高效的时间管理培训课程幻灯片.ppt

,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,主,#,高效的时间管理,主讲：蒋东青,1,主,主,常见的问题,这个来电话，那个来请示、投诉,比谁都忙，到处救火，工作越做越多,计划赶不上变化，或计划从未兑现过,对什么都不放心，每天忙于事务性工作,工作抓不住重点，也没空去想何为重点,总无法说,“,不,”,，因此总要打乱时间计划,主,您的解决办法？,无能为力；,尽量加班；,减少自己的休闲时间；,求助于老板；,把一些事情向后推迟；,主,格言,浪费他人的时间，,无异于谋财害命！,鲁迅,浪费自己的时间呢？,主,学习目的,学会合理应用时间,掌握时间管理的几个原则,提高时间管理的技能，并在最差的方面做出改变,向时间要效益！,主,必须建立的观念,失去的时间是永远无法追回的,我们都有相同的时间，真正的价值在于我们利用它做什么事,损失了时间就等于抵押你的未来,时间是经不起浪费的,时间一流逝，我们就一无所获,主,我们为何忙乱？,电话干扰,会议没有计划和控制,上司召见太随意,下属不断请示汇报,不放心下属工作，帮下属做事,事必亲躬,工作没有程序,做事没有主次和轻重缓急,太关注细节和小事,不知道如何说,“,不,”,对喜欢和熟悉的事尽快做完，对棘手的事一拖再拖,不授权，下属闲，自己忙,主,时间管理的障碍,障碍一：我的时间安排得挺好，我是一个有序的人,障碍二：时间管理有什么用，计划赶不上变化,障碍三：时间掌握在别人手中,障碍四：时间管理太麻烦,障碍五：习惯不同，我就这样，不好改,主,中层经理时间管理的特点,特点一：关联多，经常把时间平均分配给上下左右，没有主次,特点二：难于抓住重点,特点三：没有自己可支配的自由时间，完全被动应付,特点四：专注于小事，忽略对事件的预测，耽误时机,特点五：不能很好利用零散时间,特点六：会议多。没有会议计划,时间哪里去了？,对时间的分析,10,主,主,十大无效时间应用法：,老是在做别人喜欢你做的事；,老是用同样的方式完成事；,做你不擅长的事；,做无乐趣可言的事；,总是被打断的事；,别人也不感兴趣的事；,超出预计两倍时间的事；,合作者不可信赖或没有品质保偿障的事；,不可预期进行过程的事；,煲电话粥。,主,分析一：计算时间价值,年薪,每天价值,每小时价值,每分钟价值,15000,62.0,7.75,0.13,25000,103.3,12.9,0.22,35000,144.6,18.1,0.30,45000,186.0,23.3,0.39,55000,227.3,28.4,0.47,65000,268.6,33.6,0.56,75000,309.9,38.7,0.65,85000,351.2,43.9,0.73,100000,413.2,51.7,0.86,每天工作8小时，每年242个工作日,主,价值启示,你的每一天、每一小时、每一分钟都有很大的价值,钱是一分一分挣来的，时间是一分钟一分钟挤出来的,浪费多少时间，就会浪费多少钱,规划时间，让有限的时间产生最大的效益和收益,主,分析二：你能支配你的时间吗？,见附件,测试一：您了解您的节奏吗？,测试二：您能支配您自己的时间吗？,主,分析三：时间清单分析,目标：分析每天（或每周/月）的法定工作时间都是怎样用掉的,方法：运用时间清单分析表（附件）,内容：,计划性如何,有多少时段记不起来做什么了,浪费/超时多少,主,分析四：工作清单分析,目标：分析一个工作日内都做了哪些工作事项，用时如何,方法：见附件工作清单分析表,内容：,时间利用率,延误、浪费多少时间,寻找原因与对策,主,分析五：工作（活动）分项分析,目标：分析一个工作日内各项工作分别花费了多少时间,方法：运用附件工作分项分析表,内容：,计划用时与实际用时差异最大的是哪三项,浪费/延误最多的是哪三项,无计划用时最多的是哪三项,主,分析六：每周时间分析,目标：分析一周时间使用状况,方法：运用附件每周时间分析表,内容：,各项工作每周总计用多少时间,用时排序，找出前三项,各项工作实际用时顺序，找出前三项,误差最大的前三项工作？分析原因,一周里，误差的总小时数,主,分析七：工作分析,目标,分析自身职位在组织中的地位和作用，观察和分析工作内容、责任、特征、必要条件等,了解自身职位与时间管理的关系,方法：运用附件工作分析表,内容,工作的时间、目标、概要、内容等,费用支出、失误造成的损失,内部接触、外部接触,监督、管理、能力要求,主,其他分析,工作紧急性分析,工作重要性分析,高效益活动分析,低效益活动分析,授权分析,会见分析,会议分析,出差分析,干扰因素分析,时间管理的原则,21,主,主,原则一：80/20原则,20%,的工作占整个工作,80%,的价值,集中,80%,的精力做好,20%,的工作,投入,20%,的精力做另外,80%,的工作,主,如何坚持这一原则？