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会展业在信息管理系统中的作用
首先我们要知道信息系统有什么理论基础。现代社会复杂的社会结构、庞大的资源体系以及层出不穷的各类信息，在给生产生活带来丰富内涵的同时，也带来了前所未有的困惑。如何最佳地组织与利用各类资源，以维持人类生存活动空间的最优环境，是现代管理的根本目的所在。要实现这样的目的，必须以系统论的观点，把管理活动作为多因素和参数时变的动态系统；以信息论的观点，把信息作为分析系统内部和外部联系的基础；以控制论的观点，把控制作为实现系统优化的手段。这三个方面的统一，就是信息管理、过程控制和整体优化的现代一体化管理模式。
其次，会展活动由成千上万个环节组成，而每个环节又涉及大量的信息交换，作为会展管理信息系统，在对上述信息以现代化的手段进行采集、加工、存储、处理之前，必须对会展信息有全面的了解和分析，掌握会展信息的特征和交流的模式，才能对这些信息进行有效的梳理和筛选，并引入到管理信息系统中，使其在整个组织的业务流程中规范、畅通地流转，为会展企业提供强有力的信息化保障。
会展中的信息与信息活动
会展中信息资源密集，几乎所有种类的信息都可能在会展中出现。会展运作过程每个阶段的各个环节中，都存在着大量的会展信息交流，呈现出丰富的信息活动现象。
会展中的信息包罗万象，种类繁多，既有语言文字的语义信息，也有声音、颜色或实物荷载的非语义信息；既有科技等科学信息，也有社会信息等非科学信息。按信息表达形式分，有文字信息、声像信息、实物信息、机读信息等；按信息的内容分，有经济信息、科学信息、社会信息、政务信息、法律信息、文化信息、旅游信息等。这些种类繁多的信息都可以在会展中心这个交流平台上得以呈现。会展信息源具有多样性，总体上可以根据信息载体或信息来源渠道进行分类。
而中国会展市场目前竞争激烈，表现为会展城市之间，会展企业之间，会展项目之间、会展人才之间的全方面竞争“白热化”。会展行业信息化有其必要性和意义。科技含量、信息化程度将成为各城市展览馆软件条件中的核心竞争力。信息化能够提升展览城市的外在形象，提高展览企业的管理水平和服务水平，增加展览项目的吸引力。实施信息化对发展会展行业有着重要的意义：
（１）有助于提高会展企业的综合竞争实力
会展业提供会展产品为会展市场增加经济效益，作为企业，降低成本，赢得较高利润是所有会展业企业的发展目标，会展业信息化建设将是提高会展企业的综合竞争实力的有效手段，这是来自行业自身发展最根本的需求。
（２）可降低会展企业总体运营成本，规范其经营行为ＥＲＰ、ＣＲＭ、ＳＣＭ、ＥＢ等先进管理信息技术的运用，使信息反馈、收集、处理、统计等自动化程度提高，势必能提高会展企业的管理水平和运营效率。另外会展信息化将促使展览活动操作走向规范化，这是会展信息化发展的客观要求。
（３）有利于增强会展业的综合竞争力
会展信息化可以推动会展经济多元化、个性化发展。会展信息化平台是一个综合的交互信息平台。一方面使得展览项目宣传更为广泛，组展者、参展商和观众可获得比以往更为丰富、深入的信息资料，从而避免选择项目时的盲目性及由此带来的经济损失。另一方面，会展组织企业可以通过该平台更加快捷地获取来自各方的实时信息，动态地调整相关政策，更好地适应瞬息万变的市场，获得市场先机。
（４）将推动会展业尽快缩短与国际先进水平的差距
