Lotus-Notes-完全使用手册PPT.ppt

Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,*,Lotus Notes,使 用 介 绍,将,Workspace,设为默认界面,新建邮件,回复邮件,转发邮件,删除邮件,在邮件中添加附件,在邮件中添加图片,阅读或保存附件,设置邮件中字体的样式,在邮件中建立带项目符号的列表,对邮件进行拼写检查,给要打印的邮件加页眉页脚,不必打开邮件先预览邮件内容,整理邮件,查找邮件,邮件备份,1,将,WORKSPACE,设为默认界面,Workspace,即工作平台，所有的,Notes,操作都是基,于这个工作平台，所以将,Workspace,设置为默认界,面方便你操作,Notes.,1,点击导航栏中的,Database,图标。,2,右键单击,“,Workspace,”,在弹出的菜单中单击,“,Set Bookmark as Homepage,”,返回首页,2,新 建 邮 件,1,从,“,Create,”,菜单中选择,“,Memo,”,项，或者从,操作条中直接选择,“,New Memo,”,2,在,“,TO,”,一行中，键入收信人的姓名。如果要,寄给多个人，在每个姓名后按回车键。,“,BCC,”,指密送收件人，其它收件人将看不到密送收件,人的邮件地址。,3,新 建 邮 件,3,收件人姓名可从,Sangfei,s Adress Book,中选择，单击操作条中,的,“,Address,”,，选择收件人后，单击,“,TO,”,按钮。,提示：以,“,$,”,开头的收件人代表某个组。如,$IT,指整个,IT,部门成,员。,$All Secretary,指公司所有秘书。,4,单击,“,Subject,”,行，并在上面敲入邮件内容的概要标,题。主题行的作用是让收件人无需打开邮件，就能知,道邮件的大概内容。,4,新 建 邮 件,5,单击“,Subject”,行下面的区域，然后在里面键入,信件内容。,6,当一切就绪后，单击,“,Send”,按钮信件就寄,出了。,返回首页,5,回 复 邮 件,1,在阅读邮件的状态下，单击,“,Reply,”,按钮。,2,“,Reply with History,”,指在回信中加入来信,的原文。如果你想把回信发给每一位和你一样,收到该信的人，可以单击,“,Reply to All,”,或,“,Reply to All with History,”,6,回 复 邮 件,3,键入回信内容，如果你想把这封回信另外再寄,给别人，那么就在,“,TO,”,一行中填入其它收件,人邮箱，或在,“,CC,”,和,“,BCC,”,中填入抄送收件,人名字。,4,当一切就绪后，单击”,Send”,按钮信件就寄,出了。,返回首页,7,转 发 邮 件,1,如果在阅读邮件状态，直接按下,“,Forward,”,按钮，如果在视图窗格中，则先选中要转发信,件的标题，再按下,Forward,按钮。,2,如同新写一封邮件的方法一样，填上收件人,的地址。,8,转 发 邮 件,3,如果还想加一些注释，那么就在转发邮件内容,前面输入你要写的信息,。,4,当一切就绪后，单击”,Send,”,按钮邮件就寄,出了。,返回首页,9,删 除 邮 件,分两个步骤。首先告诉,Notes,哪些邮件要删除，,Notes,会在这些邮件旁做一个标记，然后让,Notes,将做了标记的邮件删除。,1,选中要删除的邮件，单击,“,Delete,”按钮，,Notes,会把这封邮件做删除标记。,提示：如果要取消删除，选中有删除标记的邮件，再单击,Delete,按钮即可。,2,如果决定要把有删除标记的邮件删除，可以从,“,View,”,菜单中选择,“,Refresh,”,项，或按,“,F9,”,键。,10,删 除 邮 件,3,Notes,在每一个有删除标记的邮件旁显示一个废纸篓删除符。