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志书的文体与行文规定

一、坚持用实事说话
地方志的文体，采用规范的语体文。行文力求朴实、简练、流畅。
所谓文体，就是适应不同的需要而形成的语文体式。主要的体裁有三种：抒情文（亦称描写文）、记述文、论说文。
志书行文谓志文。志属史类，志笔即史笔。我们说方志是一门独立的学科，历来编纂志书的章法要求上，有所谓“重在记述，述而不论”，即坚持让资料说话，寓褒贬于记事之中。
二、志书行文规范
地方志除了一些引文外，一律用现代汉语著述。
语体文不是文言文，在记述时不得用文言文表述，特别是在转述旧资料时不要照搬原来的文言文句式，而应用现代汉语准确地翻译过来。亦不得半文半白，文白缠杂。
语体文也不是白话文，不是当代口语。语体又接近口语，但比口语精确、严密、细致、简洁、有逻辑性。地方志采用的是现代汉语的书面形式。
地方志是政府组织编修的地方性著述，具有权威行和严肃性，语言要符合规范要求。
1、书写格式：志稿一律从左到右横写。篇、章、节的序号用全称，如第一篇、第二章、第三节。篇、章、节标题各占一行。目和子目不写序号。目的标题占一行。子目的标题与正文间空一格。
清代以前历史纪年要用括号注明公元纪年。如秦始皇三十三年（公元前214年）。民国历史纪年不用每次都注明公元纪年，只在每段首次出现民国纪年时注明公元纪年。
重要的夏历月日要括号注明公历月日，如道光三十年十二月（1851年1月11日）太平军在金田村正式宣布起义。
2、用字要规范。志书的文字书写一律以1964年中国文字改革委员会规定的《简化字总表》和文化部、文字改革委员会联合发布的《第一批异体字整理表》为准。注意的是1977年公布的第二批简化字已经废止不用。不能简化、生造字。特殊情况例外，即志稿中的古籍引文和姓氏、地名、专用名，如果简化后容易引起误解或失去原意的，可以仍用繁体字或异体字。外文书写，也应用规范的书写体，不用草体。
3、标点符号要准确、清晰。标点符号要按照1990年3月前国家语言工作委员会和中华人民共和国新闻出版署修订发布的《标点符号用法》的规定使用。除破折号、省略号占两格外，其他标点符号均占一格。除引号、标号和书名号外，其他标点符号均不得标在一行之首格。书名号、括号和引号的前半部分符号不得标在一行的末格。书名、篇名、报刊名、文件名一律使用书名号。书名和篇章名连用时，在书名号内加间隔点（即中圆点）分开。书籍统称不用书名号，只能用引号，如“二十四史”等。一些特殊的专有名词，如“文化大革命”、“革命委员会”、“农业学大寨”等，也应加引号，即表示为某一特定时期出现的特有现象，或表示否定。
4、标题要朴实、概括。志书标题应该做到：简短精炼，鲜明醒目，准确适中，朴实无华。一般来说，标题要能揭示篇章节目的全部资料内容，不必解释，不必修饰，不必结断，尽量用中性词，如山川就是山川，邕江就是邕江，昆仑关战役就是昆仑关战役。
标题忌用史的标题或知识性文章标题，如“百色起义”不用“百色起义始末”或“百色起义的原因和经过”；
忌用文艺性标题，如“雄伟壮丽的白云山”；忌用新闻报道的标题，如“社办企业蓬勃发展”；
忌用工作总结性的标题，如“计划生育的成果”或“计划生育工作的做法与经验”；
忌用广告用语，如“名扬中外的两面针牙膏”；
忌用教科书标题，如“地貌的含义”、“什么是货币”；
忌用论文标题，如“有色金属工业在广西经济中的地位和作用”；忌用指示性标题，如“掌握生产环节，适时早种”；
忌用标语口号式标题，如“加强市场管理，打击投机倒把活动”；
忌多次立目，而应一次立目，如“灵山荔枝”不要分列成两条“古代灵山荔枝”和“现代灵山荔枝”。
5、称谓要简洁明确。志稿行文，一般使用第三人称。凡涉及省、市、县、区、机关和企、事业单位的名称，应用全称，不用“我区”、“本区”、“我局”、“我厅”、“本单位”等代称。如果全称较长，在文中多次出现，在不产生歧义情况下，在第一次全称后用括号标注“以下简称XXX”。简称只能用含义准确的习惯用法，不得随意生造，并要统一，不得首尾各异。凡年深日久后容易使人模糊的简称不要使用，应写全称。如“四人帮”应写成“江青反革命集团”。
用“新中国成立前”、“新中国成立后”表述新旧社会。
