【向天歌】Word常见十大痛点解决方法都在这里了.docx

职场趣学】Word常见十大痛点解决方法都在这里了

关于Word，你有多痛？
Word对我们的工作生活有多重要？
你卸载一下就知道了！
Word里面最痛的是什么？
你电脑突然断一次电就知道了！
毕竟，毛主席说过，
没有实践就没有发言权！
你知道烂网速下电影，进度条好不容易爬到百分之九十九，结果下载失败是什么感觉吗？
你知道赶上了最后一班公交，到了目的地却发现办事的重要文件没有带是什么感觉吗？
你知道饿得半死，菜都做好了，准备大吃一顿，发现电饭锅没有插电是什么感觉吗？
海宝知道！
因为海宝的电脑断过电！
因为海宝曾经不止一次地关了Word没保存！
因为海宝的电脑老是莫名其妙的自动重启！
所以，海宝也知道，
Word里面最痛的是什么！！！

保存那些事儿
1.1保存的快捷键是Ctrl+S，时不时的按一下，对你的心脏绝对有好处！
1.2设置文档自动保存时间
第一步：【文件】→【选项】

第二步：【保存】→自动保存时间设置为1分钟→【确定】

这样设置了以后，你的Word文档每隔一分钟就可以自动保持一次啦~~这样，即使你的Word非正常关闭了，顶多也就损失1分钟之内的内容~~
“老师老师，那我要到哪里去找Word自动保存的内容啊？”
1.3Word文档自动保存位置
【文件】→【选项】→【保存】→【自动恢复文件位置】→【游览】就OK啦~~

当然咯，你也可以在这里手动设置自动保存位置，把文档自动保存到你熟悉的文件夹就可以了~~
PS:如果你忘记了你的文档放在哪个位置，也不要着急。
随便打来一份文档，点击【文件】→【打开】，你就可以看到你最近打开的所有文档了，然后点击你所要的文档名就可以了~~

其实，13版以后版本的Word，在打开菜单栏的下方有一个【恢复未保存的文档】命令按钮，点击一下这里，也可以找到你未保存的文档哦！

关于保存，只要知道了这些，对你的身心健康长命百岁绝对大有裨益~~

更改内容时，后面的字老是被“吃”掉！
很多人都会遇到这样的问题：编辑文档的时候，要在文档前面插入内容。“惊喜”地发现，光标后面不想变的内容会莫名其妙地消失掉！简直堪比卡冈图雅黑洞！

怎么办！？么办？办……
（慌到有回音……）
其实这个时候，你只要花3分钟就能够完美地搞定它！
1秒钟在键盘上方找到【Insert】键，轻轻地敲击一下~~
2分59秒优雅地泡一杯咖啡，继续加班！
完美~~（捂脸）
当然啦，你还可以在状态栏来进行可视化控制，完全清楚自己现在是处于什么样的编辑状态~~

状态栏显示【插入】，说明你现在的编辑状态就是可以正常输入文字。

状态栏显示【改写】，说明你现在的编辑状态就是后面的文字被“吃掉”。
“老师老师，为什么我的工具栏没有显示这一项呢？”
那当然是因为，你寄几个儿没有设置啦~~
把光标置于底端的状态栏，右键，在“插入改写”项打勾就可以啦~~

设置了以后，你就可以点击状态栏下面的命令选项随意切换编辑状态了~~

恼人的页眉横线与多重页码的设置
很多学校都会要求：封面、诚信声明书不需要编页码；中英文摘要、目录的页码用罗马数字（I、II…）单独编排；正文的页码用形如第M页，其中M为阿拉伯数字编码。
呜呜呜，是不是看着都心累呢~（抱抱）其实页眉页脚最重要的就是插入分节符，然后再取消“链接到前一条页眉”，具体怎么做呢，3步搞定它！
第一步：插入页面布局里面的分节符
因为要求是封面、诚信声明书不要页码，中英文摘要、目录用罗马数字页码，正文用阿拉伯数字页码。所以，我们需要把文档分成三节。

