VIP大客户服务管理业务规范.doc

四川广电网络成都金牛分公司客服部大客户服务管理业务规范一、大客户服务管理业务规范目的大客户管理岗是针对大客户的专有服务岗位，是公司为大客户提供个性化、差异化、多样化服务最重要的方式，大客户管理岗在满足大客户提出的业务办理需求的基础上，需要通过主动、定期与客户沟通、了解客户需求，向大客户提供个性化服务，通过“全面体贴、主动积极”的服务，彰显大客户的尊贵，从而达到发展大客户、留住大客户、提高大客户的满意度和忠诚度的目的。二、大客户种类1、特约用户（1）领导类省、市各相关部、委、局的重要个人客户。（2）合作伙伴类长期与公司有紧密业务和利益关系的企事业单位的重要个人客户；2、集团客户三、大客户服务1、专属服务大客户管理岗提供724小时响应客户的需求，定期通过电话、短信与客户联系并可根据客户需求提供上门服务。2、营业厅专区服务在主要营业厅开设大客户服务专席，向大客户提供优先、优质服务。3、提醒服务根据客户订购产品的时长，大客户管理岗有义务提前告知客户产品即将到期时间，以避免节目中断现象的发生。4、业务办理、维护、咨询和投诉的快速回应对大客户的咨询、投诉，更加快速的处理和回复。5、客户关怀服务在重要节假日或纪念日，大客户管理岗通过上门拜访、电话、短信、邮件等多种方式进行客户关怀和问候。重要客户过生日，由大客户管理岗上门赠送鲜花、生日蛋糕和贺卡，同时采取发送短信息的方式开展亲情服务。6、新业务的优先告知和免费体验服务四、大客户管理工作原则1、保密性原则：为所服务大客户全面做到保密原则，不得向任何人以任何方式透露客户信息。2、勤勉性原则：每周应主动提前梳理大客户情况或需求，并在规定时间内加以解决，对于超越权限的问题应及时向有关领导或业务部门寻求解决办法。3、无差错原则：在日常工作期间，均需遵循无差错原则，并在此基础上提高工作效率和工作进度。4、“首问责任制”原则：大客户管理岗直接面对客户，一对一建立及维系客户关系，向大客户提供整体服务和以解决方案为核心的深度服务。 五、大客户管理岗工作职责大客户服务具有特殊性，体现在服务效率、服务质量、资源使用等方面；也体现在服务接待、服务受理、服务处理、服务使用和服务维护的整个服务管理流程中。因此各相关部门应设置专职人员作为日常处理大客户业务的管理人员与联系人。大客户管理岗的基本职责概括起来主要有发展大客户、为大客户提供服务和充当大客户业务专员三项。具体职责包括以下方面：1、大客户管理岗负责公司大客户服务工作的管理、协调和综合分析工作。2、严格遵守公司各项规章制度和职业道德，热情、周到、礼貌地为客户服务。要有换位思考、真诚为客户服务的意识，尽可能给大客户提供业务办理等方面的方便条件，解答大客户对业务的疑难问题。3、提供多种方式方便大客户联系，随时向大客户提供周到、热情、准确的服务。4、制定走访服务计划，按时走访自己所负责的大客户。每次走访要有详细记录，对于涉及具体问题解决方面的客户回访要有大客户签名，并对走访材料进行整理归档。5、对集团大客户实行定期上门服务，办理客户的各类业务申请，并根据客户需求替客户办理购机顶盒、购智能卡、交费等业务。6、向大客户免费提供各种业务宣传资料及各种业务宣传用品，并采取业务演示等多种方式，帮助大客户了解及使用公司各种业务。7、为自己所负责的大客户群制定工作计划，提出相应的策略，并将营销服务过程中产生的建议、要求及时向上级部门反馈。8、负责大客户需求的统一受理、联系、跟踪服务和协调、实施。9、对于投诉的处理，要做到出现前预警、事中按时限要求对投诉进行处理、事后对投诉原因进行分析、总结，有效降低投诉发生率。五、大客户服务工作流程及时限（一）大客户业务受理流程1、服务流程（1）服务申请：新开通服务：申请部门首先判断该大客户所属类型（如领导类、合作伙伴类等），确认是否对我公司有特殊贡献及属于我公司网络客户，然后填写特约客户申请表格，需注明申请原因，客户的相关信息，填写设备类型，开通节目种类，开通期限等，按照大审批标准由相关领导签字确认。