为了真实反应历史面貌，对各个历史时期的地名、党派、机构、职务等，均以记事年代的称谓为准，注意因时而异，不加褒贬词语，不以今称代替。如对蒋介石统治集团，在新中国成立之前称“国民政府”，之后称“台湾当局”。古今地名不同者，应在当地名后加括号注明今地名。“蒙古族”不能写成“蒙族”。“清朝”不能写成“满清”。“星期”不能写成“礼拜”。涉及的外省行政建置名称，应冠以所属省名。如原乡、村和街道名称，还应冠以上一级（县）行政区划名，以免因同地名而造成混乱。“革命老根据地”不能写成“老革命根据地”。著作要用全称。如《毛泽东选集》不能简写称《毛选》。
涉及的人名，除引文外，一律直书其姓名，不加褒贬词，如XXX不写成XXX同志。为反映历史实事，必要时冠以当时职务职。
历史朝代名称，一律用规范的通称，一般按照《辞海》附录《中国历史纪年表》上的称呼，涉及旧政权机构时，除帝国主义扶持的傀儡政权外，不加“伪”字，但伪满州国（或简称“伪满”）、汪伪政权的“伪”字又不能省去。
物具名称一律使用今称。如水泥、元钉、煤油、火柴等不用“洋灰”、“洋钉”、“洋油”、“洋火”等有损国格的名称。个别引文，根据特殊需要，可考虑沿用历史旧名。一般不用俗称，需要时，第一次使用要加文内注。如“四清”运动（清政治、清经济、清组织、清思想）。
6、外国的国名、地名、人名、党派、机构、团体、报刊等译名，以新华通讯社的译名为准，如无，则用国内通用译名，并在第一次出现时，在其后用括号标注外文名称。外文字母一律采用印刷体。译名要统一，不要前后不同。
7、纪年、时间、数字书写要统一规范。纪年、时间、数字的书写，应严格按照1986年12月31日国家语言文字工作委员会等7部门颁布的《关于出版物上数字用法的试行规定》执行。统计数字则应遵循1983年12月8日第六届全国人大常委会第三次会议颁布的《中华人民共和国统计法》的有关规定。
年代、年份一定要写完整，世纪和年代一般应连用。使用中国历史朝代年号时，要在紧接朝代年号的文字后面用标号注明公元纪年。朝代年号用大写，公元纪年用阿拉伯字。大事记或大事年表，则应先写公元纪年，再在其后括号内注明朝代年号。历史朝代年号只写年名，不写帝王号。元年号时则写帝王名，如汉高祖（刘邦）元年（前206年）”。公元前的年数书写要特别注意，不要在阿拉伯数字前漏掉“前”字，更不要用负号表示成“－206年”。
时间一律写具体的年、月、日，不用“去年”、“今年”、“明年”、“上月”、“本月”、“下月”等时间代名词。不使用不确切的时间概念，如“最近”、“当前”、“以后”、“不久前”等。时间起讫，用“～”表示，波浪号占一格。
公历世纪、年代、年、月、日，民国纪年和时刻，一律用阿拉伯数字。如20世纪80年代，1984年2月3日，民国38年，4时3刻。
夏历和清代以前历史纪年用汉字。如正月初五、清咸丰十年九月二十日。
年份不能简写。如“1980年”不能写成“80年”、“1950～1980年”不能写作“1950～80年”。
星期几一律用汉字。如星期六。
记数与计量（包括正负整数、分数、小数、百分比、约数等）用阿拉伯数字。如：1/16、4.5倍、34.05％、3∶1、1736.8万公里、48岁、－17℃、东经123.50′、维生素B12、HP-3000型计算机、500多种。
一个数值的书写形式要照顾到上下文。不是出现在一组表示科学计量和具有统计意义数字中的一位数（一、二、三、……九）可以用汉字。如：一个人、三本书、四种产品、六条意见、读了九遍。
一个用阿拉伯数字书写的多位数不能移行。
数字作为词素构成定型的词、词组、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的语句用汉语。如：一律、十滴水、二倍体、三叶虫、八路军、四氧化三铁、二万五千里长征、“一二·九”运动、“七五”计划、第一书记、某部五连二排六班、五花八门、“十一五”计划、九三学社。
邻近的两个数字并列连用，表示概数时用汉字，连用的两个数字之间不应用顿号隔开。如：二三米、三五天、七八十种、一千七八百元、十之八九。
引文标注中的版次、卷次、页码用阿拉伯数字。如：《广西文史资料》14辑，15页。
横排标题涉及数字时，可以根据版面实际需要和可能选用汉字或阿拉伯数字。
凡世纪、年代、年、月、日和时刻，均使用阿拉伯数字书写。
星期几、农历、含有月日简称表示事件、节日的词组使用汉字。如：五一国际劳动节、“九一三”事件。
人物的生卒年代、年龄等用阿拉伯数字表述。在括号内注明人物生卒年代可不必加“年”字。