而如何给文档分节呢？
只要在每一个要分节部分的第一个字的前面插入分节符即可。
例如：我们给第一部分和第二部分分节，就把光标置于摘要前面，点击“布局”→“页面设置”→“分隔符”→“分节符”→“下一页”即可。

怎么确定你已经插入成功了呢？
点击“开始”→“段落”→“显示/隐藏编辑标志”。那么，你所有隐藏的编辑符号就全都出来了~~

给需要的地方插入分节符以后，就可以按要求分别给各小节插入页码啦~~
第二步：插入目录页等的罗马数字页码
A：取消“链接到前一条页眉”
首先，双击需要插入页码的位置，文档会打开设计的“页眉和页脚工具”的隐藏窗口。
将光标置于此小节的第一张文档的页眉位置，会看见文档右侧有“与上一节相同”字样。点击顶部导航窗口的“链接到前一条页眉”按钮即可。

然后光标再置于页脚处页码的位置，重复以上步骤。

B：插入页码
将光标置于页码处，点击“页码”→“页面底端”→“普通数字2”

C：设置页码格式
选中页码，点击“页码”下面的“设置页码格式”，就会出现“页码格式”设置窗口

编号格式选择罗马数字，起始页码设置为“1”，点击确定就可以啦~~

第三步：插入正文页等的形如“第M页”（M为阿拉伯数字编码）页码
首先，重复第二步骤的A，B步骤。
然后，设置页码格式。编号格式选择阿拉伯数字“1,2,3”即可。其他一样。

此时，页码是酱婶儿的~~

然后直接在阿拉伯数字的前面和后面打上“第”“页”字样，整个小节的页码样式就可以全部运用啦~~

页眉横线：
我们经常会遇到这样的情况：点击了一次插入页眉页脚以后，页眉会自动有一条横线，怎么也去不掉。其实，只要一招就可以搞定啦~~

首先使文档置于页眉页脚的状态，在“开始”菜单的“样式”窗格里，点击“正文”就可以啦~~

页眉页码设的好，排版无忧身体好！

插入复选框 & 在复选框内打勾
这个问题不用说，绝对得在Word最头痛问题的前十名！
我们在制作表格或是填写表格的时候经常会遇到这个问题：怎么在表格里面插入小方框？怎么在小方框里面打勾？看着好简单，就是不会做怎么办~~
第一步：【插入】→【符号】→【其他符号】。

第二步：在打开的【符号】对话框内，【字体】选择【wingdings】，右侧滑块滑到最顶端，底部最后一个就是复选框。点击，插入，即可。

【字体】依然是【wingdings】，右侧滑块滑到最底端，底部倒数第二个就是打勾的复选框。点击，插入，即可。

封面信息下划线老是对不齐
首先，你要清楚，为什么你的下划线老是对不齐~~（被折磨了这么久，我们总得知道背后的大魔王是谁吧~~）
首先显示编辑标记，【开始】→【段落】→【显示编辑标记】。

然后你会发现，你封面信息里面会有很多灰色的小圆点标记，每一个下划线尾巴都有一个段落标记，并且，依然对不齐……

为什么会酱呢？
这些灰色的小圆点都是空格标记。
它表示着制作信息栏时加下划线的操作方法非常不 规 范！说明你的下划线是通过直接在冒号后面敲空格，然后选中空格直接添加下划线的方法制作的。
这样做的后遗症就是：我们输入的内容有数字，有汉字，这些字的大小不一，这样下划线的尾巴就很难对得齐。
怎么解决呢？
一表搞定它！
第一步：插入一个2 X 8的表格（因为刚才的案例展示就是8行2列的~~）

第二步：把内容输进去以后，点击【布局】→【自动调整】→【根据内容自动调整表格】

此时表格会根据你输入内容的多少而自动调整表格大小~~

第三步：在【布局】里面可以统一微调表格的行高和列宽；Word默认的文字位置是【靠上两端对齐】，建议大家调整为【靠下两端对齐】。

PS：如果你设置行高或者是文字位置的时候，表格没有反应的话，全选表格，在段落对话框里把【如果定义了文档网格，则对齐到网格】的复选框的勾去掉。

第四步：全选表格，然后【设计】→【边框】→【无框线】

第五步：点击【设计】→【边框刷】
这个时候原本已经没有框线的表格会出现虚线框选，而鼠标会变成一个钢笔形状。把钢笔置于需要加横线的文字下方虚线框线处，轻轻地点击一下，就会出现一条黑色的实线。

