国有企业公司档案分类规则-模版.docx

公司档案分类规则

1 适用范围
为规范集团公司档案分类原则、分类方法，一、二级类目的设臵及其所包含的基本范围和标识，特制订本规则。
本规则适用于集团公司总部及所属各级子公司（以下简称各企业）档案的分类整理。
2 术语和定义
2.1 档案
本规则中所称档案是指各企业在生产、科研、经营管理等各项活动中形成的，具有查考利用价值的，并且经过整理后集中保管的各种载体的原始记录。
2.2 特殊载体档案
与纸质档案的载体类型、尺寸大小和保管要求有着显著区别，以物理形式存在的档案实体，如照片、磁盘、磁带、光盘、底图、其他等。
2.3 资料
由档案部门收集和管理的，不属于直接记录和反映本单位活动，不作为档案整理和保管的文件材料，包括上级文件及其他外单位发文、图书、报刊和各种汇编材料等。
2.4 代码
一个或一组有序的、易于计算机和人识别与处理的数字、字母、汉字及其他符号。
2.5 文书档案
指各企业职能部门在其职能活动中形成的具有查考利用价值的各种载体形式的管理性文件材料。
2.6 产品档案
指各企业在产品开发、设计、试制、鉴定评审过程中形成的具有保存价值的各种载体形式的文件材料。 2.7 科学技术研究档案
指各企业在科学技术研究过程中形成的具有查考利用价值的各种载体形式的文件材料，简称科研档案。
2.8 建设项目档案
指各企业在工程建设活动中形成的具有查考利用价值的各种载体形式的文件材料，也可简称工程档案。
2.9 设备仪器档案
指各企业在引进、购臵设备仪器时随机携带的具有查考利用价值的各种载体形式的文件材料。
2.10 会计档案
指各企业会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。
2.11 声像档案
指各企业以影像、声音和图像为主要反映形式，记录与反映本企业重要事件，具有查考利用价值的原始记录。
2.12 实物档案
指企业及个人在各项工作中做出显著成绩受到上级部门表彰和奖励而获得的奖章、奖状、奖旗、奖牌、证书、印章、礼品纪念品以及上级领导和社会知名人士的题词等具有保存价值的实物。
3 档案分类原则
3.1 本规则从集团公司各级子公司的各项管理职能和专业性质出发，以全部档案实体为对象，划分不同的从属关系和并列次序，保持职能和专业之间的本质联系，形成一个有序的档案分类体系，便于科学管理与开发利用。
3.2 本规则的类目设臵本着统分适度，宜粗不宜细，分类层次不宜过多的原则，并适应档案计算机管理的新需求。
4 档案类目设臵
4.1 共设9个一级类目，即文书类、产品类、科学技术研究类、建设项目类、设备仪器类、会计类、职工档案类、声像类、实物类。
4.2 单独保管的特殊载体档案：按载体类型的不同分别单独编号、排架。
4.3 资料独立于9个一级类目，单独编号、排架。
5 类目细分方法
5.1 类目的细分是指二级及二级以下类目的延伸。
5.2 细分要依据事物的本质属性或重要属性进行，同一级类目要使用同一个分类标准，其下位类目的外延之和等于上位类目的外延。
5.3 各类目的细分方法
5.3.1 文书类不统一设臵二级类目，各企业可按年度、机构（职能）、保管期限、件号等进行组合、增减，自行细分。
5.3.2 产品类不统一设臵二级类目，各企业可按产品型号或种类进行细分。
5.3.3 科学技术研究类不统一设臵二级类目，各企业可按专业性质或课题性质进行细分。
53.4 建设项目类不统一设臵二级类目，各企业可按工程性质或单项工程进行细分。
5.3.5 设备仪器类不统一设臵二级类目，各企业可按种类或单项设备仪器进行细分。
5.3.6 会计类二级类目按文件形式（名称）分类。
5.3.7 纳入管理的职工档案按中央组织部†干部档案工作条例‡及集团公司相关规定执行，本规则不另作规定。
5.3.8 声像类二级类目按媒体形式分类。
5.3.9 实物类按类型统一设臵二级类目。
5.3.10 单独保管的特殊载体档案，在载体类型下不统一设臵二级属类，各企业可按保管库房、柜架或业务类型等自行细分。根据现实工作的需要，特殊载体的类型可适时统一扩充。
5.3.11 资料不统一设臵二级属类，各企业可自行细分。
6 代码标识
6.1 采用英文字母、阿拉伯数字或中文简称等相结合的混合方式进行编号。
6.2 一级类目采用英文大写字母标识。
6.3 二级类目可根据需要采用年度号、英文字母、中文简称或双位阿拉伯数字01、02……顺序排列标识。
6.4 特殊载体档案可采用汉语拼音缩写标识。
7 档案分类标识符号对照表
序号
一级类目名称
一级类目代字
二级类目
代号
名称
1
文书类
W

2
产品类
C

3
科学技术研究类
K

4
建设项目类
J

5
设备仪器类
S

6
会计类
A
01
会计凭证
序号
一级类目名称
一级类目代字
二级类目
代号
名称
02
会计账簿
03
财务报表
04
其他
7
职工档案类
R

8
声像类
I
01
视频
02
音频
03
图像
9
实物类
M
01
荣誉
02
印章
03
礼品纪念品
04
其他

8 档案载体代号对照表
序号
载体类别
载体代号
1
纸质
ZZ
2
照片
ZP
3
磁盘
CP
4
磁带
CD
5
光盘
GP
6
底图
DT
7
其他
QT

9 资料代号资料代号为Z。