行文中的数字，统一使用阿拉伯数字，如：2个镇、15个乡、106个村。行文中的分数、倍数、成数用汉字表示，如“五分之三”，不能写成3/5；“增长了六倍”不能写成“增长了6倍”；“只占九成”不能写成“只占9成”；百（千）分比和比例用阿拉伯数字表示，如“35％（35‰）”、“5∶3”。延续性的百分比用“～”线表示，而不用“－”线表示，如40～70％，前面的“％”号可省略，千分比数等表示法依此类推。
表格中的数字，一般用阿拉伯数字，但纵向表格的年代亦可使用汉字竖向写出，如：一九八八年。
4位和4位以上的阿拉伯数字，一律不加三位撇，而采用国际通行的三位分节法，分节间空为一个阿拉伯数字的位置，如“402 312 345”；5位以上的数字，尾数零多的，可改写为以万、亿作单位。如：345 000 000公里可改写为3.45亿公里或34500万公里，但不能写作3亿4500万公里或3亿4千5百万公里。多位阿拉伯数字书写不能移行。
部队番号、文件编号、证件号码和序号，用阿拉伯数字。如：8341部队、国办发〔1996〕47号文件、90号汽油。
表示数量的增减，要注意下列情况：“为（是）过去的两倍”，即过去为一，现在为二；“增加了两倍”，即过去为一，现在为三；“翻一番”，即过去为一，现在为二；“翻两番”，即过去为一，现在为四。降低到80％，即原为100％，现在为80％；降低了80％，即原为100％，现在为20％。不能用“降低（减少）X X倍”的不确切提法，因为降低（减少）一倍即原数减去原数，等于零。
注意数字增加和减少时间词概念的准确。不要随意增减数字前后的“近”、“多”、“约”、“许”、“左右”等表示分寸的字。书写移行时，不能将数字分割。小数点后，原则上只保留两位数字。各种数据（包括各种指数）的名称不能简写。
8、度量衡单位要统一规范化。志书中度量衡单位的运用，一律以国务院1984年2月27日颁布的《中华人民共和国法定计量单位》中的有关规定为准。
行文中的度量衡单位一律用中文名称，如“米/秒”；图表中的计量单位用字母符号，如“m/s”。在行文中，不能在文字之间夹杂使用物理符号、数字符号、计量单位符号、化学分子式和其他符号（公式和图表例外）。如“长度大于15米”，不能写作“长度＞15m”，“铁的百分比含量”，不能写成“铁的％含量”；“水温25℃”，不能写成“ON2温度25℃”等。引用史料中的旧计量单位，如我国古代的“石”、“斗”，英制的“哩”、“呎”、“吋”、“磅”、“码”等，仍然照使用。有确定换算值的应附注，换算务必准确，要注意历代度量衡标准的变迁。
9、引文要严格。引文宜少用。必用引文时（如马列著作、中央及省市文件、古代文献、历史档案资料，国内外专家著作等）应准确校核，忠实原文。如原文有错字，应如实照录，错字后用方括号订正。原文如有漏字，也照录，用方括号将漏字补上。如原文有残缺，则用方括号注明〔上缺〕或〔下缺〕字样。以上订正，如不用方括号，用注释订正亦可。内部资料，一般不作引文。
为了便于查阅，引文注释采用页末注（即脚注），不用夹注（即文内注）或文末注（段落后或篇后注）。注释写在本页的最下边，注释与正文之间划一条注线（即横线，长度占版面宽度四分之一强）。一页之中（书写时以稿纸为准，排版时以书页为准），只有一个注释的可用星标（★）。

志书对文风的要求

1、文风要朴实。志书行文要朴实，切忌空话、套话和假话、大话，即过头话，不是实事求是的，当然不可用；空话、套话，并不一定是错话，但无实质性内容，由于志书的资料性、严肃性所决定，也不能用；假话，违背志德，应该杜绝。
2、文风要严谨。指的是遣词造句要准确、鲜明，所用词语与表述的概念相一致，句子的语意和表达内容相一致，切忌含糊笼统、模棱两可和逻辑混乱。
3、文风要简洁。志书行文要简洁，切忌冗词赘句，浮文枝蔓和滥用词语。语言要认真锤炼，删去可有可无的字、句、段以及教科书式的知识性、定义性的说明；删去文学性描述语言。
滥用词语，诸如滥用形容词、副词、关联词语等，都影响志书的简洁。因为志书是朴实无华的资料书，故不用形容词、副词等修饰成分。志书用词，多用陈述词，即揭事务的本来面目，准确对人、事、物进行记述，一般不用疑问句、祈使句、感叹句。而且，多用单句，极少用带有关联词语的复句。

广西新编地方志行文规定

新编地方志是朴实、严谨、科学的地情资料书，为保证行文规范，特制定如下规定：
一、志稿除引文外，一律采用规范的语体文
二、书写格式
1、志书一律从左到右横写。