如果想查看这些邮件，,就打开名为,“,Trash,”,的文件夹。,返回首页,11,在邮件中添加附件,1,将光标移到准备添加附件的位置。,2,从,“,File,”,菜单中选择,“,Attach,”,项,12,在邮件中添加附件,3,选择附件所在的目录，单击你要附加的文件，单击,“,Create,”,按钮。,返回首页,13,在邮件中添加图片,1,将光标移到准备添加图片的位置。,2,从,“,File,”,菜单中选择,“,Import,”,项,14,在邮件中添加图片,3,选择图片所在的目录，单击你要附加的图片，单击,“,Import,”,按钮。,返回首页,15,阅读或保存附件,1,双击邮件中的附件图标,2,单击,“,View,”,按钮或,“,Launch,”,按钮都可以阅,读附件的内容。,“,View”,和“,Launch”,的区别：,“,View”,是在,Notes,下直接阅读附件内容，阅读状态下 不可,以对附件内容进行编辑修改。,“,Launch”,是运行生成该附件的软件来打开附件，阅读状态,下可以对附件内容进行修改。,16,阅读或保存附件,3,如果想把附件保存在硬盘，单击,“,Detach,”,按钮，然后选择存放位置和,确定文件名。,返回首页,17,设置邮件中字体的样式,1,先选中文本,2,从,“,Text,”,菜单中选择,“,Text Properties,”,项。,Notes,将弹出一个属性框。,18,设置邮件中字体的样式,3,从,“,Font,”,框中选择字体。在,“,Size,”,框中选,择字体的大小。,4,如果要改变颜色，单击,“,Color,”,框右端的下,箭头，然后单击你需要的颜色。,19,设置邮件中字体的样式,5,如果要改变文本的样式，就在,“,Style,”,框中选择。某些样式还可以复选。,6,完成后，单击属性框右上角的“,X”,将它关闭。,返回首页,20,在邮件中建立带项目符号的列表,1,将光标移到你要建立新列表的起始位置,2,从,“,Test,”,菜单中选择,“,List,”,项，再从,“,List,”,子菜单选择,“,Bullet,”,项,21,在邮件中建立带项目符号的列表,3,输入第一项内容，按回车键，然后输入下一项,内容，直到全部输完。,4,再从,“,Test,”,菜单中选择,“,List,”,项，从,“,List,”,子菜单选择,“,Bullet,”,项，,Notes,会自动停止产生项目符号。,返回首页,22,对邮件进行拼写检查,1,当你在新建或编辑邮件时，从,“,Edit,”,菜单,中选择,“,Check Spelling,”,项。,2,如果,Notes,发现了有拼写错误的单词会突出显,示它。,23,对邮件进行拼写检查,3,你只需在,“,Replace,”,框中改正单词或从,“,Guess,”,框中单击正确的单词。（如果,Notes,找出的单词并非错字，那么单击,“,Skip,”,按钮。）然后单击,Replace,按钮,的话，,Notes,将用,“,Replace,”,框中的单,词替换邮件中的错字。,4,重复第,2,步和第,3,步，直到,Notes,告诉你拼写,检查全部完成，这时单击OK,按钮。,返回首页,24,给要打印的邮件加页眉页脚,1,打开要打印的邮件，从,Edit,菜单中选择,“,Properties,”,项，,Notes,会显示一个属性框。,2,单击属性框中的打印附签。,25,给要打印的邮件加页眉页脚,3,如果你想给邮件添加页眉，先单击,“,Header,”,单选按钮，然后在文本框中输入页眉文本，输,入完毕，单击文本框左边的,“,对勾,”,，保存文,本。也可单击,“,X,”,按钮取消文本，重新输入新,内容。,4,如果要加入页脚，先单击,Footer,单选按钮，然,后在文本框中加入页脚文本。,26,给要打印的邮件加页眉页脚,5,如果要加入页号、日期、时间或文档标题，使,用文本框下面的这些按钮。,6,要关闭属性框，单击它右上角的“,X”,。