以网络信息技术为代表的会展信息化使得展览项目、组织机构的对外宣传面向全世界进行，在世界各地的各个角落，只要你具备上网条件，都可以很方便地获得较为充分的展览信息。展览信息从定向发布走向非定向发布，对展览会的宣传挣脱了地理位置的束缚。通过网络平台可以拓展会展企业的招展网络，尤其是海外招展网络，能增强企业自身的招展、组展能力，提高企业的核心竞争力。会展信息化使得的会展产品参与国际范围内的展览业竞争将成为现实。
（５）有利于增强市场抗风险能力
各类展会的延期或提前结束，观众人数锐减，对展会组织者、场馆经营者造成明显的损失。通过网上实现预展，能极大地提高参展、组展的质量。这种数字化、信息化建设最终将促使会展服务内涵的拓展，促使展览馆等硬件设施的信息化建设加快。因此，大力发展会展信息化事业来降低因突发事件影响是一种非常可行的应对措施。
（６）将推动会展企业快速进入新市场领域
会展信息化能为企业开拓新市场，创造可观的经济利益。以会议的网络直播项目为例，据中国网交会的市场调研结果表明全国一年的市场需求超过ｌ０个亿。
二、会展行业信息化需求分析
１．参展企业的信息化需求
一切会展活动无不是围绕特定的信息而展开的交往活动，信息既是会展活动的起点，又是会展活动的终点。展览会网上信息化在展览会市场推广、销售管理、客户服务、数据采集和管理、决策支持等方面的应用，将会极大限度地提升展览会的综合竞争力。
２．现场管理的信息化需求
现场信息化管理不仅提升了展会信息化水平和展会形象，更好地为展会参与者服务，更能获得宝贵的展会信息资源并挖掘利用。展会现场信息化主要涉及到展位布置管理、会议布置管理、观众登记、观众信息收集、制作证卡、门禁管理、统计分析、电子会刊等功能。
３．展览公司的信息化需求
会展公司的管理水平低下，迫切需要通过信息化的手段提升企业的管理能力。一个好的会展公司需要对如下元素进行管理客户：顾客始终是会展企业的最重要的因素。会展企业的客户资源包括：与公司发生现实交易的参展商、有可能发生业务的潜在展商、被公司组团外出参展的展商、参加公司组织展会的观众、展馆提供者、宾馆酒店、相关服务公司等。
在ＣＲＭ（客户关系管理）的理念指导下，公司的客户资源及面向客户的口径得到统一，部门之间的工作按照客户工作的基本流程进行，部门协调工作将按照流程而不是部门进行，通过一个供各个部门共享的客户数据库及交流平台，统一与客户进行交易及沟通，使客户的满意度提高。
销售、财务管理：销售管理用于集中管理企业的销售行为，包括客户跟踪、联系日志、合同签订与变更、合同注销、应收款、收款管理、票据管理等诸方面。
物：会展经济是以制造业为基础，以物流业、运输业为条件。物流在会展业占据非常重要的地位。同时，会展是一个系统工程，涉及到人员、场地、广告、酒店、餐饮、运输、物流、娱乐购物等一系列工作。需要通过ＳＣＭ（服务供应链管理）把整个会展的产业链有机整合起来。
办公自动化：随着企业的办公要求越来越高，对办公效率和信息处理要求越来越严格，通过实施ＯＡ（协作办公自动化）能提高企业办公效率、集中管理办公数据、扩大办公范围允许远程办公和远程监控、集中管理企业内部资源提高利用效率、保留办公痕迹，满足集中办公管理等需求。
所以说信息管理系统能够满足展会招商、会务、客户服务、办公、财务、管理及决策支持相结合，包括远程监控、互联网发布等高端应用，满足销售、客服、企业办公、管理、财务分离的管理体制，实现公司总部对各业务单位集中管理，同时又能够保证各分支机构分布式应用，集安全性、先进性、成熟性于一体的管理系统；实现各部门的业务协调发展，通过系统的实施，构建一个集中的共享的资源管理工作平台，加强企业整体资源的集中管理与监控，为企业围绕市场、销售、服务各个环节提供工作辅助、决策依据，从而有效提高其管理水平，增强公司的市场竞争力