2、篇章节的序号用全称。如第一篇、第二章、第三节。篇、章、节标题各占一行，篇、章、节序号统一用汉字，每篇、章、节自编序号。目和子目不编序号，目标题占一行，子目标题与正文同行，间空一格。
3、清代及清代以前历史纪年要有朝代、帝王年号，并用括号注明公元纪年，如汉元鼎六年（公元前111年）、唐武德四年（621年）、清咸丰十年（1860年）。民国历史纪年在每段第一次使用时注明公元纪年。
4、重要的夏历月日要用括号注明公历月日，如道光三十年十二月十日（1851年1月11日）太平军在金田村正式宣布起义。
5、记述党史、新民主主义革命史的专志、专篇用公元纪年。
三、用字
1、志书行文与古籍引文要使用规范的简化字。简化字应以国家语言文字工作委员会1986年10月10日重新公布的《简化字总表》为准。
2、原则上不能使用繁体字、异体字。用简化字、规范字记述姓氏、人名、古地名、古文献易引起误解时，应用繁体字或异体字。
3、经市县地名办公室审定使用的本地土俗字、古壮字在记载地名时可以使用。对地名书写中遇到的问题，应与当地地名机构会商解决。
四、标点符号
1、要符合1995年10月13日国家技术监督局批准，1996年6月1日起实施的《中华人民共和国国家标准·标点符号用法》的要求（参见1998年修订的《新华字典》附录的《常用标点符号用法简表》）
2、句号、问号、叹号、逗号、顿号、分号和冒号一般占一个字的位置，居左偏下，不出现在一行之首。引号、括号、书名号的前一半不出现在一行之末，后一半不出现在一行之首。破折号、省略号都占两个字的位置，中间不能断开；连接号和间隔号一般占一个字的位置；这四种符号上下居中。
五、称谓
1、志书用第三人称记述。
2、由于广西是在中华人民共和国成立后解放的，表述广西解放前后用“中华人民共和国成立前”、“中华人民共和国成立后”不准确，宜用“解放前”、“解放后”。
3、涉及的人名，除引文外，一律直书其姓名，不加褒贬词，如X X X不写成X X X 同志。为反映历史实事，必要时在姓名前冠以当时的职务、职称。
4、历史上的地名、行政机构及官职等，均依当时的称谓。古地名首次出现时要在括号内注明今地名。伪政权限指帝国主义占领时期扶持的汉奸政权。
5、文件、会议、公报、组织机构等名称原则上用全称，如名称过长，在每一卷、篇或专志第一次使用时可加括号注明下文所用的简称。“广西壮族自治区党委”可简称为“自治区党委”，不能简称区党委”。“广西壮族自治区人民政府”可简称为“自治区人民政府”，不能简称为“区政府”。民族自治县的县名必须用全称，不能简为“X X 县”。
6、著作名称要用全称，不用简称，如《毛泽东选集》不能简称为《毛选》。
7、一般不用俗称。需要时，在每一卷、篇或专志第一次使用要加文内注，如“四清”运动（清政治、清经济、清组织、清思想）。
8、涉及的外省行政建置名称，冠以所属省市县名。
9、外国的国名、人名、地名和党派、政权机构、报刊名称，新华社有译名的以新华社译名为准，新华社没有译名的在译名后括号内注外文名。外文字母一律采用印刷体。
六、数字
1、要符合1995年12月13日国家技术监督局批准，1996年6月1日起实施的《中华人民共和国标准·出版物上数字用法的规定》。
2、一般原则：①统计数值用阿拉伯数字；②定型词、词组、成语、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的词语中作为语素的数字用汉语，如：一律、十滴水、二倍体、三叶虫、八路军、四氧化三铁、二万五千里长征、“一·二九”运动、“九五”计划、第一书记、某部五连二排三班、相差十万八千里。
3、时间：①公历世纪、年代、年、月、日、时、分、秒用阿拉伯数字；②民国纪年用阿拉伯数字；③中国干支纪年和夏历月、日，清代及清代以前的历史纪年、各民族的非公历纪年用汉字；④含有日月简称表示事件、节日或其他意义的词组用汉字，如“一·二八”事变、“五四”运动等。
4、物理量和非物理量：①物理量的量值用阿拉伯数字，如100公斤、12.5平方米；②一般情况下非物理量的数值也用阿拉伯数字，如21.35元、48岁；③整数一至十，如果不是出现在具有统计意义的一组数字中，可以用汉字，但要照顾上下文，求得局部体例上的一致。
5、概述和约数：①邻近的两个数字并列连用，表示概述时用汉字，连用的两个数字之间不应用顿号隔开，如：二三米、三五天、七八十种、一千七八百元、十之八九；②带有“几”字的数字表示约数，必须使用汉字，如：几千年、十几天。