,列出全部工作项目,对工作按价值进行分类,分配自己的时间和精力,常见误区：,面面俱到,都想做好,完全主义,都想做完,平均分配时间和精力,主,原则二：目标,ABC,A：,必须做的,B：,应该做的,C：,暂时可以不做的,主,原则三：排列优先次序,紧急,不紧急,重要,不重要,A：,紧急,重要,B：,不紧急,重要,C：,紧急,不重要,D：,不紧急,不重要,时间管理四象限,主,四象限原理解析,A：,紧急状况,迫切问题,限期完成,突发事件,B：,准备工作,预防措施,计划,人际关系的建立,真正的再创造能力,自身能力的提升,C：,造成干扰的访问、电话、信件、报告,某些会议,迫在眉睫的急事,符合别人期望的急事,D：,忙碌琐碎的事,处理文件等函件,电话,浪费性时间,逃避性活动,主,时间管理矩阵使用技巧：,不要总是做灭火员，尤其是灭自己的火；,B,做得多了，,A,就自然做得少了；,寻求调整自己情绪的有效办法，提高工作效率；,比做,“,紧急且重要的事情,”,更重要的是把重要的事变成紧急的事去做；,勤于计划。好记性不如烂笔头，并学会分解大的计划；,尽量将每件事情一次性做对。,主,原则四：制订计划,对工作做出计划，并按计划去执行,必须留出处理不可预计事务的时间,列出日、周、月的工作清单,主,原则五：养成习惯,Watch your thoughts,注意你的思想,Watch your words,注意你的话,they become words,它会成为你的话,they become actions,它会成为行动,Watch your actions,注意你的行动,they become habits,它会成为习惯,Watch your habits,注意你的习惯,they become character,它会成为你的个性,Watch your Character,注意你的个性,it become your destiny,它决定你的命运,高效时间管理的方法,30,主,主,有效管理时间四大法则：,法则一：明确目标,树立时间观念,设计职业生涯,切实的短期目标,合理进行目标管理,法则二：分清轻重缓急,运筹时间，充分应用,只做最重要的事情,时间管理矩阵,20/80,原理的运用,法则三：制订计划表,六项工作法,制订有效计划,逐步实现远期目标,自我激励,法则四：立即行动,克服拖延,有头有尾,重视今日,主,方法之一：,只做重要的事情,六项工作法：,请您按顺序列出每天工作上的六件重要的事情：,主,如何选择？,对于所有要做和想做的事情，都要有如下判断：,我内心深处的潜意识是什么？,我真的必须做这些事吗？,假如我不做，会发生什么事情？,如果我拖延，会对我的生存环境有什么影响？,主,方法二：日计划,AB,表,A,表,六项工作,每项工作开始及结束时间,每项工作完成情况,B,表,未完成事项,未完成原因,是否需要移到明天继续做？,明天能否完成？,每天只要五分钟！,主,方法之三：,标准化操作,电梯测试：,由于客户的决策人答应参加你的方案讨论会，为此你精心准备了约40分钟的方案介绍演讲。会议开始前，客户决策人对你说：,“,实在对不起，我必须马上去参加一个重要会议，无法听你的介绍了。你看能否这样，利用乘电梯的时间，你把要点大概和我说一下，如何？,”,现在，你只有,30,秒！,主,用标准化来提高效率,环境标准化：保证办公环境的整洁有序,时间标准化：计算时间，保证守时,讲解标准化：对于新客户，拟定一套标准的讲解资料和若干种标准讲解方式,流程标准化：建立标准的运作流程，以此促进沟通和高速解决问题,操作标准化：针对各项工作的具体操作，建立操作标准，并以此来培训员工,还有哪些？,主,方法四：利用零星时间,最好的时间管理方法是：,充分利用零星时间！,主,讨论：,在各自的部门中，在自己的工作中，我们如何利用零星时间呢？,主,如何充分利用零星时间？,唯一的答案,培养习惯！,有时仅仅需要调整一下工作的顺序！,主,回顾,做好时间管理的方法：,六项工作法,排列优先顺序，运用,AB,表,标准化操作,养成好习惯，充分利用零星时间,主,时间管理的革命可行吗？,我别无选择，我无法自己运用自己的时间，老板不会答应。,我得换工作，但我承受不起换工作的风险。,这对有钱有成就的人是很好的建议,无法相信这么简单，如果像你说的那么简单，谁都做的到。,主,你肯定行！,我们经常听到别人用自信的语气说：,“,我没有自信！,”,现在，我们需要换位思考。,我们需要告诉自己：,“,我只要坚持这一天。,”,当你有渴望时，你就应该把你的意愿变成行动。,你的老板永远不会反对你向高效率的工作进发。,立即行动！,这本就是时间管理的要旨之一。,谢谢！,43,主,vpn vpn 0,仐邑益,44,主,