宾馆客帐电算化的常见病与改进措施.doc

宾馆客帐电算化的常见病与改进措施
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    随着IT行业的发展和财会软件的普及应用，我国的饭店业基本上实行了会计电算化。这大大减轻了宾馆财会人员繁琐计算的工作量，提高了工作效率和正确性，增强了传递会计信息能力。然而 “水能载舟，亦能复舟”，对会计电算化疏于管理，也会给宾馆带来难以预料的经济损失。笔者认为，将电算化等同管理水平的自然提高是认识上的误区，本文就宾馆客帐电算化中的一些常见问题提出整改办法。
　　一、客帐电算化中的常见病。
　　（一）多种电脑记帐方法同时使用易出服务质量事故。
　　有天一位客人前来某宾馆总台查询其发生的总费用，因客帐收银员漏报一笔款项，使客人结帐时碰到了很大的麻烦而向总经理室投诉。这件事引起了我们的思考：这位客帐收银员平时工作一贯认真仔细，怎麽也会发生漏报款项的事故呢？通过对其过程的模拟操作，我们终于搞清了造成漏报款项的原因：作为软件开发商而言，总希望自己开发出的软件能支持更多的记帐方法；这就要求收银员尽可能熟练地掌握多种记帐的操作程序。上述这笔漏报的款项就是因为电脑记帐时有多种方法，而客帐收银员在对这笔款项进行电脑记帐时，采用的那种方法不易查询，即电脑显示屏不能直观地、明了地显示这笔款项，所以造成了差错。因此，作为宾馆的管理层，就必须指定一种适合本宾馆业务情况的电脑记帐方法，并以制度规定客帐收银员只能使用这种便于查询的电脑记帐方法，才能保证这类事故不再重演。
　　（二）软件中的技术性错误还不少。
　　同任何新生事物一样，我们对会计电算化的认识，有个不断熟悉、不断完善的过程。特别是刚开始使用电脑核算时问题就更多。因为电脑编程是人工安装的，往往由于电脑工程师某些粗心或对核算体系中的某些细节了解不够而出现的差错，反映在电算化上就是技术性问题。这些技术性问题不及时解决会长期影响电算化的正确性。比如：
　　1，不熟悉客帐核算业务。笔者所在的宾馆刚开始使用电脑核算客帐时，发现店内转帐科目中电脑帐和手工帐的差额甚大，经过查对，原来是因为电脑工程师不熟悉转帐定义所致，安装程序时误将店内外转帐都当作店内转帐处理了。经向电脑工程师详细介绍两种转帐的差别。即，店内转帐，这是为方便住店客人的各项消费活动，客人在店内所有消费帐单均有其签字认可，并注明房号，转到总台收银处统一结帐；还有一种是转外客帐，是根据客人要求，将客人在宾馆内有关消费项目，均由旅行社（或委托单位）统一结帐。两种转帐的内容是完全不同的，不能混淆。电脑工程师在搞清楚两种转帐的不同概念后，随即将电脑软件作了修正。此后电脑帐和手工帐就能做到一致了。
　　2，重复计算预收帐款。有家新建宾馆刚开始实行客帐电算化时，电脑帐和手工帐的预收帐款一连几天总是有些差异。起初该宾馆管理层认为电脑是不可能会有计算错误的，很可能是因为夜审员的计算能力差，正确性不高所导致的；而夜审员虽也怀疑是自己的错，但就是查不出错在哪里。为了搞清楚预收帐款的帐究竟错在什麽地方，该宾馆管理层请了一位能手级的珠算高手重新核算了几天来发生的预收帐款，经过反复验算确认手工帐没有错，夜审员的计算是正确的。这才怀疑电脑帐中可能有问题，并认定是某个楼面的预收帐款被重复计算了。电脑工程师检验了其编制的软件后，果然是他将这个楼面预收帐款的计算公式在程序中重复设置了。
　　（三）淡化传统原则的弊端。
