新型智慧城市下城建档案管理工作思考_赖志恒.pdf

1132023 年第 2 期LANTAI BBS兰台论坛新型智慧城市下城建档案管理工作思考赖志恒（佛山市南海区自然资源档案馆，广东 佛山 528200）摘要：城建档案管理工作不仅对档案资料的保存有特殊意义，对新型智慧城市的建设也有其必要的应用价值。本研究将对新型智慧城市下的城建档案管理工作落实意义及现存问题展开讨论,以问题为切入点找准发展方向，分别从软硬件设备及系统体系建设等方面进行分析。关键词：智慧城市；城建档案；档案管理城建档案馆是存储和管理城建档案的核心部门，也是本次研究的重点单位。伴随着智慧城市建设脚步的推进，城建项目及档案管理在内的诸多建设管理性问题都得到了进一步的发展和解决。但是基于智慧城市对于智能设置及智能管理模式的需求，我们发现如今城建档案管理工作的进展仍然不太理想。在智慧城市的大背景下发展城建档案管理工作，必须要考虑智慧城市的建设需要，不同城市的不同发展规划和前景建设也会影响城建档案管理工作的实践。因此，城建档案的管理必须要有足够的现实依据支撑才能够得以运行和发展下去。一、城建档案管理工作与智慧城市建设的应用关系（一）城建档案管理工作指明城市发展细节智慧城市建设在全国范围内开展，不同区域和拥有不同建设基础的城市都有自己的建设需求和发展方向。从这一点上来说，城建档案管理资料能够帮助城市明确基本发展特色，剖开外在表象，展示城市真正的发展肌理。城建是一个城市的巨大主题，恢宏之下映照的是城市的发展风格与脉络。智慧城市的建设并不会改变城市原本的发展风貌，只是帮助城市在原有基础上更加智能化，其建设目的仍然是为城市居民服务。建设智慧城市必须要抛开当前城市发展的假大空表象，纵横剖析城市的发展关系和发展问题。因为智慧城市建设可能会影响和改变当前城市居民的生活与居住格局，是影响城市整体走向的关键性布局。城建档案可以提取最基础也最全面的城建资料，其数据的呈现是主观且真实的，能够洞察城市长期发展的主要走向，也能深入发现城市规划中存在的问题。未来智慧城市的建设需要依靠这部分基础资料来推进。（二）城市建设效率影响城建档案管理体系建设过去，城建档案管理作为城市建设过程中的辅助性管理工作，一般只强调其综合管理职能和数据的整合能力，城建管理工作在传统的发展环境中是没有能动性和主观意识的。但是智慧城市建设对档案管理工作提出了新的要求。城建档案管理工作不仅要具备综合性和科学性，还要具备一定的主动性，能发现城建过程中的问题并积极给予解决。这要求城建档案管理不能只停留在部门管理上，而是要形成管理体系，要与城建单位和相关部门加强联系。这是智慧城市建设过程中对城建档案管理体系建设的积极影响。智慧城市强调工作的智能化和效率，因此对于管理工作的硬件设备改革也是一大亮点。通过智慧化城市概念的引导，城建档案管理体系在运转过程中首先会满足管理的智能化和先进性，配备足够优质的档案管理工具后，才能够系统性地开展智慧城市建设任务，才能满足档案数据安全储存的要求。（三）城市建设标准影响城建档案管理效能由于智慧城市建设对资源整合效率及应用效率的要求很高，所以相应的对管理标准和管理设备的需求反馈也比较积极。在城市建设的影响下，城建档案管理工作开始朝着体系化和技术化方向发展，很多先进的设备和技术取代了传统的管理方法，不仅从根本上提升了城建档案管理工作的效能，还进一步推动了管理系统的发展。新管理技术和管理设备的应用能够提升城建管理工作的全面性和科学性，提升总体的管理性能。智慧城市建设需要长期持续且全面的动态信息收集系统，而城建档案管理工作的基本职能与其吻合。唯一不同点在于，传统的城建档案管理工作不具备发展特性，不论是软硬件设1142023 年第 2 期兰台论坛LANTAI BBS备的应用都较为被动，且在城建项目推行和落实的过程中，档案管理系统一般只负责对应用到的数据进行收集，至于项目的发展过程及档案信息的更改或使用情况，管理系统内并没有准确的记录。这为智慧城市建设造成了一定的阻碍。因而在智慧城市建设的推动之下，城建档案信息的收集和管理工作效能将会得到显著提高。二、城建档案管理工作存在的问题（一）管理及应用模式问题城建档案管理工作在以往长期的发展过程中一直保持相对稳定性，这种稳定导致该部门的信息流通和技术延展性相对较差。