续费服务：大客户管理岗每周对大客户信息进行过滤，对于需续费的客户提前一周进行报审流程。（2）大客户管理岗根据审批情况进行设备确认、节目开通。（3）大客户管理岗确认所有准备工作就绪后，安排上门服务事宜，同时确保客户正常收看和做好后续跟踪、回访服务工作。（4）大客户管理岗陪同安装人员上门服务，将最后的安装情况、客户反映情况等做好记录，对安装人员进行考核，备案。（5）服务完毕后，大客户管理岗还应进行回访，回访完毕后将服务情况上报相关领导或部门，并报要客部归档。2、时限标准（1）已有设备、只需增开节目的大客户，及时开通、及时回复。（2）已双向改造的小区的大客户，在与客户预约时间后的当天完成安装。（3）未双向改造的小区的大客户，在与客户预约时间后的三天内完成安装。（4）不属于我公司网络的大客户，为其架设专线，在与客户预约时间后五天内完成安装。各种渠道受理的VIP业务单受理客服部装维部市场部回复10分钟内传递确认处理方案客服部派单相关部门重新制定处理方案按照约定时间处理并在处理完毕后10分钟内反馈是否满意不满意满意审核结单客服部（二）大客户投诉响应流程1、投诉快速响应机制各部门要积极为大客户服务开辟“绿色通道”，大客户管理岗对各业务部门大客户服务工作有组织、协调、监督的权利，各部门对大客户服务工作不得推诿。2、大客户投诉处理流程说明（1）各部门在获取大客户投诉后，首先应安抚客户情绪,然后及时与大客户管理岗联系,由大客户管理岗对大客户的投诉进行处理、跟踪、回访。（2）大客户管理岗直接接到大客户投诉时，应以优先处理和首接负责制的原则做出快速反应，进行原因分析后，在自己权限不能解决的情况下，迅速进入公司内部相应的处理流程，由相关部门协同处理直至完成。在尽可能短的时间内解决问题，再将处理结果反馈给客户直到客户满意。3、时限要求投诉分级及处理时限对应：投诉级别按照所投诉问题的轻重程度、规模分三级。（1）一级投诉：指大客户管理岗职权范围内能解决的投诉，回复时限要求在5小时内解决。（2）二级投诉：指大客户管理岗职权范围内不能解决，要与相关部门协同处理的投诉，回复时限要求在8小时内解决。（3）三级投诉：指重大问题投诉，需由成都公司各相关部门妥善处理的，回复时限要求在12小时内解决。六、大客户档案信息管理大客户档案信息管理的主要任务是对各类数据进行分类、整理、集中管理，以实现对大客户数据资源共享，并起着信息上传下达的桥梁作用，为完善大客户服务提供信息保证。(一)信息类型大客户的档案信息，反映当前大客户的各种属性。大客户档案包括：客户基本信息、业务使用情况、服务记录。由Excel电子表格进行记录。1、客户基本信息客户基本信息是描述个人大客户的背景信息、联系信息、状态信息等有关的信息。（1）背景信息姓名、性别、身份证号码、年龄、工作单位名称、工作部门、职务（2）联系信息手机号码、联系电话、通信地址、邮政编码、传真、E-Mail（3）状态信息客户级别、智能IC卡卡号、设备号（4）其他信息纪念日、生日、重要亲属信息2、业务使用情况开通付费业务种类、开通付费业务期限3、服务记录记录每次为大客户提供各类服务的信息。1、各类业务消费明细2、客户访问记录：访问方式、手机号码、时间、地点、主要内容、客户需求、处理状态、处理内容4、信息更新实现对大客户档案资料的维护更新，即大客户的增加、更改、删除，以确保大客户档案信息在Excel工作表中的及时性、一致性、连续性、有效性、准确性。（二）信息记录及备案1、所有信息均记入客户意见及投诉处理表。2、客户意见及投诉处理表包含客户意见及投诉记录、维修处理记录、服务工程队施工回执等。（三）信息分析及处理1、每周对客户意见及投诉处理表进行统计分析。2、根据分析结果提出改进措施并提交至相关部门处理。3、对典型问题随机抽取客户回访。4、对重大问题和特殊问题必须进行跟踪调查。9