依次单击8下就大功告成啦~~

此后，无论你想在横线上面输入任何内容，已经没有什么可以阻挡你尾部对齐的脚步了~~

取消多情的自动编号
Word是一款很智能的软件，但有的时候，它的智能又让它显得太自作多情。例如：Word自动编号这个功能。明明标题以后就该写正文了，回车以后产生的还是编号……
1、临时取消自动编号
方法一：产生自动编号后，再按一次键，文本会自动顶端对齐~~
方法二：产生自动编号后，再按一次键，文本就会变成首行缩进2个字符的样婶儿~~
我知道，临时的可能满足不了你，想要永远拿下它，如下：
2、永久取消自动编号
如果你想永久取消这项功能，可以进行高级选项的设置。
第一步：【文件】→【选项】→【Word选项】

第二步：【Word选项】→【校对】→【自动更正选项】

第三步：在出现的【自动更正】对话框中，选择【键入时自动套用格式】，然后取消勾选【自动编号列表】的复选框，点击【确定】就OK啦~~

四不四hin pang 呢~~
（求表扬脸）
我要亲亲抱抱举高高~~
（顺便再卖个萌）
当然，如果你的Word版本比较高，文档自动产生编号的同时，旁边都会有一个按钮，你可以直接点击按钮的下拉菜单对自动编号进行设置~~

你的目录还在手打！！！心疼你三秒~
在工作中，90%的人都会遇到这样的问题：每次文档编辑好，目录还要再手打一遍！目录打完老是对不齐，版面看起来巨丑无比！

自己也知道引用目录的功能按钮在哪里，可是就是不得其法！看着你们为了排版目录各种苦恼焦躁，小编也是real心疼！

所以，今天我们就好好掰扯掰扯目录到底是怎么自动引用的~~
很多人都会苦恼，为什么自己明明知道引用目录的功能按钮在哪里，可是点击了以后目录怎么就是不出来呢？
那是因为，Word有自己的识别系统，你在引用目录之前必须先对标题设置系统可以识别的样式。
接下来，我们就以一篇论文的自动引用目录为例，给大家进行详细地讲解~~
首先给标题设置并修改样式
第一步：设置标题样式。选中需要设置的文本，然后点击“标题1”

第二步：修改标题样式。把光标置于标题前面，然后右键单击样式“标题1”，点击“修改”

第三步：按照要求，设置字体和段落。

然后记得给中英文摘要、附录、致谢等大标题套用样式
按照要求，把标题1，标题2，标题3都设置完了以后，你会发现，很多学校对中英文摘要、附录、致谢等大标题的样式有不同的要求。
我建议大家，按照前面的学习对它们套用“标题”样式或新建样式，这样有利于自动生成目录的操作。
最后自动引用目录
第一步：“引用”→“目录”→“自定义目录”

此时会出现目录设置的窗格。
第二步：点击“选项”，出现“目录选项”。
在“有效样式”里，找到前面中英文摘要，附录，致谢等设置过的样式（小编给他们统一用的“标题”样式），在“目录级别”里输入“1”，点击确定就可以啦~~

效果如下：

四不四很棒呀~~额且哟，自动生成的目录都是带有超链接的，只要按住Ctrl键，点击目录，文档就会瞬间转到你要的位置哟~~
总之，在引用目录的环节最重要的就是提前对标题的样式进行设置。目录呀，其实也就那么回事儿~~

让图片和表格自动加标题
文档我都排完版了，中间还要加图片！
（一级震惊）
图片编号还要再重新手打一遍！！
（二级震惊）
还有第二次第三次！！！
（三级震惊）
天啊，饶了我吧~~~
（已震惊卒）
所以，只要给图片或表格设置一下题注就完美解决这个死循环一样的返工啦~~
第一步：选中需要引用题注的对象，在引用工具栏里选择“插入题注”

