法汉对照-防止雇员欺诈.docx

Prévention de la fraude commise par les employés
Les détournements et autres sortes de fraude financière sont peut-être les types de vol les plus communs commis par les employés Les petites entreprises sont souvent victime de cette escroquerie car elles n'ont pas les contrôles qu'il faut pour le prévenir. Utilisez les conseils ci-dessous pour aider à protéger votre entreprise des membres du personnel malhonnêtes.
Partagez les responsabilités
Une transaction financière ne devrait pas être sous la responsabilité d'un seul employé du début à la fin. La personne qui libelle vos chèques ne devrait pas être la personne qui les signe. La personne qui ouvre le courrier ne devrait pas, en même temps, consigner les créances recouvrables, ou rapprocher les comptes. En partageant les responsabilités, il sera plus difficile pour une personne de vous voler et de manipuler vos comptes pour le maquiller.
Faites en sorte d'obtenir vos extraits de compte personnellement
Ne donnez pas l'occasion à une personne qui se trouve dans une position de vous escroquer, de détruire ou de subtiliser les preuves de ses méfaits. Le propriétaire de l'entreprise ou un comptable extérieur devrait recevoir les extraits de compte et les chèques annulés, dans des enveloppes non ouvertes. Vérifiez ces chèques soigneusement. Examinez l'émetteur, les signatures et l'endossement de chaque chèque. Soyez vigilant aux indications de fraude, telles que :
· Les chèques pour des fournisseurs ou personnes que vous ne connaissez pas
· Les chèques établis pour la petite caisse, de montant supérieur à ce que vous autorisez à cette fin.
· Les signatures qui ont l'air contrefaits
· Les chèques manquants, les numéros de chèque dont les numéros ne se suivent pas
· Les chèques établis à des tiers, mais endossés par quelqu'un de votre entreprise.
· Des chèques dont le bénéficiaire ne correspond pas au nom marqué dans votre registre.
Gardez vos chéquiers d'entreprise en sécurité
Ne soyez pas négligeant avec les chéquiers de l'entreprise. Gardez-les dans un tiroir fermé à clé et ne donnez la clé à personne. Utilisez des chèques numérotés et vérifiez régulièrement s'il manque des numéros. Instaurer une procédure de "chèques annulés" qui exige votre validation de tout chèque ou article annulé. Exigez une double signature (dont la vôtre) de tout chèque dont le montant dépasse un certain montant. Et ne signez jamais, au grand jamais, un chèque en blanc.
Signez tous les chèques des salaires personnellement
Ça peut prendre du temps, mais en général ça vaut le coup. Vérifiez les chèques pour vous assurer que vous connaissez les bénéficiaires. Si vous voyez un nom qui ne vous est pas familier, vérifiez. Comptez le nombre de salariés chaque semaine, et vérifiez ce nombre contre le nombre de chèques émis. Assurez-vous qu'aucune modification ne peut être apporté à votre fichier central de paie, sans votre accord et signature. Autre option : Ouvrez un compte séparé pour la paie, et déposez le montant exact des salaires sur ce compte; puis insistez pour avoir un rapprochement mensuel immédiat.
Surveillez de près vos créances recouvrables.
Utilisez plusieurs personnes pour comptabiliser et vérifier les recettes. Assurez-vous que tous les chèques entrants sont correctement endossés. Réfléchissez sur l'achat d'un tampon "non-endossable" et utilisez-le sur tous les chèques entrants - cela empêchera un employé de les encaisser. Enquêtez personnellement les plaintes des clients qu'un paiement n'a pas été porté à leur crédit. Récupérez une photocopie recto-verso du chèque client et assurez-vous qu'il a bien été déposé sur votre compte entreprise.
Obligez votre comptable à prendre des vacances
Un employé qui vous escroque doit faire des efforts permanents pour cacher ses méfaits. De nombreux propriétaires de petites entreprises sont surpris de découvrir que ceux qui lui volent sont des employés leur paraissant loyaux - ils ne prennent jamais de vacances, ne sont jamais malades. La raison à cela est que ces personnes doivent être au bureau tout le temps, car ils doivent cacher une piste de papiers très compliquée. Il faut donc insister que les personnes s'occupant de la comptabilité ou de la tenue des livres prennent des vacances tous les ans. L'idéal est que ces vacances soient de deux semaines et qu'elles aient lieu à la fin du mois, au moment du rapprochement. Utilisez le temps d'absence pour faire vérifier vos livres par quelqu'un d'autre et pour rechercher d'éventuelles irrégularités.
Faites vérifier vos livres régulièrement
Faites venir un tiers extérieur au moins une fois par an pour vérifier vos livres. De cette façon, l'escroc aura beaucoup de mal à couvrir ses méfaits. Cette vérification devrait être non-prévue et donc une surprise totale; assurez-vous qu'elle n'intervienne pas au même moment tous les ans. Si vous suspectez une fraude, pensez à demander une "vérification de fraude", au lieu d'une "vérification générale". Ce genre de vérification est fait pour découvrir et prévenir ce genre de pertes.