6、阿拉伯数字书写的数值在表示数值范围时，使用浪文式连接号“～”，如1985年～1995年，5℃～9℃，2500元～3000元。
7、部队番号、文件编号、证件号码和其他序号，用阿拉伯数字，如：32051部队，桂政发〔2000〕66号文件，总3147号，93号汽油，HP－3000型电子计算机。
8、四位和四位以上的阿拉伯数字，不用三位撇。
9、引文标注中版次、卷次、页码用阿拉伯数字，如：李四光：《地壳构造与地壳运动》，载《中国科学》1937年，4期，400页～429页。许慎：《说文解字》，影印陈昌治本，126页，中华书局，1963。
10、横排标题涉及数字时，可以根据版面实际需要和可能选用汉字或阿拉伯数字。
11、五位以上的数字，尾数零多的，可改写为以万、亿作单位的数。一般情况下，不得以十、百、千、十万百万、千万、十亿、百亿、千亿作单位（千克、千米、千瓦、兆赫等法定计量单位中的词头不在此列），如：345000000公里可改写为3.45亿公里或34500万公里，不能写作3亿4500万公里或3亿4千5百万公里。以万、亿作单位的数，一般保留2位小数。
12、一个用阿拉伯数字书写的多位数不能移行。
七、计量单位
1、解放后计量单位名称、符号的使用，以国家技术监督局1993年12月27日批准的《中华人民共和国国家标准·国际单位制及其应用》的规定为准。为如实记录历史，解放前使用的计量单位，可以照录。
2、计量单位一般用中文符号，如：米/秒、公顷、吨、公斤，等等。
八、引文、注释
1、引用出版物应该以公开出版发行的版本为准，并在引文终了的右上方标明序号；在该页志稿的最下边，采用脚注的方式，注明所引出版物的作者、书名、页码及版本。如：胡绳：《从鸦片战争到五四运动》，227页，人民出版社，1984。
2、引用报刊文章，须注明作者、篇名、报刊名、出版时间或期号、页码，如：罗尔纲：《读“太平天国诗文钞”》、《图书季刊》，1934年，1卷，4期；方国瑜：《壮族——一个悠久历史的民族》，《云南日报》，1957年7月5日。
3、引用文件资料，可注明发文单位、年份、字别、文号、标题，如自治区人民政府文件：桂政发〔1984〕184号《广西壮族自治区人民政府关于成立自治区环境保护委员会的通知》。也可省去字别、文号，但必须写明发文时间、单位及标题，如2000年自治区人民政府发出《自治区人民政府批转自治区地方志编纂委员会关于开展广西第二届三级地方志书编纂工作意见的通知》。
4、引用古籍要注明作者所处的朝代、姓名，以及书名、篇名、版本，如 ：清·朱铭盘：《南朝宋会要·官职》，上海古籍出版社1984年8月版。
5、文中其他需要注释的，如专用术语，也采用脚注方式，与引文注释编排统一序码，用①②③④……。
6、图表中的数字、符号事物需要说明或注释时，用图表注方式，安排在图表下方，自编序号，用1、2、3……。
九、图、表
1、表一般随文穿插。表左右两边不设墙线。
2、图表的说明要简练，一般附与图表的下方。
3、表中的数值，如有小数，个位数和小数点必须对齐，小数点后边一般保留两位小数。
4、表格转页，下页续表不能省表头及栏目，与表格左上方注明“续表”。
十、外文字母用法
1、正体的主要使用范围：化学元素符号，计算机程序和指令，国际标准代码，人名、地名，仪器、元件、样号等的型号，生物学中科以上的拉丁学名等。
2、斜体的主要使用范围：生物学中拉丁学名的属名和种名，包括亚属、亚名、变种。

广西壮族自治区地方志编纂委员会   
二OO一年八月二十八日   

志书的文体和文风

（一）志书的文体
 现代文体，按语言文字来分，可分成两大类：一类是文艺作品，如小说、诗歌、散文等；另一类是实用文籍。实用文籍又分为：记叙文体、议论文体、说明文体和应用文体。应用记叙文主要包括新闻(消息、通讯)、纪实文学、记叙体公文(调查报告、工作总结、通报、简报)、科技记叙文、史传、志书。
 志书属实用文籍，记叙文体，历来如此。《周礼》记载：“诵训，掌道方志，以昭观事”，汉代郑玄注释道“四方所识久远之事，谓之方志”，唐代颜师古说：“志者，记也”，近两千年来，我国方志种类不断增多，内容不断丰富，结构趋于完备，而方志的记叙体至今未变。