传统的城建档案管理工作只为城建项目的建设服务，作为辅助性管理系统，其与城建项目主体之间的关系并不密切，而作为档案信息的收集方，对于项目落实情况及实际发展的观察并不能用“到位”来形容。在智慧城市理念得以广泛应用之前，几乎无外力影响城建档案管理工作模式的发展。一是因为该模式的运作完全能够应付和处理当时的城建项目档案管理问题；二是城市规划及城建项目建设从初始阶段就有了既定的发展目标，而档案管理工作的职能被进一步的弱化。在传统城建项目中档案的应用并不积极，也没有太多的发挥空间。除此之外，城建档案管理的应用模式并不完善，导致档案管理部门在城市规划过程中一直处于出不尴不尬的追随态势，只强调收集信息的及时性和完整性，但是不重视主观能动性和主动建设价值。这导致城建档案管理一直处于极为缓慢的运行秩序中，其模式即便存在不变和落后性，但试图更改或发展的想法并不积极。伴随着城市现代化建设标准的提高，大部分城建项目在落实过程中都会进行信息的流转，但是由于档案管理工作的低能，导致不能对流转的档案信息进行实时的捕捉，很多系统共享的数据文件不会被城建档案所收录，这是非常严重的数据空缺。未来这部分档案的追溯和再利用会出现问题，并且城建档案本身可利用的档案资源也会减少，其利用价值会进一步被削弱。（二）软硬件设备配备问题首先，在软硬件设备的配置和使用问题上出现的冲突比较明显。因为城建档案管理部门在过去很长的发展过程中并不是没有进行软硬件设备的更新换代，很多的硬件设备已经能够满足当前基础城建数据的储存需要，而软件系统的应用也根据城市规划和发展需求做出了提升。唯一的矛盾在于当下城建档案管理部门的软硬件设备使用与智慧城市建设标准之间存在不平衡，并且伴随着智慧城市的不断推进，无纸化办公模式的应用范围会更广，而这种模式的更新会让城建档案管理系统承担较大的档案转移工作量。除了原始数据的调查和转移之外，还有大量的传统纸质数据需要上传和分类。其次，是管理系统中缺乏信息的校对和检验。当城建档案数据收录到档案管理系统之后，缺乏必要的检验程序保证这部分档案数据的真实性和有效性。由于城建档案中包含大量的数据和图表文件，数据的校对工作至关重要，脱离基本参考范围的数据会失去参考价值，也会影响到城建档案的使用效率。最后，是城建档案管理过程中缺少数据的共享。档案数据的调取存在困难，共享数据量太少，没有共享空间的建设。从长远来看，城建档案管理部门的职能会伴随智慧城市的建设而发生一定的改变，这种改变是对当前职能的一种扩充和升级，也是对管理部门管理制度的一次集中改革。而配置问题是影响部门建设的实际障碍，在未来发展过程中必须要尽量克服和避免。（三）信息收集和归纳问题关于信息的收集和归纳问题也可以理解为城建档案管理工作运行过程中档案的存储模式及信息载体存在问题。目前城建档案管理主要采用的是新旧制度并行的手段，新的管理设备带动了新的管理标准，但是传统的管理方式仍然占据了主要位置。这种新旧并行的管理方案也是智慧城市建设前期所提倡的，但是与现阶段城建档案的管理模式之间存在本质区别。首先，智慧城市倡导无纸化办公，对各类技术和先进设备的应用非常重视。传统的办公模式主要是为办公行为提供一定的制约，并对无纸化办公进行辅助。而在当前城建档案管理工作中，尚未形成系统的无纸化办公空间，传统办公模式仍然是主要的。新旧两种模式的冲突必将会导致应用模式频率的失衡。其次，城建档案管理工作的信息载体不全面不智能，无法承担当前城建信息的储存和供给任务，影响信息的传递和智慧城市的建设。不智能主要体现在城建档案管理工作的系统职能还停留在管理、应用、调取这些基础职能上，数据没有挖掘深度，数据的核查没有基本标准，甚至于数据的后续流通和管理也没有系统性的规划，急需建设和完善。三、城建档案管理工作的发展策略（一）城建档案管理应用模式创新1.重视档案数据本身的现代化和数字化转型。传统的档案管理模式对于数字化档案信息和纸质档案信息的管理几乎是无差别的，数字化系统既没有更进一步的使用，纸质信息也没有完成系统的收录。1152023 年第 2 期LANTAI BBS兰台论坛在此需要解决这一基础问题，首先，从根本上保障城建档案管理工作的完整性。