Assurez-vous que vous comprenez vos registres.
Il est très facile pour un employé de garder de l'argent et des recettes quand la comptabilité est faite de manière négligente en non contrôlée. En tant que propriétaire, vous devez être familier avec la comptabilité de l'entreprise et avec le système de tenue des livres. De cette façon, il sera facile de vérifier les livres et de vous assurer que tout va bien. Si vous n'êtes pas "matheux", passez un peu de temps avec votre comptable, pour qu'il vous montre ce qu'il faut rechercher, ou bien prenez des cours de comptabilité dans un lycée local. Faire confiance à quelqu'un d'autre pour superviser cette partie importante de votre entreprise, ouvre seulement la porte à l'escroquerie.
Protéger votre logiciel de comptabilité
Ne permettez aucun accès non autorisé à votre logiciel de comptabilité. Ne mettez pas l'ordinateur qui contient votre comptabilité en réseau. Assurez-vous que l'ordinateur, comme le logiciel, sont protégés par mot de passe. Changez le mot de passe fréquemment pour interdire l'accès au programme aux personnes non autorisées. Si vous utilisez des registres en papier, mettez-les sous clé.
防止雇员欺诈
侵占及其他类型的财务欺诈中最常见的可能就是雇员盗窃。小型公司常常深受其害，因为他们没有适当的控制手段去防御它。利用下面的提示帮助你的公司防范不道德的员工。
分开职责
不应让单独的一个雇员从头到尾控制一笔财务交易过程。填写支票的人不应该是签署支票的人。打开邮件的人不应该是记录应收款和调节账目的人。 通过分解责任，使得一个人难以从你那里偷钱和操纵记录来掩盖它。
亲自得到银行对账单
不要给予一个人职位使他有侵占机会销毁或取走做坏事的证据。公司业主或外部会计师应当每月收到未开封的银行对账单和注销支票。仔细审查这些支票。检查每张支票上的收款人、签字和背书。关注欺诈征兆，如：
· 给你不知道的供应商或个人的支票
· 支票变成现金大于你允许的备用金数额
· 像伪造的签名
· 丢失支票，或支票编码无序
· 给第三方的支票但由你公司内部某人背书
· 支票上所列收款人与你登记的姓名不符
严守你公司的支票
不要对你公司的支票粗心大意。把支票放到加锁的抽屉中，并且不要交出钥匙。使用事先编码的支票，并经常检查缺失的支票编码。设置一个"无效支票"手续，要求你（业主）验证所有无效条目。要求所有超过正常金额的支票两个人签署（其中一个是你的）。从不，永不签署空白支票。
亲自签署每张工资支票
这可能花一些时间，但通常是值得的。审查支票确认它们支付给你知道的人。如果有你想不起来的名字，去找到那个人。每周数一遍你工资单上的人数，并查证那个数字是你签的支票数。确保没有你的批准和签字不能修改你公司的工资主文件。其他选择：有另外一个银行账号用于支付工资，把正好够工资支付的钱存在那个帐户里；然后坚持每月及时调节。
密切注意你的应收账款
让一个以上的雇员参与清点和核实到来的收据。确信所有到来的支票都正确背书。考虑买一个"仅用于存钱"的印章，并在所有到来支票上使用它——这可以防止雇员变现。亲自调查顾客关于没有收到支付的投诉。复印顾客支票正反面，并确保它保存到你公司的帐目中。
让你的簿记员休假
一个侵占你的人可能需要持续努力去隐藏这种盗窃行为。很多小型公司业主对揭露出貌似忠诚的雇员感到震惊，他们从来不休假，不生病在家——而实际上却从业主那里盗窃。这些人不得不经常呆在办公室的原因是掩盖复杂的纸面痕迹。坚持让会计/簿记的雇员每年休假。理想地，应休假两周，并在月末，在结帐的时候。 利用这个时间让别人审查你的帐簿并查找不符合之处。
定期审计你的帐簿
每年至少一次引入第三方对你的帐簿进行审计。这使得侵占公司的人难以掩盖其行为。这样的审计应当是非事先安排和突然的，一定不要每年都在同样的时间。 如果你怀疑有欺诈，考虑专门请"欺诈审计"而不是"普通审计"。 这种类型审计的设计目的是揭露和防范这一类的损失。
一定要懂得你的帐簿
侵占常发生在簿记草率并没有监督的时候，这容易使一个雇员留有现金和收据。作为公司业主，你必须熟悉你公司的簿记和记账程序。这样的话你就能够轻易地查阅帐簿并保证不出差错。如果你不是"数字人才"，让你的会计师花点时间告诉你看什么，或者在你本地学院学习会计或簿记课程。委托别人去监督你公司的这个最重要的部分无异于对欺诈开门。
保证你簿记软件的安全
不允许对你的簿记软件进行非授权访问。不要把装载帐簿的计算机放到网上。确保计算机和软件受密码保护。经常改变密码阻止非授权人员访问程序。如果仍然使用纸介质帐簿，锁起来并保管好钥匙。