 志书的文体，是由志书的性质、功能决定的。先就方志的性质来说，地方志是记载特定地域特定时期内自然和社会的历史及现状的资料性著述。在这个定义中，我们承认地方志是一种著述，但它不是理论著述，而是一种资料性著述。它载负的不是抽象的理论分析，而是地方史志资料。记载这样的资料，叙体是最适合的。再拿地方志的功能来说，地方志具有“资政、存史、教化”的功能，其作用不在于评论历史、不在于总结历史经验、不在于探索历史发展规律，而是在提供翔实资料方面发挥功能。有人说地方志是百科全书，只是比喻它记载的资料涉及百科，并不是要志书去解释百科知识。
 方志属于记叙文体，但有不同于一般的记叙文体。记叙的手法通常包括顺叙、倒叙和插叙。方志有着更严格的要求，一般以顺叙为主，很少用倒叙和插叙，更不能夹叙夹议。它是一种以客观事物的发展过程和内在联系为依据，按一定的逻辑顺序，分门别类地陈述一个地方的历史和现状的特殊记叙体裁。
 方志文体是记叙文。并不是说绝对不包含其他文体。志书在体裁上分为述、记、志、传、图、表，录。大事记采用编年体、各分志采用纪事本末体、人物传属于纪传体，以上三部分是志书的主体，皆采用记叙体。概述允许有部分议论；示意图和表格，若单独使用，应属于说明文体；附录的问题则不好确定，根据具体内容而定，有的可能是重要文献，有的可能是诗歌、散文等。但它们都不是志书的主导体裁。
 （二）志书的语言特点
 看重语言，强调语言对于文章的重要作用，也是我国自古以来的优良传统。《易经》中就有“鼓天下之动者存乎辞”之说。这里的“辞”，指的就是语言。那时古人就已经认识了语言所具有的那种宣传、鼓动的作用。孔子说：“情欲言，辞欲巧”。就是说要想完整、准确地表述自己的思想感情，就必须讲究语言方面的技巧。孔子还认为：“言之无文，行而不远”。只有语言精美，富有文采，文章才能流传甚远。从我国先秦时期的《诗经》，到唐诗宋词，到汉代的《史记》，再到明清时期的小说，凡是得到长久流传的著作，都是使用语言方面的典范。
 地方志作为记述一定地域自然与社会、历史与现状的资料性著述，也必然在语言上体现出自己的特点。
  1.大众性。一是有些方志语言直接来源于民间。编志所需要的资料，有些就是从人民群众口头搜集到的遗闻佚事、谚语、民谣、口碑、传说等他们是由人民群众用活生生的口语陈述的。其中许多词语，都可以直接引用。二是从地方志的作用来看。地方志具有“资政、存史、教化”三大功能，它的读者群不限于领导干部，必须面对广大的老百姓，因此要求其语言必须通俗易懂，深入浅出，简洁流畅。旧方志都是用文言文写的，使语与文分离，一般人难以读懂。新编地方志要求用现代语体文。
  2.时代性。时代不断前进，人们的思想观念不断进步，语言也不断发展。旧方志使用的是文言文，新方志使用的现代语体文，但是在追溯古代历史的时候，还必须用到一些古代用词，如皇帝、翰林、举人、牌坊、社稷、妓院等等。这是对历史事实的客观反映，是具有历史意义的。
 首届新方志的编修开始于20世纪80年代初，文化大革命结束不久，改革开放处于起始阶段。志书的语言和用词在一定程度上就体现了当时的时代特点。如红领巾、合作化、自留地、承包责任制、计划生育、专业户、万元户、核武器等等词语，使用的频率就比较高。
 与首届修志相比，世界的经济和政治形势都发生重大的变化，我国的改革开放和现代化建设取得了初步成就。这段历史的内容是极其丰富的。与此同时，志书的语言文字上必定会有新世纪的烙印。如改革开放、市场经济、世界贸易组织(WTO)、产业化、信息化、数字化、大棚蔬菜、绿色食品、环境保护、招商引资、计算机、互联网、高速公路、国内生产总值(GDP)等新词语将会被广泛应用。新方志要运用这些时代性词汇来反映时代风貌。这样，才能真实和具有说服力。
  3.科学性。地方志是资料性著述，属于社会科学的范畴，但它在内容上横陈百科，也必然会涉及到自然科学领域。新方志在语言上也应当具有科学性，这主要体现在两个方面：
首先必须符合语法。语法是组词造句的规则，词只有接受语法的支配，按照一定的语法规则组织起来，才能成为完整的语言。在编写中造句不符合语法，就会产生病句。其次必须合乎逻辑。由于方志体裁比较特殊，著述时用陈述句较多，当然也会用到一些说明事物的判断句，因而在运用语言方面，如果不注意逻辑，就会在判断和推理方面出现错误。
  4.地方性。方志要体现地方特点，这是它的性质所决定的。体现地方特点主要在于内容。用于表达内容的语言，也会不可避免地带有地方性。在方志中记述地名、风俗、方言、土产、文物、矿产、经济、工艺等具有鲜明的地方性的内容时，所运用语言的地方性是非常显著的。许多方志专家认为，为了体现志书的鲜明个性、地方特点，在尽量运用全民通用语的前提下，可以适当运用一些地方性的语言。