　　随着经济的发展，在内部牵制的基础上产生了内部控制。内部控制是社会经济发展到一定阶段的产物，其内容是随着单位对内强化管理，对外满足社会需要而不断丰富和发展起来的。内部控制的规章制度执行了才能体现其有效性。传统财务的基本原则是“管帐不管钱，管钱不管帐”，只有切实做到办理货币资金业务的不相容岗位相互分离、制约和监督，才能确保货币资金的安全。根据执行业务职务与监督职务相分离的内部控制原则，在酒店前台收银与夜审这两个岗位也应严格分离。可惜，有不少酒店实行会计电算化后，感到电脑计算快捷、正确，不会出错，逐渐淡化了传统原则，将这两个岗位混为一体，由同一人承担收银与夜审的工作，其结果可想而知，素质很差的收银员贪污上万元的案件时有所闻，上演了一场又一场“大意失荆州”的悲剧，使国家、企业蒙受了意想不到的损失。这就是丢弃了“管帐不管钱，管钱不管帐”的传统原则，犯了大忌，将两个不相容的岗位由一个人包揽而酿成的大祸。
　　二、改进客帐电算化后的对帐方法
　　笔者在实践中体会到：客帐电算化出现了，但是正确的对帐方法并没有应运而生，管理水平更没有做到尽善尽美，相反又产生了许多新的课题有待于我们去研究和探索，有许多空白需要我们去填补。下面是笔者在实践中摸索出来的客帐电算化的一些对帐方法。
　　（一）客帐电算化后的几种基本对帐方法。
　　1.全貌对帐法。即宾馆实行客帐电算化后，用手工报表与电脑报表逐日核对。
　　2.概貌对帐法。即宾馆实行客帐电算化后，用手工帐卡的余额与电脑帐卡的余额逐日核对。
　　3.变量对帐法。即宾馆实行客帐电算化后，用手工帐卡各消费项目和收回数的发生额与电脑帐卡各消费项目和收回数的发生额逐日核对。
　　（二）三种对帐方法的比较。
　　1.相同点：三种对帐方法都是安全可靠的。
　　2.不同点：第一种对帐方法工作量最大；第二种对帐方法工作量次之；第三种对帐方法工作量最小，但实际操作有一定的难度，因本方法对基础帐务的管理水平和收银员、夜审员的业务水平要求较高。
　　（三）采用哪一种对帐方法好？
　　对这个问题我们不能一概而论，具体情况具体对待。但不论是什么情况，在宾馆刚实行客帐电算化时，都必须用全貌对帐法或概貌对帐法与电脑帐并行一段时间。如该宾馆基础帐务的管理水平和收银员、夜审员的业务水平较高，可采用概貌对帐法；反之则应采用全貌对帐法。因电脑编程是人工安装的，往往由于电脑工程师某些粗心或对客帐核算体系中的某些细节了解不够而出现的差错，反映在客帐电算化上就是技术性问题。这些技术性问题不及时解决就会长期影响客帐电算化的正确性。在手工帐和电脑帐并行一段时间，确认电脑帐正确无误后，就应该考虑采用变量对帐法了。
　　三、客帐变量对帐法的运用。
　　什么是变量？变量就是客人在住店期间每天在各消费点的发生额。它包括：
　　1，客人在住店期间各消费项目的发生额，如房金、餐费、电话费等等；
　　2，客人结帐后，酒店当日的收回数，收回方式有现金、支票等等。
　　在会计核算中有这样一个平衡式：期初余额+本期增加-本期减少=本期余额
　　这是一个重要的会计公理，正确运用这个会计公理就能确保会计信息的真实性、完整性。客房营业收入日报表也是按照这个公理而设计的。在这个重要的会计公理中，本期增加和本期减少是变量，所以我们只要将每天的发生额、收回数这两个变量核对正确了，客帐日报表的本日余额也就准确无误了。
　　常用的变量对帐法有单据对帐法、表式对帐法。
　　单据对帐法就是将客人当日在各消费点的消费单据与电脑账逐项核对，不需要会计辅助报表（多张会计辅助报表，也会相应增加核算和管理难度），操作简单，缺点是在核对过程中，如出现遗漏等错误，不易发现。此法只适宜那些业务量较少的小宾馆、小酒店。
　　表式对帐法核算严密，难度较高，但安全可靠，一有差错，马上就容易发现和纠正。因此笔者认为一般来说，在宾馆、酒店还是使用表式对帐法为好（见下表）。
变量对帐表
项目/班次
早班
中班
晚班
合计
房金

餐费

电话费

本日发生额合计

现金

支票

转帐

本日收回数合计

    综上所述， 笔者认为客帐（会计）电算化是一个复杂的系统工程，有很多问题值得我们去研究，而对帐又是会计核算中一个最重要的环节，也是保证帐帐相符最有效的管理手段。我们要与时俱进， 不断改进，使财务管理水平适应先进生产力的发展要求。