录，必要时应复诵一遍待对方认可后及时传达；
（五）接到要求转接公司领导电话时，须先将电话转接给领导秘书或助理，切忌泄露领导信息；
（六）接听电话中，需保守公司机密；
（七）接到打错的电话，切忌态度粗暴，应礼貌谦和的回绝对方；
（八）通话结束后，应在对方挂断电话后轻轻放下电话；
（九）应随时记录电话内容，并定期对电话记录进行整理，做好电话记录的编号存档工作。
第六条 拨打电话管理
（一）拨打电话前首先确认电话号码的正确性。电话接通后，应首先报出公司名称、职务、姓名，然后转入正题；
（二）拨打电话前，应做好必要的准备工作，备齐与通话内容相关的资料，内容较多时，可把重点记录在本子上以免遗漏；
（三）通话时应观点鲜明，避免长时间占用电话，影响来电。
第七条 接待访客，应遵循以下工作规范：
（一）对待访客应热情周到，礼貌大方；
（二）有客人来访时应面带微笑主动起身问好，问清楚客人身份和来意后立即电话通知被访者，得到被访者认可后，方可指引来访者进入办公区域；
（三）若领导带客人来访时，应面带微笑小步跑到大门处问好，并陪同领导和访客送入电梯后方可返回；
（四）若领导进门手里携带东西较多时，应面带微笑起身主动接下领导手里物品并送入办公室后方可返回；
（五）应引导到访者进入公司区域并帮助其找到被访者；
（六）因被访者有故无法立即接待到访者，需来访者等待时，应将其引领至公司会客区，为其提供茶水并询问是否有其它特殊需求，必要时还应为其更换茶水，期间应注意来访者的活动情况，委婉告知来访者不得在办公区域内随意走动；
（七）如被访者不在公司，应明确告知来访者。在其离开时，应请其留下联系方式，以便告知被访者；
（八）如因某种原因，不方便让被访者进入办公区域时，应委婉拒绝对方，以免引起客人不满；
（九）客人离开公司时应礼貌道别目送其离开。
第八条 乘坐电梯时规范：
先按电梯，让客人先进，若客人不止一人时，可先进电梯，一手按“开”，一手按住电梯侧门，对客人礼貌地说“请进!”,到目的地后，一手按“开”，一手做出请出的动作，说“到了，你先请！”，客人走出电梯后，自己立即步出电梯，在前面引导方向
第九条 三楼前台其它要求：
（一）负责二楼经营副总办公室、总工办公室和三楼董事长办公室等高管办公室的日常保洁，务必保证窗明几净；
（二）及时更换高管办公室的日常饮用水、卫生纸等；
（三）养护高管办公室绿植，董事长办公室鱼缸；
（四）每周定时询问是否需要领取办公用品或是其它特殊需要，并根据需要领取后分发。
第九条 若违反上述规定，公司根据具体情况给予批评、警告、降薪直至辞退处理。
第三章 附则
第十条 本规范的最终解释权为公司行政办公室，公司其它部门监督实施。
第十一条 本规范自颁布之日起执行。