  5.专业性。专业志是方志的重要组成部分，反映政治、经济、文化等各方面的情况，会接触到一些行业专用语，或术语。在一般人也能懂得，又合乎书面语要求的前提下，在方志中可以适当运用一些行业专用语。而对于一些难懂的专用语，要另加注释，或在上下文中说明。切忌说一些外行话。
 （三）志书的文风
 文风，是运用语言文字时表现出来的思想作风，或者是文章和说话的风格和风尚。文风和语言是相互统一的关系，文风决定着语言的选择，而语言却始终体现着文风。
 地方志的文风向来为人们所重视。历代学者都曾提出过自己的主张。如唐代刘知几对文风提出的要求是：“简要、用晦、戒妄饰”。清代章学诚把它概括为：“四要”、“八忌”，“四要”就是“要简、要严、要核、要雅”，“八忌”是指“忌条理混乱、忌详略失体、忌偏尚文辞、忌妆点名胜、忌擅翻旧案、忌浮记功绩、忌泥古不变、忌贪载传奇”。以上观点对我们今天修志工作仍有重要的参考价值。
 中国地方志指导小组1985年通过的《新编地方志工作暂行规定》中规定，“新志书文体一律用规范的语体文，文风应严谨、朴实、简洁”。1997年指导小组《关于地方志编纂工作的规定》，除重申方志文体采用规范的语体文外，进一步明确“行文力求朴实、简炼、流畅”。根据新志书行文的成功经验和国家修志文件的基本要求，我们把新志书的文风要求概括为八个字，即严谨、朴实、简洁、流畅。
  1.严谨
 新方志在表述上要力求科学、准确地反映事物的本来面目。周恩来总理生前要求文史工作要“存真求实”，陈云同志也指出“不唯上、不唯书，只唯实”。所以，编纂地方志必须以实事求是的精神，以严肃认真的态度，忠于客观事实，秉笔直书，确保材料准确无误。同时，还要做到不因外在的压力而歪曲事实真相。也不要因个人的得失、好恶而有失公允。这就是我们所说的“秉笔直书”。具体要求是：
 ①真实性。志书的生命在于真实，真实可靠的资料固然重要，用以表述资料的语言也必须真实，有一说一，有二说二，不可夸大事实，坚持志书可读性与可信性的统一。
 ②准确性。方志语言要确保准确无误，首先必须观点正确，坚持字斟句酌。如果用语不当，就有可能出现差错；其次专业用语必须科学。志书涉及很多专业用语和科学名称，如果选用不当，同样会造成错误和失实；再次必须注意同义词的语言环境，选用最合适的词语，正确表达内容。
 ③逻辑性。方志语言的运用，必须遵循形式逻辑的原理。在行文中，违反逻辑的事例通常有下面两种：一是语言混乱和自相矛盾。二是颠倒种属关系。
  2.朴实
 朴实是志书语言的基本风格。志书行文要摒弃浮词，不偏尚文辞，不堆砌辞藻，不故弄玄虚，切忌空话、大话、套话，更不允许说假话。关于朴实的文风，章学诚说过：“与其文而失实，何如质以传真也”。志书以质朴无华为美，只要实实在在地把事实记述清楚明白即可。志书行文要做到朴实必须注意这样几个问题：一是不用带有浓厚情感色彩的宣传词语。如记载人物，说某人死后“永远活在人民心中”；记地方历史，用“人杰地灵，物华天宝”；讲到成绩就用“举世瞩目”、“突飞猛进”、“扶摇直上”等。二是慎用形容词和副词。三是不要发表空泛议论。四是忌用空话、大话和套话。
  3.简洁
 修志崇尚叙事简洁文字精练。叙事简洁，不拖泥带水，这是修志之要旨。胡乔木说过，地方志行文应该“做到一句也不多，一句也不少。如果说不能做到后一点，至少要做到前一点”。他还指出，“地方志行文要像打电报、编辞书那样精炼，要惜墨如金”。
 文字要精练。要以较少的文字记述丰富的内容，做到言简意赅，“文约而事丰”。对于这一点，我们说起来容易，而真正做起来就比较难了，非得经过反复锤炼不可。凡读过古文的人都会感到，作为唐宋八大家之一的欧阳修文章写得非常好，其实这些好的文章也是经过多次修改而成的。欧阳修晚年经常在夜间亲自修改自己的早期文稿，有一次半夜，夫人劝说道“此己所作，安用再三阅?宁畏先生嗔邪?”欧阳修笑着答道：“不畏先生嗔，却怕后生笑!”因而才有“醉翁亭记”中“环滁皆山也”的精炼之句。同样的道理地方志精品也是要锤炼出来的。标题是志书的眼睛，尤其要简洁、醒目。要善于用极其精练的文字准确地概括出篇、章、节、目的内容，领括其全部资料。标题应该与所领属的内容相称，不要用通讯报道式与工作总结式的标题，也不要用诗情画意的文艺式标题。章学诚说“志体坏于标题不得史法，标题坏于艺文不合史例”。
  4.流畅