对于大部分的文字资料，可以先对年代、项目主体进行核查，复查结束后，按照统一的文件档案管理标准将其扫描转化成电子档案，并与项目档案主体放置在一起，同时档案文件的本体也不能销毁，可以选择传统的方式继续存放，但存放前要对每一类档案资料进行编码，后继利用时扫取编码就能获得数字资料。对于一部分图形和数据资料，采取电子扫描的手段与大数据资料放置在一起，但是数据资料需要通过数据核查之后才能进入到档案管理区。其次，要重视管理网络的构建。现代化档案管理系统拥有一个完整的管理网，内部网络可以灵活调动和存储资源，与外部网络空间也存在一定的联系。该管理网络主要以网站形式呈现出来，并且要建立用户反馈机制。内部网络数据的流通和调取需要有管理员核查，而外部则是通过密匙来完成必要信息的交接。除此之外，档案管理平台的网站设计需要考虑实用性与客户意见的吸纳，因此可以在线上开设一个在线客服岗，负责在线咨询服务。2.重视人性化管理服务建设。智慧城市的建设目的是让城市居民生活在更为智能和更加人性化的城市环境中，其建设标准要兼顾智能化和人性化这两大点。因此，城建档案管理工作在发展过程中形成智能化发展模式的同时，也要考虑人性化服务体系的建设。城建档案管理工作除了要满足内部数据应用和储存的需要之外，还应该满足日常工作需求。而日常需求的反馈主要是通过信息管理服务通道进行。首先，城建档案管理人员可以开设微信小程序，通过小程序能够知晓基本的城建工作发展，也加强了管理工作与城建项目本体的联系。其次，是要尽量提高智能技术的应用，可以在信息调用或者用户咨询的过程中进行智能检测，规避一些不必要的风险。（二）城建档案管理软硬件更新硬件设备主要是指操作系统、管理系统等在内的基础性硬件建设。城建档案管理工作的硬件设备建设需求有两点，一是要充分考虑设备的应用效率和应用速度，要满足高效储存的需要。传统的硬件设备因为使用年限较长且设备的潜在损耗较为严重，所以使用的效率会受到影响。而最好的解决方案是选择一款较为先进、使用性能好且价格适中的硬件设备，并在使用过程中定期进行检查和设备维护。二是要考虑该硬件设备的储存功能是否强大。城建档案管理工作对于设备的储存功能要求非常严格，一定要针对性地进行选择。软件的应用和优化考虑的问题则更多。面对智慧城市的建设需要，管理工作需要划分为设计层和执行层。设计层需要考虑的是软件的应用和平台的构建是否完善，而执行层考虑的是软件系统和软件平台的应用效率。为了达成应用标准，软件的优化需要控制两点问题，一是从管理工作的主要职能出发，对软件的技术应用效率及软件功能进行考察。智慧城市建设是一个持续且长久的规划，因此软件必须要有拓展功能，其操作方法和技术应用效率要有最基本的保障。二是要考虑软件的更新换代问题。在购买和安装软件的过程中，就要考虑后续软件的升级和换代问题。为了保证软件升级的可靠性和安全性，管理部门最好与企业达成长期的合作意向，在软件应用出现问题或者软件需要更新时寻求企业的帮助。（三）城建档案管理模式更新当前城建档案管理工作管理模式的更新需要考虑两点主要内容，一要与应用模式之间产生有效连接。应用模式是管理模式下的一大分支，但是传统的城建档案管理系统没有将二者有效区分开来，导致发展和应用过程中一直没能很好地协调管理和应用之间的关系。解决这一问题的有效办法就是架设一个全新的管理系统。管理系统的建设需要有完备的管理团队支持，管理团队则需要明确应用目标，进而将所有应用工作进行分类，并按照既定的要求对应用类项目实施管理。二是管理模式要具备能动性，要能够主动发现应用问题并给予解决。城建档案管理工作需要加强完善管理团队建设，提升管理团队的管理能力，要求团队内成员能够科学、及时且高效地完成档案的管理及应用工作。团队成员要能够灵活地应用管理网络，并具备信息收集和考察的能力，在应用系统运转的过程中持续进行监督和管理。管理团队要定期进行集中培训，所有人员均需要签署有法律效力的保密责任书，保证在工作过程中不会出现文件或信息的泄露，影响到智慧城市的建设。参考文献 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