,27,给要打印的邮件加页眉页脚,7,打印邮件，从,File,菜单中选择,Print,项，或直接按,CTRL+P,键。,返回首页,28,不必打开邮件先预览邮件内容,不打开邮件先预览邮件内容，可以帮你节省打开,邮件的时间，另外也有助于在未打开邮件的情况,下及时删除病毒邮件。,1,从,“,View,”,菜单中选择,“,Document Preview,”,项，再从其子菜单中,“,Show Preview,”,项，,Notes,会打开预览窗格，并在其中显示邮件的,内容。,2,你想预览哪个邮件，只需单击该邮件标题。,关闭预览窗格，只需从,“,View,”,菜单中再次选择,“,Document Preview,”,的,“,Show Preview,”,。,返回首页,29,整 理 邮 件,如果把所有的邮件都保存在,Inbox,文件夹中，随,着邮件越来越多，邮件很难查找。最好的方法是,将它们归类到不同的文件夹中。文件夹的个数由,你决定。,1,在阅读邮件的状态，单击,“,Move to Folder,”,按钮,2,Notes,会显示所有已存在的文件夹。你想把邮,件移入哪个文件夹，单击该文件夹，然后跳到,第,5,步。若没有你需要的文件夹，则单击,“,Create New Folder,”,按钮。,30,整 理 邮 件,3,键入文件夹名，单击,“,OK,”,按钮。,4,单击新建的文件夹，单击,“,Move,”,或,“,Add,”,按钮。,“,Move,”,相当于移动文件，,“,Add,”,相当于拷贝文件。,另外，在视图窗格下，移动邮件的方法是用鼠标,点住邮件的标题，并把它拖到希望邮件放入的文,件夹中。若要把邮件拷贝到文件夹中，则在拖动,邮件的同时按住,“,Ctrl,”,键。,返回首页,31,查 找 邮 件,1,在视图窗格中显示有文档标题时，从,“,View,”,菜单中选择,“,Search Bar,”,项。,Notes,会在,视图窗格上方显示搜索条。,2,在搜索条的,“,Search For,”,框中输入你要查找的文本。单击,“,Search,”,按钮，,Notes,会显示,包含你要查找的文本的邮件标题。,32,查 找 邮 件,3,查找完毕后，单击,“,Clear Results,”,按钮，所,有邮件标题都显示回来。,4,关闭搜索条，只需单击右上方的,“,X,”,返回首页,33,邮 件 备 份,将邮件备份到本地盘，然后将邮件箱中的邮件删除，可以,减少占用邮件箱容量，提高邮件收发速度。,备份所有邮件：,1,打开要做备份的邮件箱，从,“,File,”,菜单中选择,“,Database,”,项，然后从子菜单中选择,“,New Copy,”,。,2,在,“,Title,”,和,“,File,”,框中填入备份邮件数据库,名称。,提示：,“,File,”,框中的名称指存放在本地盘的邮件备份数据库名称。,“,Title,”,框中的名称指在,Workspace,中邮件备份数据库图标的名称。,34,邮 件 备 份,3,单击文件夹图标，选择备份邮件数据库存放的,位置。,按,OK,后，邮件开始备份。,4,备份完毕后，如果想查看备份邮件数据库，在,Workspace,中双击该数据库图标即可。,提示：,Workspace,中的数据库图标是本地盘邮件,备份数据库文件的快捷方式。若把本地盘,邮件备份数据库文件删除，双击,Workspace,的快捷图标就无法打开数据库了。,35,邮 件 备 份,备份部分邮件：,1,选中要做备份的邮件,2,在,“,Edit,”,菜单中单击,“,Copy,”,项，或直接按,CTRL+C,36,邮 件 备 份,3,在,Workspace,中找到要存放这些备份邮件的数据,库图标，双击打开备份数据库。,4,在,“,Edit,”,菜单中单击,“,Paste,”,项，或直接按,CTRL+V,。要做备份的邮件自动添加到备份数据,库中。,返回首页,37,