 方志语言，在讲究严谨、朴实、简洁的基础上，还应讲究雅重、优美、流畅。方志界的许多领导、专家都相继提出了这样的同题：在坚持把握志书语言特点的基础上，要注重追求志书语言的优美典雅，以增强志书的可读性。李铁映同志在全国地方志第二次工作会议上指出：“志书一定要可信、可用、可读”。“可读，要写得精炼、优美，引人入胜。读志如看画听乐，爱不释手。文字水平要高。不少名史、名志都是优秀文学著作，影响深远”。王朝闻先生也曾说过：“方志要写成富于魅力的、可读的教育人民的东西，不要写成流水帐，不要写成简单的结论”。
 客观地讲，新编地方志同旧志书相比，可以列举出许多优越之处，但就可读性而言，逊于旧志乃是不争的事实。旧方志运用语言文字的功夫是值得我们学习的。当然，今天的社会分工越来越庞杂，产品多种多样，记述起来难度较大；再者古代都是名人修志，人数极少，现在我们是“众手成志”，要求统一的语言风格的确有一定难度。但对于前人在运用语言上的技巧，还是非常值得我们借鉴的。要使志书语言流畅，首先要做到字通意顺。应该安排好内容层次之间的关系，处理好段与段、句与句、词与词之间的关系。其次可适当使用修辞手法。首届出版的志书，有的语言平庸呆板，缺少生气，可读性不强，究其原因，就是因为片面强调客观记述，而忽略了修辞格的运用。著名语言学家吕淑湘说过：“语法讲的是对和不对，修辞讲的是好和不好”。《漫谈语法研究》通过选择适当的修辞方式，使志书语言略带文采，生动流畅。现代汉语的修辞格多达数十种，根据各地编纂经验，有的修辞方式是适宜志书语体的。
 ①恰当地运用比喻，既可使文字生动形象，又可使文章见解明了。
 ②适当地运用排比的手法可以加强语势，使之更加流畅，以增强感染力和说服力。
 ③注意语言的韵律和气势，使之声情并茂，增强可读性。
 需要说明的是，在适当运用修辞手法时，一定不能背离地方志的特殊体例与章法，把地方志写成其他文体。
 另外，方志用语必须规范，符合现代汉语标准化的要求。根据修志工作实践，志书行文还要注意以下几个问题：
 一是不要文白夹杂。有的志稿往往使用半文半白的语言，弄得语气不畅，艰涩难懂，影响了志书的统一文风和美感。如“是年大饥，饿殍遍地，人相食”等。当代方志学家傅振伦先生说：“记事当因时制宜，用当代语言，不可模拟古人、古文、古事，不要故作怪奇，不要画虎类犬，雕鹄成婺。要做到文从字顺、雅俗共赏”。
 二是力戒口语、俗语入志。如“一把手”、“误区”、“怪圈”、“超生游击队”等等。对于一些口语化的用词．如“了”、“已”、“已经”、“曾”、“曾经”、“当时”等口语化的用字应避免使用，删掉它们，并不损害文意。
 三是不自造字词，不使用晦涩艰深的语词。
（四）行文的规定
 关于志书的行文要求，在首届修志过程中，几乎各地都有规定，基本内容大体一致，只是在某些小的方面有所不同。下面，我们就来了解一些在志书行文中经常遇到的、常识性的东西。
  1.用字
  除古代人名、古代地名、古代遗迹和引文等特殊情况外，一律以中国文字改革委员会1986年10月公布的“简化汉字表”为依据，使用标准的简化字书写。
  2.词语
  所有名词、术语均应合乎汉语语法规范。不用含混不清或失实的词语。如：“有的人认为”、“多数人认为”、“据了解”、“由于种种原因”、“组织上”、“领导上”、“大概”、“或许”等。
  3.称谓
 ①一律使用第三人称，不用诸如“我省”、“我市”、“我县”、“我局”等第一人称词语。
 ②涉及人名时，除引文外，不加“先生”、“同志”等类称呼，必要时在姓名前冠以职务。
 ③一般不用简称、俗称，各种机构、文件、会议名称必须使用全称。如名称过长，可在第一次出现时使用全称并加括号注明以后用简称。简称应概念准确，不易产生歧义。
 ④使用地名应尊重历史，用当时的名称，并在括号内加注志书下限的名称。
 ⑤外国的国名、地名、人名、党派、政权机构、报刊名称等，均以新华社的译名或社会上公认的译名为准。外国人名第一次在志书中出现时，必须注明外文原名。
 ⑥植物、动物、矿物等名称，应使用标准学名，必要时可加注标准俗名。如“土豆”就不要写成“地蛋”，“水泥”也不要写成“洋灰”等。
  4.时间的表示
 ①公历的世纪、年代、年、月、日、时、分、秒均使用阿拉伯数字。表示同一年份、月、日的数字不可断开分行。
  ②公元前纪年，写作“公元前××年”；公元纪年，可略去“公元”二字，只写“××××年”。但对于公元100年内的年份，一般