第二步：在出现的题注设置栏中，首先选择“标签”，也就是你要插入题注的对象是表格，是图片，还是图表。然后“题注”的名称会跟着自动变化。

第三步：点击编号，会出现一个小的“题注编号”栏，把“包含章节号”的复选框勾起来，再点击“确定”就大功告成啦~~

名字是可以自己任意编辑的哦~~
题注的问题完美解决！
与题注总是会如影随形的交叉引用，在这里就买一送一，介绍一下啦~~
第一步：光标置于需要交叉引用的地方

第二步：“引用”→“题注”→“交叉引用”

第三步：“引用类型”选择你插入题注对象的性质，“引用内容”一般都是选择“仅标签和编号”，点击“插入”就可以啦~~

题注的交叉引用可以让你无论在文章的哪个位置，只要插入的交叉引用，按住Ctrl键，点击“图表1-1”字样，都能让你瞬间找到你的图表位置。

文档快速转化成表格
这个问题真的好多人问，难（JIAN）如（DAN）登（DAO）山（KU）~~
具体怎么做呢？直接上重点~~
第一步：全选文本，点击【插入】→【表格】→【文本转换成表格】

第二步：观察【表格尺寸】，行列数是否正确。文字分隔位置点击【逗号】，【确定】。

当当当当，大功告成啦！

“老师老师，为什么我的表格尺寸显示的是1列8行啊~~”
“老师老师，为什么我点击完逗号以后，表格没变化呀~~”
辣是因为，你的逗号是中文逗号，但是Word只能识别英文逗号撒~~
怎么一键替换呢？
【开始】→【替换】→【查找内容】输入中文状态下的“逗号”→【替换为】输入英文状态下的“逗号”→【全部替换】→【全部完成】

复制的文档好多空行，空格，空白区域
我的大脑也好空啊！！！
海宝我呢，之所以用这个痛点来压轴，是有一定的道理的~~
想当年，我年轻的时候，那个时候还没有学Word。作业呢，又是基本靠百度。更要命的是，我看上的文档还都是要金币的！
而我，没金币！所以，只能强制复制了。
可是，可是，可是……
复制过来的东西就是这个样子的：

想杀了百度！（由于此处太过血腥，bibi和谐）
怎么办呢？一个一个删？我想自杀啊！！！直到后来，我学了Word，知道了查找替换替换这个功能，一步搞定它!
【Ctrl+H】，替换的快捷键。
【查找内容】：^w。
【替换为】：留空（什么也不用填）。
【全部替换】

如果你不知道“^w”是什么意思，没关系。
点击【更多】→【特殊格式】→【空白区域】就是啦~~

当当当当~~

What！还没好！！
检查一下~~哦~~原来只是全部的空白区域删掉了，还有很多的手动换行符呀！

PS：很多人都搞不清楚这个像↓的符号是什么东西，其实它就是一个手动换行符，又叫软回车。它的作用是换行显示，并不是真正意义上的重起一段。
再来一遍：
【Ctrl+H】，替换的快捷键。
【查找内容】：^l。
【替换为】：留空（什么也不用填）。
【全部替换】

当当当当，大功告成！

我们跟原文档对比一下发现，在“长久生存”这里是需要分段的。

所以，我们需要执行第三次操作。
【Ctrl+F】，查找的快捷键。
【查找内容】：长久生存
【查找下一处】
此时文档会快速定位到“长久生存”的位置，并会加底纹重点标示。然后把光标定位到“长久生存”的后面，按一下【Enter】，就可以啦~~

查找和替换是门大学问，特别是通配符的使用，不是我这三言两语就能讲完的。以后会出一篇专门的教程教大家怎么熟练运用。
查找替换的精髓，关键在于：要认识你想要删掉或是替换掉的内容是什么意思，并能制定一套可行的操作方案。
Word常见的十大痛点问题就分析到这里啦。
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